Quy trình làm việc là gì? Mẫu, ví dụ, cách sử dụng và cách tạo sơ đồ

Biểu đồ quy trình làm việc đóng vai trò là bản trình bày trực quan về các chi tiết phức tạp của nhiệm vụ hoặc quy trình. Vì vậy, nó cho phép mọi người hiểu mọi thứ dễ dàng hơn. Trong thế giới kinh doanh, nhiều người mong muốn sự đổi mới và hiệu quả. Và vì vậy, sơ đồ quy trình làm việc là một trong những công cụ chính họ sử dụng để nâng cao năng suất. Nếu bạn là một trong những người làm trong lĩnh vực kinh doanh thì việc tạo quy trình làm việc là một kỹ năng bạn cần biết. Vì lý do đó, chúng tôi đã chuẩn bị bài viết này cho bạn. Tại đây, hãy tìm hiểu sâu hơn về ý nghĩa của quy trình làm việc, cách sử dụng, mẫu và ví dụ của quy trình làm việc đó. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn sẽ học cách tạo ra những gì bạn mong muốn sơ đồ quy trình làm việc.

• Phần 1. Quy trình làm việc là gì
• Phần 2. Ví dụ và mẫu sơ đồ quy trình làm việc
• Phần 3. Cách tạo sơ đồ quy trình làm việc
• Phần 4. Công dụng của sơ đồ quy trình làm việc
• Phần 5. Câu hỏi thường gặp về quy trình làm việc

Phần 1. Quy trình làm việc là gì

Luồng công việc là một chuỗi các nhiệm vụ, hoạt động hoặc quy trình có tổ chức. Nhiều doanh nghiệp sử dụng nó để đạt được mục tiêu và mục tiêu cụ thể của họ. Những quy trình công việc này cũng là một cách để xem mọi thứ diễn ra và hoạt động như thế nào. Nó sẽ bắt đầu từ chưa hoàn thành đến hoàn thành hoặc từ thô đến xử lý. Ngoài ra, nó còn cung cấp một sơ đồ cho thấy công việc bắt đầu, thực hiện và hoàn thành như thế nào. Do đó cung cấp một khuôn khổ rõ ràng để hiểu và cải thiện các hoạt động khác nhau. Quy trình làm việc cũng có thể đơn giản như một danh sách việc cần làm. Đó là nơi bạn có thể phác thảo các nhiệm vụ hàng ngày hoặc các quy trình phức tạp trong một tổ chức lớn. Cùng với đó, chúng tôi có thể nói rằng bạn có thể sử dụng nó trong cả bối cảnh cá nhân và chuyên nghiệp.

Sau khi tìm hiểu ý nghĩa của nó, bây giờ chúng ta hãy chuyển sang mẫu biểu đồ quy trình làm việc và các ví dụ bạn có thể sử dụng.

Phần 2. Ví dụ và mẫu sơ đồ quy trình làm việc

1. Mẫu quy trình công việc

Một quy trình công việc chứa một loạt các nhiệm vụ tuân theo một mẫu lặp đi lặp lại. Nó cho phép bạn hiểu rõ ràng về con đường mà mặt hàng của bạn nên đi theo. Quy trình làm việc của quy trình kinh doanh được thực hiện để tuân theo rất nhiều mục đi qua chúng.

Nhận mẫu quy trình làm việc chi tiết.

Ví dụ: Hãy lấy quy trình đặt hàng làm ví dụ. Vì vậy, quá trình bắt đầu với một yêu cầu về các mặt hàng. Yêu cầu này được xem xét và phê duyệt, sau đó ngân sách sẽ được kiểm tra. Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp. Sau đó, một đơn đặt hàng được tạo và nhà cung cấp sẽ giao hàng. Thanh toán được thực hiện khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là một mẫu để bạn tham khảo.

Lấy ví dụ về quy trình đặt hàng chi tiết.

2. Mẫu quy trình làm việc của dự án

Các dự án tuân theo một lộ trình có cấu trúc giống như các quy trình, nhưng chúng thường mang lại sự linh hoạt hơn. Nó cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để quản lý dự án. Thêm vào đó, nó đảm bảo rằng tất cả các hành động cần thiết được thực hiện theo đúng thứ tự để đạt được mục tiêu của dự án. Quy trình làm việc của dự án được đặc trưng bởi tính linh hoạt. Điều này là do chúng thường liên quan đến các nhiệm vụ và yêu cầu riêng biệt dành riêng cho từng dự án.

Nhận mẫu quy trình làm việc dự án hoàn chỉnh.

Ví dụ: Hãy lấy một dự án phát triển phần mềm làm ví dụ. Hãy tưởng tượng bạn đang tung ra một ứng dụng di động mới cho điện thoại thông minh. Vì vậy, với quy trình làm việc của dự án, điều cần thiết là không được bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào. Nó bao gồm khái niệm, khởi đầu, lặp lại quá trình xây dựng, chuyển tiếp, sản xuất và ngừng sản phẩm.

Lấy ví dụ về quy trình phát triển phần mềm chi tiết.

Phần 3. Cách tạo sơ đồ quy trình làm việc

Tùy chọn 1. Tạo sơ đồ quy trình công việc trên MindOnMap

Việc tạo biểu đồ quy trình công việc không phải là điều khó khăn. Nhiều công cụ có thể giúp bạn tạo sơ đồ mong muốn. Một trong những ví dụ tốt nhất là MindOnMap. Đây là một ứng dụng dựa trên web cho phép bạn tạo bất kỳ biểu đồ nào miễn phí. Bạn có thể truy cập nó trên nhiều trình duyệt khác nhau, chẳng hạn như Safari, Chrome, Edge, v.v. Công cụ này cũng cung cấp một số hình dạng, đường kẻ, màu tô, v.v. để cá nhân hóa sơ đồ của bạn. Hơn nữa, nó cung cấp nhiều mẫu bố cục mà bạn có thể chọn và sử dụng. Nó bao gồm sơ đồ dạng cây, sơ đồ xương cá, sơ đồ tổ chức, v.v. Không chỉ vậy, bạn còn có thể chèn hình ảnh và liên kết vào biểu đồ của mình! Và vì vậy, cho phép bạn làm cho nó trực quan hơn.

Một ưu đãi đáng chú ý khác của MindOnMap là tính năng tự động lưu. Điều đó có nghĩa là công cụ sẽ lưu tất cả những thay đổi bạn đã thực hiện sau khi bạn ngừng làm việc với nó. Vì vậy, nó giúp bạn không bị mất bất kỳ dữ liệu cần thiết nào. Cuối cùng, nó cũng cung cấp một tính năng chia sẻ dễ dàng. Đây là chức năng cho phép bạn chia sẻ công việc của mình với bạn bè, đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp. Do đó làm cho nó có thể truy cập được và mọi người có thể tiếp thu ý tưởng trong công việc của bạn.

Tóm lại, MindOnMap là công cụ mà chúng tôi thực sự khuyên dùng. Lý do chính là vì các tùy chọn tùy chỉnh và tính linh hoạt của nó. Nó cũng đảm bảo rằng bạn có thể tạo sơ đồ quy trình làm việc một cách dễ dàng! Trên thực tế, công cụ này hoàn hảo cho cả người mới bắt đầu và người chuyên nghiệp. Vì vậy, nếu bạn muốn một công cụ tạo sơ đồ dễ sử dụng thì đây là công cụ phù hợp với bạn.

Tùy chọn 2. Tạo sơ đồ quy trình làm việc trong Microsoft Word

Microsoft Word là một công cụ quen thuộc để viết tài liệu và xử lý văn bản. Nó cũng tương thích với hầu hết các máy tính. Thời gian trôi qua, Word đã phát triển và giờ đây nó cho phép bạn làm được rất nhiều việc. Vì vậy, bạn có biết bạn cũng có thể sử dụng nó để tạo sơ đồ quy trình làm việc không? Chà, nó có thể giúp bạn tạo sơ đồ quy trình làm việc cơ bản. Nó cho phép bạn vẽ các hình dạng như hình vuông và mũi tên và kết nối chúng để tạo biểu đồ của bạn. Bạn có thể gắn nhãn cho mỗi hình dạng bằng các từ để giải thích công dụng của từng bước. Thật tiện lợi khi tạo sơ đồ quy trình công việc đơn giản mà không cần phần mềm phức tạp. Microsoft Word cung cấp một cách dễ tiếp cận để trực quan hóa quy trình trong quy trình làm việc. Để biết cách thực hiện quy trình làm việc trong Word, hãy làm theo các bước dưới đây.

Nếu muốn tạo biểu đồ quy trình công việc đơn giản, bạn có thể dựa vào Microsoft Word. Nó cũng được khuyến khích cho những người mới bắt đầu muốn có một người tạo biểu đồ cơ bản. Nhưng nếu bạn cần một công cụ tạo sơ đồ chuyên dụng và có thể tùy chỉnh hơn, Word có thể không phải là lựa chọn tốt nhất.

Phần 4. Công dụng của sơ đồ quy trình làm việc

1. Trực quan hóa quy trình

Sơ đồ quy trình làm việc giúp mọi người xem và hiểu cách thức hoạt động của một quy trình. Họ sử dụng các hình dạng và đường nét đơn giản để thể hiện thứ tự các bước một cách rõ ràng và trực quan. Vì vậy, chúng làm cho các quy trình phức tạp trở nên dễ thực hiện hơn.

2. Quản lý tác vụ

Bạn cũng có thể sử dụng sơ đồ quy trình làm việc để quản lý tác vụ. Chúng cũng giống như danh sách việc cần làm. Họ giúp các cá nhân và nhóm theo dõi nhiệm vụ và trách nhiệm. Do đó, việc biết ai làm gì và khi nào sẽ dễ dàng hơn.

3. Kiểm soát chất lượng

Trong các ngành sản xuất hoặc dịch vụ, sơ đồ quy trình làm việc có thể được sử dụng để đảm bảo chất lượng. Chúng giúp xác định những điểm có thể xảy ra sai sót và cho phép cải tiến quy trình.

4. Lập kế hoạch dự án

Khi bạn có một dự án lớn, sơ đồ quy trình làm việc có thể giúp bạn lập kế hoạch cho dự án đó. Bạn có thể ánh xạ các nhiệm vụ, sự phụ thuộc của chúng và mốc thời gian. Bằng cách đó, bạn sẽ đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng thứ tự.

5. Phát triển phần mềm

Trong phát triển phần mềm, sơ đồ quy trình làm việc giúp thiết kế và phát triển ứng dụng phần mềm. Chúng giúp các nhà phát triển hiểu được luồng thông tin. Không chỉ vậy mà còn cả sự tương tác của người dùng trong phần mềm. Vì vậy, việc tạo ra các ứng dụng thân thiện và hiệu quả với người dùng sẽ dễ dàng hơn.

Phần 5. Câu hỏi thường gặp về quy trình làm việc