Cấu trúc phân chia công việc miễn phí (WBS): Mẫu & Ví dụ
Bạn có biết cấu trúc phân chia công việc (WBS) là gì không? Cho dù bạn là người quản lý dự án, người lập kế hoạch sự kiện hay nhà phát triển phần mềm, bất kỳ ai có vai trò giám sát và cần lập kế hoạch phân công lao động cho một dự án, thì nó chắc chắn sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn. Bài viết này sẽ giới thiệu nó bằng cách cung cấp cho bạn một số mẫu và ví dụ về cấu trúc phân chia công việc để giúp bạn tìm hiểu thêm về WBS là gì và cách áp dụng vào công việc của bạn. Nếu bạn quan tâm, hãy tiếp tục đọc để biết thêm chi tiết về WBS!
Phần 1. Mẫu WBS & Ví dụ
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một hệ thống quản lý dự án chia các dự án thành các thành phần hoặc nhiệm vụ nhỏ hơn và dễ quản lý hơn. Có nhiều lợi ích khi sử dụng nó. Ví dụ, nó có thể tăng năng suất và hiệu quả, phân bổ nhiệm vụ tốt hơn và tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng nó lần đầu tiên, bạn có thể thấy khó tạo nó vì thiếu kinh nghiệm hoặc bạn có thể không biết khi nào nên sử dụng nó. Vì vậy, chúng tôi cung cấp một số mẫu và ví dụ WBS bên dưới để bạn tham khảo.
Mẫu
Trong phần này, chúng tôi sẽ liệt kê một số mẫu WBS do các công cụ khác nhau cung cấp. Và từ phần này, bạn chắc chắn sẽ tìm thấy mẫu phù hợp với loại WBS bạn muốn tạo.
• Mẫu WBS trong MindOnMap.
MindOnMap là một công cụ dễ sử dụng với giao diện trực quan. Nó có thể giúp bạn đơn giản hóa thông tin phức tạp và giúp bạn vẽ ý tưởng của mình một cách trực quan. Hơn nữa, nó cung cấp nhiều mẫu WBS miễn phí với nhiều loại khác nhau, bao gồm bản đồ tổ chức, bản đồ cây, biểu đồ xương cá, v.v. Bạn có thể tải xuống trên Windows và Mac hoặc sử dụng trực tiếp trên bất kỳ trình duyệt nào.
• Mẫu WBS trong PowerPoint.
Ngoài việc tạo trình chiếu, Microsoft PowerPoint cũng có thể được sử dụng để tạo WBS. Hơn nữa, tất cả các sản phẩm MS đều đi kèm với các mẫu đồ họa SmartArt, có các mẫu cho danh sách, quy trình, chu kỳ, phân cấp, mối quan hệ, hình ảnh, v.v. Chúng tôi chủ yếu sử dụng sơ đồ phân cấp để tạo WBS. Nhưng các lựa chọn của nó không nhiều.
• Mẫu WBS trong EdrawMax.
EdrawMax, một phần mềm chuyên dụng cho WBS, cũng là một lựa chọn tốt. Nó có thể hỗ trợ nhiều nền tảng, bao gồm Windows, Mac, Linux, iOS và Android, và nó cũng có thể được sử dụng trực tuyến. Tuy nhiên, một số mẫu của nó cần được nâng cấp lên phiên bản Pro trước khi có thể sử dụng và giá nâng cấp hơi đắt.
Ví dụ
Trong phần này, chúng ta hãy xem xét hai Cấu trúc phân chia công việc các mẫu từ nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực khác nhau để bạn có thể biết được loại nào phù hợp hơn cho dự án của mình.
• Ví dụ WBS cho công trình xây dựng: Xây dựng một ngôi nhà.
WBS thường được sử dụng trong các dự án xây dựng. Rốt cuộc, ngoại trừ nhu cầu làm rõ quy trình công việc và phân chia nhiệm vụ, ngân sách của nó cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
Sau đây là các phần của WBS xây dựng nhà:
1. Nội bộ.
2. Nền móng.
3. Bên ngoài.
Như đã trình bày ở trên, ví dụ WBS này cho xây dựng cho thấy rằng cấp độ 1 là toàn bộ dự án: Xây dựng một ngôi nhà. Cấp độ 2 là phần chính của dự án: Nội thất, Nền móng và Ngoại thất. Cấp độ 3 và các nhánh bên dưới là các hạng mục chính và phụ, bao gồm Điện, Ống nước, Đào đất, Lắp dựng thép, Công việc xây nề và trong nhánh Điện, Điện thô, Lắp đặt và kết thúc, v.v.
• Ví dụ về WBS cho doanh nghiệp: Nghiên cứu thị trường.
Là một hoạt động kinh doanh liên quan đến tiếp thị và phân tích, nghiên cứu thị trường cũng đòi hỏi phải sử dụng WBS để thu thập và phân tích thông tin thị trường và phân khúc thị trường để giúp các công ty duy trì lợi thế cạnh tranh.
Sau đây là các phần của WBS nghiên cứu thị trường.
1. Giai đoạn khởi đầu.
2. Giai đoạn lập kế hoạch.
3. Giai đoạn thực hiện.
4. Giai đoạn kết thúc.
Trong ví dụ WBS này, cấp độ 1, toàn bộ dự án, là Dự án nghiên cứu thị trường. Phần chính, cấp độ 2, bao gồm Giai đoạn khởi tạo, Giai đoạn lập kế hoạch, Giai đoạn thực hiện và Giai đoạn kết thúc. Và cấp độ 3, các mục tiêu chính và phụ bao gồm Yêu cầu (Thu thập & Phân tích), Phát triển kế hoạch dự án, v.v.
Phần 2. Cách tạo biểu đồ với mẫu WBS
Người ta tin rằng bây giờ bạn đã biết loại WBS nào phù hợp với dự án của mình. Tiếp theo, chúng ta sẽ thực hiện MindOnMap được đề cập ở trên như một ví dụ để tạo ra một cấu trúc phân chia công việc.
Mở MindOnMap, nhấp vào Mới nút trên bảng điều khiển bên trái, sau đó bạn có thể chọn loại bạn muốn tạo biểu đồ WBS. Ở đây, chúng tôi lấy Org-Chart Map làm ví dụ.
Nhấn vào Bản đồ tổ chức nút. Sau đó, nhấp đúp vào Chủ đề trung tâm ở giữa màn hình để đổi tên chủ đề.
Nhấp vào nút Chủ đề trên thanh công cụ phía trên để đưa ra các nhánh của chủ đề trung tâm. Tương tự, bạn có thể thêm Chủ đề phụ của chủ đề phụ bằng cách nhấp vào chủ đề phụ cái nút.
Sau khi hoàn tất, nhấp vào Tiết kiệm để lưu nó vào Bản đồ tư duy của tôi trong tài khoản đã đăng nhập của bạn. Sau đó, bạn có thể nhấp vào Xuất khẩu nút để xuất biểu đồ WBS của bạn dưới dạng tệp định dạng JPG, PNG, PDF, v.v. Nhân tiện, bạn chỉ có thể xuất hình ảnh JPG và PNG có hình mờ trong phiên bản miễn phí.
Lời khuyên: Khi sử dụng MindOnMap để tạo biểu đồ WBS, bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn tích hợp để điều chỉnh, chẳng hạn như chủ đề của biểu đồ, màu của hộp văn bản và màu nền, cũng như bố cục cấu trúc của biểu đồ và kiểu đường trong biểu đồ WBS, v.v.!
Phần 3. Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa WBS và kế hoạch dự án là gì?
WBS và kế hoạch dự án đều quan trọng quản lý dự án nhưng chúng có mục đích khác nhau: WBS cung cấp thông tin chi tiết về các nhiệm vụ cụ thể, trong khi kế hoạch dự án đóng vai trò là bản thiết kế tổng thể cho kế hoạch tiếp theo.
Excel có mẫu cấu trúc phân chia công việc không?
Có, Microsoft Excel có các mẫu để tạo cấu trúc phân chia công việc. Các mẫu Excel này được sử dụng cho WBS có các đặc điểm và định dạng khác nhau để đáp ứng các yêu cầu khác nhau của dự án.
Làm thế nào để tạo WBS trong Word?
Sau đây là một số bước ngắn gọn giúp bạn tạo WBS trong Microsoft Word:
1. Mở Word và chọn một trang cụ thể.
2. Tạo WBS bằng cách sử dụng các hình dạng cơ bản và Đồ họa SmartArt.
3. Chỉnh sửa và tùy chỉnh biểu đồ WBS bằng Tab Trang chủ và Tab Chèn.
4. Lưu tập tin.
Sự kết luận
Bài viết này giới thiệu WBS từ hai khía cạnh Mẫu và ví dụ WBS. Cuối cùng, chúng tôi cũng cung cấp cho bạn cách tạo biểu đồ WBS đơn giản. Nếu bạn muốn tạo bảng WBS sau khi đọc bài viết này, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng MindOnMap. Giao diện và các tùy chọn hoạt động của nó rất đơn giản và dễ hiểu, và chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ có thể cảm thấy hài lòng sau khi sử dụng! Nếu bạn vẫn còn bất kỳ câu hỏi nào về WBS, vui lòng chia sẻ chúng trong phần bình luận và chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các câu trả lời tương ứng kịp thời!
