Khám phá Định nghĩa, Lợi ích của Sơ đồ SIPOC và hơn thế nữa

Trong khi thảo luận về quy trình kinh doanh với nhóm của bạn, bạn nên làm cho quy trình đó trở nên trực quan. Điều này là do quy trình kinh doanh trực quan có thể giúp các thành viên trong nhóm của bạn hiểu rõ hơn về quy trình để bạn có thể đưa ra quyết định chính xác hơn và làm việc cùng nhau với định hướng rõ ràng hơn. Đây là lý do tại sao sơ đồ SIPOC lại quan trọng đối với bạn. Với sơ đồ này, bạn có thể làm cho quy trình kinh doanh của mình trở nên trực quan. Bây giờ, bạn có thể thắc mắc SIPOC có nghĩa là gì và nó có ý nghĩa gì. Vâng, bạn có thể tìm thấy câu trả lời trong bài viết này. Nếu bạn vẫn còn bối rối về từ bất ngờ này hoặc muốn tìm hiểu thêm về định nghĩa của nó và hơn thế nữa, hãy đọc nội dung sau.

• Phần 1. SIPOC là gì
• Phần 2. COPIS và SIPOC
• Phần 3. Cách tạo sơ đồ SIPOC
• Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Sơ đồ SIPOC là gì

Phần 1. SIPOC là gì

Ý nghĩa và các yếu tố của SIPOC

Ý nghĩa của biểu đồ SIPOC là nó là hiệu ứng trực quan của quá trình kinh doanh từ nhà cung cấp đến khách hàng. SIPOC là tên viết tắt của Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng. Để giải thích rõ hơn về SIPOC, chúng tôi sẽ đưa ra lời giải thích đơn giản về năm yếu tố của SIPOC.

Các nhà cung cấp là bên cung cấp những gì tổ chức cần cho một nhiệm vụ, dự án cụ thể, v.v. Đây là bên khởi đầu cho một quy trình làm việc. Không có nhà cung cấp, chúng tôi thậm chí không thể bắt đầu một dự án.

Đầu vào cần bạn làm rõ những nguồn lực nào bạn cần đưa vào một dự án để nó có thể được hoàn thành. Đó có thể là nhân lực hoặc vật chất.

Quá trình nghĩa là các bước và giai đoạn tiến hành mà một dự án cần đạt được. Nó thường có nhiều giai đoạn khác nhau. Nói chung, các giai đoạn khác nhau cần có cách xử lý khác nhau. Vì vậy, việc làm rõ phần Quy trình có thể giúp bạn đưa ra dự đoán và phản hồi tốt hơn cho các bước tiếp theo.

đầu ra thường có nghĩa là kết quả bạn nhận được sau khi cung cấp nguyên liệu, đầu vào tài nguyên và thúc đẩy nhiệm vụ. Nhưng nó không phải là điểm cuối của nhiệm vụ của bạn.

Khách hàng là người tiếp nhận đầu ra. Nó mang lại giá trị cho kết quả đầu ra của bạn. Nó cũng có thể cung cấp cho bạn phản hồi về kết quả đầu ra để bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và làm tốt hơn.

Nhìn chung, việc mô tả những dữ liệu này dưới dạng sơ đồ có thể giúp các doanh nhân và nhà quản lý phân tích quy trình kinh doanh một cách hiệu quả để đạt được kết quả cải tiến quy trình. Nó được thi hành ngay từ cuối những năm 1980 và ngày nay vẫn được sử dụng trong quản lý kinh doanh. Các nhà quản lý đã áp dụng mô hình SIPOC để xác định nhà cung cấp, yêu cầu và kết quả mà họ mong đợi.

Lợi ích của SIPOC

SIPOC có nhiều lợi ích trong quản lý công việc. Một trong những ưu điểm quan trọng nhất của nó là nó làm rõ quy trình làm việc, cải thiện tính minh bạch trong một tổ chức. Hơn nữa, việc làm rõ quy trình làm việc có thể giúp lãnh đạo và nhân viên có cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn về toàn bộ quy trình làm việc để có thể đưa ra quyết định chính xác hơn. Đối với nhân viên mới, nó cũng có thể giúp họ tìm hiểu quy trình làm việc và bắt đầu càng sớm càng tốt. Với biểu đồ SIPOC, người quản lý cũng có thể tích hợp các bộ phận khác nhau của công ty tốt hơn. Nhìn chung, SIPOC có thể giúp mọi thành viên trong công ty có cái nhìn tổng thể về quy trình làm việc để mỗi người có thể sắp xếp công việc của mình tốt hơn.

Phần 2. COPIS và SIPOC

COPIS là phiên bản đảo ngược của SIPOC. Nó có các thành phần giống như SIPOC nhưng theo thứ tự ngược lại. Nó đặt khách hàng lên hàng đầu, đầu ra, quy trình, đầu vào và nhà cung cấp sau đó. Như thứ tự của nó gợi ý cho bạn, điểm khác biệt chính của COPIC so với SIPOC là nó rất chú trọng đến tầm quan trọng của khách hàng. Nó đòi hỏi bạn phải xem xét nhu cầu và yêu cầu của khách hàng trước tiên và quyết định bạn nên sản xuất những sản phẩm đầu ra nào. Sau đó, nó sẽ giúp bạn quyết định quy trình sẽ đạt được kết quả như mong muốn. Sau khi nắm rõ quy trình, bạn có thể quyết định mình cần những đầu vào nào và nên chọn nhà cung cấp nào. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tránh lãng phí nguồn lực ở mức độ lớn nhất và làm hài lòng khách hàng tốt hơn. Sự khác biệt chính giữa COPIC và SIPOC là COPIC tập trung chủ yếu vào sự hài lòng của khách hàng còn SIPOC tập trung vào quản lý quy trình.

Vậy khi nào nên sử dụng SIPOC hay COPIS? Bạn có thể có một ý tưởng cơ bản. Có, nếu bạn muốn hiểu quy trình hiện có và cải thiện quy trình đó, bạn có thể thử SIPOC. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thiết kế và sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng, hãy thử COPIS.

Phần 3. Cách tạo sơ đồ SIPOC

Với rất nhiều lợi ích, chắc hẳn bạn muốn biết cách tạo sơ đồ phân tích SIPOC để tối ưu hóa quy trình làm việc. Chà, việc đó sẽ dễ dàng với một công cụ thích hợp và tôi khuyên bạn nên thử MindOnMap, một giải pháp tạo biểu đồ mạnh mẽ và dễ sử dụng. Bạn có thể sử dụng nó để tạo ý tưởng trực tuyến hoặc trên máy tính. Ngoài biểu đồ SIPOC, bạn cũng có thể sử dụng nó để tạo dàn ý bài viết, kế hoạch làm việc, ghi chú, kế hoạch du lịch, v.v. Xem thêm các tính năng của MindOnMap bên dưới.

• Nó cung cấp các mẫu khác nhau và thiết thực để giúp bạn vẽ sơ đồ SIPOC.

• Cá nhân hóa biểu đồ SIPOC bằng các biểu tượng độc đáo.

• Chèn hình ảnh và liên kết vào sơ đồ SIPOC của bạn.

• Chia sẻ sơ đồ SIPOC qua liên kết.

• Xuất biểu đồ ở định dạng JPG, PNG, PDF, DOC, SVG, v.v.

Bây giờ, làm cách nào để tạo sơ đồ SIPOC với MindOnMap?

Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Sơ đồ SIPOC là gì