Thảo luận kỹ lưỡng về quy trình quản lý mua sắm

Quy trình mua sắm là gì? Vâng, trong một doanh nghiệp, điều cần thiết là phải nhận thức được quá trình có được và mua dịch vụ. Nó là một phần lớn trong sự thành công của doanh nghiệp. Vì vậy, để tìm hiểu thêm về quá trình này, bạn có thể đọc mọi thứ từ bài viết này. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn định nghĩa đầy đủ về quy trình Mua sắm, các giai đoạn và các bước chung. Cùng với đó, hãy đến đây vì chúng tôi cung cấp tất cả dữ liệu bạn cần về cuộc thảo luận.

• Phần 1. Quy trình đấu thầu là gì
• Phần 2. Các loại quy trình đấu thầu
• Phần 3. Các giai đoạn của quy trình đấu thầu
• Phần 4. Các bước của quy trình đấu thầu
• Phần 5. Câu hỏi thường gặp về Quy trình Đấu thầu

Phần 1. Quy trình đấu thầu là gì

Quy trình Mua sắm là một quá trình mua và nhận dịch vụ. Thông thường, nó là dành cho mục đích kinh doanh. Nó liên quan nhiều nhất đến kinh doanh vì các tổ chức nên thu hút việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Thêm vào đó, nó bao gồm toàn bộ quy trình mua sắm, điều quan trọng đối với các tổ chức dẫn đến quyết định mua hàng cuối cùng và tốt nhất. Quy trình Mua sắm có thể yêu cầu một phần nguồn lực của tổ chức để quản lý. Ngoài ra, quy trình mua sắm có thể cần thiết cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Nếu bạn ở vị trí nhận dịch vụ và hàng hóa, quản lý tài chính hoặc xem xét chúng, bạn là một phần của quá trình mua sắm. Có một cái nhìn sâu sắc về nó có thể hướng dẫn bạn thành công trong vai trò chuyên môn của mình. Hơn nữa, điều quan trọng đối với kinh doanh vì nó là một trong những yếu tố có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận, tiết kiệm và chi tiêu. Trên thực tế, doanh nghiệp đang đánh giá quá trình mua sắm. Đó là thực hiện những thay đổi và điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu hoặc mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu chính của nó là đạt được hiệu quả và giá trị trong khi vẫn đảm bảo được dịch vụ và hàng hóa.

Phần 2. Các loại quy trình đấu thầu

1. Mua sắm trực tiếp

Loại mua sắm đầu tiên là mua sắm trực tiếp. Đó là việc thu được các dịch vụ, nguyên vật liệu và hàng hóa mà một tổ chức có thể tạo ra lợi nhuận. Đó là thông qua việc sản xuất bán lại hoặc sản phẩm cuối cùng. Mục đích chính của việc mua những mặt hàng này là tăng cường mối quan hệ hiện tại với các nhà cung cấp và doanh nghiệp khác. Bằng cách này, họ có thể tiếp tục học hỏi và phát triển.

2. Mua sắm gián tiếp

Trong Mua sắm gián tiếp, đó là việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ được sử dụng trong nội bộ. Đó là để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày. Việc mua sắm gián tiếp liên quan đến vật tư văn phòng, đồ dễ hỏng, đồ nội thất và phương tiện. Ngoài ra, loại hình mua sắm này liên quan đến việc mua các mặt hàng cần thiết cho hoạt động hàng ngày.

3. Mua sắm dịch vụ

Trong loại hình mua sắm này, nó giải quyết việc đạt được các dịch vụ dựa trên con người. Tùy thuộc vào tổ chức, nó có thể bao gồm các nhà thầu cá nhân, công ty luật, lao động dự phòng, dịch vụ an ninh, v.v. Mục đích của việc có được những dịch vụ này cũng có thể bao gồm việc lấp đầy khoảng trống dịch vụ và cung cấp thời gian cho nhân viên toàn thời gian.

4. Mua sắm hàng hóa

Mua sắm tốt là về việc mua sắm các mặt hàng vật chất. Tuy nhiên, nó cũng có thể liên quan đến các hạng mục như đăng ký phần mềm. Việc mua sắm hàng hóa hiệu quả phụ thuộc vào các hoạt động quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả.

Phần 3. 3 giai đoạn của quy trình đấu thầu

Trong quá trình quản lý mua sắm có ba giai đoạn chính:

Giai đoạn tìm nguồn cung ứng

Giai đoạn này bao gồm việc xác định nhu cầu về dịch vụ hoặc sản phẩm. Nó cũng là về việc tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng.

Xác định nhu cầu - Cần xác định nhu cầu về một dịch vụ hoặc sản phẩm. Nó có thể được kích hoạt bởi một dự án nhất định để nâng cao hiệu quả.

Tìm kiếm đề xuất của nhà cung cấp - Nhóm sẽ tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng. Đề xuất phải liên quan đến dữ liệu liên quan đến kinh nghiệm của nhà cung cấp, các điều khoản, giá cả, v.v.

Chọn nhà cung cấp - Đội ngũ thu mua sẽ lựa chọn nhà cung cấp có năng lực.

Giai đoạn mua hàng

Trong giai đoạn này, nó bao gồm việc đặt hàng với nhà cung cấp đã chọn. Đó là về việc đàm phán về các điều khoản của hợp đồng.

Thảo luận về Điều khoản và Điều kiện - Nhóm và nhà cung cấp sẽ thảo luận về các điều khoản và điều kiện. Nó bao gồm giá cả, điều khoản thanh toán, giao hàng và nhiều thông tin quan trọng hơn.

Quản lý đơn đặt hàng - Đội ngũ sẽ xử lý đơn hàng trong suốt quá trình thực hiện. Nó liên quan đến việc giám sát lô hàng. Đó là để đảm bảo rằng dịch vụ và sản phẩm đáp ứng các thông số kỹ thuật và giải quyết mọi vấn đề.

Giai đoạn tiếp nhận

Giai đoạn này là về việc nhận hàng hóa và dịch vụ. Giai đoạn này cũng là kiểm tra chất lượng và xử lý thanh toán.

Nhận dịch vụ và hàng hóa - Khi sản phẩm đã được chuyển đi, bộ phận sẽ kiểm tra để đảm bảo đúng như đã nêu trong đơn đặt hàng.

Quy trình thanh toán - Sau khi kiểm tra hàng hóa, dịch vụ sẽ tiến hành thanh toán.

Lưu trữ hồ sơ - Tổ chức sẽ lưu giữ hồ sơ về mọi thứ trong quá trình mua sắm. Những hồ sơ này rất hữu ích cho mục đích kiểm toán.

Phần 4. Các bước của quy trình đấu thầu

1. Xác định nhu cầu

Quá trình bắt đầu với nhu cầu về dịch vụ và hàng hóa. Nó có thể là nhu cầu nội bộ, tức là về nguyên vật liệu cần thiết để vận hành doanh nghiệp. Nó cũng có thể là bên ngoài, đó là nguyên liệu mà tổ chức sẽ bán. Bước này cũng bao gồm việc thiết lập ngân sách.

2. Lựa chọn nhà cung cấp

Giai đoạn này là về tìm nguồn cung ứng các nhà cung cấp. Nó bao gồm việc biết khả năng của họ để cung cấp chất lượng và giá trị tốt nhất. Khi lựa chọn một nhà cung cấp, điều quan trọng không phải là chất lượng sản phẩm tốt. Một điều khác cần xem xét là danh tiếng của nhà cung cấp.

Gửi yêu cầu mua hàng

Bước tiếp theo là đưa ra yêu cầu mua hàng. Đó là để có được sự chấp thuận nội bộ để thực hiện mua hàng. Điều này liên quan đến việc lập mẫu yêu cầu mua hàng và chuyển nó đến bộ phận chịu trách nhiệm về tài chính.

4. Lập đơn đặt hàng

Khi yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, nhóm sẽ gửi PO cho nhà cung cấp. Nó chứa tất cả dữ liệu mà nhà cung cấp cần cung cấp và thực hiện, cùng với các điều khoản thanh toán.

5. Nhận hàng hóa và dịch vụ

Sau khi xác nhận đơn đặt hàng, nhà cung cấp sẽ có thể giao các dịch vụ và hàng hóa đã đặt hàng.

6. Xử lý hóa đơn

Nhà cung cấp sẽ gửi cho người mua một hóa đơn mô tả đơn hàng bao gồm những gì. Nó cũng xác nhận việc bán hàng và thanh toán đến hạn.

7. Thanh toán

Sau khi nhận được hóa đơn và đơn hàng, nhóm tài khoản phải trả sẽ xử lý hóa đơn để thanh toán.

8. Hồ sơ kiểm toán

Sau toàn bộ quá trình, điều quan trọng là phải ghi lại mọi thứ để kiểm tra. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi mọi thứ, bao gồm ngân sách, thanh toán và các quy trình khác.

Khi tiến hành sơ đồ quy trình mua sắm, điều quan trọng là sử dụng một công cụ tuyệt vời như MindOnMap. Quá trình này cần nhiều yếu tố trực quan khác nhau để hiểu được quá trình. Nó bao gồm các hình dạng, văn bản, thiết kế và nhiều thứ khác. Rất may, MindOnMap có thể cung cấp mọi thứ bạn cần. Nó cũng có thể cung cấp một phương pháp dễ dàng để tạo quy trình. Hơn nữa, công cụ này có thể cung cấp giao diện người dùng đơn giản nhất. Bằng cách này, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng công cụ này mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Hơn nữa, bạn có thể lưu quy trình mua sắm cuối cùng của mình ở nhiều định dạng. Bạn có thể lưu kết quả đầu ra thành JPG, PNG, PDF và cả trên tài khoản MindOnMap của mình. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ đáng tin cậy để thực hiện quy trình mua sắm, tốt nhất bạn nên cân nhắc sử dụng MindOnMap. Để biết thêm chi tiết, hãy xem các hướng dẫn bên dưới.

Phần 5. Câu hỏi thường gặp về Quy trình Đấu thầu