Lập bản đồ quy trình trong kinh doanh: Bạn nên sử dụng nó như thế nào và khi nào
Lập bản đồ quy trình kinh doanh là một trong những điều bạn cần biết nếu muốn thành lập doanh nghiệp. Tại sao? Bởi vì có một số nghiên cứu cho thấy rằng loại phương pháp này trong việc lập bản đồ có thể thể hiện sự minh bạch, rõ ràng, khả năng kiểm soát có hệ thống và các chỉ tiêu hoạt động tốt trong doanh nghiệp. Điều cần thiết là phải đạt được những yếu tố này để đào tạo nhân viên hiệu quả và xử lý khả năng hiển thị trong các cuộc đàm phán của bạn. Tuy nhiên, sẽ là tốt nhất nếu bạn có một phần kiến thức về lập bản đồ quy trình vì đó sẽ là hướng dẫn của bạn để tạo ra một quy trình kinh doanh thành công ngay từ đầu. Do đó, hãy chuẩn bị tinh thần và bắt đầu tìm hiểu ý nghĩa, cách sử dụng và quy trình của các ký hiệu bản đồ.
- Phần 1. Chính xác là Lập bản đồ Quy trình
- Phần 2. Các Ký hiệu Sơ đồ Quy trình Phổ biến Bạn Nên Biết
- Phần 3. Khi nào sử dụng Bản đồ quy trình
- Phần 4. Cách lập Bản đồ quy trình Hướng dẫn hoàn chỉnh
- Phần 5. Câu hỏi thường gặp về lập bản đồ quy trình
Phần 1. Chính xác là Lập bản đồ Quy trình
Lập bản đồ quy trình là một hành động tạo ra một biểu diễn trực quan mô tả quy trình và quy trình làm việc trong chiến lược của nhiệm vụ. Nói cách khác, bản đồ quy trình là nơi bạn sẽ thấy mô tả và minh họa về cách mọi việc được thực hiện. Do đó, phác thảo của bản đồ quy trình phải chứa các bước, xác định chủ sở hữu nhiệm vụ và tiến trình thời gian nhiệm vụ dự kiến kết thúc. Và đây là ánh xạ quy trình là gì.
Ngoài ra, bạn nên biết rằng có nhiều loại bản đồ quy trình khác nhau. Những bản đồ quy trình này là những gì bạn có thể sử dụng trong quy trình kinh doanh của mình và đây là sơ đồ, sơ đồ, sơ đồ chuỗi giá trị gia tăng, sơ đồ quy trình và nhiều thứ khác. Tương ứng, các bản đồ quy trình đi kèm với hàng tấn ký hiệu chỉ ra ý nghĩa của quy trình; tuy nhiên, vì bạn mới bắt đầu, nên chỉ sử dụng những cái quan trọng nhất mà chúng tôi sẽ trình bày dưới đây.
Phần 2. Các Ký hiệu Sơ đồ Quy trình Phổ biến Bạn Nên Biết
Sau đây chỉ là một số ký hiệu trong một sơ đồ quy trình. Các ký hiệu được chỉ định là những ký hiệu rất cần thiết trong việc tạo một bản đồ quy trình.
Hoạt động - Biểu tượng này là mô tả công việc hoặc nhiệm vụ thực tế. Hơn nữa, nó sẽ xảy ra trong sơ đồ luồng quy trình với một nhiệm vụ cho mỗi hoạt động để dễ dàng phân biệt bất kỳ điểm lỗi nào.
Hoạt động đầu cuối - Nó là biểu tượng cho thấy sự bắt đầu của quá trình cũng như kết thúc của nó. Trong một bản đồ quy trình, bạn có thể đặt một số ký hiệu hoạt động đầu cuối. Rốt cuộc, có thể có nhiều điểm đầu và điểm cuối trong một quy trình.
Quyết định - Đúng như tên gọi, biểu tượng này mô tả quyết định hoặc câu trả lời cho vấn đề. Ngoài ra, các mũi tên được kết nối với nó phải chứa câu trả lời có hoặc không.
Điều tra - Biểu tượng này chỉ ra rằng cần phải tiến hành kiểm tra trong quy trình. Biểu tượng kiểm tra này đóng một vai trò thiết yếu trong sơ đồ quy trình, đặc biệt là trong quá trình đánh giá, thử nghiệm và soát xét.
Kho - Nếu bạn muốn hiển thị một cái gì đó đã được lưu trữ trong một thời gian dài, biểu tượng này là biểu tượng bạn nên sử dụng. Nó phải cho biết mô tả của mặt hàng, nơi xuất xứ và điểm đến của nó.
Đầu vào hoặc đầu ra - Như tên của nó đã nói, biểu tượng này chứa các đầu vào và đầu ra để phản hồi lại các ký tự trước đó trong quy trình.
Đường kết nối - Dòng này sẽ nối các ký hiệu bạn cần liên kết. Ngoài ra, nó cũng chỉ ra đường dẫn của quy trình và như đã đề cập trước đây, bạn có thể ghi chú trên đường kết nối này để đánh dấu câu trả lời cho quyết định trên bản đồ quy trình của bạn.
Phần 3. Khi nào sử dụng Bản đồ quy trình
Khi nào bạn nên sử dụng bản đồ quy trình? Vâng, nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn nên sử dụng bản đồ quy trình ngay khi bạn đang quản lý con người và cổ phiếu. Bởi vì, như chúng tôi đã nói với bạn trước đây, một bản đồ quy trình về doanh nghiệp sẽ thể hiện tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của bạn. Ngoài ra, nó cũng sẽ giảm bớt sai sót trong thủ tục vì mọi người sẽ có thể xem và nghiên cứu bản đồ. Không chỉ vậy, để bạn xác định những điểm dư thừa và sai lệch về thứ cần quản lý, bản đồ quy trình này sẽ là một trợ giúp đắc lực. Sử dụng các ký hiệu bản đồ quy trình ở trên, bạn sẽ nhanh chóng xác định được các yếu tố cần điều tra kỹ lưỡng.
Phần 4. Cách lập Bản đồ quy trình Hướng dẫn hoàn chỉnh
Nếu bạn muốn thực hành những gì bạn vừa học, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng công cụ lập bản đồ quy trình số một trên toàn cầu, MindOnMap. Hơn nữa, công cụ này sẽ cho phép bạn trải nghiệm bản đồ quy trình giống như chuyên nghiệp trong các quy trình dễ tiếp cận nhất mà những người nghiệp dư có thể làm theo một cách dễ dàng. Việc MinOnMap là một công cụ trực tuyến khiến ngày càng nhiều người dùng chuyển sang sử dụng. Tại sao? Bởi vì, không giống như các công cụ lập bản đồ dựa trên web khác, MindOnMap mang đến cuộc gặp gỡ an toàn nhất và đáng tin cậy nhất từ trước đến nay. Hãy tưởng tượng bạn sẽ không gặp phải bất kỳ quảng cáo gây nhiễu nào sẽ làm gián đoạn bạn.
Hơn nữa, bạn sẽ thích thú khi sử dụng các ký hiệu bản đồ quy trình mà công cụ này có, vì nó cung cấp các hình dạng, màu sắc, trình kết nối, biểu tượng và phong cách tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng tất cả miễn phí! Ồ, chưa kể đến khả năng chia sẻ bản đồ của bạn trực tuyến để có bản trình bày dễ tiếp cận hơn và cộng tác với nhóm của bạn! Bạn đang chờ đợi điều gì? Thu thập tất cả thông tin bạn cần cho bản đồ quy trình của mình, sau đó thực hiện ngay bước dưới đây.
An toàn tải
An toàn tải
Truy cập trình duyệt của bạn và truy cập trang web chính thức của nó. Khi bạn đến được nó, hãy nhấp vào Tạo bản đồ tư duy của bạn và đăng nhập bằng email của bạn.
Sau khi đăng nhập, hãy chuyển đến Mới và bắt đầu chọn một mẫu cho sơ đồ quy trình của bạn. Trên lưu ý này, tốt hơn nên chọn Bản đồ tổ chức (Xuống).
Bây giờ trên giao diện chính, bắt đầu mở rộng bản đồ bằng cách thêm các nút. Đánh vào CHUYỂN HƯỚNG phím để thêm một nút. Sau đó, tự do sắp xếp từng cơ sở nút theo sở thích của bạn.
Bây giờ, chúng ta hãy làm theo các ký hiệu cơ bản để biến nó thành một bản đồ quy trình. Thay đổi hình dạng và màu sắc của các nút. Nhấp vào từng nút và đi đến Thanh menu để thay đổi hình dạng. Sau đó, nhấp vào Phong cáchvà chọn trong số các lựa chọn trong Hình dạng. Ngoài ra, để thay đổi màu sắc, hãy đi và điều hướng trên Sơn lựa chọn bên cạnh hình dạng.
Bạn có thể tùy chọn áp dụng nền cho bản đồ quy trình của mình. Trên cùng một thanh menu, chuyển đến Chủ đề, sau đó nhấp vào Phông nền. Chọn trong số các màu sắc đẹp và kết cấu lưới mà bạn muốn.
Cuối cùng, lưu hoặc xuất bản đồ quy trình. Đánh CTRL + S trên bàn phím của bạn để lưu, hãy nhấp vào Xuất khẩu và chọn để chọn một định dạng.
Phần 5. Câu hỏi thường gặp về lập bản đồ quy trình
Tôi có thể sử dụng PowerPoint trong ánh xạ quy trình không?
Đúng. PowerPoint có thể giúp bạn tạo một bản đồ quy trình, vì nó đi kèm với tính năng SmartArt chứa các mẫu tạo sẵn.
Nhược điểm của việc lập sơ đồ quy trình là gì?
Nhược điểm của việc lập bản đồ quy trình là chính quy trình vì việc lập bản đồ sẽ tiêu tốn thời gian. Ngoài ra, sẽ tốt nhất nếu bạn đã quen với các ký hiệu để sử dụng.
Có một mẫu sơ đồ quy trình miễn phí cho một sơ đồ cơ bản trong Excel không?
Đúng. Excel có sẵn các mẫu bản đồ quy trình cho một biểu đồ luồng cơ bản. Để tìm chúng, hãy đi tới Chèn> Hình minh họa> SmartArt. Hoặc bạn có thể bấm vào đây để khám phá thêm xử lý các mẫu bản đồ.
Sự kết luận
Bây giờ bạn nên biết các nguyên tắc cơ bản của lập bản đồ quy trình. Thật vậy, nó đòi hỏi kiến thức và kỹ năng để tạo ra một cái. Đó là lý do tại sao chúng tôi giới thiệu cho bạn người bạn đồng hành tốt nhất mà bạn có thể sử dụng, MindOnMap để lập một bản đồ quy trình một cách dễ dàng. Vì vậy, để thực hiện công việc này thuận tiện, hãy thử công cụ tốt nhất ngay bây giờ!
