Đánh giá, nguyên tắc, cách sử dụng và cách tạo ra phương pháp Kanban

Nhiều doanh nghiệp sử dụng Kanban để đạt được mục tiêu của họ. Một số có thể không quen thuộc với nó, nhưng Kanban đã định hình các ngành công nghiệp trong nhiều thập kỷ. Vì vậy, nó là sự trình bày trực quan về quy trình làm việc hoặc quản lý dự án. Nó trở nên phổ biến vì mọi người thấy nó hấp dẫn và trực quan hơn. Nếu bạn là người mới làm quen với nó, bạn đã đến đúng bài viết. Tại đây, hãy tìm hiểu định nghĩa Kanban, nguyên tắc, cách sử dụng, ưu và nhược điểm của nó. Không chỉ vậy, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng Kanban.

• Phần 1. Kanban là gì
• Phần 2. Nguyên tắc của Kanban
• Phần 3. Công dụng của Kanban
• Phần 4. Ưu và nhược điểm của Kanban
• Phần 5. Cách làm bảng Kanban
• Phần 6. Câu hỏi thường gặp về Kanban là gì

Phần 1. Kanban là gì

Kaban là một khung quản lý dự án Agile được sử dụng để trực quan hóa quy trình làm việc. Nó bắt đầu ở Nhật Bản vào cuối những năm 1940. Kanban là một từ tiếng Nhật có nghĩa là bảng trực quan hoặc thẻ bạn nhìn thấy. Toyota là người đã phát triển và áp dụng mô hình sản xuất đúng lúc. Vì vậy, nó nhấn mạnh đến sự cải tiến liên tục và tính linh hoạt trong quản lý công việc. Ngoài ra, nó còn hạn chế công việc bị treo và bị mắc kẹt. Bằng cách hạn chế những điều này, bạn có thể dễ dàng phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình phân phối của nhóm. Nó đảm bảo rằng chúng không làm chậm quá trình hoặc làm gián đoạn dòng chảy. Kanban phổ biến với các nhóm phát triển kỹ thuật, sản phẩm và phần mềm. Tuy nhiên, dù bạn thuộc nhóm nào, bạn đều có thể sử dụng luồng Kanban. Nếu bạn quan tâm đến việc thiết lập quy trình làm việc năng động và linh hoạt thì đó là một lựa chọn phù hợp.

Phần 2. Nguyên tắc của Kanban

Kanban có những nguyên tắc riêng để quản lý và cải thiện luồng công việc. Vì vậy, có 4 nguyên tắc cơ bản mà Kanban sử dụng. Sau đây là:

1. Bắt đầu với quy trình làm việc hiện có.

Không giống như các phương pháp Agile có cấu trúc chặt chẽ hơn như Scrum, Kanban điều chỉnh các quy trình hiện có của nhóm bạn. Kanban là một quy trình làm việc linh hoạt mà bạn có thể triển khai cho những gì bạn đang sử dụng.

2. Đồng ý theo đuổi những thay đổi dần dần.

Những thay đổi lớn có thể làm gián đoạn nhóm của bạn. Bây giờ, hệ thống mới có thể không hoạt động nếu bạn cố gắng thay đổi mọi thứ cùng một lúc. Với điều đó, Kanban hiểu điều này. Kết quả là, nó khuyến khích sự cải tiến liên tục và thực hiện các thay đổi từng bước. Vì vậy, hãy bắt đầu với những điều chỉnh nhỏ và tăng dần để tinh chỉnh quy trình của nhóm bạn.

3. Tôn trọng vai trò, trách nhiệm và phương pháp hiện tại.

Kanban không quy định vai trò cụ thể của nhóm, không giống như các phương pháp khác. Do đó, nó tích hợp với cấu trúc và quy trình nhóm hiện tại của bạn một cách liền mạch. Hơn nữa, các phương pháp hiện tại của bạn có thể có những khía cạnh có giá trị. Vì vậy, sẽ thật thiếu sót nếu bạn cố gắng thay đổi mọi thứ chỉ trong một ngày.

4. Thúc đẩy khả năng lãnh đạo của tất cả các thành viên trong nhóm.

Ban quản lý dự án Kanban thừa nhận rằng sự thay đổi có thể bắt nguồn từ một thành viên trong nhóm, không chỉ những người ở vị trí cao nhất. Với Kanban, các thành viên trong nhóm được khuyến khích đóng góp và nghĩ ra những ý tưởng mới. Mục đích của nó là để tăng cường quá trình. Đồng thời, các thành viên trong nhóm có thể dẫn dắt các sáng kiến mới.

Phần 3. Công dụng của Kanban

Người dùng có thể sử dụng Kanban theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số cách phổ biến để sử dụng quản lý dự án này.

Quản lý hàng tồn kho

Kanban giúp quản lý số lượng mặt hàng bạn có, chẳng hạn như hàng tạp hóa trong cửa hàng. Khi mặt hàng sắp hết, bạn đặt hàng nhiều hơn để duy trì lượng hàng tồn kho cân bằng.

Tổ chức nhiệm vụ

Tương tự như danh sách việc cần làm, Kanban giúp quản lý công việc. Bạn có thể thấy những gì cần phải làm, những gì đang tiến hành và những gì đã hoàn thành. Bằng cách đó, bạn làm cho công việc có tổ chức hơn.

Theo dõi dự án

Đối với các dự án lớn, Kanban giúp bạn đi đúng hướng. Nó giúp bạn hình dung những gì còn lại phải làm, những gì đang tiến hành và những gì đã hoàn thành. Vì vậy, bạn có thể hoàn thành các dự án hiệu quả hơn.

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Trong nhà máy, Kanban đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ. Khi một phần hoàn thành, nó báo hiệu để bắt đầu phần tiếp theo. Vì vậy, nó hỗ trợ bạn trong việc giảm thiểu sự chậm trễ và duy trì quá trình diễn ra suôn sẻ.

Hỗ trợ khách hàng

Kanban giúp các nhóm dịch vụ khách hàng ưu tiên các yêu cầu. Họ có thể thấy những gì cần chú ý, những gì đang được thực hiện và những gì đã được giải quyết. Vì vậy, nó cho phép bạn hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.

Phần 4. Ưu và nhược điểm của Kanban

Ưu điểm của Kanban

◆ Nhiệm vụ rõ ràng

Thiết lập nhiệm vụ trên bảng Kanban giúp bạn dễ dàng biết được nhóm của mình cần làm gì để thúc đẩy dự án. Với thẻ Kanban, bạn cung cấp cho nhóm của mình thông tin họ cần cho nhiệm vụ của mình.

◆ Sơ lược về trạng thái

Kiểm tra tiến độ của nhóm bạn trên bảng Kanban giúp giảm nhu cầu liên tục kiểm tra cập nhật của họ. Bạn có thể nhanh chóng xem nhiệm vụ nào đang được thực hiện và nhiệm vụ nào đã hoàn thành.

◆ Hiệu quả của nhóm

Quản lý dự án Kanban giúp nhóm của bạn xem quy trình làm việc, đặt mức độ ưu tiên và phát hiện vấn đề một cách nhanh chóng. Điều này giúp nhóm của bạn làm việc tốt hơn vì mọi người đều tập trung vào đúng việc vào đúng thời điểm.

◆ Tập trung và tránh kiệt sức

Kanban giúp quản lý sự chú ý của nhóm bạn, tránh lãng phí thời gian và năng lượng. Ngay cả khi bạn không làm việc với các vật liệu vật chất như trong sản xuất, bạn cần nhớ rằng thời gian và sức lực là những nguồn lực có hạn. Sự kiệt sức có thể xảy ra nếu họ không được quản lý tốt, dẫn đến chất lượng công việc thấp hơn.

Nhược điểm của Kanban

◆ Tiến độ dự án

Kanban đơn giản nhưng thiếu lịch trình và khung thời gian chi tiết. Điều này gây khó khăn cho việc dự đoán khi nào nhiệm vụ sẽ được thực hiện và khi nào toàn bộ dự án sẽ kết thúc. Việc ước tính sẽ trở nên khó khăn nếu bảng Kanban là công cụ duy nhất của bạn.

◆ Giới hạn độ phức tạp

Bảng Kanban hoạt động tốt miễn là chúng không quá phức tạp đối với nhóm. Khi quản lý các dự án lớn, hãy cân nhắc sử dụng làn bơi để bổ sung thêm các lớp tổ chức. Nếu không được bảo trì thích hợp, bảng Kanban phức tạp có thể cản trở hiệu quả của nhóm bạn.

◆ Cần cập nhật thường xuyên

Để tận dụng tối đa Kanban, bạn phải cập nhật bảng của mình. Vì vậy, nó đòi hỏi kỷ luật từ bạn và nhóm của bạn.

Phần 5. Cách làm bảng Kanban

Bảng Kanban là gì? Nó thực sự là một công cụ để trực quan hóa quy trình làm việc. Để tạo bảng Kanban, bạn cần một công cụ đáng tin cậy cung cấp mọi thứ bạn cần. Cùng với đó, hãy sử dụng nền tảng tốt nhất để tạo một nền tảng, MindOnMap. Dưới đây là một ví dụ về bảng Kanban được tạo bằng công cụ này.

Nhận bảng Kanban chi tiết.

MindOnMap là một công cụ dựa trên web miễn phí được thiết kế để giúp bạn vẽ ý tưởng dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể truy cập nó trên các trình duyệt hiện đại, chẳng hạn như Google Chrome, Edge, Safari, v.v. Giờ đây, bạn cũng có thể tải xuống phiên bản ứng dụng của nó trên Windows hoặc Mac. Nó cũng cung cấp nhiều mẫu khác nhau, như sơ đồ cây, sơ đồ, sơ đồ xương cá, v.v. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các biểu tượng và thành phần được cung cấp để tạo biểu đồ của mình. Chèn liên kết và hình ảnh có sẵn để làm cho công việc của bạn trực quan hơn.

Hơn nữa, bạn có thể sử dụng MindOnMap trong một số tình huống. Với nó, bạn có thể làm bản đồ mối quan hệ, kế hoạch công việc hoặc cuộc sống, quản lý dự án, v.v. Tính năng đáng chú ý của nó là nó cung cấp tính năng cộng tác. Do đó cho phép bạn cộng tác với nhóm, đồng nghiệp và tổ chức của mình. Cuối cùng, nó có chức năng tự động lưu, ngăn ngừa mất dữ liệu trong công việc của bạn. Bây giờ, hãy bắt đầu tạo biểu đồ Kanban của bạn với MindOnMap.

Phần 6. Câu hỏi thường gặp về Kanban là gì