Khám phá định nghĩa, công cụ và quy trình phân tích khoảng trống

Nếu bạn đang ở trong thế giới kinh doanh, bạn chỉ nghĩ đến một điều, đó là phát triển. Và vì vậy, bạn lập kế hoạch và chiến lược để đưa nó lên một tầm cao mới. Tuy nhiên, việc đặt ra mục tiêu kinh doanh có thể là một thách thức nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu. Bây giờ, đó là lúc cần phân tích khoảng cách. Phân tích khoảng cách sẽ kết nối hiệu quả kinh doanh hiện tại của bạn với các mục tiêu bạn mong muốn. Nói một cách đơn giản, bạn đang tìm kiếm những gì còn thiếu để đạt được mục tiêu và kế hoạch của mình. Ở đây, hãy hiểu phân tích khoảng cách ý nghĩa và học cách tạo ra phân tích của riêng bạn.

• Phần 1. Phân tích Gap là gì
• Phần 2. Công cụ phân tích Gap
• Phần 3. Cách thực hiện phân tích khoảng trống
• Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Phân tích Gap là gì

Phần 1. Phân tích Gap là gì

Phân tích khoảng cách còn được gọi là phân tích nhu cầu. Đó là một phương pháp đánh giá hiệu quả hoạt động hiện tại của doanh nghiệp với kết quả mong đợi. Các công ty sử dụng điều này để xác định xem họ có đạt được mục tiêu và sử dụng nguồn lực tốt nhất hay không. Từ 'khoảng cách' thể hiện sự khác biệt giữa trạng thái hiện tại của bạn và mục tiêu trong tương lai. Phân tích khoảng cách cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc để xác định chính xác bạn đang ở đâu và bạn muốn đến đâu. Ngoài ra, hãy xác định những bước cần thiết để thu hẹp khoảng cách đó. Phân tích khoảng cách là điều cần thiết cho bất kỳ loại hoạt động nào của tổ chức. Bằng cách này, các công ty có thể đánh giá lại mục tiêu của mình để tìm hiểu xem liệu họ có đạt được chúng hay không.

Trở lại những năm 1980, người ta sử dụng phân tích khoảng trống cùng với phân tích thời lượng. Phân tích khoảng trống phức tạp hơn một chút và không được sử dụng phổ biến như phân tích khoảng thời gian. Tuy nhiên, vẫn có thể hữu ích khi biết bạn dễ bị tổn thương như thế nào trước những thay đổi về lãi suất và các vấn đề tài chính khác.

Phần 2. Công cụ phân tích Gap

Có một số công cụ có sẵn để thực hiện phân tích khoảng cách. Bây giờ, hãy khám phá năm công cụ hữu ích được sử dụng để tiến hành phân tích khoảng cách:

1. Phân tích SWOT

SWOT có nghĩa là Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức. Đó là công cụ giúp bạn hiểu vị trí hiện tại của mình bằng cách xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài. Bạn sẽ biết mình giỏi ở điểm nào (điểm mạnh) và điểm nào bạn cần cải thiện (điểm yếu). Ngoài ra, điều gì có thể mang lại lợi ích (cơ hội) và điều gì có thể đặt ra thách thức (mối đe dọa). Phân tích SWOT cung cấp cho bạn cái nhìn bao quát về tình huống của mình, giúp việc đặt mục tiêu và chiến lược trở nên dễ dàng hơn.

2. Đo điểm chuẩn

Đo điểm chuẩn là một công cụ phân tích khoảng cách khác. Nó liên quan đến việc so sánh hiệu suất của bạn với tiêu chuẩn của các tổ chức tương tự khác. Nó giúp bạn biết mình đang đứng ở đâu so với đối thủ hoặc đồng nghiệp. Bằng cách nghiên cứu những gì người khác đang làm tốt, bạn có thể học cách cải thiện và đạt được mục tiêu của mình hiệu quả hơn.

3. Lập bản đồ tư duy

Bản đồ tư duy là một công cụ trực quan cho phép bạn sắp xếp những suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách có cấu trúc. Nó giống như việc tạo một sơ đồ nơi bạn thể hiện trạng thái hiện tại của mình. Sau đó, ở trung tâm và sau đó phân nhánh với các khía cạnh, mục tiêu và hành động liên quan. Điều này có thể giúp bạn nhìn thấy các kết nối, khoảng cách và cơ hội rõ ràng hơn.

4. Kỹ thuật PERT

PERT đại diện cho các kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình. Nó phục vụ như một công cụ quản lý dự án được sử dụng để đánh giá các nhiệm vụ theo lịch trình. Nó cũng giúp bạn tính toán cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một dự án. Các tổ chức sử dụng công cụ này để sắp xếp các nhiệm vụ trong một dự án. Đồng thời, thiết lập thời gian biểu thúc đẩy việc thực hiện phối hợp nhiệm vụ hiệu quả.

5. Sơ đồ xương cá

Biểu đồ xương cá là một công cụ phân tích khoảng trống khác có thể giúp bạn. Nó cho phép bạn khám phá nguyên nhân đằng sau một vấn đề hoặc lỗ hổng cụ thể. Hãy tưởng tượng vẽ một sơ đồ hình xương cá với vấn đề ở phần “đầu” của con cá và các “xương” phân nhánh ra để thể hiện những nguyên nhân có thể xảy ra. Bằng cách vạch ra các nguyên nhân một cách trực quan, bạn có thể thấy những yếu tố nào có thể góp phần tạo ra khoảng cách. Do đó, việc giải quyết các vấn đề gốc rễ trở nên dễ dàng hơn.

6. Mô hình Nadler-Tushman

Mô hình Nadler-Tushman thường được xem là mô hình năng động nhất. Nó xem xét kỹ lưỡng cách một quy trình kinh doanh ảnh hưởng đến quy trình khác và xác định những lỗ hổng có thể làm chậm hiệu quả. Nó cung cấp một cái nhìn toàn diện về quy trình hoạt động của tổ chức của bạn. Nó bao gồm mọi thứ từ nơi bắt đầu (đầu vào) đến nơi kết thúc (đầu ra).

7. Mô hình McKinsey 7S

Mô hình McKinsey 7s là một công cụ khác giúp kiểm tra bảy yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp. Công ty tư vấn McKinsey đã tạo ra nó. Khuôn khổ 7S dùng để xem liệu một công ty có đạt được mục tiêu của mình hay không. Hơn nữa, mô hình này kết nối hiện trạng và tương lai.

Phần 3. Cách thực hiện phân tích khoảng trống

Nếu bạn đang thắc mắc về cách thực hiện phân tích khoảng trống, bạn có thể làm theo 4 bước đơn giản sau. Bất kể công ty hoặc ngành của bạn là gì, bạn đều có thể sử dụng các bước này để tiến hành phân tích khoảng cách.

Bước #1. Xác định trạng thái hiện tại của bạn

Bắt đầu bằng cách đánh giá và hiểu rõ tình trạng kinh doanh hiện tại của bạn. Thu thập dữ liệu và đánh giá tài nguyên của bạn. Cuối cùng, hãy kiểm tra các quy trình hiện tại của bạn để có được bức tranh rõ ràng về tình huống của bạn. Tại đây, bạn cần liệt kê tất cả các biến số góp phần vào vấn đề kinh doanh của mình.

Bước #2. Xác định trạng thái mong muốn của bạn

Chỉ định kết quả mong muốn của bạn hoặc nơi bạn muốn ở trong tương lai. Trạng thái mong muốn của bạn phải cụ thể và có thể đạt được. Bằng cách đó, nó sẽ đóng vai trò là mục tiêu rõ ràng để hướng tới. Ngoài ra, ở bước này, bạn có khả năng vô tận. Vì vậy, hãy mơ cao về trạng thái mong muốn của bạn trong tương lai.

Bước #3. Xác định khoảng trống

Bước #4. Xây dựng kế hoạch hành động

Khi bạn đã xác định được những khoảng trống, hãy tạo một kế hoạch hành động chi tiết. Nó nên phác thảo các bước cụ thể cần thiết để thu hẹp những khác biệt này. Kế hoạch này phải thực tế và khả thi. Vì vậy, nó có thể hỗ trợ nỗ lực của bạn trong việc thu hẹp khoảng cách và đạt được trạng thái mong muốn.

Bây giờ bạn đã biết cách thực hiện phân tích khoảng trống, đây là sơ đồ để bạn tham khảo.

Nhận phân tích khoảng cách chi tiết.

Có sơ đồ phân tích Gap sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nó phải không? Sẽ không thể thực hiện được nếu không có sự trợ giúp của người tạo sơ đồ giỏi nhất— MindOnMap. Nó là một trong những lựa chọn hàng đầu để tiến hành phân tích khoảng cách.

MindOnMap là một công cụ tạo sơ đồ trực tuyến mà bạn có thể truy cập trên nhiều trình duyệt phổ biến khác nhau. Nó cũng cung cấp một phiên bản ứng dụng mà bạn có thể tải xuống trên máy tính cá nhân Windows hoặc Mac của mình. Giao diện trực quan của nó cho phép bạn tạo sơ đồ theo lựa chọn của mình một cách dễ dàng. Hơn nữa, MindOnMap cung cấp một số tùy chọn chỉnh sửa sơ đồ. Với nó, bạn có thể thêm văn bản, hình dạng, đường kẻ, màu tô, v.v. Ngoài sơ đồ phân tích khoảng cách, nó còn cung cấp các tùy chọn và mẫu sơ đồ khác. Nó bao gồm sơ đồ cây, sơ đồ tổ chức, sơ đồ xương cá, v.v.

Các tính năng đáng chú ý của nó bao gồm khả năng hợp tác. Nó cho phép bạn làm việc cùng với các nhóm trong thời gian thực. Nó cũng có thể tích hợp nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, khiến nó trở thành một giải pháp linh hoạt cho doanh nghiệp. Nó đảm bảo bạn có thể thu hẹp khoảng cách giữa vị trí hiện tại và vị trí bạn muốn.

Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Phân tích Gap là gì