Tìm hiểu dòng thời gian dự án là gì và cách tạo

Dòng thời gian của dự án là điều cần thiết để người quản lý dự án và các nhóm xem toàn bộ kế hoạch của họ từ đầu đến cuối. Khi quản lý một dự án, thời gian là kẻ thù lớn nhất của bạn. Đôi khi, bạn có thể bị áp lực phải hoàn thành một dự án trong thời gian cụ thể do khách hàng hoặc quản lý của bạn đưa ra. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải có một mốc thời gian. Nếu bạn đang tìm cách tạo dòng thời gian được cá nhân hóa thì bạn đã đến đúng bài viết. Ở đây, chúng ta đã thảo luận về tiến độ dự án, cách tạo một, nhiều trình tạo dòng thời gian và mẫu khác nhau. Ngoài ra, hãy xem ví dụ về dòng thời gian dự án mà chúng tôi đã cung cấp. Vì vậy, hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu mọi thứ bạn cần.

• Phần 1. Dòng thời gian dự án là gì?
• Phần 2. Cách lập lịch trình dự án
• Phần 3. Người tạo dòng thời gian dự án
• Phần 4. Mẫu dòng thời gian dự án
• Phần 5. Câu hỏi thường gặp về tiến độ dự án

Phần 1. Dòng thời gian dự án là gì?

Bạn có thể đã nghe đến từ 'dòng thời gian dự án' nhưng chưa có bất kỳ ý tưởng nào về nó. Dòng thời gian của dự án là bản trình bày trực quan về các nhiệm vụ hoặc hoạt động theo trình tự thời gian. Nó cung cấp cho người quản lý dự án cái nhìn toàn diện về toàn bộ dự án ở một nơi. Dòng thời gian chia dự án thành các nhiệm vụ và cột mốc nhỏ hơn, mỗi nhiệm vụ đều có thời hạn. Ngoài ra, nó còn cho biết ngày bàn giao của dự án. Một lịch trình dự án có cấu trúc tốt là rất quan trọng để quản lý dự án thành công. Điều này đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành trong khung thời gian được phân bổ.

Tuy nhiên, việc tạo dòng thời gian dự án trong Excel khá khó khăn và có thể tiêu tốn thời gian của bạn. May mắn thay, chúng tôi có một công cụ có thể giúp bạn tạo một công cụ một cách dễ dàng! Để biết nó là gì, hãy chuyển sang phần tiếp theo của bài đăng này.

Phần 2. Cách lập lịch trình dự án

Bạn có cảm thấy sắp hết thời gian để hoàn thành tất cả nhiệm vụ được giao không? Một dòng thời gian dự án là những gì bạn cần. Khi tạo tiến trình dự án, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Phác thảo phạm vi của dự án.

2. Chia dự án thành các phần nhỏ hơn và xác định các nhiệm vụ chính.

3. Xác định sự phụ thuộc của nhiệm vụ.

4. Bao gồm các cột mốc quan trọng.

5. Thiết lập thời hạn rõ ràng cho nhiệm vụ.

6. Đánh giá sự sẵn có của các nguồn lực của bạn.

7. Sử dụng mẫu dòng thời gian của dự án. Ngoài ra, hãy tạo dòng thời gian dự án bằng cách sử dụng công cụ tạo dòng thời gian đáng tin cậy.

Trên thực tế, sử dụng công cụ tạo dòng thời gian sẽ tốt hơn nhiều. Nó cho phép bạn tạo và cá nhân hóa dòng thời gian dự án dựa trên nhu cầu của bạn. Cùng với đó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng MindOnMap. Dưới đây là ví dụ về dòng thời gian dự án được tạo bằng công cụ này.

Nhận tiến độ dự án chi tiết.

MindOnMap là một trong những công cụ tạo dòng thời gian dự án hàng đầu nhờ các chức năng và tính năng đáng tin cậy của nó. Đây là công cụ tạo dòng thời gian trực tuyến miễn phí cho phép bạn dễ dàng tạo tác phẩm theo yêu cầu của mình. Giờ đây, nó cũng có phiên bản ứng dụng nếu bạn muốn tải xuống PC. Ngoài ra, bạn có thể truy cập nó trên tất cả các trình duyệt web. Các trình duyệt này bao gồm Google Chrome, Safari, Edge và nhiều trình duyệt khác. MindOnMap cung cấp nhiều mẫu khác nhau, chẳng hạn như sơ đồ tổ chức, sơ đồ cây, sơ đồ, v.v. Công cụ dựa trên web này cũng cho phép bạn thêm văn bản, chọn hình dạng và màu sắc, chèn ảnh và bao gồm các liên kết. Ngoài ra, MindOnMap còn có thể áp dụng cho việc ghi chú, lập kế hoạch công việc/cuộc sống, quản lý dự án, v.v. Một trong những tính năng tốt nhất của công cụ này là lưu tự động. Do đó đảm bảo không bị mất dữ liệu trong mỗi thay đổi bạn thực hiện trong công việc của mình.

Hơn nữa, tính năng chia sẻ dễ dàng cũng có sẵn. Tính năng này cho phép bạn chia sẻ công việc của mình với bạn bè hoặc đồng nghiệp. Tương tự, bạn có thể sử dụng các tính năng này để tạo dòng thời gian dự án trên MindOnMap. Để tạo dòng thời gian cho dự án của bạn với nó, hãy làm theo các bước dưới đây:

Phần 3. Người tạo dòng thời gian dự án

Trong phần này, chúng tôi đã tổng hợp danh sách một số tùy chọn tạo dòng thời gian phổ biến để bạn xem xét.

1. Dự án Microsoft

Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ và được sử dụng rộng rãi. Nó có tính năng biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian, nhóm và quản lý nhiệm vụ. Khả năng mạnh mẽ của nó khiến nó trở thành lựa chọn phù hợp cho nhiều tổ chức lớn. Tuy nhiên, nó thiếu các công cụ hiện đại như chế độ xem khối lượng công việc, bảng Kanban và bảng điều khiển tùy chỉnh.

2. Trello

Trello là một công cụ quản lý dự án trực quan khác sử dụng bảng và thẻ để tạo tiến trình dự án. Sử dụng nó, bạn có thể xem dòng thời gian được tạo tự động và tùy chỉnh nó. Ngoài ra, bạn có thể nhóm nó theo danh sách, thành viên và thẻ. Trello là một trình tạo dòng thời gian dự án đơn giản cho phép bạn sắp xếp công việc trên bảng Kanban đơn giản.

3. Asana

Asana đóng vai trò như một công cụ về dòng thời gian của dự án, đặc biệt có lợi cho các nhóm có tính cộng tác cao. Nó cung cấp một loạt các khả năng quản lý công việc. Điều này bao gồm các phần phụ thuộc, nhiệm vụ phụ và bảng Kanban trực quan. Với các tính năng dòng thời gian của Asana, bạn có thể thiết lập các phần phụ thuộc để đảm bảo sự rõ ràng.

4. Dự án Zoho

Zoho Projects là chương trình quản lý dự án dựa trên đám mây phù hợp cho các doanh nghiệp và nhóm thuộc mọi quy mô. Nó hỗ trợ quản lý hiệu quả các dự án, nhiệm vụ và thời gian. Các tính năng mạnh mẽ của nó giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch, theo dõi và cộng tác dự án cho người quản lý dự án.

5. Thứ Hai.com

Monday.com là một hệ điều hành công việc cho phép người dùng xây dựng các mốc thời gian của dự án. Nó cho phép người dùng quản lý công việc của họ một cách trực quan hấp dẫn. Công cụ này kết hợp các khả năng cộng tác, dự án, quản lý tác vụ và CRM. Đó cũng là lý do tại sao nó là một trong những lựa chọn phổ biến của người tạo dòng thời gian.

Phần 4. Mẫu dòng thời gian dự án

Mẫu dòng thời gian dự án cung cấp một cấu trúc có tổ chức, nâng cao tính rõ ràng và khả năng giao tiếp. Điều quan trọng cần lưu ý là có nhiều mẫu dòng thời gian dự án khác nhau. Các loại phổ biến nhất là các mốc thời gian biểu đồ Gantt, theo trình tự thời gian (ngang và dọc) và PERT. Hãy giải thích ngắn gọn từng điều.

1. Dòng thời gian của biểu đồ Gantt

biểu đồ Gantt Dòng thời gian được đặt theo tên của một nhân vật nổi tiếng trong lịch sử quản lý dự án, Henry Gantt. Mẫu này được sử dụng rộng rãi để tạo các mốc thời gian của dự án. Nó cho phép người quản lý dự án xem lịch trình, nhiệm vụ, sự phụ thuộc và tiến độ.

2. Dòng thời gian biểu đồ thời gian

Đúng như tên gọi của nó, dòng thời gian biểu đồ thời gian sắp xếp các nhiệm vụ theo trình tự thời gian. Nó cung cấp hai biến thể: dòng thời gian biểu đồ dọc và dòng thời gian biểu đồ ngang. Lựa chọn dòng thời gian của bạn xác định xem nhiệm vụ được hiển thị từ trái sang phải hay từ trên xuống dưới.

3. Dòng thời gian biểu đồ PERT

Một PERT còn được gọi là biểu đồ Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Chương trình. Mẫu này sử dụng các nút hình tròn hoặc hình chữ nhật để tượng trưng cho các cột mốc và nhiệm vụ của dự án. Các nút này được kết nối bằng các đường, thể hiện mối quan hệ và sự phụ thuộc của nhiệm vụ.

Phần 5. Câu hỏi thường gặp về tiến độ dự án