Biểu đồ tổ chức là gì và hoạt động như thế nào | Làm thế nào để tạo ra một cái?

Là một tổ chức, điều quan trọng là phải xem cấu trúc của thương mại hoặc một cơ sở. Đó là tăng cường lực lượng lao động bằng cách hiểu rõ về dây chuyền của công ty. Quan trọng nhất, nếu một tổ chức có hàng trăm nhân viên, việc giám sát sẽ hơi khó thực hiện. Nhưng với cơ cấu tổ chức phù hợp, việc phối hợp xúc tiến sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Vì lý do đó, việc lập Sơ đồ tổ chức sẽ giúp tăng hiệu quả của doanh nghiệp. Do đó, việc xác định hệ thống phân cấp sẽ nâng cao chuỗi lệnh.

• Phần 1. Chính xác là một sơ đồ tổ chức là gì?
• Phần 2. Sơ đồ Tổ chức được sử dụng như thế nào?
• Phần 3. Top 2 người lập sơ đồ tổ chức có cấu trúc tốt
• Phần 4. 7 Các loại sơ đồ tổ chức được sử dụng phổ biến nhất
• Phần 5. Thông tin cần biết trong việc lập sơ đồ tổ chức (Câu hỏi thường gặp)

Phần 1. Chính xác là một sơ đồ tổ chức là gì?

Biểu đồ phân cấp hoặc Sơ đồ tổ chức là một sơ đồ mô tả cấu trúc trực quan của hệ thống nội bộ của một công ty. Đó là thể hiện mối quan hệ của từng thành viên đối với tổ chức. Thông thường, nó có các chi tiết cụ thể về vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân. Nếu công ty được thành lập tốt và có quy mô lớn, bạn sẽ thấy các bộ phận cho mỗi bộ phận để tìm hiểu mối quan hệ của từng nhóm. Biểu đồ được sử dụng phổ biến nhất là loại Biểu đồ 'Phân cấp'. Nó cho thấy thứ hạng của các quan chức từ vị trí cao nhất đến cấp thấp nhất bên dưới họ. Một số biểu đồ được sử dụng là Sơ đồ tổ chức công ty, Sơ đồ quản lý dự án, Kế hoạch cập nhật sản phẩm và Sơ đồ tổ chức bộ phận.

Phần 2. Sơ đồ Tổ chức được sử dụng như thế nào?

Khác với cách lập sơ đồ tổ chức truyền thống, hầu hết các công ty gần đây đã áp dụng cách lập sơ đồ hiện đại. Rất nhiều lần, họ sử dụng phần mềm cơ sở đám mây để cộng tác và đồng bộ dữ liệu. Một số việc sử dụng các bản đồ ký tự chủ yếu được sử dụng cho công ty. Có một mục đích cụ thể như một tổ chức về lý do tại sao các sơ đồ tổ chức được sử dụng. Có năm người trong số họ. Đọc qua văn bản tiếp theo bên dưới.

Xác định quan điểm của Giao tiếp thông qua Giao tiếp Giám sát.

Thông qua đó, nhân viên sẽ có thể xác định điểm giao tiếp thông qua sơ đồ tổ chức. Mục đích của nó là phổ biến thông tin đến đúng người. Một lợi ích khác của nó là sự liên lạc thông suốt của từng thành viên. Nếu biết người đó thuộc bộ phận nào, họ có thể dễ dàng dựa vào đó. Thêm ảnh phía trên mỗi tên cũng sẽ giúp ghi nhớ khuôn mặt của nhau.

Tái cấu trúc phân cấp

Giả sử rằng bạn cần loại bỏ hoặc tái cấu trúc những người thuộc công ty, chuyển đổi vai trò và thăng chức, biểu đồ là tốt nhất để đại diện cho những thay đổi. Bằng cách này, mọi người sẽ dễ dàng hiểu được những thay đổi do Tái thiết mang lại.

Quản ly lực lượng lao động

Sơ đồ tổ chức Lực lượng lao động cho thấy những nhân viên mới được tuyển dụng, đơn đăng ký đang chờ xử lý và tổng hợp những người trong danh sách chờ đợi. Về cơ bản, Bộ phận Tuyển dụng cần sử dụng các loại biểu đồ này vì nó dễ theo dõi hơn.

Lập kế hoạch nguồn nhân lực

Khi sắp xếp lại các vai trò, nhiệm vụ của nhóm Nhân sự là thực hiện các thay đổi hoặc vị trí của từng thành viên trong công ty. Hầu hết mọi người trong tổ chức sẽ dựa vào tổ chức của đội ngũ nhân sự.

Gia phả Gram

Cuối cùng, Genealogy gram thường được dùng để thể hiện mối quan hệ của từng thành viên trong gia đình từ trên xuống dưới. Trong Biểu đồ này, bạn có thể thêm thông tin cá nhân như tên, ngày sinh và các thông tin khác mà tổ chức cho phép.

Phần 3. Top 2 người lập sơ đồ tổ chức có cấu trúc tốt

Một số công ty cung cấp môi trường làm việc linh hoạt và nhân viên từ xa từ các quốc gia khác nhau nhận thấy sơ đồ phân cấp hữu ích khi mọi người đều truy cập vào nó. Mọi nhân viên sẽ có cơ hội để động não và làm việc hiệu quả hơn. Điều đó nói rằng, cộng tác chéo là một trong những phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập Biểu đồ tổ chức. Bạn cũng có thể tham khảo danh sách phần mềm dựa trên đám mây mà bạn có thể sử dụng để tạo Biểu đồ tổ chức.

MindOnMap

Tạo một sơ đồ tổ chức độc đáo rất thú vị với MindOnMap. Bản đồ Tư duy sẽ giúp bạn biến ý tưởng của mình thành hiện thực. Hơn thế nữa, giúp bạn trở nên sáng tạo hơn trong việc làm ra nó. Không thể phủ nhận khả năng tiếp cận và khả năng tương thích của công cụ này rất linh hoạt. Truy cập trực tuyến bằng bất kỳ trình duyệt nào mà không do dự điều hướng trên trang web. Kỹ thuật hay không, bạn sẽ có thể sử dụng công cụ. Bạn không cần phải giỏi nó để sử dụng nó. Ngay cả những người mới bắt đầu có thể học nó trong thời gian ngắn. Cho dù đó là cho mục đích sử dụng chuyên nghiệp hay cá nhân, nó đều đáng tin cậy. Đó là lý do tại sao điều này là lý tưởng cho bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào; lớn hay nhỏ, bạn có thể dễ dàng lập sơ đồ tổ chức một cách dễ dàng. Nó cũng có một số mẫu làm sẵn mà bạn có thể theo dõi và chỉnh sửa. Thêm nhiều biểu tượng dễ thương để thỏa sức sáng tạo trong bạn. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy công cụ này có thể dễ dàng như thế nào để tạo và truy cập vào sơ đồ quản lý tổ chức. Đọc qua hướng dẫn bên dưới.

PowerPoint SmartArt

Ngoài việc dựa vào phần mềm dựa trên đám mây, bạn có biết rằng Microsoft PowerPoint có một tính năng cụ thể từ dải băng được gọi là Nghệ thuật thông minh? Mặc dù các mẫu được bao gồm ít hơn các mẫu khác, nhưng vẫn rất tốt để xem thông tin. Đặc biệt nhất là nếu bạn đang thực hiện một bài thuyết trình trong này Trình tạo biểu đồ tổ chức, bạn có thể dễ dàng thêm nó. Các mẫu đơn giản và dễ kết hợp. Ngoài ra, mỗi mẫu đều có thể chỉnh sửa được, bạn có thể thay đổi màu của từng nút, dòng và thậm chí cả phông chữ bạn sẽ sử dụng. Nếu bạn không thường xuyên duyệt các tính năng của PPT, bạn sẽ nhận thấy điều này. Trong khi đó, SmartArt rất dễ tìm và sử dụng. Bắt đầu tạo biểu đồ phân cấp bằng cách sử dụng hướng dẫn bằng văn bản bên dưới.

Mặt khác, nếu bạn không tự tin hoặc không hài lòng với mẫu và muốn kiểm tra xem có gì khác, đây là một số loại biểu đồ Tổ chức.

Phần 4. 7 Các loại sơ đồ tổ chức được sử dụng phổ biến nhất

Cấu trúc phân cấp

Trong số các cấu trúc, Cấu trúc phân cấp là cấu trúc nổi tiếng nhất đối với kiểu tổ chức của Biểu đồ. Trong cấu trúc này, nhân viên được phân loại từ cao nhất đến thấp nhất. Bên cạnh đó, mỗi nhân viên được phân nhóm theo bộ phận và chức năng. Nó bao gồm Nhân sự, Kế toán, Tuyển dụng, Quản trị viên và nhóm hoặc cá nhân nhỏ nhất trong công ty. Bên cạnh đó, bạn có thể nhóm nhân viên từ các khu vực khác nhau nếu bạn có quan hệ đối tác với các quốc gia khác. Ngoài ra, không chỉ mọi người có thể được xếp hạng bằng cách sử dụng cấu trúc này, ngay cả các sản phẩm. Bạn có thể phân loại theo sản phẩm cho đến các dịch vụ mà nó bao gồm.

Cấu trúc ngang hoặc phẳng

Các công ty khởi nghiệp hoặc các tổ chức nhỏ thường sử dụng cấu trúc phẳng hoặc cấu trúc ngang. Một lý do là sẽ rất phức tạp để phác thảo một lực lượng lao động lớn hơn cho loại mô hình này. Vì bố cục là Ngang, mỗi khi bạn thêm một nút hoặc nút con, nó sẽ mở rộng theo cấu trúc theo chiều dài. Nếu bạn thêm nhiều hơn vào nó, nó sẽ trông choáng ngợp. Ngoài ra, rất nhiều thứ từ hệ thống phân cấp bị loại bỏ để hiển thị bộ phận đơn giản nhất hoặc thiết yếu nhất mà mọi người có thể đi đến.

Cấu trúc mạng

So với cấu trúc trước, cấu trúc này phức tạp hơn. Cấu trúc mạng sẽ cung cấp cho bạn các bộ phận bên trong và bên ngoài chi tiết và cụ thể hơn. Cấu trúc mạng xã hội lấy cảm hứng từ Cấu trúc mạng ít phân cấp hơn, và đôi khi mọi người thấy nó phức tạp. Tuy nhiên, mặc dù sự phức tạp trực quan và sự phân cấp của Biểu đồ này có thể khó hiểu, nhưng nó mang nhiều thông tin hơn và mô tả nhiều quyền kiểm soát hơn đối với tổ chức.

Cấu trúc ma trận

Cấu trúc ma trận, hay họ gọi là Cấu trúc lưới. Ưu tiên cho hệ thống phân cấp truyền thống, điều này khá linh hoạt. Trong cấu trúc này, việc đưa những người vào bảng xếp hạng được chọn lọc thủ công. Điều đó có nghĩa là những người có kỹ năng giống hệt nhau được đưa đến các nhiệm vụ khác nhau. Một không giới hạn ở một bộ phận; thay vào đó, họ linh hoạt để được chỉ định ở bất cứ đâu. Các đường chấm chấm thường được sử dụng để thể hiện mối quan hệ đó khi kết nối các nhân viên linh hoạt với một bộ phận khác.

Cấu trúc phòng ban

Cơ cấu bộ phận là một khuyến nghị tốt để trao quyền cho một bộ phận trong công ty. Một tập đoàn lớn thường sử dụng Biểu đồ này. Đặc biệt nhất nếu công ty có một số công ty con hoặc công ty chị em, mỗi bộ phận hoạt động riêng lẻ, làm cho các bộ phận độc lập với nhau. Mỗi bộ phận có đội ngũ hoạt động, bao gồm tiếp thị, bán hàng, CNTT, tuyển dụng, v.v. Trọng tâm của Biểu đồ thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của công ty. Thông thường, những gì cần thiết sẽ được ưu tiên. Bạn có thể sử dụng ba loại cấu trúc phân chia: dựa trên thị trường, dựa trên sản phẩm và dựa trên địa lý.

Cơ cấu tổ chức dòng

Cơ cấu tổ chức theo dòng là dạng sơ đồ tổ chức phổ biến và cũ nhất. Cấu trúc là một dòng chảy thẳng đứng. Giống như Cấu trúc phân cấp, tổ chức được sắp xếp theo quyền hạn và chức vụ, từ trên xuống dưới, xuống đến nhân viên có cấp bậc thấp nhất. Vì nó là một dòng thuần túy, không có sự sáng tạo và các biểu tượng khác ngoài các nút. Chỉ văn bản và dòng được sử dụng. Đó là lý do tại sao nó còn được gọi là bản vẽ đường tổ chức vì nó đơn giản.

Cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm

Ít thứ bậc hơn và giống như một bản tóm tắt của toàn bộ tổ chức. Cơ cấu bắt đầu với Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành, Người quản lý, sau đó là Trưởng nhóm. Mặc dù họ được phân loại là một nhóm, họ cam kết thực hiện các vai trò cá nhân. Ngày nay, nhiều tập đoàn áp dụng một cách thức mới để cấu trúc công ty, đặc biệt là khi các doanh nghiệp giao dịch với các dịch vụ và nhà cung cấp.

Phần 5. Điều cần biết Thông tin khi Lập Sơ đồ Tổ chức (Câu hỏi thường gặp)