Cơ cấu tổ chức của Phòng Nhân sự (HR)
Trong hàng trăm ngành công nghiệp khác nhau, các doanh nghiệp có nhiều quy mô và cấu hình khác nhau. Cho dù một công ty có mười hay hàng nghìn nhân viên, thì Nhân sự hay HR là một trong những phòng ban quan trọng nhất. Nhưng để một nhóm làm việc tốt nhất có thể, phải có một cấu trúc được xác định cho phép mỗi thành viên xử lý các yêu cầu của công ty. Các phòng ban HR có thể quản lý điều đó dễ dàng với sự trợ giúp của sơ đồ tổ chức HR. Với tất cả những điều đó, bài viết này sẽ giải thích định nghĩa của Cơ cấu tổ chức phòng nhân sự và cách chúng ta có thể tạo biểu đồ một cách dễ dàng.
- Phần 1. Cơ cấu tổ chức HR là gì
- Phần 2. Cách tạo sơ đồ tổ chức nhân sự
- Phần 3. 3 công cụ tốt nhất để tạo sơ đồ tổ chức HR
- Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Cơ cấu tổ chức HR
Phần 1. Cơ cấu tổ chức HR là gì
Các chức năng và nghĩa vụ khác nhau của Nguồn nhân lực trong một công ty được cấu trúc và thực hiện theo một khuôn khổ gọi là biểu đồ cấu trúc phòng ban nguồn nhân lực. Cấu trúc có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, từ một hệ thống đơn giản trong đó một người xử lý tất cả các hoạt động của nguồn nhân lực đến các cấu trúc phòng ban phức tạp trong đó một số thành viên trong nhóm tập trung vào các nhiệm vụ khác nhau của nguồn nhân lực. Trên thực tế, nhiều người trong số họ tin rằng cốt lõi của bất kỳ công ty nào là phòng ban Nguồn nhân lực. Sau đây, chúng ta hãy cùng khám phá các yếu tố quan trọng nhất của phòng ban này:
Tuyển dụng và Thu hút Nhân tài
Thành phần này liên quan đến việc tìm đúng người và đưa họ vào công ty. Quy mô của công ty sẽ xác định xem bạn là một nhóm tập trung vào điều này hay chỉ có một người giải quyết vấn đề này. Họ chỉ có được những Nhân tài giỏi nhất bằng cách tham gia tổ chức thông qua nhiều chiến lược và nguồn khác nhau như chiến dịch tuyển dụng, trang web việc làm, v.v.
Đào tạo và Phát triển
Đào tạo và phát triển sẽ diễn ra sau quá trình tuyển dụng. Nhóm nên cung cấp nhiều kỹ năng nâng cao và đảm bảo sự phát triển trong nghề nghiệp cho mọi người.
Phần 2. Cách tạo sơ đồ tổ chức nhân sự
Chúng tôi có một quy trình chung để tạo biểu đồ tổ chức HR. Liên quan đến điều đó, đây là hướng dẫn từng bước để xây dựng biểu đồ tổ chức cho nguồn nhân lực của bạn.
Điều đầu tiên chúng ta cần làm là xác định chức năng của phòng ban của bạn. Một số chức năng mà chúng ta cần biết là Tuyển dụng, Thuê, Học tập, Phát triển, Quan hệ nhân viên, v.v. Tại đây, bạn thêm thông tin quan trọng về các thành viên nhóm nhân sự vào sơ đồ tổ chức. Chúng có thể bao gồm tên, chức vụ, ảnh và địa chỉ email.
Vẽ biểu đồ của bạn bằng một công cụ phù hợp. Có một số công cụ để tạo biểu đồ tổ chức HR. Microsoft Word cung cấp vô số thiết kế biểu đồ miễn phí. Đã đến lúc làm cho biểu đồ của bạn hiển thị với mọi thành viên trong tổ chức sau khi bạn hoàn thành thiết kế.
Thường xuyên cập nhật cơ cấu tổ chức cho nguồn nhân lực. Mỗi khi có nhân viên mới được tuyển dụng, có sự thay đổi vai trò trong HR hoặc một nhân viên rời khỏi công ty, tài liệu này cần được cập nhật.
Nhân viên của bạn sẽ được hưởng lợi từ sự cởi mở hơn nếu cấu trúc HR của bạn được tổ chức tốt và toàn diện, và nó cũng sẽ hỗ trợ bạn xác định các lĩnh vực quan trọng cần cải thiện trong bộ phận HR hiện tại của bạn. Nếu bạn chưa có, hãy tạo ngay một cái bằng cách làm theo các hướng dẫn dễ dàng ở trên. Nhưng nếu bạn vẫn cần một công cụ để tạo một cái, thì vui lòng chuyển sang phần tiếp theo và chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn công cụ tốt nhất để sử dụng trong việc tạo biểu đồ của bạn một cách dễ dàng.
Phần 3. 3 công cụ tốt nhất để tạo sơ đồ tổ chức HR
MindOnMap
Khi chúng ta tìm hiểu những công cụ tốt nhất để xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự, hãy bắt đầu với công cụ tuyệt vời nhất. MindOnMap sở hữu mọi tính năng mà chúng ta cần để tạo ra các biểu đồ và sơ đồ tuyệt vời. Công cụ lập bản đồ này sở hữu các tính năng miễn phí mà chúng ta có thể sử dụng trong việc lập bản đồ. Tại đây, chúng ta có thể có các mẫu biểu đồ khác nhau. Ngoài ra, nó có một biểu tượng độc đáo mà chúng ta có thể sử dụng để bố trí các biểu đồ hấp dẫn về mặt thị giác.
Deel
Deel cũng là một nền tảng HR tuyệt vời khác phù hợp với các nhóm đa quốc gia. Một trong những tính năng đáng chú ý của Deel là công cụ Org Chart, giúp dễ dàng tìm thấy các thành viên trong nhóm trên toàn tổ chức. Người dùng plugin Slack thậm chí có thể xem cấu trúc của các nhóm, lọc qua các quan sát về cách các nhóm hòa hợp với nhau và tìm kiếm thẻ hồ sơ và lĩnh vực chuyên môn. Vì lý do này, đây là một công cụ hữu ích cho các công ty ở mọi quy mô để đảm bảo rằng mọi người đều hợp tác thành công và xác định vai trò và trách nhiệm.
Lucidchart
Một công cụ khác mà bạn có thể sử dụng là ứng dụng lập sơ đồ dựa trên đám mây được sử dụng rộng rãi có tên là Lucidchart để tạo sơ đồ biểu đồ tổ chức. Với nền tảng hợp nhất của họ, bạn có thể dễ dàng thiết kế sơ đồ tổ chức theo thứ bậc bằng cách tải dữ liệu nhân sự từ Google Trang tính, tệp Excel hoặc CSV hoặc cả hai. Để hỗ trợ bạn quản lý các giấy tờ quan trọng, bạn có thể xác định nhu cầu của các thành viên nhóm khác nhau và thiết lập quyền truy cập của người dùng để cấp cho nhân viên của bạn quyền chỉ xem.
Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Cơ cấu tổ chức HR
Đội ngũ nhân sự nên được cấu trúc như thế nào?
Quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp sẽ quyết định cách tổ chức nhóm nhân sự; nói chung, điều này có nghĩa là phân công vai trò cho việc tuyển dụng, quan hệ nhân viên, trả lương, đào tạo và tuân thủ.
HR nằm ở vị trí nào trong sơ đồ tổ chức?
Lãnh đạo cấp cao thường phụ trách HR, thường báo cáo với CEO, COO hoặc Giám đốc nhân sự, hay CHRO. Cách tiếp cận này nhấn mạnh vai trò chiến lược mà HR đóng trong việc thu hẹp khoảng cách giữa quản lý cấp dưới và nhân viên bằng cách phối hợp quản lý tài năng với các mục tiêu của tổ chức.
Một phòng nhân sự lý tưởng trông như thế nào?
Một phòng nhân sự hoàn hảo phải có các công việc chuyên môn, lực lượng lao động lớn và có phương tiện để quản lý việc tuyển dụng, đào tạo, tuân thủ và tạo ra môi trường làm việc vui vẻ.
Bạn nên chú ý đến những chỉ số nào về HR?
Năng suất của nhân viên, tình trạng vắng mặt, ROI đào tạo, mức độ hài lòng của nhân viên, tỷ lệ luân chuyển nhân viên và thời gian tuyển dụng là những chỉ số quan trọng của HR. Các chỉ số này hỗ trợ việc ra quyết định lập kế hoạch lực lượng lao động và hỗ trợ đánh giá hiệu quả của HR.
Chức năng của HR trong doanh nghiệp là gì?
Toàn bộ vòng đời của nhân viên, liên quan đến việc tuyển dụng, tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, quan hệ nhân viên và tuân thủ luật lao động, phải được HR chăm sóc. Bên cạnh đó, nó cũng hướng đến một bầu không khí làm việc lành mạnh thông qua sự phối hợp với nguyện vọng cá nhân của doanh nghiệp.
Sự kết luận
Biểu đồ tổ chức HR là phương tiện tuyệt vời để duy trì trách nhiệm giải trình và mục tiêu thống nhất. Bạn có thể chắc chắn rằng bạn đang lập biểu đồ doanh nghiệp của mình một cách chính xác và toàn diện bằng cách sử dụng các công cụ biểu đồ tổ chức. Đó là lý do tại sao, trên bài viết này là các bước đơn giản mà chúng ta có thể thực hiện để tạo biểu đồ của bạn. Hơn nữa, chúng tôi hy vọng rằng danh sách các công cụ biểu đồ tổ chức tốt nhất hữu ích với bạn. Nhưng, nếu bạn đang tìm kiếm các gợi ý về những gì người tạo sơ đồ tổ chức bạn sẽ sử dụng, thì bạn phải sử dụng MindOnMap. Công cụ lập bản đồ này sở hữu mọi thứ bạn cần để có sơ đồ tổ chức hấp dẫn về mặt thị giác. Bạn có thể sử dụng ngay bây giờ và khám phá thêm nhiều tính năng của nó.
