Ma trận Eisenhower là gì và cách sử dụng nó hiệu quả
Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa thành công, đặc biệt là trong thế giới phát triển nhanh chóng của chúng ta. Do đó, việc tạo danh sách việc cần làm là điều bắt buộc để hoàn thành mọi công việc của bạn. Hiện nay, Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý công việc phổ biến. Và vì vậy, nếu bạn muốn sử dụng nó cho nhu cầu của mình, hãy tiếp tục đọc hướng dẫn này. Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu về Ma trận Eisenhower. Bằng cách đó, bạn sẽ hiểu rõ hơn mục đích của nó. Sau đó chúng ta sẽ dạy cách sử dụng Ma trận Eisenhower theo hướng dẫn đơn giản. Cuối cùng, chúng tôi đã liệt kê 2 công cụ tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để tạo Ma trận Eisenhower.
- Phần 1. Ma trận Eisenhower là gì
- Phần 2. Cách sử dụng ma trận Eisenhower
- Phần 3. Cách lập ma trận Eisenhower
- Phần 4. Những câu hỏi thường gặp về cách sử dụng ma trận Eisenhower
Phần 1. Ma trận Eisenhower là gì
Ma trận Eisenhower là một cách sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và tính cấp bách của chúng. Đó là một phương pháp được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower. Ông là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông cũng được biết đến với kỹ năng quản lý thời gian đặc biệt của mình. Do đó, Ma trận Eisenhower đã trở thành một công cụ quản lý thời gian và ưu tiên mạnh mẽ. Vì nó cung cấp một khuôn khổ để các cá nhân đưa ra quyết định sáng suốt. Bằng cách đó, họ sẽ biết nên hướng nỗ lực của mình vào đâu. Thêm vào đó, nó cho phép họ tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng. Vì vậy, cuối cùng, họ có thể đạt được cách tiếp cận cân bằng và hiệu quả hơn trong việc quản lý thời gian.
Sau khi tìm hiểu về phương pháp này, hãy chuyển sang phần sau để tìm hiểu cách sử dụng Ma trận Eisenhower.
Phần 2. Cách sử dụng ma trận Eisenhower
Đầu tiên, bạn phải hiểu rằng Ma trận Eisenhower được chia thành bốn góc phần tư. Bạn sẽ bắt đầu với bốn hộp trống, mỗi hộp một. Vì vậy, bạn phải gắn nhãn các góc phần tư này dựa trên những điều sau:
Góc phần tư thứ nhất (Phía trên bên trái): Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách.
Góc phần tư thứ hai (Phía trên bên phải): Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.
Góc phần tư thứ ba (Phía dưới bên trái): Khẩn cấp nhưng không quan trọng.
Góc phần tư thứ tư (Phía dưới bên phải): Không khẩn cấp cũng không quan trọng.
Trước khi tìm hiểu cách tạo Ma trận Eisenhower trong Excel hoặc các công cụ khác, dưới đây là cách sử dụng:
1. Liệt kê nhiệm vụ và chỉ định mức độ ưu tiên
Bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành. Danh sách của bạn có thể bao gồm các dự án liên quan đến công việc, mục tiêu cá nhân hoặc bất kỳ hoạt động nào khác. Đánh giá từng nhiệm vụ dựa trên tính cấp bách và tầm quan trọng của nó. Phân loại mỗi nhiệm vụ thành một trong bốn góc phần tư được đề cập ở trên.
2. Giải quyết các nhiệm vụ trong Góc phần tư 1
Nhiệm vụ trong Phần tư thứ 1 đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Hãy tập trung hoàn thành những nhiệm vụ này một cách nhanh chóng. Bằng cách đó, bạn sẽ ngăn chúng trở thành khủng hoảng.
3. Lịch trình Phần tư thứ 2
Phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ trong Phần tư thứ hai. Dù không cấp bách nhưng những nhiệm vụ này góp phần đáng kể vào mục tiêu của bạn. Việc lập kế hoạch và lịch trình đảm bảo chúng nhận được sự chú ý trước khi chúng trở nên khẩn cấp.
4. Đại biểu hoặc Giới hạn Góc phần tư thứ 3
Các nhiệm vụ trong Phần tư thứ 3 có thể được ủy quyền nếu có thể. Vì những nhiệm vụ này là khẩn cấp nhưng không quan trọng về mặt cá nhân. Nếu việc ủy quyền không phải là một lựa chọn, hãy giảm thiểu thời gian dành cho những nhiệm vụ này.
5. Loại bỏ các nhiệm vụ trong Phần tư thứ 4.
Đánh giá xem các nhiệm vụ trong Góc phần tư thứ tư có cần thiết hay không. Nếu không, hãy loại bỏ hoặc ủy quyền cho họ. Nếu họ đóng góp ít giá trị, hãy xem xét lại vị trí của họ trong các ưu tiên của bạn.
Phần 3. Cách lập ma trận Eisenhower
Tùy chọn 1. MindOnMap
Để hiển thị Ma trận Eisenhower của bạn dưới dạng trình bày trực quan, bạn có thể sử dụng rất nhiều công cụ. Tuy nhiên, với những điều này, việc chọn một có thể là một thách thức. Cùng với đó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng MindOnMap. Đây là một chương trình dựa trên web mà bạn có thể sử dụng để tạo nhiều sơ đồ khác nhau. Bây giờ, nó cũng có sẵn ngoại tuyến bằng cách tải xuống phiên bản ứng dụng của nó. Ngoài ra, công cụ này còn cung cấp một số tính năng giúp bạn hình dung sơ đồ của mình. Nó bao gồm các bố cục khác nhau mà bạn có thể sử dụng, như sơ đồ cây, sơ đồ, sơ đồ tổ chức, v.v. Ngoài ra, nó còn cung cấp nhiều biểu tượng, chủ đề và chú thích độc đáo. Ngoài ra, bạn thậm chí có thể chèn liên kết và hình ảnh. Do đó cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn hơn để cá nhân hóa công việc của bạn. Cuối cùng, bạn có thể tạo bất kỳ ma trận nào ở đây, bao gồm Ma trận Eisenhower. Đây là cách thực hiện:
Nhấp vào nút Tải xuống miễn phí bên dưới để tải MindOnMap trên thiết bị của bạn.
An toàn tải
An toàn tải
Bây giờ, hãy đảm bảo tạo một tài khoản miễn phí để truy cập đầy đủ vào công cụ. Sau khi truy cập, hãy chọn bố cục bạn muốn từ các tùy chọn có sẵn. Bạn có thể chọn từ Bản đồ tư duy, Xương cá, Bản đồ cây, sơ đồ, v.v.
Sau đó, nhấp vào hình dạng bạn muốn thêm vào sơ đồ của mình. Tùy chỉnh kích thước của nó theo nhu cầu của bạn sau khi nó được đặt trên khung vẽ. Sau đó, nhập thông tin chi tiết cho từng góc phần tư.
Khi bạn hài lòng với ma trận của mình, bây giờ bạn có thể lưu nó. Thực hiện bằng cách nhấn nút Xuất ở bên phải của công cụ. Sau đó, chọn định dạng đầu ra mong muốn.
Tùy chọn 2. Excel
Microsoft Excel là một công cụ khác cung cấp cách tạo và quản lý Ma trận Eisenhower. Mặc dù đây là phần mềm bảng tính phổ biến nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó cho các mục đích khác. Với nó, bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ, ưu tiên các hoạt động và thể hiện trực quan khối lượng công việc của mình. Bây giờ, vì nó phổ biến nên bạn có thể quen với cách thức hoạt động của nó. Do đó, bạn cũng có thể thấy giao diện của nó trực quan. Bạn cũng có thể tạo biểu đồ cột trong excel. Và đây là cách tạo Ma trận Eisenhower trong Excel:
Đầu tiên, khởi chạy Microsoft Excel và mở bảng tính mới để bắt đầu. Chỉ định các cột cho tên nhiệm vụ, mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.
Sử dụng các ô để thể hiện mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. Sau đó, nhập danh sách nhiệm vụ của bạn vào các cột được chỉ định.
Để nhấn mạnh hơn các nhiệm vụ của bạn, bạn có thể tô màu các ô được cung cấp trong Excel. Nhấp vào nút Điền màu để chọn màu bạn muốn. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi kiểu phông chữ và văn bản theo ý muốn.
Sau khi hài lòng, hãy lưu tác phẩm của bạn bằng cách nhấp vào tab Tệp ở phần trên. Cuối cùng, nhấp vào Tiết kiệm nút để lưu nó trực tiếp. Hoặc chọn Save As để sửa tên file và chọn đích lưu.
Phần 4. Những câu hỏi thường gặp về cách sử dụng ma trận Eisenhower
Mục đích của Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower giúp các cá nhân sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Nó cho phép họ phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Do đó, nó giúp họ quản lý thời gian và ra quyết định hiệu quả.
Phương pháp ABC Eisenhower là gì?
Phương pháp ABC Eisenhower là phiên bản đơn giản hóa của Ma trận Eisenhower. Nó cũng là một phương pháp được sử dụng để giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Nó có nghĩa là nhiệm vụ của bạn được gắn nhãn ABC. Đối với A, đây là những nhiệm vụ vừa quan trọng vừa cấp bách. Bây giờ, B dành cho những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. Cuối cùng, nhiệm vụ C ít quan trọng hơn và thường mang tính chất thường xuyên.
Ma trận Eisenhower dành cho các nhà điều hành là gì?
Đối với các nhà điều hành, Ma trận Eisenhower là một công cụ chiến lược để quản lý các ưu tiên cấp cao. Nó hỗ trợ trong việc xác định các nhiệm vụ quan trọng góp phần vào các mục tiêu dài hạn. Vì vậy, nó đảm bảo rằng thời gian và nguồn lực được phân bổ hiệu quả cho sự thành công của tổ chức.
Ma trận Eisenhower dành cho sinh viên là gì?
Đối với sinh viên, Ma trận Eisenhower giúp ưu tiên các nhiệm vụ học tập và cá nhân. Nó cho phép họ tập trung vào những thời hạn khẩn cấp. Sau đó, phân bổ thời gian cho những công việc quan trọng nhưng không cấp bách. Nó có thể bao gồm các dự án dài hạn và tránh các hoạt động lãng phí thời gian. Phương pháp này thúc đẩy thói quen học tập hiệu quả và kỹ năng quản lý thời gian.
Sự kết luận
Đến bây giờ bạn đã học được cách sử dụng Ma trận Eisenhower thông qua hướng dẫn này. Không chỉ vậy, bạn còn khám phá ra có nhiều cách để thể hiện ma trận của mình một cách trực quan. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng MindOnMap. Công cụ này cũng đảm bảo với bạn rằng trong quá trình chỉnh sửa, bạn sẽ không mất bất kỳ dữ liệu quan trọng nào. Đó là bởi vì nó cung cấp tính năng tự động lưu sau khi bạn ngừng thao tác trên đó sau vài giây. Vì vậy, bạn sẽ không có gì phải lo lắng khi tạo Ma trận Eisenhower hoặc các sơ đồ và ma trận khác.
