Những cách dễ dàng để tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Là người quản lý dự án, bạn vẫn lo lắng về tiến độ dự án không rõ ràng và cách giải quyết vấn đề chưa hiệu quả? Là một giáo viên đại học, bạn cũng đang suy nghĩ làm thế nào để giải thích các điểm kiến thức khác nhau một cách thú vị và rõ ràng? Đừng lo lắng, bạn có thể giải quyết nó bằng cách Xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS). Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày 3 cách dễ dàng để tạo định dạng phân chia công việc.
- Phần 1. Cách tạo cấu trúc phân chia công việc với MindOnMap
- Phần 2. Cách tạo cấu trúc phân chia công việc trong Excel
- Phần 3. Cách tạo cấu trúc phân chia công việc với Wondershare EdrawMax
- Phần 4. Câu hỏi thường gặp
Phần 1. Cách tạo cấu trúc phân chia công việc với MindOnMap
MindOnMap là một phần mềm thân thiện với người dùng, cung cấp cho nhân viên dự án một công cụ chuyên nghiệp để tạo bản đồ tư duy. Thiết kế của nó rất đơn giản và chức năng của nó rất rõ ràng. Bạn có thể tải xuống miễn phí xuống máy tính Windows và Mac của mình ngoài việc hỗ trợ phiên bản web. Ngoài ra, bạn có thể tự do sử dụng nó cho các nhu cầu đơn giản và thiết bị hạn chế. Bên cạnh đó, nó cũng rất toàn diện và giúp người dùng tổ chức, lập kế hoạch và tổ chức các dự án của họ tốt hơn. Với trình tạo cấu trúc phân chia công việc này, bạn có thể phát triển và lập kế hoạch cấu trúc phân chia công việc một cách dễ dàng.
Vậy làm cách nào để xây dựng cấu trúc phân chia công việc trên MindOnMap? Dưới đây là các bước.
Nhấp vào nút sau để tải miễn phí công cụ tạo bảng phân tích công việc này về máy tính của bạn.
An toàn tải
An toàn tải
Mở phần mềm MindOnMap và đăng nhập bằng email của bạn. Chọn Mới từ bảng điều khiển bên trái. Bạn sẽ thấy giao diện như thế này và bạn có thể chọn loại bản đồ tư duy mà bạn muốn, bao gồm Mindmap thông thường, TreeMap, Fishbone, Flowchart, v.v.
Chúng ta hãy lấy sơ đồ tư duy thông thường làm ví dụ; nhấp vào nút Bản đồ tư duy.
Nếu bạn chọn Chủ đề trung tâm để nhập chủ đề phân tích công việc của mình. Sau đó bấm vào Đề tài , bạn sẽ có một nhánh nhỏ bên dưới chủ đề trung tâm để nhập tiêu đề phụ cho tác phẩm của mình.
Hình ảnh dưới đây cho thấy hiệu quả sau ba lần nhấp chuột. Ba tiêu đề phụ đã được mở rộng.
Tương tự, nếu bạn di con trỏ chuột lên trên Chủ đề chính và nhấp vào chủ đề phụ, bạn sẽ phân nhánh thành các khu vực nhỏ theo chủ đề đó.
Lời khuyên: Trong trường hợp bạn cần những chức năng này, MindOnMap cũng có một số nút bổ sung, như bạn có thể thấy trong hình bên dưới, để giúp bạn tạo cấu trúc phân chia công việc của mình tốt hơn. Ví dụ: bạn có thể chèn hình ảnh, liên kết và nhận xét để giúp bạn tạo một số bản đồ tư duy công việc như sơ đồ, cấu trúc phân tích, v.v. Các bước thực hiện tương tự như hướng dẫn ở trên, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn.
Sau khi bạn hoàn thành việc tạo cấu trúc phân tích công việc của mình, hãy nhấp vào Tiết kiệm để giữ tệp dự án WBS của bạn.
MindOnMap có thể thực hiện nhiều cấu trúc phân chia công việc, bao gồm ý tưởng bài viết của bộ phận chúng tôi, lập kế hoạch sự kiện, v.v. Giao diện của phần mềm này rất thú vị và đẹp mắt, rất dễ chịu khi sử dụng khi chúng ta làm việc. Nhiều loại bản đồ tư duy của nó cũng có thể đáp ứng nhu cầu của chúng ta về mọi mặt. Sau khi sử dụng phần mềm này, suy nghĩ của chúng tôi trở nên rõ ràng hơn đáng kể, hiệu quả làm việc được cải thiện và chúng tôi có thể hiểu rõ hơn về WBS của nhau.
Phần 2. Cách tạo cấu trúc phân chia công việc trong Excel
Excel là một công cụ đa năng chủ yếu được sử dụng để tạo tài liệu văn bản và bảng tính. Nó có thể thực hiện các tính toán và hỗ trợ phân tích và nhập dữ liệu khác nhau lập bản đồ tư duy nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng đôi khi làm việc trên Excel cấu trúc phân tích.
Tiếp theo, chúng ta hãy cùng nhau tạo một cấu trúc phân tích Excel.
Mở phần mềm Excel trên máy tính để bàn của bạn, tìm thanh công cụ ở trên rồi tìm và nhấp vào Chèn cái nút. Sau đó, một thanh công cụ phụ sẽ xuất hiện. Nhấn vào Nghệ thuật thông minh cái nút.
Bây giờ, một cửa sổ hiện ra trước mắt bạn. Chọn hình thức bản đồ tư duy phù hợp với kế hoạch của bạn. Giả sử chúng ta cần một cấu trúc phân chia công việc theo quy trình. Do đó, chúng tôi nhấp vào nút xử lý và chọn loại bản đồ tư duy mà chúng tôi cần.
Sau khi gõ nội dung vào kiểu sơ đồ tư duy chúng ta chọn thì có thể nhìn thấy. Nếu chúng ta muốn thêm ý vào dưới ý chính thì nhấn vào Thêm dấu đầu dòng.
Nếu chúng tôi cho rằng ba điểm chính là không đủ để bày tỏ ý kiến của mình, chúng tôi có thể nhấp vào Thêm hình dạng để mở rộng biểu hiện của chúng tôi.
Sau khi làm xong mọi việc nhớ lưu lại nhé.
Excel là một công cụ tiện lợi và nhanh chóng, nhưng do bản đồ tư duy không phải là chức năng chính nên nó thường đòi hỏi thao tác thủ công nhiều hơn. Cấu trúc phân chia công việc của một số dự án lớn và phức tạp cũng sẽ bị hạn chế.
Phần 3. Cách tạo cấu trúc phân chia công việc với Wondershare EdrawMax
Edraw Max là một phần mềm vẽ tư duy nhanh chóng, đơn giản và dễ sử dụng, có thể giúp người dùng tạo các bản vẽ thiết kế, bản vẽ thiết kế trang web, biểu đồ dòng thời gian, bản đồ tư duy, v.v. Nó cung cấp cho người dùng nhiều dạng cấu trúc phân chia công việc khác nhau để lựa chọn. Làm cách nào chúng ta có thể phát triển cấu trúc phân chia công việc bằng công cụ này? Dưới đây là các bước.
Đầu tiên bạn cần tải phần mềm này về máy tính để sử dụng.
Sau khi đăng nhập vào tài khoản, bạn sẽ thấy giao diện. Tìm Mới nút ở góc trên bên trái.
Chọn một loại bản đồ tư duy mà bạn muốn phát triển cấu trúc phân chia công việc. Chúng ta hãy lấy Biểu đồ tổ chức, Ví dụ.
Bây giờ, bạn có thể xem các mẫu như bản đồ tư duy này. Bạn có thể đã nhận thấy + ký tên chúng tôi đã khoanh tròn; nhấp vào dấu chấm nhỏ đó để thêm nhánh ngay bên cạnh nó.
Sau khi thiết kế xong toàn bộ cấu trúc phân chia công việc, hãy nhớ lưu lại kết quả cuối cùng của bạn. Vui lòng tìm nút chúng tôi đã khoanh tròn trong hình ảnh sau đây. Hãy lưu nó vào tập tin máy tính của bạn.
Chúng tôi phải đồng ý rằng nó rất mạnh mẽ và thiết kế mẫu rất xuất sắc. Tuy nhiên, nó cũng có một số thiếu sót, chẳng hạn như ít tính năng phức tạp hơn, nhiều tài liệu cần được bảo vệ bằng mã hóa và các trang cũ hơn và kém sáng tạo hơn.
Phần 4. Câu hỏi thường gặp
WBS trông như thế nào?
WBS (cấu trúc phân chia công việc) thường giống với cấu trúc liên tục và phân tán. Ở trên cùng là nhiệm vụ cấp cao nhất hoặc mục tiêu cuối cùng, liên tục phân nhánh ở bên dưới nó để hoàn thành việc phân tách và lập kế hoạch cho nhiệm vụ này.
Định dạng của cấu trúc phân tích là gì?
Nó có nhiều định dạng khác nhau, tùy thuộc vào nhiệm vụ nào là cấu trúc phân chia công việc. Ví dụ: nếu đó là phân tích dữ liệu hoặc dự án, định dạng xương cá sẽ phù hợp hơn. Nếu cần phân loại, định dạng cây sẽ được sử dụng. Nếu muốn thể hiện thứ tự của một công việc, bạn cần sử dụng sơ đồ.
Làm cách nào để chuyển đổi Excel sang WBS?
1. Trong bảng Excel có tệp WBS đã chuẩn bị sẵn, hãy nhấp vào Ctrl+C để chọn nó.
2. Trên thanh công cụ, tìm SmartArt trong Insert để chọn định dạng bạn muốn. Sao chép văn bản lên
3. Cuối cùng, văn bản của bạn sẽ được trình bày ở định dạng WBS.
Sự kết luận
Cả ba cách trên đều có thể giúp bạn xây dựng một Cấu trúc phân chia công việc. Excel phù hợp để tạo một số WBS đơn giản, tuy nhiên các loại sơ đồ tư duy chưa đủ linh hoạt. Edraw Max có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản của bạn, nhưng giao diện cũ hơn và có ít trang sáng tạo hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ có giá trị và hữu ích hơn, chúng tôi thực sự khuyên dùng MindOnMap. Khi chọn phương pháp tạo WBS, người dùng có thể chọn công cụ phù hợp tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng cụ thể của mình. MindOnMap cung cấp giao diện trực quan và đơn giản phù hợp cho các chuyên gia hoặc người mới bắt đầu. Hãy thử và làm cho cuộc sống công việc của bạn dễ dàng và đơn giản hơn!
