Tìm hiểu cách tạo biểu đồ Gantt để quản lý dự án
Có lẽ bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình cho các hoạt động mà bạn có trong một tháng hoặc một tuần. Không quản lý tốt thời gian của bạn có thể gây ra căng thẳng, kiệt sức hoặc bốc đồng với những việc bạn cần làm. May mắn thay, có một cách để bạn có thể quản lý tốt các dự án và thời gian của mình. Biểu đồ Gantt là một trong những kỹ thuật có giá trị nhất mà bạn có thể sử dụng để quản lý dự án. Nó là một công cụ phổ biến khi lập kế hoạch cho các hoạt động của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, nếu bạn muốn tìm hiểu các bước dễ dàng để tạo một Biểu đồ Gantt để quản lý dự án, hãy đọc bài hướng dẫn này một cách toàn diện.
- Phần 1. Biểu đồ Gantt trong Quản lý dự án là gì
- Phần 2. Lợi ích của việc lập biểu đồ Gantt cho quản lý dự án
- Phần 3. Cách tạo Biểu đồ Gantt cho Quản lý Dự án
- Phần 4. Đề xuất: Trình tạo biểu đồ
- Phần 5. Những câu hỏi thường gặp về Cách tạo Biểu đồ Gantt cho Quản lý Dự án
Phần 1. Biểu đồ Gantt trong Quản lý dự án là gì
Như đã đề cập ở trên, Gantt Chart là một công cụ quản lý dự án thể hiện một cách trực quan những gì cần phải hoàn thành và thời điểm hoàn thành. Với việc sử dụng Biểu đồ Gantt, bạn cũng có thể cân nhắc công việc nặng nhọc nhất hoặc cần thiết nhất mà bạn cần ưu tiên. Biểu đồ Gantt là công cụ tuyệt vời để quản lý dự án vì bạn có thể xem các dự án theo dõi của mình và giúp bạn xác định mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động hoặc nhiệm vụ của mình. Ngoài ra, Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng để hiển thị tiến độ của các mục tiêu, tài nguyên, ràng buộc và thông tin lập lịch biểu khác cần được thực hiện. Gantt Chart có nhiều lợi ích hơn khi nói đến quản lý dự án. Với nó, bạn có thể để các thành viên trong nhóm của mình xem mối quan hệ giữa công việc của họ và với những người khác. Hơn nữa, bạn có thể chia nhỏ các nhiệm vụ hoặc dự án của mình thành các phần dễ quản lý hơn.
Phần 2. Lợi ích của việc lập biểu đồ Gantt cho quản lý dự án
Bây giờ bạn đã biết Gantt Chart là gì trong quản lý dự án, chúng ta sẽ không thảo luận về lợi ích của việc sử dụng công cụ này. Sử dụng Biểu đồ Gantt để quản lý dự án cho phép bạn:
◆ Chia nhỏ nhiệm vụ thành nhiều phần dễ quản lý hơn.
◆ Giám sát tiến trình hoạt động của bạn.
◆ Cho phép các thành viên trong nhóm của bạn xem mối quan hệ công việc của họ với những người khác.
◆ Xác định phần quan trọng nhất của dự án.
◆ Xem các ràng buộc và xung đột.
◆ Cho phép bạn xem các mối quan hệ và phụ thuộc nhiệm vụ.
Phần 3. Cách tạo Biểu đồ Gantt cho Quản lý Dự án
Có một số ứng dụng để tạo Biểu đồ Gantt của bạn. Nếu bạn là người quản lý dự án truyền thống, bạn có thể lấy một cây bút chì và một tờ giấy và bắt đầu vạch ra Biểu đồ Gantt của mình. Đó có thể là một cách tuyệt vời để bắt đầu Biểu đồ Gantt của bạn. Nhưng với tất cả những thay đổi và điều chỉnh mà bạn cần tạo, sẽ tốt hơn nếu sử dụng các ứng dụng hoặc mẫu trên máy tính của bạn. Nhưng trước khi tiếp tục với Trình tạo biểu đồ Gantt, trước tiên chúng tôi sẽ trình bày cách tạo dự án bằng Biểu đồ Gantt.
Các bước để tạo biểu đồ Gantt cho quản lý dự án
Lập danh sách nhiệm vụ của bạn
Trước khi tạo Biểu đồ Gantt của bạn và vạch ra công việc bạn cần liệt kê, trước tiên bạn cần làm cho danh sách các nhiệm vụ của mình trở nên hiệu quả. Các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng cấu trúc phân chia công việc để lập danh sách công việc của mình. Work Breakdown Structure cho phép bạn chia nhỏ các dự án lớn và phức tạp theo cách đơn giản và dễ dàng hơn.
Viết ngày bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ của bạn
Trong bước này, chúng tôi sẽ bắt đầu viết chuỗi nhiệm vụ theo dòng thời gian dự án của bạn. Có thể có một nhiệm vụ có cùng ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhưng sẽ được thực hiện bởi các thành viên nhóm khác nhau. Khi đặt ngày cho nhiệm vụ, bạn phải ước tính thời gian khi nào nhiệm vụ sẽ được hoàn thành. Thời hạn thực hiện nhiệm vụ của bạn được xác định giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án của bạn. Bây giờ, bạn không còn có danh sách nhiệm vụ nữa; bây giờ bạn có bản trình bày trực quan về dự án của mình trên dòng thời gian.
Thêm các cột mốc quan trọng
Các mốc quan trọng là những điểm bạn đặt trong dòng thời gian của mình để giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ quan trọng. Bạn phải thêm các cột mốc này để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành của dự án trong các không gian làm việc có thể bàn giao. Việc có một cột mốc trên Biểu đồ Gantt của bạn có thể nâng cao tinh thần cho nhóm của bạn để thấy rằng bạn đã hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng mà bạn đặt ra.
Xác định nhiệm vụ phụ thuộc của bạn
Một số nhiệm vụ có thể được thực hiện cùng một lúc. Tuy nhiên, các tác vụ khác không thể bắt đầu cho đến khi tác vụ kia kết thúc. Đây là những gì bạn gọi là phụ thuộc nhiệm vụ. Khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ phụ thuộc của mình, bạn có thể tạo Biểu đồ Gantt của mình bằng cách liên kết các nhiệm vụ có liên quan.
Chỉ định dự án cho nhóm của bạn
Khi bạn đã liệt kê tất cả các nhiệm vụ, cột mốc, thời lượng và các yếu tố phụ thuộc cần thiết cho Biểu đồ Gantt của mình, bạn có thể bắt đầu giao nhiệm vụ của mình cho các thành viên trong nhóm.
Phần 4. Đề xuất: Trình tạo biểu đồ
Nếu bạn không biết nên sử dụng ứng dụng nào để tạo Biểu đồ Gantt, thì đừng lo lắng nữa. Chỉ có một số ứng dụng có thể giúp bạn tạo Biểu đồ Gantt trên PC. May mắn thay, chúng tôi đã tìm thấy ứng dụng tốt nhất để bạn có thể tạo Biểu đồ Gantt của mình.
MindOnMap là nhà sản xuất sơ đồ tốt nhất và hàng đầu mà bạn có thể sử dụng trực tuyến. MindOnMap chứa nhiều hình dạng và mẫu mà bạn có thể sử dụng để tạo Biểu đồ Gantt. Trình tạo sơ đồ trực tuyến này có thể giúp bạn tạo Biểu đồ Gantt một cách xuất sắc. Ngoài ra, công cụ trực tuyến này cho phép bạn tạo Biểu đồ Gantt bằng tùy chọn Lưu đồ của nó. Bạn cũng có thể thêm các biểu tượng, biểu tượng cảm xúc và biểu tượng độc đáo có thể tạo hương vị cho dự án của mình. MindOnMap cũng là một ứng dụng thân thiện với người dùng vì nó có giao diện dễ sử dụng. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu tạo sẵn của nó, được tích hợp sẵn và sử dụng miễn phí. Hơn nữa, nó hỗ trợ các định dạng tệp được sử dụng nhiều nhất, chẳng hạn như PNG, JPEG, SVG, tài liệu Word và PDF. Ngoài ra, nó có thể truy cập được trên tất cả các trình duyệt web hàng đầu, bao gồm Google, Firefox và Safari. Vì vậy, nếu bạn muốn sử dụng MindOnMap để tạo Biểu đồ Gantt tuyệt vời, hãy làm theo các hướng dẫn đơn giản bên dưới.
An toàn tải
An toàn tải
Cách tạo Biểu đồ Gantt dự án bằng MindOnMap
Truy cập MindOnMap bằng cách nhấp vào liên kết hoặc tìm kiếm MindOnMap trong hộp tìm kiếm của bạn. Sau đó, nhấp vào Tạo bản đồ tư duy của bạn trên giao diện người dùng chính.
Nhấn vào Mới và chọn nút Sơ đồ tùy chọn nơi bạn sẽ tạo Biểu đồ Gantt của mình.
Sau đó, trên các hình dạng, hãy chọn hình chữ nhật hình dạng. Vẽ một bảng nơi bạn sẽ tạo Biểu đồ Gantt của mình.
Sau khi tạo bảng của bạn, bây giờ bạn có thể thêm văn bản vào Biểu đồ Gantt. Bạn cũng có thể sửa đổi màu của bảng bằng cách nhấp vào Lấp đầy tùy chọn màu sắc.
Giờ đây, bạn có thể thêm các Cột mốc của mình và sửa đổi những thay đổi cần thiết cho Biểu đồ Gantt của mình.
Khi bạn đã hoàn tất, bạn có thể chia sẻ liên kết với nhóm của mình bằng cách nhấp vào Đăng lại nút và sau đó nhấp vào sao chép đường dẫn. Nhưng nếu bạn muốn xuất đầu ra của mình, hãy nhấp vào Xuất khẩu và chọn định dạng tệp bạn thích.
Phần 5. Những câu hỏi thường gặp về Cách tạo Biểu đồ Gantt cho Quản lý Dự án
Biểu đồ Gantt phù hợp nhất với loại dự án nào?
Biểu đồ Gantt được sử dụng tốt nhất để lập kế hoạch và lập lịch trình dự án vì chúng cho phép bạn thấy mối liên hệ giữa các hoạt động của mình.
Tôi có thể sử dụng Microsoft Excel để tạo Biểu đồ Gantt không?
Đúng. Bạn có thể sử dụng Excel để tạo Biểu đồ Gantt. Đi đến Chèn > Chèn biểu đồ thanh > Biểu đồ thanh xếp chồng.
Ứng dụng nào của Microsoft là tốt nhất để tạo Biểu đồ Gantt?
Nhiều chuyên gia thích sử dụng Microsoft Excel để tạo Biểu đồ Gantt hơn các ứng dụng khác của Microsoft vì tính năng biểu đồ thanh của công cụ, có thể chuyển đổi bảng của họ thành Biểu đồ Gantt.
Sự kết luận
Phù! Đó là một cuộc hành trình khá! Thật vậy, Biểu đồ Gantt là công cụ tốt nhất để sử dụng khi tạo kế hoạch quản lý dự án. Thật dễ dàng để tạo Biểu đồ Gantt miễn là bạn có phần mềm để sử dụng. Vì vậy, nếu bạn muốn tạo Biểu đồ Gantt để quản lý dự án tuyệt vời, sử dụng MindOnMap bây giờ.
