Cách tạo biểu đồ Gantt tuyệt vời và hiệu quả trong Excel
Một trong những công cụ đa năng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay là Microsoft Excel. Đây là phần mềm bảng tính là một công cụ quản lý dự án mặc định lệnh cho các nhóm sử dụng bộ Microsoft Office. Khi doanh nghiệp của bạn tiếp tục phát triển, bạn cần một công cụ phức tạp và linh hoạt hơn để quản lý các dự án hoặc hoạt động cần thực hiện của mình. Và may mắn thay, Microsoft Excel là phần mềm mà bạn có thể sử dụng để tạo Biểu đồ Gantt. Trong những bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước chi tiết để tạo Biểu đồ Gantt trên Excel.
- Phần 1. Các bước về cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel
- Phần 2. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng Excel để tạo biểu đồ Gantt
- Phần 3. Phần thưởng: Trình tạo biểu đồ trực tuyến miễn phí
- Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel
Phần 1. Các bước về cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel
Biểu đồ Gantt là một phương pháp quản lý dự án có thể giúp bạn hình dung nhanh dòng thời gian của dự án. Dựa trên biểu đồ của bạn, đó là danh sách bạn cần hoàn thành trong một thời gian nhất định. Ngoài ra, nó bao gồm một cột bên trái nơi các dự án của bạn được liệt kê và ở hàng trên cùng là ngày mà mỗi dự án hoặc hoạt động được chỉ định. Nhiều chuyên gia và doanh nhân sử dụng Biểu đồ Gantt để quản lý tốt thời gian của họ. Và nếu bạn cũng muốn tạo Biểu đồ Gantt, thì bạn có thể sử dụng Microsoft Excel để tạo.
Microsoft Excel là một chương trình bảng tính để tổ chức các số và dữ liệu trong các công thức và hàm. Nó cũng là một thành phần của nhóm sản phẩm Microsoft Office dành cho phần mềm doanh nghiệp. Với Microsoft Excel, bạn có thể định dạng, sắp xếp và tính toán dữ liệu trong bảng tính. Hơn nữa, điều này Trình tạo biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi để phân tích kinh doanh, quản lý hoạt động và báo cáo hiệu suất, quản lý nguồn nhân lực trường học, v.v.
Và bạn có biết? Với Microsoft Excel, bạn cũng có thể tạo Biểu đồ Gantt của riêng mình một cách chuyên nghiệp. Mặc dù không dễ để tạo một cái, nhưng chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước đơn giản. Do đó, hãy đọc phần sau để biết cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel.
Cách tạo Biểu đồ Gantt bằng Microsoft Excel
Tải xuống Microsoft Excel
Để bắt đầu, hãy tải xuống Microsoft Excel trên màn hình của bạn nếu nó chưa được cài đặt trên thiết bị của bạn. Và sau đó, cài đặt nó và mở nó.
Tạo bảng dự án của riêng bạn
Nhập thông tin dự án của bạn vào bảng tính. Sau đó, liệt kê các nhiệm vụ dự án trên cột xa nhất bên trái, với một hàng cho mỗi nhiệm vụ. Bạn cũng có thể nhập thủ công thời gian thực hiện nhiệm vụ của mình hoặc sử dụng các công thức Excel sau đây để tự động điền vào các ô.
Ngày kết thúc - Ngày bắt đầu = Thời lượng
Ngày kết thúc - Ngày bắt đầu + 1 = Thời lượng
Ví dụ: nếu ngày bắt đầu của bạn là cột B, ngày kết thúc là cột C và Thời lượng của bạn trên cột D, thì công thức trong ô D2 sẽ là C2-B2 + 1.
Nhưng nếu bạn có một nhiệm vụ và biết mình sẽ mất bao lâu để hoàn thành nó, bạn có thể nhập Ngày cuối và Khoảng thời gian và tìm ra thứ tốt nhất Ngày bắt đầu bằng cách sử dụng công thức này:
Ngày kết thúc - Thời lượng = Ngày bắt đầu
Tạo biểu đồ thanh Excel
Để trực quan hóa dữ liệu của bạn, trước tiên bạn cần tạo biểu đồ thanh từ bảng tính trong Excel. Để làm điều này:
1. Chọn cột Ngày bắt đầu để đánh dấu cột đó.
2. Dưới Chèn bảng điều khiển, nhấp vào Đồ thị tùy chọn, sau đó Thanh xếp chồng.
Bằng cách thực hiện các lệnh này, bạn có thể tạo biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau với các thanh ngang từ bên trái và ngày bắt đầu là trục x. Đây là một ví dụ dưới đây.
Chèn dữ liệu thời lượng của bạn
Thêm một chuỗi khác vào biểu đồ của bạn cho bước tiếp theo để phản ánh thời lượng nhiệm vụ của bạn. Dưới đây là các bước về cách chèn dữ liệu thời lượng của bạn.
1. Nhấp chuột phải vào biểu đồ và đánh dấu Chọn dữ liệu từ Thực đơn.
2. Cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu sẽ nhắc với Ngày bắt đầu được liệt kê dưới dạng một chuỗi.
3. Và sau đó, nhấp vào cộng bên dưới mục Chú giải (chuỗi), và cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi sẽ mở ra.
4. Nhập Duration để đặt tên cho loạt phim của bạn.
5. Bên cạnh Loạt giá trị, nhấp vào biểu tượng bên cạnh nó để mở cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi.
6. Khi Chỉnh sửa cửa sổ sê-ri được mở ra, hãy chọn các ô trong Khoảng thời gian , ngoại trừ tiêu đề và các ô trống. Bạn cũng có thể điền vào Giá trị chuỗi trường với công thức này:
= '[TÊN BẢNG]'! $ [COLUMN] $ [ROW]: $ [COLUMN] $ [ROW]. Ví dụ: = 'New Project'! $D$2: $D$17
7. Khi bạn đã điền tên và giá trị sê-ri, hãy nhấp vào ĐƯỢC RỒI để đóng cửa sổ.
8. Cuối cùng, bạn sẽ thấy Nguồn dữ liệu cửa sổ một lần nữa, nhưng bây giờ, với Khoảng thời gian được thêm vào dưới dạng một chuỗi. Nhấn vào ĐƯỢC RỒI để thêm chuỗi vào biểu đồ của bạn.
Thêm mô tả nhiệm vụ
Mở lại cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu để phản ánh tên nhiệm vụ trên biểu đồ của bạn thay vì các số màu nâu.
1. Nhấp chuột phải vào biểu đồ để nhắc Chọn nguồn dữ liệu cửa sổ.
2. Nhấp vào Ngày bắt đầu ở phía bên trái của danh sách Chuỗi và nhấp vào Chỉnh sửa trên danh sách Danh mục bên phải.
3. Khi cửa sổ nhãn Axis mở ra, hãy chọn các ô trong cột Ngày bắt đầu.
4. Nhấp vào ĐƯỢC RỒI trên cửa sổ nhãn Axis và chọn cửa sổ nguồn dữ liệu để thêm thông tin vào biểu đồ của bạn.
Biến nó thành biểu đồ Gantt
Xóa phần khỏi mỗi thanh đại diện cho Ngày bắt đầu, ngoại trừ phần đại diện cho thời lượng tác vụ.
1. Nhấp vào bất kỳ thanh nào từ biểu đồ. Với tất cả các thanh được chọn, hãy nhấp chuột phải và chọn Định dạng chuỗi dữ liệu từ Thực đơn.
2. Và sau đó, dưới Lấp đầy, nhấn vào Không có điền.
3. Và dưới Màu viền, chọn Không có dòng quyền mua.
Bây giờ, chúng tôi sẽ sửa thứ tự các hoạt động / nhiệm vụ của bạn.
1. Nhấp vào danh sách các hoạt động ở bên trái biểu đồ của bạn và mở cửa sổ trục Định dạng.
2. Dưới Trục tùy chọn, nhấp vào Thể loại theo thứ tự ngược lại.
3. Đánh dấu vào nút Close để đóng cửa sổ và lưu các thay đổi vào biểu đồ của bạn.
Và đó là các bước đơn giản về cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel.
Phần 2. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng Excel để tạo biểu đồ Gantt
PROS
- Bạn có thể tạo Biểu đồ Gantt của mình theo cách thủ công và bằng cách sử dụng các công thức.
- Bạn có thể tải xuống Microsoft Excel trên tất cả các hệ điều hành.
- Bạn có thể nhập thời gian thực hiện các nhiệm vụ của mình theo cách thủ công.
CONS
- Bạn cần có kiến thức chuyên sâu để tạo Biểu đồ Gantt bằng Excel.
- Bạn không thể thiết kế hoặc đặt các biểu tượng để nhấn mạnh.
Phần 3. Phần thưởng: Trình tạo biểu đồ trực tuyến miễn phí
MindOnMap là giải pháp thay thế tốt nhất để tạo các biểu đồ và sơ đồ khác nhau. Với MindOnMap, bạn có thể tạo biểu đồ miễn phí mà không cần lo lắng về sự an toàn của chúng. MindOnMap đi kèm với rất nhiều bố cục bản đồ với các hình dạng, biểu tượng, biểu tượng cảm xúc và các số liệu khác để tạo kiểu cho biểu đồ của bạn. Bạn có thể tạo các biểu đồ khác nhau bằng MindOnMap, như biểu đồ tổ chức, bản đồ cây, xương cá, sơ đồ, v.v. Ngoài ra, bạn có thể xuất tác phẩm của mình ở các định dạng khác nhau, chẳng hạn như PNG, JPEG, JPG, SVG và PDF.
An toàn tải
An toàn tải
Cách sử dụng MindOnMap
Truy cập MindOnMap
Tìm kiếm MindOnMap trên trình duyệt của bạn hoặc nhấp vào liên kết này để truy cập phần mềm ngay lập tức.
Bây giờ, hãy nhấp vào Mới và chọn Sơ đồ tư duy quyền mua.
Và trên giao diện sau, chọn Nút trung tâm va đanh Chuyển hướng trên bàn phím của bạn để thêm các nhánh. Bạn cũng có thể nhấp vào Nút tùy chọn để thêm chi nhánh.
Và sau đó, thêm các nút khác và thông tin bạn cần cho bản đồ của mình. Bạn có thể tùy chỉnh kiểu dáng, màu sắc và căn chỉnh của Điểm giao từ Phong cách bảng điều khiển phần.
Nhấn nút Xuất khẩu và chọn định dạng tệp mà bạn thích cho bản đồ của mình.
Đọc thêm
Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel
Các lựa chọn thay thế cho Biểu đồ Gantt là gì?
Bạn luôn có thể sử dụng các công cụ khác để tạo lịch trình dự án. Và Biểu đồ Gantt luôn đi kèm với những nhược điểm. Do đó, bạn có thể sử dụng các công cụ khác, như bảng scrum, bảng trắng và mốc thời gian, để quản lý thời gian và dự án của mình.
Có các mẫu Biểu đồ Gantt trong Microsoft Excel không?
Đúng. Có các mẫu Biểu đồ Gantt trông chuyên nghiệp được tạo bởi Vertex42.com, nhà thiết kế bảng tính Excel hàng đầu.
Chương trình nào của Microsoft là tốt nhất để tạo Biểu đồ Gantt?
Microsoft Excel là chương trình hàng đầu của Microsoft để tạo Biểu đồ Gantt đơn giản. Nhiều chuyên gia cũng sử dụng Excel để tạo Biểu đồ Gantt.
Sự kết luận
Chủ doanh nghiệp và người quản lý dự án thường sử dụng Biểu đồ Gantt để theo dõi lịch trình hoạt động của họ. Có lẽ bạn đang tìm kiếm công cụ tốt nhất để tạo Biểu đồ Gantt; bạn có thể sử dụng Microsoft Excel để làm như vậy. Và trong bài viết này, chúng tôi đã cung cấp tất cả các bước cần thiết về cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel. Nhưng nếu bạn thích một công cụ đơn giản hơn để tạo các biểu đồ tuyệt vời, hãy sử dụng MindOnMap trên trình duyệt của bạn.
