Lưu đồ đa chức năng là gì và cách tạo một lưu đồ dễ dàng
Trong nháy mắt, bạn sẽ thấy các phân chia trong một sơ đồ chức năng chéo trông giống như một sơ đồ bơi. Rõ ràng, sơ đồ này được sử dụng để hình dung các nhiệm vụ và trách nhiệm của nhiều bộ phận trong một tổ chức. Do đó, nhiều sự phân chia. Nó cũng thể hiện vai trò của mọi người trong các bộ phận tương ứng của họ. Mỗi bộ phận là cần thiết để thực hiện các quy trình quan trọng của sứ mệnh và hoàn thành nhiệm vụ.
Nói cách khác, nó khám phá và tiết lộ ai làm gì và khi nào trong các phần trông giống như lưới hoặc làn bơi theo chiều ngang hoặc chiều dọc. Không chỉ là một sơ đồ cơ bản, nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể về mối quan hệ của các bên liên quan và các bộ phận trong quy trình của một tổ chức. Đọc qua bài đăng để tìm hiểu thêm về lưu đồ chức năng chéo và làm thế nào để tạo ra nó.
- Phần 1. Lưu đồ đa chức năng là gì
- Phần 2. Mẹo tạo lưu đồ đa chức năng
- Phần 3. Cách lập lưu đồ đa chức năng
- Phần 4. Các câu hỏi thường gặp về tạo sơ đồ đa chức năng
Phần 1. Lưu đồ đa chức năng là gì
Trước khi ghi lại quy trình quản lý của tổ chức, bạn nên thu thập kiến thức về tính thực tế của sơ đồ này. Ở đây chúng tôi sẽ đề cập đến mục đích và lợi ích của sơ đồ chức năng chéo khi nó được sử dụng.
Lợi ích và Mục đích
Một trong những mục đích chính của lưu đồ chức năng chéo là minh họa người, nhóm hoặc bên liên quan và trách nhiệm của họ liên quan đến họ. Có thể có lợi khi hình dung các quy trình trong quản lý tài chính, nhân sự, dịch vụ khách hàng và doanh nghiệp nói chung. Mặt khác, nó như một hình ảnh minh họa để cho người đọc biết ai sẽ làm gì ở mọi giai đoạn để tránh nhầm lẫn.
Cuối cùng, bạn có thể có được cái nhìn tổng quan đầy đủ về nhiều quy trình trong một tổ chức chỉ trong nháy mắt. Giờ đây, bạn không cần phải mất quá nhiều thời gian để giải thích bằng cách sử dụng những câu dài dòng để mô tả các quy trình của tổ chức của bạn. Bạn có thể thảo luận rõ ràng hơn bằng cách sử dụng sơ đồ chức năng chéo, đây là một trong những lợi ích của nó.
Tình huống nào mà Lưu đồ đa chức năng được sử dụng
Một điều khác bạn cần tìm hiểu là sơ đồ chức năng chéo được sử dụng trong trường hợp nào. Như đã đề cập, nó giúp phân tích toàn bộ quy trình làm việc và các bên liên quan tham gia vào một tổ chức nhất định. Điều đó nói rằng, bạn có thể sử dụng nó để tăng cường sản xuất bằng cách đánh giá và phân tích các yêu cầu nhân lực hiện tại. Ngoài ra, để thực hiện các điều chỉnh cho các yêu cầu trong tương lai của tổ chức.
Hơn nữa, bạn có thể sử dụng nó để đại diện cho các tổ chức bao gồm nhiều phòng ban và các quy trình kinh doanh hợp tác. Thông qua sơ đồ này, các tổ chức có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề và tránh nhầm lẫn theo cách đơn giản nhất có thể. Nhìn chung, nó giúp thúc đẩy chất lượng công việc, tăng năng suất và hiệu suất.
Phần 2. Mẹo tạo lưu đồ đa chức năng
Tạo một lưu đồ chức năng chéo không cần phải phức tạp. Sơ đồ này có thể dễ dàng chỉ ra mối quan hệ giữa các đơn vị chức năng và quy trình kinh doanh. Nhưng để giúp bạn thiết kế một sơ đồ đa chức năng toàn diện, bạn có thể tham khảo các mẹo dưới đây.
◆ Liệt kê tất cả các yếu tố chính cần thiết để bạn tham khảo và tránh nhầm lẫn khi tạo lưu đồ.
◆ Đảm bảo chỉnh sửa nhãn của từng bộ phận hoặc tiêu đề cột và ký hiệu một cách chính xác.
◆ Sẽ rất hữu ích nếu bạn thêm nhận xét vào các hình dạng cho biết ai là người chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ nhất định và những gì họ làm.
◆ Đừng ngần ngại thêm nhiều hình dạng cần thiết để làm cho sơ đồ toàn diện nhất có thể.
◆ Lưu ý định dạng xuất khi lưu định dạng của bạn. Bắt buộc phải lưu nó ở định dạng phù hợp nhất mà bạn muốn xem. Hoặc khi nào để chỉnh sửa sơ đồ trong tương lai.
Phần 3. Cách lập lưu đồ đa chức năng
Nếu đây là lần đầu tiên bạn tạo một sơ đồ chức năng chéo, một chương trình đơn giản và dễ sử dụng chẳng hạn như MindOnMap nên phù hợp với nhu cầu của bạn. Công cụ này đi kèm với các biểu tượng và hình dạng lưu đồ đa chức năng cơ bản sẽ giúp bạn xây dựng lưu đồ đa chức năng toàn diện cho tổ chức của mình. Với nó, bạn cũng có thể áp dụng các chủ đề làm cho việc tạo kiểu và thiết kế sơ đồ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Trên hết, bạn có khả năng chỉnh sửa kiểu và kích thước phông chữ. Để trình bày cách tạo sơ đồ chức năng chéo, vui lòng tham khảo hướng dẫn chi tiết bên dưới.
An toàn tải
An toàn tải
Mở chương trình trang web
Đầu tiên, điều hướng đến trang web của chương trình để truy cập trình tạo sơ đồ. Để thực hiện việc này, hãy khởi chạy trình duyệt trên máy tính của bạn và nhập tên của công cụ trên thanh địa chỉ.
Chọn một mẫu
Từ trang chính, nhấp vào Tạo bản đồ tư duy của bạn. Sau đó, nó sẽ đưa bạn đến trang mẫu, nơi bạn có thể chọn bố cục và chủ đề cho dự án của mình.
Tạo một tấm lót cho các quy trình
Lần này, hãy thêm các nút và tạo thành một đường bơi tùy thuộc vào số lượng phòng ban mà tổ chức của bạn có. Gắn nhãn cho mỗi tấm bơi và thêm các nút cho mỗi bộ phận. Sau đó, bạn có thể sửa đổi hình dạng và phông chữ theo yêu cầu của bạn. Bạn có thể sửa đổi các nút nếu cần bằng cách khởi chạy menu ở ngăn bên trái.
Xuất tác phẩm cuối cùng của bạn
Cuối cùng, lưu công việc của bạn và tải xuống một bản sao. Để làm điều đó, hãy nhấp vào Xuất khẩu ở góc trên cùng bên phải. Sau đó, chọn một định dạng đầu ra. Mặt khác, bạn có thể chia sẻ nó với những người khác bằng cách sử dụng liên kết sơ đồ.
Đọc thêm
Phần 4. Các câu hỏi thường gặp về tạo sơ đồ đa chức năng
Cách tạo sơ đồ chức năng chéo trong Visio 2010?
Với Visio, bạn cũng có thể tạo sơ đồ chức năng chéo. Nó cung cấp một loạt các hình dạng được thiết kế để trợ giúp sơ đồ và lưu đồ. Ngoài ra, các làn đường bơi và các hình kết nối giúp việc vẽ một sơ đồ chức năng chéo trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Excel có các mẫu lưu đồ chức năng chéo không?
Rất tiếc, Excel không cung cấp các mẫu dành riêng cho sơ đồ chức năng chéo. Tuy nhiên, bạn có thể tạo các đường bơi và xây dựng sơ đồ này bằng cách sử dụng các hình dạng và ký hiệu được tích hợp sẵn trong công cụ.
Sự khác biệt giữa sơ đồ chức năng chéo và sơ đồ triển khai là gì?
Lưu đồ triển khai và lưu đồ chức năng chéo giống hệt nhau. Lý do tại sao là vì cả hai đều được sử dụng và được coi là một bản đồ quy trình. Trong khi đó, sơ đồ triển khai tập trung vào việc đại diện cho một hoạt động nhất định và ai thực hiện nó. Mặt khác, sơ đồ chức năng chéo cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng về các luồng quy trình qua các bộ phận và ranh giới của tổ chức. Sơ đồ này giúp xác định các nhiệm vụ chuyên biệt, các lĩnh vực tiềm ẩn thất bại và phát triển, các bước lặp đi lặp lại, v.v.
Sự kết luận
Lưu đồ chức năng chéos vô cùng hữu ích cho các tổ chức xử lý các quy trình khác nhau. Thật vậy, một tổ chức sẽ sở hữu nhiều quy trình để thực hiện. Một sơ đồ như sơ đồ chức năng chéo là cần thiết để tổ chức quản lý tốt các quá trình. Đã qua rồi cái thời mà mọi người vẽ theo phương pháp thông thường: phác thảo bằng bút và giấy. Kể từ sự phát triển của thời đại, hầu hết mọi thứ đều được thực hiện bằng kỹ thuật số. Đối với việc tạo sơ đồ cũng vậy. Bạn không cần phải giải quyết theo phương pháp truyền thống vì sơ đồ này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một công cụ hữu ích cao như MindOnMap. Bạn có thể dễ dàng xem xét các hướng dẫn ở trên để tạo bất kỳ sơ đồ và biểu đồ nào.
