Làm thế nào để lập lịch làm việc để quản lý thời gian hiệu quả
Là một người quản lý, chắc chắn bạn có nhiệm vụ lập lịch trình làm việc và theo dõi giờ làm việc của nhân viên. Mặc dù đây không phải là nhiệm vụ tốn thời gian, nhưng bạn phải hoàn thành đúng cách và chúng tôi ở đây để hướng dẫn bạn thực hiện điều đó. Vậy, nếu bạn đang tự hỏi nên bắt đầu từ đâu? Có lẽ bạn có rất nhiều câu hỏi, đặc biệt là nếu bạn mới tham gia quản lý nhóm. Mối quan tâm về những gì cấu thành nên một lịch trình làm việc lý tưởng. Không cần thảo luận thêm, chúng ta hãy bắt đầu hướng dẫn này khi chúng tôi hướng dẫn bạn cách tạo lịch làm việc theo những cách phổ biến và tốt nhất.
- Phần 1. Tại sao phải tạo lịch làm việc
- Phần 2. Cách tốt nhất để tạo lịch làm việc
- Phần 3. Cách vẽ sơ đồ cho lịch trình làm việc
- Phần 4. Các loại lịch trình làm việc
- Phần 5. Câu hỏi thường gặp về cách tạo lịch làm việc
Phần 1. Tại sao phải tạo lịch làm việc
Việc tạo và tuân thủ một lịch trình làm việc nhất quán là điều cần thiết để điều hành một doanh nghiệp thành công, dù lớn hay nhỏ. Theo cách này, mọi người trong nhóm của bạn đều hiểu khi nào họ được yêu cầu làm việc. Sau đó, các thành viên trong nhóm của bạn có thể lập kế hoạch lịch trình làm việc hoặc trao đổi ca làm việc của nhân viên trước thời hạn để tránh việc nghỉ làm hoặc thiếu ca làm việc. Lịch trình làm việc tối ưu mang lại cho tổ chức của bạn nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm:
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên: Nhân viên hiểu khi nào họ được yêu cầu làm việc và có thể quản lý tiền bạc và cuộc sống cá nhân của mình một cách phù hợp. Khi làm việc theo lịch trình không cố định, việc lập kế hoạch cẩn thận là điều cần thiết.
• Cải thiện năng suất của nhân viên: lập thời gian biểu để hoàn thành các hoạt động. Lịch trình làm việc cũng giúp dễ dàng xác định các vấn đề sức khỏe và các vấn đề của nhân viên đến muộn.
• Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Lịch làm việc không chắc chắn đôi khi khiến nhân viên làm việc quá nhiều và bỏ bê cuộc sống cá nhân. Nhờ các quy trình lập lịch trình được cải thiện, nhân viên sẽ không còn phải nghĩ về công việc khi không làm việc nữa.
Phần 2. Cách tốt nhất để tạo lịch làm việc
Cách lý tưởng để xây dựng lịch làm việc đòi hỏi một số yếu tố quan trọng đảm bảo lịch làm việc hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của cả công ty và nhân viên. Sau đây là một quy trình phổ biến.
• Hiểu nhu cầu của bạn: Bắt đầu bằng cách kiểm tra khối lượng công việc, khả năng làm việc của nhân viên và giờ làm việc. Xác định giờ nào bận rộn nhất và giờ nào cần ít nhân sự nhất.
• Đặt ra kỳ vọng rõ ràng: Xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và giờ làm việc dự kiến của từng nhân viên. Đảm bảo mọi người đều biết những gì được mong đợi ở họ.
• Sử dụng Công cụ Lên lịch: Tạo và quản lý lịch trình của bạn bằng cách sử dụng lịch trình phần mềm quy trình làm việc hoặc các công cụ như Excel, MindOnMap và Word. Các công cụ này có thể hỗ trợ tự động hóa quy trình và giảm lỗi.
Phần 3. Cách vẽ sơ đồ cho lịch trình làm việc
Trong phần thứ hai của bài viết này, chúng tôi đã thảo luận về cách tốt nhất để tạo lịch làm việc. Về điểm thứ ba, chúng tôi được nhắc nhở sử dụng một công cụ lập lịch tuyệt vời. Với điều đó, nhóm đã đề xuất công cụ hoàn hảo cho bạn: công cụ tuyệt vời MindOnMapCông cụ lập sơ đồ tư duy đa năng này cung cấp các tính năng có thể giúp bạn vẽ sơ đồ lịch trình làm việc một cách dễ dàng.
MindOnMap cung cấp các tính năng vô cùng rộng rãi có thể giúp chúng ta tạo ra các sơ đồ và biểu đồ khác nhau, như lịch trình làm việc. Nó có thể giúp chúng ta quản lý thời gian của mình. Ngoài ra, nếu bạn là người quản lý, thì chúng ta có thể sử dụng công cụ này để trình bày lịch trình làm việc của nhóm mình theo cách hấp dẫn về mặt trực quan. Bây giờ chúng ta hãy xem làm thế nào để có thể thực hiện được điều đó.
Mở phần mềm MindOnMap trên máy tính của bạn. Từ giao diện của nó, nhấp vào nút New và chọn Sơ đồ.
Bây giờ, chúng ta có thể vào không gian làm việc. Vui lòng nhấp vào Hình dạng bạn muốn và sắp xếp chúng theo thiết kế bạn thích.
Sau đó, thêm nhãn của từng hình dạng tùy thuộc vào lịch trình làm việc của bạn. Sau đó, hoàn thiện bằng cách chọn Kiểu và Chủ đề trước khi nhấp vào Tiết kiệm cái nút.
Các bước đơn giản này có thể cung cấp cho bạn hình ảnh trực quan về lịch trình làm việc. Bây giờ chúng ta có thể thấy rằng công cụ này hiệu quả và thực sự có thể giúp chúng ta hình dung những gì chúng ta cần. Nếu bạn muốn, hãy sử dụng các mẫu này và chỉnh sửa lịch trình làm việc theo ý muốn của bạn.
Phần 4. Các loại lịch trình làm việc
Mỗi công ty đều có những yêu cầu riêng biệt và lịch làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều chỉ phù hợp với một số công ty. Các doanh nghiệp cần nhân viên làm việc 24 giờ hoặc có các vấn đề cấp bách khác cần giải quyết thường xuyên sử dụng ca làm việc để tối đa hóa năng suất. Các loại phổ biến nhất lịch trình công việc được hiển thị bên dưới mà không theo thứ tự cụ thể:
Lịch trình ca làm việc của Dupont
Lịch làm việc theo ca của Dupont rất phổ biến tại các đồn cảnh sát, cơ sở chăm sóc sức khỏe và các doanh nghiệp 24 giờ khác. Kế hoạch này có bốn nhóm riêng biệt làm việc theo hai ca 12 giờ. Ca ngày và ca đêm được lên lịch luân phiên bốn tuần. Trong bốn tuần, nhân viên theo lịch làm việc của Dupont sẽ làm việc như sau.
• Một ngày nghỉ.
• Ba ca đêm
• Ba ngày nghỉ.
• Bốn ca đêm
• Ba ngày nghỉ.
• Ca làm việc ba ngày.
• Ca làm việc bốn ngày.
• Bảy ngày nghỉ.
Lịch trình 2-2-3
Lịch trình 2-2-3 cũng là lựa chọn phổ biến cho các ngành cần nhân sự làm việc 24 giờ. Hệ thống này sử dụng chu kỳ luân phiên 28 ngày dần dần, với mỗi nhân viên làm việc theo ca 12 giờ mỗi ngày. Lịch trình điển hình cho bốn nhóm như sau.
• Ca làm việc hai ngày.
• Hai ngày nghỉ.
• Ca làm việc ba ngày.
Lịch làm việc toàn thời gian
Lịch làm việc toàn thời gian yêu cầu cá nhân phải làm việc từ tám đến mười giờ mỗi ngày, dao động từ 40 đến 50 giờ mỗi tuần. Với giờ làm việc dài, nhân viên toàn thời gian thường nhận được nhiều lợi ích từ nơi làm việc của họ. Những lợi ích này thường bao gồm bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ ốm và chế độ hưu trí.
Hầu hết các lịch trình toàn thời gian đều bao gồm cùng một ca làm việc mỗi ngày. Ca làm việc thay đổi, nhưng nhân viên thường làm việc 34 đến 40 giờ mỗi tuần. Nhân viên toàn thời gian không được miễn trừ được trả thêm giờ khi họ làm việc hơn 40 giờ. Các thành viên trong nhóm hưởng lương, mặc dù kiếm được nhiều tiền hơn, nhưng không được hưởng thêm giờ làm thêm.
Lịch trình làm việc tự do
Người làm việc theo hợp đồng hoặc tự do sử dụng lịch làm việc tự do. Những nhân viên này thường làm việc mà không có lịch trình định sẵn cho đến khi dự án của họ hoàn thành. Trong một số trường hợp, chính phủ cấm các doanh nghiệp chỉ đạo thời gian hoặc địa điểm làm việc của người làm việc tự do.
Lịch làm việc bán thời gian
Lịch làm việc của nhân viên bán thời gian không đáp ứng được yêu cầu của địa điểm đối với nhân viên toàn thời gian. Tại Hoa Kỳ, nhân viên được đảm bảo làm việc 30 giờ hoặc ít hơn mỗi tuần. Lịch làm việc của họ đôi khi có thể thay đổi để kết hợp thêm giờ làm thêm hoặc thậm chí là giờ làm thêm.
Phần 5. Câu hỏi thường gặp về cách tạo lịch làm việc
Lịch làm việc 5-4-9 là gì?
Kế hoạch làm việc 5-4-9 là lịch trình làm việc nén trong hai tuần, trong đó nhân viên làm việc bốn ngày 9 giờ và một ngày 8 giờ trong tuần đầu tiên, sau đó là bốn ngày 9 giờ và một ngày nghỉ trong tuần thứ hai. Điều này có nghĩa là thêm một ngày nghỉ sau mỗi hai tuần.
Làm thế nào để tạo lịch trình làm việc cá nhân?
Để xây dựng một lịch làm việc tùy chỉnh, trước tiên hãy xác định nhiệm vụ và ưu tiên của bạn. Đặt giờ làm việc, phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ, nghỉ giải lao thường xuyên và xem lại lịch trình của bạn thường xuyên để thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào. Lịch và Excel có thể giúp bạn sắp xếp lịch trình tốt hơn.
Excel có mẫu lịch trình làm việc không?
Có, Excel cung cấp các mẫu lịch trình làm việc. Bạn có thể tìm thấy chúng bằng cách mở Excel, nhấp vào Tập tin, sau đó đi đến Mớivà đang tìm kiếm lịch trình làm việc hoặc lịch trình hàng tuần. Bạn có thể thay đổi các mẫu này để đáp ứng yêu cầu công việc của mình.
Lịch làm việc thường xuyên của bạn như thế nào?
Nhân viên toàn thời gian thường tuân theo lịch trình làm việc thông thường, thường diễn ra từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Các lịch trình làm việc toàn thời gian phổ biến khác bao gồm làm việc 10 giờ mỗi ngày trong bốn ngày một tuần hoặc 6,5 giờ mỗi ngày trong sáu ngày một tuần.
Lịch trình làm việc hàng tuần như thế nào?
Kế hoạch làm việc hàng tuần cho phép người quản lý phân chia thời gian giữa các thành viên trong nhóm để phù hợp với nhu cầu của công ty và nhân viên. Một số sự kiện cần cân nhắc khi lập lịch trình hàng tuần là thời gian làm việc tối đa, thời gian nhân viên có mặt, giao thông và khối lượng công việc.
Sự kết luận
Đây là những thông tin chi tiết chúng ta cần biết về lịch trình làm việc của mình. Chúng ta có thể thấy ở trên bản chất của nó và cách tốt nhất để tạo ra một lịch trình. Đó là lý do tại sao chúng tôi hy vọng công cụ MindOnMap có thể giúp bạn lập lịch trình làm việc.
