5 phần mềm quản lý thay đổi tốt nhất để dùng thử cho tổ chức của bạn
Thay đổi là một khía cạnh tất yếu của bất kỳ tổ chức năng động nào. Do đó, quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả là rất quan trọng để đạt được thành công bền vững. Trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, phần mềm quản lý thay đổi đóng vai trò như một công cụ chiến lược. Nó giúp các tổ chức theo nhiều cách. Tuy nhiên, với rất nhiều công cụ có sẵn trực tuyến, một số người cảm thấy khó khăn để chọn được công cụ phù hợp nhất với mình. May mắn thay, bạn đã đến đúng nơi. Tại đây, bạn sẽ có thể khám phá những điều tốt nhất công cụ quản lý thay đổi. Tìm hiểu giá, ưu và nhược điểm của chúng khi bạn xem bài đăng này. Cuối cùng, tìm hiểu cách bạn có thể tạo sơ đồ để quản lý các thay đổi.
- Phần 1. Quản lý thay đổi là gì
- Phần 2. Công cụ quản lý thay đổi
- Phần 3. Cách lập sơ đồ quản lý sự thay đổi
- Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Phần mềm quản lý thay đổi
Với tư cách là người viết chính trong nhóm biên tập của MindOnMap, tôi luôn cung cấp thông tin xác thực và đã được xác minh trong các bài đăng của mình. Đây là những gì tôi thường làm trước khi viết:
- Sau khi chọn chủ đề về phần mềm quản lý thay đổi, tôi luôn nghiên cứu rất nhiều trên Google và trên các diễn đàn để liệt kê công cụ mà người dùng quan tâm nhất.
- Sau đó, tôi sử dụng tất cả các ứng dụng quản lý thay đổi được đề cập trong bài đăng này và dành hàng giờ hoặc thậm chí hàng ngày để thử nghiệm từng ứng dụng một.
- Xem xét các tính năng chính và hạn chế của các công cụ quản lý thay đổi này, tôi kết luận những công cụ này phù hợp nhất cho trường hợp sử dụng nào.
- Ngoài ra, tôi còn xem qua nhận xét của người dùng về phần mềm quản lý thay đổi để đánh giá của tôi khách quan hơn.
Phần 1. Quản lý thay đổi là gì
Quản lý thay đổi là một cách tiếp cận có hệ thống hoặc tập hợp các quy trình mà các tổ chức sử dụng. Họ sử dụng nó để điều hướng và thực hiện các thay đổi. Nó có thể được sử dụng trên cấu trúc, quy trình, công nghệ hoặc văn hóa. Đó là một kỷ luật chiến lược nhằm giúp đỡ các tổ chức. Cho phép họ có sự chuyển đổi suôn sẻ từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn trong tương lai. Bằng cách đó, họ có thể đảm bảo rằng những thay đổi được đón nhận và tích hợp hiệu quả.
Để làm cho nó hoạt động, quản lý thay đổi không chỉ là về kế hoạch và nhiệm vụ. Nó cũng là về việc hiểu mọi người cảm thấy thế nào về những thay đổi. Nó liên quan đến việc nói chuyện với tất cả những người có liên quan và sau đó đảm bảo rằng họ biết chuyện gì đang xảy ra. Cuối cùng, nó hỗ trợ họ khi họ quen với cách làm việc mới. Vì vậy, nó giúp mọi người trong công ty thích ứng với những thay đổi mà không có quá nhiều bối rối hay căng thẳng.
Phần 2. Công cụ quản lý thay đổi
Nếu bạn muốn biết cách quản lý sự thay đổi, trước tiên hãy tìm hiểu một số công cụ mà bạn có thể sử dụng trước. Dưới đây là một số phần mềm bạn có thể chọn.
1. Quản lý dịch vụ Jira
Jira là một công cụ quản lý dự án đa năng. Sau đó, nó mở rộng chức năng của mình để quản lý thay đổi. Trước đây, nó được công nhận là Jira Service Desk; bây giờ, nhiều người gọi nó là Quản lý dịch vụ Jira. Nó là một giải pháp quản lý dịch vụ CNTT (ITSM) toàn diện. Nó cũng được tạo cho DevOps, hoạt động CNTT và nhóm hỗ trợ, phục vụ cho các tổ chức có quy mô khác nhau. Ngoài ra, quản lý thay đổi Jira còn đi kèm với công cụ phân tích rủi ro tiên tiến. Nó sử dụng tự động hóa để đưa ra điểm rủi ro cho mỗi thay đổi. Điều này giúp người dùng nhanh chóng xác định xem một thay đổi cụ thể có rủi ro thấp, trung bình hay cao.
Giá bán:
◆ dùng thử miễn phí 7 ngày
◆ Từ $21/đại lý/tháng
PROS
- Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh phù hợp với các quy trình thay đổi cụ thể.
- Tích hợp liền mạch với các công cụ Atlassian khác như Confluence và Bitbucket.
- Khả năng báo cáo mở rộng để theo dõi và đánh giá các thay đổi.
CONS
- Thiết lập ban đầu có thể phức tạp, đặc biệt đối với người dùng mới.
- Giao diện có thể gây choáng ngợp đối với những người chưa quen với hệ sinh thái của Jira.
2. Trình quản lý thay đổi ChangeGear
ChangeGear là giải pháp quản lý thay đổi và quản lý dịch vụ CNTT. Công cụ này cũng được thiết kế cho các tổ chức có quy mô khác nhau. Thêm vào đó, nó sử dụng tính năng tự động hóa và kiểm soát tiên tiến trong việc quản lý các thay đổi. Đồng thời, nó giải phóng các quy trình trong một giao diện đơn giản. Cuối cùng, hợp lý hóa các quy trình thay đổi, đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu sự gián đoạn.
Giá bán:
◆ Chi tiết về giá có sẵn theo yêu cầu.
PROS
- Giao diện thân thiện với người dùng tạo điều kiện dễ dàng sử dụng.
- Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh thích ứng với nhu cầu quản lý thay đổi đa dạng.
- Tự động hóa tích hợp làm giảm nỗ lực thủ công trong quá trình thay đổi.
CONS
- Tích hợp sẵn có bị hạn chế so với một số công cụ khác.
- Thông tin chi tiết về giá không có sẵn, do đó ảnh hưởng đến việc cân nhắc ngân sách.
3. Đi bộ
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để quản lý sự thay đổi của cả nhân viên và khách hàng, hãy sử dụng WalkMe. Các công cụ của nó giúp bạn ngăn chặn sai lầm, thúc đẩy những hành vi bạn mong muốn và giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ. Hơn nữa, nó giúp việc sử dụng phần mềm tại nơi làm việc dễ dàng hơn. Tuy nhiên, phải mất một chút thời gian để thiết lập và khi WalkMe cập nhật phần mềm, bạn thường phải kiểm tra lại các tác vụ của mình theo cách thủ công, điều này có thể hơi rắc rối.
Giá bán:
◆ Giá từ $2-3000/năm.
PROS
- Cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh, cho phép các tổ chức điều chỉnh nhu cầu cụ thể của bạn.
- Cung cấp các công cụ hướng dẫn người dùng hiệu quả để quá trình quản lý thay đổi diễn ra suôn sẻ hơn.
- Cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vi kỹ thuật số.
- Dễ dàng truy cập vào Bộ phận trợ giúp thông qua WalkMe giúp nâng cao khả năng hỗ trợ người dùng.
CONS
- Phải mất một thời gian để thiết lập.
- Nó phụ thuộc vào cập nhật phần mềm.
- Sự đa dạng của các tính năng và tùy chọn có thể dẫn đến tình trạng quá tải thông tin.
4. Viima
Bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý thay đổi cho công ty nhỏ của mình? Viima có thể là người bạn đang tìm kiếm. Đó là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp nhỏ vì nó cung cấp điểm đầu vào với chi phí thấp và rào cản tối thiểu. Nó cũng cung cấp một số dịch vụ miễn phí trong khi phục vụ một số lượng người dùng hạn chế. Thêm vào đó, nó có sẵn trên cả nền tảng Android và Apple.
Giá bán:
◆ 14 ngày dùng thử miễn phí và có sẵn phiên bản miễn phí.
◆ Từ $39/tháng (10 người dùng).
PROS
- Cung cấp giao diện dễ sử dụng,
- Viima cung cấp điểm đầu vào chi phí thấp, khiến nó trở thành một lựa chọn thân thiện với ngân sách.
- Sự sẵn có của các ứng dụng Apple và Android đảm bảo rằng các nhóm có thể duy trì kết nối.
- Nó hỗ trợ cộng tác thời gian thực.
CONS
- Phiên bản miễn phí có thể bị hạn chế.
- Sự phù hợp với nhu cầu quản lý thay đổi của doanh nghiệp lớn hơn có thể bị hạn chế.
- Người dùng có thể gặp khó khăn khi thử các tính năng nâng cao hơn
5. Hướng đạo thay đổi
Cuối cùng, chúng ta có công cụ ChangeScout. Nó là một công cụ quản lý thay đổi chuyên dụng được thiết kế để hợp lý hóa quy trình thay đổi. Nó cũng cung cấp một nền tảng tập trung để lập kế hoạch, theo dõi và truyền đạt các thay đổi. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong toàn tổ chức.
Giá bán:
◆ Chi tiết về giá có sẵn theo yêu cầu.
PROS
- Giao diện thân thiện với người dùng tạo điều kiện dễ dàng sử dụng.
- Quy trình công việc có thể định cấu hình thích ứng với nhu cầu quản lý thay đổi đa dạng.
- Tự động hóa tích hợp làm giảm nỗ lực thủ công trong quá trình thay đổi.
CONS
- Tích hợp sẵn có bị hạn chế so với một số công cụ khác.
- Chi tiết về giá không có sẵn.
Phần 3. Cách lập sơ đồ quản lý sự thay đổi
Để thể hiện cách bạn quản lý sự thay đổi thông qua sơ đồ, bạn cần một công cụ đáng tin cậy. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng MindOnMap. Đây là một nền tảng lập bản đồ tư duy trực tuyến mà bạn có thể sử dụng để vẽ ra ý tưởng của mình. Sau đó, bạn có thể hiển thị nó thông qua bản trình bày trực quan, như biểu đồ hoặc sơ đồ. Công cụ này cũng cung cấp nhiều bố cục khác nhau để tạo biểu đồ mong muốn của bạn. Với nó, bạn có thể tạo sơ đồ, sơ đồ xương cá, sơ đồ dạng cây, v.v. Hơn nữa, nó cung cấp một tính năng lưu tự động. Điều đó có nghĩa là nền tảng sẽ lưu tất cả công việc của bạn sau khi bạn ngừng làm việc trên đó sau vài giây. Vì vậy, nó cũng là một công cụ đáng tin cậy để trực quan hóa các ví dụ về quản lý thay đổi. Ngoài ra, nó cho phép bạn trình bày thông tin phức tạp liên quan đến sáng kiến của mình.
Hơn nữa, bạn cũng có thể tải xuống phiên bản ứng dụng của nó nếu cần. Bây giờ, hãy tìm hiểu cách tạo sơ đồ để quản lý các thay đổi:
Điều hướng đến trang web chính thức của MindOnMap, sau đó chọn Tạo trực tuyến hoặc Tải xuống miễn phí ứng dụng. Sau đó, tạo một tài khoản miễn phí để truy cập đầy đủ vào nền tảng.
An toàn tải
An toàn tải
Khi truy cập vào giao diện chính của phần mềm, bạn sẽ thấy các bố cục khác nhau. Từ đó, bây giờ bạn có thể chọn mẫu mong muốn để tạo sơ đồ của mình.
Trên giao diện sau, hãy bắt đầu tạo sơ đồ quản lý thay đổi của bạn. Tại đây, bạn có thể thấy nhiều hình dạng, chủ đề và chú thích khác nhau mà bạn có thể sử dụng. Cá nhân hóa sơ đồ của bạn như bạn muốn.
Khi hoàn tất, bạn có thể lưu công việc của mình bằng cách nhấp vào Xuất khẩu nút ở góc trên bên phải. Tiếp theo, bạn có thể chọn từ các định dạng có sẵn như PDF, SVG, PNG và JPEG.
Ngoài ra, bạn có thể hiển thị sơ đồ của mình với đồng nghiệp, nhóm và bạn bè. Để làm điều đó, nhấn Đăng lại nút ở phần trên bên phải là tốt. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập Mật khẩu và Thời hạn hiệu lực Như bạn ước. Cuối cùng, nhấp vào Sao chép đường dẫn cái nút.
Đọc thêm
Phần 4. Câu hỏi thường gặp về Phần mềm quản lý thay đổi
Tại sao quản lý thay đổi lại quan trọng?
Quản lý thay đổi là rất quan trọng để có sự chuyển đổi suôn sẻ trong quá trình thay đổi tổ chức. Nó cũng có thể giúp các nhóm thích nghi và sau đó giảm thiểu sự phản kháng. Cuối cùng, nó tối đa hóa cơ hội thực hiện thành công.
Khung quản lý thay đổi là gì?
Đó là một cách tiếp cận có cấu trúc mà bạn có thể sử dụng làm hướng dẫn cho các quy trình. Nó có thể bao gồm việc lập kế hoạch, thực hiện và duy trì sự thay đổi của tổ chức. Nó cung cấp một cách có hệ thống để giải quyết các thách thức và thu hút các bên liên quan. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, khung quản lý thay đổi sẽ cho phép bạn đạt được kết quả mong muốn.
Làm thế nào để bạn xác định một chiến lược quản lý thay đổi?
Chiến lược quản lý thay đổi phác thảo kế hoạch tổng thể để quản lý và thực hiện thay đổi. Nó bao gồm các kế hoạch truyền thông, chương trình đào tạo và các yếu tố khác. Bằng cách đó, tổ chức sẽ đảm bảo áp dụng thành công các quy trình hoặc sáng kiến mới.
Các nguyên tắc quản lý thay đổi quan trọng là gì?
Các nguyên tắc quản lý thay đổi chính bao gồm giao tiếp hiệu quả. Không chỉ vậy mà còn có sự tham gia tích cực của các bên liên quan và hỗ trợ lãnh đạo. Những thứ khác là sự tham gia của nhân viên và sự thừa nhận rằng thay đổi là một quá trình liên tục. Những nguyên tắc này hướng dẫn các tổ chức trong việc nuôi dưỡng một nền văn hóa tích cực và thích ứng. Và đây là trong thời kỳ chuyển đổi.
Sự kết luận
Cuối cùng, bạn phải tìm hiểu quản lý thay đổi là gì. Hơn nữa, sự khác biệt phần mềm quản lý thay đổi đã được liệt kê để bạn sử dụng. Bây giờ, nếu bạn cần một công cụ để hiển thị cách bạn quản lý thay đổi thông qua sơ đồ, hãy sử dụng MindOnMap. Nó có thể đảm bảo rằng nó sẽ cung cấp cho bạn một cách đơn giản để tạo sơ đồ được cá nhân hóa. Cuối cùng, bạn có thể sử dụng ngoại tuyến hoặc trực tuyến, thuận tiện hơn cho bạn.
