Cấu trúc phân chia công việc là gì và cách tạo ra nó
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) thường được sử dụng trong quản lý dự án. Nó phân công công việc cho các nhóm và tinh chỉnh thêm các nhiệm vụ thành các bước cụ thể, có thể hoàn thành kế hoạch dự án nhanh hơn và hiệu quả hơn. Nhưng bạn có biết nó là gì và cách sử dụng nó không? Bài viết này sẽ cung cấp một số thông tin về WBS theo sáu khía cạnh. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm.
- Phần 1. Ý nghĩa của WBS
- Phần 2. Các thành phần của WBS
- Phần 3. Các trường hợp sử dụng của WBS
- Phần 4. Khi nào sử dụng WBS
- Phần 5. Lợi ích của WBS
- Phần 6. Cách tạo biểu đồ cho cấu trúc phân chia công việc bằng MindOnMap
- Phần 7. Câu hỏi thường gặp
Phần 1. Ý nghĩa của WBS
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một công cụ quản lý dự án trực quan giúp đơn giản hóa các dự án lớn bằng cách chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này giúp các nhóm dễ dàng xác định phạm vi, chi phí và các mục tiêu, cũng như phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhóm phù hợp nhất với công việc. Công cụ này thường được sử dụng để lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi tiến độ. Đây là một phác thảo trình bày thông tin từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất, với mỗi nhiệm vụ được liên kết với nhiệm vụ ở cấp cao hơn.
Phần 2. Các thành phần của WBS
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một cấu trúc tổ chức phân cấp chia nhỏ một dự án thành các phần nhỏ hơn và dễ quản lý hơn. Nó bao gồm các yếu tố chính sau:
• Sản phẩm của dự án.
Sản phẩm bàn giao là sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng sẽ nhận được khi hoàn thành dự án. Ngoài ra, tổng khối lượng công việc ở các cấp thấp hơn của WBS phải tương đương với tổng khối lượng công việc ở các cấp cao hơn.
• Phân cấp rõ ràng.
Phạm vi dự án của WBS phải theo thứ bậc. Các dự án lớn và nhỏ bên dưới được xác định rõ ràng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các mục tiêu.
• Mức độ chi tiết.
Mức độ chi tiết trong WBS phụ thuộc vào quy mô của dự án, nhưng không cần quá chi tiết. Nó chỉ nhằm mục đích ước tính phạm vi chính xác của dự án.
• Từ điển WBS.
Từ điển WBS là một phần quan trọng của WBS chứa tất cả thông tin dự án có liên quan và có thể định nghĩa các thành phần WBS khác nhau. Nó giúp làm rõ phạm vi của từng nhiệm vụ và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm.
• Gói công việc.
Gói công việc là đơn vị công việc nhỏ nhất trong WBS. Nó cho phép chia nhỏ dự án thành các phần dễ quản lý nhất và sau đó giao cho các phòng ban hoặc thành viên trong nhóm.
Phần 3. Các trường hợp sử dụng của WBS
Hình ảnh trên là trường hợp sử dụng cấu trúc phân tích công việc để xây nhà. Trong hình ảnh, các thành phần Cấp độ 1, Nội bộ, Nền móng và Bên ngoài là các mô tả về sản phẩm bàn giao. Các thành phần Cấp độ 2, chẳng hạn như Điện, Đào đất, v.v., trong mỗi nhánh của WBS, là tất cả các sản phẩm bàn giao duy nhất cần thiết để tạo ra sản phẩm bàn giao Cấp độ 1 tương ứng.
Cấu trúc của WBS được tổ chức như sau:
Cấp độ 1: Xây dựng một ngôi nhà.
Cấp độ 2: Nội bộ, Nền tảng, Bên ngoài.
Cấp độ 3: Điện, Đào đất, Xây dựng, Ống nước, Lắp dựng thép, Hoàn thiện công trình.
Phần 4. Khi nào sử dụng WBS
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) thường được sử dụng khi bắt đầu một dự án. Nó có nhiều kịch bản khác nhau và các ví dụ chi tiết như sau:
• Lên lịch sự kiện.
Người lập kế hoạch sự kiện cần phải phát triển một lịch trình dự án và mốc thời gian trước khi sự kiện bắt đầu. Sau đó, họ phải thực hiện tiến độ ổn định theo kế hoạch để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thời hạn.
• Phân bổ nguồn lực và ngân sách.
Khi bắt đầu một dự án mới, người lập kế hoạch nguồn lực cần lập kế hoạch nguồn lực cho dự án và phân bổ ngân sách phù hợp cho dự án.
• Dự toán chi phí các dự án thương mại.
Các nhà hoạch định dự án thương mại cần ước tính tất cả các thành phần hoạt động, chủ yếu là chi phí của dự án, trước khi bắt đầu dự án thương mại để giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
• Phân công nhiệm vụ dự án.
WBS có thể phân công nhiệm vụ cho tất cả thành viên của một dự án lớn, giúp các thành viên thúc đẩy dự án theo đúng vai trò của mình.
• Theo dõi tiến độ dự án.
WBS cho phép các thành viên trong nhóm dự án của công ty biết ai đã làm gì và khi nào tại bất kỳ thời điểm nào và giúp các thành viên trong nhóm cập nhật tiến độ dự án.
Phần 5. Lợi ích của WBS
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) có nhiều lợi ích cho quản lý dự án. Nó giúp bạn:
1. Phát triển lịch trình dự án và theo dõi tiến độ dự án.
2. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và mô tả rõ ràng về nhiệm vụ.
3. Nó cải thiện khả năng giao tiếp giữa các nhóm và cá nhân và cho phép họ tập trung.
4. Ước tính chi phí dự án, phân bổ nguồn lực ngân sách và lập kế hoạch một cách tổng hợp.
5. Giúp chia dự án thành nhiều phần nhỏ hơn, đơn giản và dễ quản lý hơn.
Phần 6. Cách tạo biểu đồ cho cấu trúc phân chia công việc bằng MindOnMap
MindOnMap là một công cụ tạo sơ đồ tư duy dễ sử dụng. Nó có nhiều tình huống áp dụng khác nhau, bao gồm quản lý dự án WBS. Ngoài ra, nó tương thích với nhiều nền tảng. Bạn có thể tải xuống trên Windows hoặc Mac và truy cập trực tiếp trực tuyến từ bất kỳ trình duyệt nào.
An toàn tải
An toàn tải
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách sử dụng công cụ này để tạo biểu đồ phân chia cấu trúc công việc.
Mở MindOnMap, chọn nút đầu tiên Mới trên bảng bên trái, sau đó bạn có thể chọn loại sơ đồ tư duy mà bạn muốn, chẳng hạn như Sơ đồ tư duy, Sơ đồ tổ chức, Sơ đồ cây hoặc loại khác. Ở đây, chúng tôi lấy Bản đồ tổ chức như một ví dụ.
Nhấn vào Bản đồ tổ chức (Xuống) để vào giao diện đã tạo. Sau đó nhấp vào Chủ đề trung tâm và nhấp đúp để nhập chủ đề bạn muốn tạo cho WBS.
Nhấp vào Đề tài nút dưới Thêm chủ đề tùy chọn ở thanh bên phía trên sẽ đưa ra một nhánh của nó và một vài cú nhấp chuột sẽ đưa ra nhiều nhánh, nơi bạn có thể nhập tiêu đề phụ của WBS của mình.
Sau đó, nếu bạn có chủ đề phụ để thêm, hãy nhấp vào Chủ đề chính và sau đó nhấp vào chủ đề phụ nút, các nhánh nhỏ hơn bên dưới Chủ đề chính đó sẽ được mở rộng.
Sau khi hoàn thành WBS, hãy nhấp vào nút Lưu bên dưới tùy chọn Công cụ ở thanh bên trên để lưu. Sau đó, bạn có thể nhấp vào biểu tượng ở góc trên bên phải để xuất dưới dạng hình ảnh hoặc định dạng tệp khác.
Lời nhắc nhở: Người dùng miễn phí có thể xuất hình ảnh JPG và PNG chất lượng thông thường chỉ có hình mờ.
Lời khuyên: MindOnMap cũng có nhiều chức năng bổ sung nếu bạn cần, chẳng hạn như chèn hình ảnh, liên kết và bình luận bằng cách nhấp vào Hình ảnh, Liên kết, và Bình luận nút ở thanh bên trên; Chủ đề, Tùy chọn Kiểu ở thanh bên phải cho phép bạn tự do chỉnh sửa chủ đề, màu sắc, hình dạng, v.v. của hộp; và Đề cương Tùy chọn này cho phép bạn xem trước toàn bộ cấu trúc của biểu đồ. Hơn nữa, còn có nhiều tính năng khác mà bạn có thể tự khám phá!
Phần 7. Câu hỏi thường gặp
5 cụm từ trong cấu trúc phân chia công việc là gì?
5 giai đoạn của cấu trúc phân chia công việc bao gồm khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc.
Ví dụ về WBS là gì?
Lấy công việc xây dựng một ngôi nhà làm ví dụ. Có thể chia thành Điện, Ống nước, Đào đất, Lắp dựng thép, Công việc xây dựng và Hoàn thiện công trình.
Sự khác biệt giữa WBS và kế hoạch dự án là gì?
WBS là thành phần quan trọng của toàn bộ dự án. Trong khi kế hoạch dự án chứa các thành phần rộng hơn khác.
Sự kết luận
Chúng tôi chắc chắn rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu chi tiết về WBS, từ ý nghĩa, các yếu tố, trường hợp sử dụng, các tình huống áp dụng và lợi ích, cho đến cách tạo ra nó. Nó thường được sử dụng tại nơi làm việc để chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và dễ quản lý hơn, sau đó có thể phân phối cho các thành viên trong nhóm. Nếu bạn thường xuyên cần tạo biểu đồ cho cấu trúc phân chia công việc trong công việc, MindOnMap là lựa chọn tốt cho bạn! Nó trực quan và dễ sử dụng, rất thân thiện với người mới bắt đầu. Hãy thử! Nó sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.
