پروکیورمنٹ مینجمنٹ کے عمل کے بارے میں ایک مکمل بحث

پروکیورمنٹ کا عمل کیا ہے۔? ٹھیک ہے، ایک کاروبار میں، خدمات کے حصول اور خریداری کے عمل سے آگاہ ہونا ضروری ہے۔ یہ کاروبار کی کامیابی کا ایک بڑا حصہ ہے. لہذا، اس عمل کے بارے میں مزید جاننے کے لیے، آپ اس مضمون سے سب کچھ پڑھ سکتے ہیں۔ ہم آپ کو پروکیورمنٹ کے عمل، اس کے مراحل، اور عام مراحل کی مکمل تعریف دیں گے۔ اس کے ساتھ، یہاں آئیں کیونکہ ہم بحث کے بارے میں آپ کو درکار تمام ڈیٹا پیش کرتے ہیں۔

• حصہ 1۔ حصولی کا عمل کیا ہے۔
• حصہ 2۔ حصولی کے عمل کی اقسام
• حصہ 3۔ حصولی کے عمل کے مراحل
• حصہ 4۔ حصولی کے عمل کے مراحل
• حصہ 5۔ حصولی کے عمل کے بارے میں اکثر پوچھے گئے سوالات

حصہ 1۔ حصولی کا عمل کیا ہے۔

پروکیورمنٹ پروسیس فلو خدمات کی خریداری اور حاصل کرنے کا عمل ہے۔ عام طور پر، یہ کاروباری مقاصد کے لئے ہے. یہ سب سے زیادہ کاروبار سے وابستہ ہے کیونکہ تنظیموں کو سامان یا خدمات کی خریداری کا مطالبہ کرنا چاہئے۔ اس کے علاوہ، اس میں خریداری کا پورا عمل شامل ہے جو آخری اور عمدہ خریداری کے فیصلے تک لے جانے والی تنظیموں کے لیے اہم ہے۔ حصولی کے عمل کو منظم کرنے کے لیے تنظیم کے وسائل کا ایک حصہ درکار ہو سکتا ہے۔ اس کے علاوہ، خریداری کا عمل کاروبار کی ترقی اور کامیابی کے لیے ضروری ہو سکتا ہے۔ اگر آپ خدمات اور سامان حاصل کرنے، مالیات کا انتظام کرنے، یا ان کا جائزہ لینے کی پوزیشن میں ہیں، تو آپ خریداری کے عمل کا حصہ ہیں۔ اس میں اچھی بصیرت رکھنے سے آپ کو اپنے پیشہ ورانہ کردار میں کامیابی کے لیے رہنمائی مل سکتی ہے۔ مزید یہ کہ، یہ کاروبار کے لیے اہم ہے کیونکہ یہ ان عوامل میں سے ایک ہے جو منافع، بچت اور اخراجات کو متاثر کر سکتا ہے۔ دراصل، کاروبار خریداری کے عمل کا جائزہ لے رہے ہیں۔ یہ کاروبار کے مقصد یا مقصد کے حصول کے لیے ضروری تبدیلیاں اور ایڈجسٹمنٹ کرنا ہے۔ اس کا بنیادی مقصد خدمات اور سامان کو محفوظ بناتے ہوئے کارکردگی اور قدر حاصل کرنا ہے۔

حصہ 2۔ حصولی کے عمل کی اقسام

1. براہ راست حصولی

خریداری کی پہلی قسم براہ راست خریداری ہے۔ یہ خدمات، مواد اور سامان کے حصول کے بارے میں ہے جو ایک تنظیم منافع کما سکتی ہے۔ یہ دوبارہ فروخت یا اختتامی مصنوعات کی پیداوار کے ذریعے ہے۔ ان اشیاء کو حاصل کرنے کا بنیادی مقصد دیگر سپلائرز اور کاروباری اداروں کے ساتھ جاری تعلقات کو بڑھانا ہے۔ اس طرح، وہ سیکھنے اور بڑھنے کو جاری رکھ سکتے ہیں۔

2. بالواسطہ خریداری

بالواسطہ حصولی میں، یہ اندرونی طور پر استعمال ہونے والے مواد، سامان اور خدمات کے حصول کے بارے میں ہے۔ یہ روزانہ کی کارروائیوں کی حمایت کرنا ہے۔ بالواسطہ خریداری میں دفتری سامان، خراب ہونے والی اشیاء، فرنیچر اور گاڑیاں شامل ہیں۔ مزید برآں، اس قسم کی خریداری میں ایسی اشیاء کی خریداری شامل ہوتی ہے جو روزمرہ کے کاموں کے لیے ضروری ہیں۔

3. خدمات کی خریداری

اس قسم کی خریداری میں، یہ لوگوں پر مبنی خدمات کے حصول سے نمٹتا ہے۔ تنظیم پر منحصر ہے، اس میں انفرادی ٹھیکیدار، قانونی فرم، ہنگامی مزدور، سیکورٹی خدمات، اور مزید شامل ہو سکتے ہیں۔ ان خدمات کو حاصل کرنے کے مقصد میں سروس گیپ کو پُر کرنا اور عملے کو کل وقتی وقت دینا بھی شامل ہو سکتا ہے۔

4. سامان کی خریداری

اچھی خریداری جسمانی اشیاء کی خریداری کے بارے میں ہے۔ تاہم، اس میں سافٹ ویئر سبسکرپشنز جیسی اشیاء بھی شامل ہو سکتی ہیں۔ ایک مؤثر سامان کی خریداری عظیم سپلائی چین کے انتظام کے طریقوں پر منحصر ہے.

حصہ 3۔ حصولی کے عمل کے 3 مراحل

پروکیورمنٹ مینجمنٹ کے عمل میں تین اہم مراحل ہوتے ہیں:

سورسنگ کا مرحلہ

اس مرحلے میں خدمات یا مصنوعات کی ضرورت کا تعین کرنا شامل ہے۔ یہ ممکنہ سپلائرز کی تلاش کے بارے میں بھی ہے۔

ضرورت کی نشاندہی کریں۔ - کسی خدمت یا مصنوعات کی ضرورت کی نشاندہی کرنا ضروری ہے۔ یہ کارکردگی کو بڑھانے کے لیے کسی خاص پروجیکٹ کے ذریعے شروع کیا جا سکتا ہے۔

سپلائرز کی تجویز تلاش کریں۔ - ٹیم ممکنہ سپلائرز کی تلاش کرے گی۔ تجویز میں فراہم کنندگان کے تجربے، شرائط، قیمتوں اور مزید کے بارے میں ڈیٹا شامل ہونا چاہیے۔

سپلائر کو منتخب کریں۔ - پروکیورمنٹ سے ٹیم اہل سپلائر کا انتخاب کرے گی۔

خریداری کا مرحلہ

اس مرحلے میں، اس میں منتخب سپلائر کے ساتھ آرڈر دینا شامل ہے۔ یہ معاہدہ کی شرائط پر بات چیت کرنے کے بارے میں ہے۔

شرائط و ضوابط پر بحث کریں۔ - ٹیم اور فراہم کنندہ شرائط و ضوابط پر تبادلہ خیال کریں گے۔ اس میں قیمتوں کا تعین، ادائیگی کی شرائط، ترسیل اور مزید اہم معلومات شامل ہیں۔

پرچیز آرڈر کا نظم کریں۔ - ٹیم خریداری کے آرڈر کو پورا کرنے کے پورے طریقہ کار کے دوران سنبھالے گی۔ اس میں شپمنٹ کی نگرانی شامل ہے۔ یہ یقینی بنانا ہے کہ سروس اور پروڈکٹ نردجیکرن کو پورا کریں اور کسی بھی مسئلے کو حل کریں۔

وصول کرنے کا مرحلہ

مرحلہ سامان اور خدمات حاصل کرنے کے بارے میں ہے۔ مرحلہ معیار کی جانچ اور ادائیگی پر کارروائی کرنے کے بارے میں بھی ہے۔

خدمات اور سامان حاصل کریں۔ - جب پروڈکٹس بھیج دیے جائیں گے، تو محکمہ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ان کی جانچ کرے گا کہ خریداری کے آرڈر میں اس کا خاکہ موجود ہے۔

ادائیگی کا عمل - سامان اور خدمات کا معائنہ کرنے کے بعد، ادائیگی پر کارروائی کی جائے گی۔

ریکارڈ رکھنے - تنظیم خریداری کے عمل میں ہر چیز کا ریکارڈ رکھے گی۔ یہ ریکارڈ آڈیٹنگ کے مقاصد کے لیے مفید ہیں۔

حصہ 4۔ حصولی کے عمل کے مراحل

1. ضروریات کا تعین کریں۔

یہ عمل خدمات اور سامان کی ضرورت سے شروع ہوتا ہے۔ یہ ایک اندرونی ضرورت ہو سکتی ہے، جو کاروبار کو چلانے کے لیے درکار مواد کے بارے میں ہے۔ یہ بیرونی بھی ہو سکتا ہے، جو وہ مواد ہے جسے تنظیم فروخت کرے گی۔ اس قدم میں بجٹ کی ترتیب بھی شامل ہے۔

2. وینڈرز کا انتخاب

یہ مرحلہ سورسنگ وینڈرز کے بارے میں ہے۔ اس میں بہترین معیار اور قیمت پیش کرنے کی ان کی صلاحیت کو جاننا شامل ہے۔ ایک وینڈر کا انتخاب کرتے وقت، یہ اس کے اچھے معیار کی مصنوعات کے بارے میں نہیں ہے. غور کرنے کی ایک اور چیز دکاندار کی ساکھ ہے۔

خریداری کی درخواست جمع کروائیں۔

اگلا مرحلہ خریداری کی درخواست میں ڈالنا ہے۔ یہ خریداری کرنے کے لیے اندرونی منظوری حاصل کرنا ہے۔ اس میں خریداری کی درخواست کا فارم بنانا اور اسے اس محکمہ کو دینا شامل ہے جو مالیات کا ذمہ دار ہے۔

4. پرچیز آرڈر کریں۔

جب خریداری کی درخواست پہلے ہی منظور ہو جائے گی، ٹیم PO کو وینڈر کو جمع کرائے گی۔ اس میں وہ تمام ڈیٹا ہوتا ہے جو وینڈر کو ڈیلیور کرنے اور پورا کرنے کے لیے، ادائیگی کی شرائط کے ساتھ ہوتا ہے۔

5. سامان اور خدمات حاصل کرنا

خریداری کے آرڈر کی تصدیق کے بعد، وینڈر آرڈر کی گئی خدمات اور سامان کی فراہمی کر سکے گا۔

6. انوائس پر کارروائی کریں۔

وینڈر خریدار کو ایک رسید بھیجے گا جس میں بتایا جائے گا کہ آرڈر میں کیا شامل ہے۔ یہ فروخت اور واجب الادا ادائیگی کی بھی تصدیق کرتا ہے۔

7. ادائیگی

رسید اور آرڈر موصول ہونے کے بعد، اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم ادائیگی کے لیے انوائس پر کارروائی کرے گی۔

8. آڈٹ کے لیے ریکارڈ

پورے عمل کے بعد، آڈٹ کے لیے ہر چیز کو ریکارڈ کرنا ضروری ہے۔ اس طرح، آپ بجٹ، ادائیگیوں اور دیگر عملوں سمیت ہر چیز کو ٹریک کر سکتے ہیں۔

پروکیورمنٹ پروسیس فلو چارٹ کا انعقاد کرتے وقت، ایک بہترین ٹول جیسے استعمال کرنا ضروری ہے۔ MindOnMap. عمل کو سمجھنے کے لیے مختلف بصری عناصر کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس میں شکلیں، متن، ڈیزائن اور بہت کچھ شامل ہے۔ شکر ہے، MindOnMap آپ کو درکار ہر چیز پیش کر سکتا ہے۔ یہ عمل بنانے کا ایک آسان طریقہ بھی پیش کر سکتا ہے۔ مزید یہ کہ یہ ٹول سب سے سیدھا سادہ یوزر انٹرفیس فراہم کر سکتا ہے۔ اس طرح، کوئی بھی بغیر کسی جدوجہد کے اس آلے کو استعمال کرسکتا ہے۔ مزید یہ کہ، آپ اپنے حتمی حصولی کے عمل کو وسیع پیمانے پر فارمیٹس میں محفوظ کر سکتے ہیں۔ آپ آؤٹ پٹ کو JPG، PNG، PDF، اور اپنے MindOnMap اکاؤنٹ پر بھی محفوظ کر سکتے ہیں۔ لہذا، اگر آپ حصولی کے عمل کو انجام دینے کے لیے کسی قابل اعتماد ٹول کی تلاش کر رہے ہیں، تو بہتر ہے کہ MindOnMap استعمال کرنے پر غور کریں۔ مزید تفصیلات کے لیے، ذیل میں سبق دیکھیں۔

حصہ 5۔ حصولی کے عمل کے بارے میں اکثر پوچھے گئے سوالات