کنبان طریقہ کار کا جائزہ، اصول، استعمال، اور اسے کیسے بنایا جائے۔
بہت سے کاروبار اپنے مقاصد کو حاصل کرنے کے لیے کنبن کا استعمال کرتے ہیں۔ کچھ اس سے واقف نہیں ہوسکتے ہیں، لیکن کنبن کئی دہائیوں سے صنعتوں کو تشکیل دے رہا ہے۔ لہذا، یہ ورک فلو یا پروجیکٹ مینجمنٹ کی ایک بصری پیشکش ہے۔ یہ مقبول ہوا کیونکہ لوگ اسے زیادہ دلکش اور بدیہی سمجھتے ہیں۔ اگر آپ اس میں نئے ہیں، تو آپ صحیح پوسٹ پر آئے ہیں۔ یہاں، کنبن کی تعریف، اس کے اصول، استعمال، فوائد اور نقصانات کو جانیں۔ یہی نہیں، ہم آپ کو سکھائیں گے کہ کنبن بورڈ کیسے بنایا جائے۔
- حصہ 1. کنبن کیا ہے؟
- حصہ 2۔ کنبن کے اصول
- حصہ 3۔ کنبن کے استعمال
- حصہ 4۔ کنبن کے فائدے اور نقصانات
- حصہ 5۔ کنبن بورڈ کیسے بنایا جائے۔
- حصہ 6۔ کنبن کیا ہے کے بارے میں اکثر پوچھے گئے سوالات
حصہ 1. کنبن کیا ہے؟
کبان ایک چست پروجیکٹ مینجمنٹ فریم ورک ہے جو ورک فلو کو دیکھنے کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ یہ 1940 کی دہائی کے آخر میں جاپان میں شروع ہوا۔ کنبان ایک جاپانی لفظ ہے جس کا مطلب ہے بصری بورڈ یا وہ کارڈ جسے آپ دیکھتے ہیں۔ ٹویوٹا وہ تھا جس نے وقت پر مینوفیکچرنگ تیار کی اور درخواست دی۔ اس طرح، یہ کام کے انتظام میں مسلسل بہتری اور لچک پر زور دیتا ہے۔ اس کے علاوہ، یہ ہولڈ اور پھنسے ہوئے کام کو محدود کرتا ہے۔ ان کو محدود کرنے سے، ٹیم کی ڈیلیوری پائپ لائن میں رکاوٹوں کا پتہ لگانا آسان ہے۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ وہ عمل کو سست نہ کریں یا بہاؤ میں خلل نہ ڈالیں۔ کنبن انجینئرنگ، پروڈکٹ اور سافٹ ویئر ڈویلپمنٹ ٹیموں میں مقبول ہے۔ پھر بھی، آپ جس بھی ٹیم میں ہیں، آپ کنبان بہاؤ استعمال کر سکتے ہیں۔ اگر آپ ایک متحرک اور لچکدار ورک فلو قائم کرنے میں دلچسپی رکھتے ہیں، تو یہ ایک مناسب آپشن ہے۔
حصہ 2۔ کنبن کے اصول
کام کے بہاؤ کو منظم کرنے اور بہتر بنانے کے لیے کانبان کے اپنے اصول ہیں۔ لہذا، 4 بنیادی اصول ہیں جو کنبن استعمال کرتے ہیں۔ درج ذیل ہیں:
1. موجودہ ورک فلو کے ساتھ شروع کریں۔
اسکرم جیسے زیادہ ساختی چست طریقوں کے برعکس، کنبن آپ کی ٹیم کے موجودہ عمل کو اپناتا ہے۔ کنبن ایک ورسٹائل ورک فلو ہے جسے آپ پہلے سے استعمال کر رہے ہیں اس پر عمل درآمد کر سکتے ہیں۔
2. بتدریج تبدیلیوں کو آگے بڑھانے سے اتفاق کریں۔
بڑی تبدیلیاں آپ کی ٹیم میں خلل ڈال سکتی ہیں۔ اب، اگر آپ سب کچھ ایک ساتھ تبدیل کرنے کی کوشش کرتے ہیں تو شاید نیا نظام کام نہ کرے۔ اس کے ساتھ، کنبن یہ سمجھتا ہے. نتیجے کے طور پر، یہ مسلسل بہتری اور قدم بہ قدم تبدیلیاں کرنے کی حوصلہ افزائی کرتا ہے۔ لہذا، اپنی ٹیم کے عمل کو بہتر بنانے کے لیے چھوٹے اور اضافی ایڈجسٹمنٹ کے ساتھ شروع کریں۔
3. موجودہ کرداروں، ذمہ داریوں اور طریقوں کا احترام کریں۔
کنبن دوسرے طریقوں کے برعکس ٹیم کے مخصوص کرداروں کا حکم نہیں دیتا۔ لہذا، یہ آپ کی موجودہ ٹیم کے ڈھانچے کے ساتھ ضم ہوجاتا ہے اور بغیر کسی رکاوٹ کے عمل کرتا ہے۔ مزید، آپ کے موجودہ طریقوں میں قیمتی پہلو ہو سکتے ہیں۔ اس طرح، اگر آپ ایک ہی دن میں سب کچھ بدلنے کی کوشش کرتے ہیں تو یہ نقصان ہوسکتا ہے۔
4. ٹیم کے تمام اراکین سے قیادت کو فروغ دیں۔
کنبن پراجیکٹ مینیجمنٹ تسلیم کرتی ہے کہ تبدیلی ٹیم کے رکن سے شروع ہو سکتی ہے، نہ صرف اعلیٰ عہدوں پر رہنے والے۔ Kanban کے ساتھ، ٹیم کے اراکین کو نئے خیالات میں حصہ ڈالنے اور ذہن سازی کرنے کی ترغیب دی جاتی ہے۔ اس کا مقصد عمل کو بڑھانا ہے۔ ایک ہی وقت میں، ٹیم کے ارکان نئے اقدامات پر قیادت کر سکتے ہیں.
حصہ 3۔ کنبن کے استعمال
صارفین کنبان کو مختلف طریقوں سے استعمال کر سکتے ہیں۔ ذیل میں اس پروجیکٹ مینجمنٹ کو استعمال کرنے کے کچھ مشہور طریقے ہیں۔
انوینٹری مینجمنٹ
کنبن آپ کے پاس کتنی اشیاء ہیں، جیسے اسٹور میں گروسری کا انتظام کرنے میں مدد کرتا ہے۔ جب اشیاء کم ہو جاتی ہیں، تو آپ متوازن اسٹاک کو برقرار رکھنے کے لیے مزید آرڈر دیتے ہیں۔
ٹاسک آرگنائزیشن
کرنے کی فہرست کی طرح، کنبن کاموں کو منظم کرنے میں مدد کرتا ہے۔ آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے، کیا جاری ہے، اور کیا مکمل ہوا ہے۔ اس طرح، آپ کام کو زیادہ منظم بناتے ہیں۔
پروجیکٹ ٹریکنگ
بڑے منصوبوں کے لیے، کنبن آپ کو ٹریک پر رکھتا ہے۔ یہ آپ کو یہ دیکھنے میں مدد کرتا ہے کہ کیا کرنا باقی ہے، کیا جاری ہے، اور کیا ختم ہو گیا ہے۔ اس طرح، آپ منصوبوں کو زیادہ مؤثر طریقے سے ختم کر سکتے ہیں.
ورک فلو آپٹیمائزیشن
ایک فیکٹری میں، کنبن ہموار پیداوار کو یقینی بناتا ہے۔ جب ایک حصہ ختم ہوجاتا ہے، تو یہ اگلا شروع کرنے کا اشارہ کرتا ہے۔ لہذا، یہ تاخیر کو کم کرنے اور عمل کو رواں دواں رکھنے میں آپ کی مدد کرتا ہے۔
کسٹمر سپورٹ
کنبن کسٹمر سروس ٹیموں کو درخواستوں کو ترجیح دینے میں مدد کرتا ہے۔ وہ دیکھ سکتے ہیں کہ کس چیز پر توجہ دینے کی ضرورت ہے، کس چیز پر کام کیا جا رہا ہے، اور کیا حل ہوا ہے۔ لہذا، یہ آپ کو اپنے کسٹمر سپورٹ کو زیادہ موثر بنانے دیتا ہے۔
حصہ 4۔ کنبن کے فائدے اور نقصانات
کنبن کے فوائد
◆ کام کی وضاحت
کنبن بورڈ پر کاموں کو ترتیب دینا یہ دیکھنا آسان بناتا ہے کہ آپ کی ٹیم کو پروجیکٹ کو آگے بڑھانے کے لیے کیا کرنے کی ضرورت ہے۔ کنبن کارڈز کے ساتھ، آپ اپنی ٹیم کو وہ معلومات فراہم کرتے ہیں جس کی انہیں اپنے کاموں کے لیے ضرورت ہوتی ہے۔
◆ ایک نظر میں حیثیت
کنبن بورڈ پر اپنی ٹیم کی پیشرفت کو چیک کرنے سے اپ ڈیٹس کے لیے ان پر مسلسل جانچ پڑتال کی ضرورت کم ہوجاتی ہے۔ آپ جلدی سے دیکھ سکتے ہیں کہ کون سے کام جاری ہیں اور کون سے کام ہوچکے ہیں۔
◆ ٹیم کی کارکردگی
کنبن پروجیکٹ مینجمنٹ آپ کی ٹیم کو ورک فلو دیکھنے، ترجیحات طے کرنے اور مسائل کو تیزی سے حل کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اس سے آپ کی ٹیم بہتر کام کرتی ہے کیونکہ ہر کوئی صحیح وقت پر صحیح چیزوں پر توجہ مرکوز کرتا ہے۔
◆ فوکس اور برن آؤٹ سے بچنا
کنبن آپ کی ٹیم کی توجہ کو منظم کرنے میں مدد کرتا ہے، وقت اور توانائی کو ضائع ہونے سے روکتا ہے۔ یہاں تک کہ اگر آپ جسمانی مواد کے ساتھ کام نہیں کرتے جیسے مینوفیکچرنگ میں، آپ کو یاد رکھنا ہوگا کہ وقت اور توانائی محدود وسائل ہیں۔ اگر ان کا اچھی طرح سے انتظام نہ کیا جائے تو برن آؤٹ ہو سکتا ہے، جس کی وجہ سے کام کم معیار کا ہوتا ہے۔
کنبن کے نقصانات
◆ پروجیکٹ کا شیڈول
کنبن آسان ہے، لیکن اس میں تفصیلی نظام الاوقات اور ٹائم فریم کا فقدان ہے۔ اس سے یہ اندازہ لگانا مشکل ہو جاتا ہے کہ کام کب مکمل ہوں گے اور پورا پروجیکٹ کب مکمل ہو گا۔ تخمینہ لگانا مشکل ہو جاتا ہے اگر آپ کا کنبن بورڈ آپ کا واحد ذریعہ ہے۔
◆ پیچیدگی کی حدود
کانبان بورڈ اس وقت تک اچھی طرح کام کرتے ہیں جب تک کہ وہ ٹیم کے لیے زیادہ پیچیدہ نہ ہوں۔ بڑے منصوبوں کا انتظام کرتے وقت، تنظیم کی تہوں کو شامل کرنے کے لیے تیراکی کے راستے استعمال کرنے پر غور کریں۔ مناسب دیکھ بھال کے بغیر، ایک پیچیدہ کنبان بورڈ آپ کی ٹیم کی کارکردگی کو روک سکتا ہے۔
◆ باقاعدہ اپ ڈیٹس کی ضرورت ہے۔
کنبن سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے، آپ کو اپنے بورڈز کو اپ ٹو ڈیٹ رکھنا چاہیے۔ اس طرح، یہ آپ اور آپ کی ٹیم سے نظم و ضبط کی ضرورت ہے.
حصہ 5۔ کنبن بورڈ کیسے بنایا جائے۔
کنبن بورڈ کیا ہے؟ یہ دراصل ورک فلو کو دیکھنے کا ایک ٹول ہے۔ کنبان بورڈ بنانے کے لیے، آپ کو ایک قابل اعتماد ٹول کی ضرورت ہے جو آپ کی ضرورت کی ہر چیز پیش کرے۔ اس کے ساتھ، ایک بنانے کے لیے بہترین پلیٹ فارم استعمال کریں۔ MindOnMap. ذیل میں اس ٹول سے بنے کنبن بورڈ کی ایک مثال ہے۔
ایک تفصیلی کنبان بورڈ حاصل کریں۔.
MindOnMap ایک مفت ویب پر مبنی ٹول ہے جو آپ کے آئیڈیاز کو آسان اور زیادہ پیشہ ورانہ بنانے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ آپ اسے جدید براؤزرز، جیسے کہ گوگل کروم، ایج، سفاری، وغیرہ پر حاصل کر سکتے ہیں۔ اب، آپ اپنے ونڈوز یا میک پر اس کا ایپ ورژن بھی ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔ یہ مختلف ٹیمپلیٹس بھی پیش کرتا ہے، جیسے ٹری میپ، فلو چارٹ، فش بون ڈایاگرام، وغیرہ۔ اس کے علاوہ، آپ اپنا چارٹ بنانے کے لیے اس کے فراہم کردہ شبیہیں اور عناصر استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ کے کام کو مزید بدیہی بنانے کے لیے لنکس اور تصویریں داخل کرنا دستیاب ہے۔
مزید یہ کہ آپ MindOnMap کو کئی منظرناموں میں استعمال کر سکتے ہیں۔ اس کے ساتھ، آپ کر سکتے ہیں تعلقات کے نقشے، کام یا زندگی کا منصوبہ، پراجیکٹ مینجمنٹ، اور مزید۔ اس کی قابل ذکر خصوصیت یہ ہے کہ یہ تعاون کی خصوصیت پیش کرتا ہے۔ اس طرح آپ کو اپنی ٹیموں، ساتھیوں اور تنظیم کے ساتھ تعاون کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ آخر میں، اس میں ایک آٹو سیونگ فنکشن ہے، جو آپ کے کام کے ساتھ کسی بھی ڈیٹا کے نقصان کو روکتا ہے۔ اب، MindOnMap کے ساتھ اپنا کنبن چارٹ بنانا شروع کریں۔
سب سے پہلے، اپنا پسندیدہ براؤزر کھولیں اور تلاش کریں۔ MindOnMap. ایک بار جب آپ ٹول کی ویب سائٹ پر آجائیں تو، سے منتخب کریں۔ مفت ڈاؤنلوڈ یا آن لائن بنائیں بٹن اب، اس تک مکمل رسائی کے لیے ایک اکاؤنٹ بنائیں۔
محفوظ ڈاؤن لوڈ
محفوظ ڈاؤن لوڈ
اس کے بعد، آپ کو پلیٹ فارم کے مرکزی انٹرفیس پر لے جایا جائے گا۔ پھر، وہ لے آؤٹ منتخب کریں جس کی آپ کو اپنا کنبن بورڈ بنانے کی ضرورت ہے۔ اس ٹیوٹوریل میں، ہم استعمال کریں گے۔ فلو چارٹ سانچے.
اب، اپنا کنبن بورڈ بنانا شروع کریں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ شکلیں، ٹیکسٹ بکس، لائنیں، اور بہت کچھ منتخب اور شامل کر سکتے ہیں۔ ایسے تھیمز بھی دستیاب ہیں جنہیں آپ استعمال کر سکتے ہیں۔
اپنی ٹیم یا تنظیم کے ساتھ تعاون کرنے کے لیے، پر کلک کریں۔ بانٹیں اوپری دائیں کونے میں بٹن۔ پھر، سیٹ کریں درست مدت اور پاس ورڈ سیکورٹی کے لئے پھر مارو لنک کاپی کریں۔.
جب آپ اپنے Kanban چارٹ سے مطمئن ہوں تو اسے اپنے کمپیوٹر کے مقامی اسٹوریج میں محفوظ کریں۔ پر کلک کرکے ایسا کریں۔ برآمد کریں۔ بٹن اور اپنے مطلوبہ آؤٹ پٹ فارمیٹ کا انتخاب کریں۔ اور یہ بات ہے!
حصہ 6۔ کنبن کیا ہے کے بارے میں اکثر پوچھے گئے سوالات
کنبن کے 5 عناصر کیا ہیں؟
کنبن کے 5 عناصر ہیں۔ ان میں بصری بورڈز، کنبن کارڈز، ورک ان پروگریس (WIP) کی حدیں، ایک کمٹمنٹ پوائنٹ، اور ڈیلیوری پوائنٹ شامل ہیں۔
سادہ الفاظ میں کنبن کیا ہے؟
سادہ الفاظ میں، یہ ایک ہے کام کا انتظام نظام جو بصری بورڈ استعمال کرتا ہے۔ یہ کام کی نگرانی کرنے میں بھی مدد کرتا ہے کیونکہ یہ عمل سے گزرتا ہے۔ ایک ہی وقت میں، یہ کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے ورک فلو کو بہتر بناتا ہے۔
کنبن کے 6 اصول کیا ہیں؟
کنبان کے مؤثر اطلاق کے 6 قواعد میں شامل ہیں:
1. عیب دار مصنوعات کو کبھی بھی نہ گزریں۔
2. صرف وہی لیں جس کی ضرورت ہے۔
3. مطلوبہ درست مقدار پیدا کریں۔
4. پیداوار کی سطح
5. فائن ٹیون پروڈکشن
6. عمل کو مستحکم اور معقول بنائیں۔
نتیجہ
سب کے سب، آپ نے سیکھا ہے کہ کیا کرتا ہے۔ کنبن مطلب، بشمول اس کے بارے میں ضروری تفصیلات۔ Kanban واقعی کام کو دیکھنے میں ٹیموں کو بااختیار بنانے کا ایک متحرک طریقہ ہے۔ MindOnMap کنبان بورڈ کو زیادہ مؤثر طریقے سے بنانے میں بھی آپ کی مدد کرتا ہے۔ اگر آپ کو مزید بورڈز یا خاکے بنانے کے لیے کسی سیدھے سادے ٹول کی ضرورت ہو تو آپ اس پر بھروسہ کر سکتے ہیں۔ اس کے علاوہ، یہ ابتدائی اور پیشہ ورانہ ذوق دونوں کے مطابق بنایا گیا ہے۔
