Gap Analysis کی تعریف، ٹولز اور عمل کو ننگا کرنا

اگر آپ کاروبار کی دنیا میں ہیں، تو آپ صرف ایک چیز کے بارے میں سوچتے ہیں، اور وہ ہے ترقی کرنا۔ اور اس طرح، آپ اسے اگلے درجے پر لانے کے لیے منصوبے اور حکمت عملی بناتے ہیں۔ پھر بھی، کاروباری اہداف بنانا مشکل ہو سکتا ہے اگر آپ نہیں جانتے کہ کہاں سے آغاز کرنا ہے۔ اب، یہ وہ جگہ ہے جہاں فرق کا تجزیہ آتا ہے۔ فرق کا تجزیہ آپ کی موجودہ کاروباری کارکردگی کو آپ کے مطلوبہ اہداف تک پہنچا دے گا۔ آسان الفاظ میں، آپ اپنے اہداف اور منصوبوں کو حاصل کرنے کے لیے تلاش کر رہے ہیں جو غائب ہے۔ یہاں، سمجھیں فرق کا تجزیہ معنی اور جانیں کہ اپنا تجزیہ کیسے بنایا جائے۔

• حصہ 1. فرق تجزیہ کیا ہے؟
• حصہ 2۔ فرق کے تجزیہ کے اوزار
• حصہ 3۔ فرق کا تجزیہ کیسے کریں۔
• حصہ 4. Gap Analysis کیا ہے کے بارے میں اکثر پوچھے گئے سوالات

حصہ 1. فرق تجزیہ کیا ہے؟

گیپ تجزیہ کو ضروریات کا تجزیہ بھی کہا جاتا ہے۔ یہ ایک ایسا طریقہ ہے جو متوقع کے ساتھ کاروبار کی موجودہ کارکردگی کا اندازہ لگاتا ہے۔ کمپنیاں اس کا استعمال اس بات کا تعین کرنے کے لیے کرتی ہیں کہ آیا وہ اپنے اہداف کو پورا کر رہی ہیں اور وسائل کا بہترین استعمال کر رہی ہیں۔ لفظ 'گیپ' آپ کی موجودہ حیثیت اور مستقبل کے اہداف کے درمیان فرق کو ظاہر کرتا ہے۔ گیپ تجزیہ آپ کہاں ہیں اور آپ کہاں بننا چاہتے ہیں اس بات کی نشاندہی کرنے کے لیے ایک منظم فریم ورک فراہم کرتا ہے۔ اس کے علاوہ، شناخت کریں کہ اس خلا کو پر کرنے کے لیے کن اقدامات کی ضرورت ہے۔ کسی بھی قسم کی تنظیمی کارکردگی کے لیے فرق کا تجزیہ ضروری ہے۔ اس کے ذریعے، کمپنیاں اپنے اہداف کا دوبارہ جائزہ لے سکتی ہیں تاکہ یہ معلوم کیا جا سکے کہ آیا وہ انہیں حاصل کر رہی ہیں۔

1980 کی دہائی میں، لوگوں نے دورانیہ کے تجزیہ کے ساتھ گیپ تجزیہ کا استعمال کیا۔ Gap analysis تھوڑا زیادہ پیچیدہ ہے اور عام طور پر دورانیہ کے تجزیہ کے طور پر استعمال نہیں ہوتا ہے۔ اس کے باوجود، یہ اب بھی یہ جاننے میں مدد کر سکتا ہے کہ آپ سود کی شرحوں اور دیگر مالیاتی چیزوں میں تبدیلیوں کے لیے کتنے کمزور ہیں۔

حصہ 2۔ فرق کے تجزیہ کے اوزار

خلا کا تجزیہ کرنے کے لیے کئی ٹولز دستیاب ہیں۔ اب، آئیے خلا کے تجزیہ کے لیے استعمال کیے گئے پانچ مفید ٹولز کو دریافت کریں:

1. SWOT تجزیہ

SWOT کا مطلب ہے طاقت، کمزوریاں، مواقع اور خطرات۔ یہ ایک ایسا ٹول ہے جو آپ کو اندرونی اور بیرونی عناصر کی شناخت کرکے اپنی موجودہ پوزیشن کو سمجھنے میں مدد کرتا ہے۔ آپ کو معلوم ہو جائے گا کہ آپ کس چیز میں اچھے ہیں (طاقت) اور آپ کو کہاں بہتری کی ضرورت ہے (کمزوریاں)۔ اس کے علاوہ، کیا ممکنہ طور پر فائدہ مند ہے (موقعات) اور کیا چیلنجز (خطرات) پیدا کر سکتے ہیں۔ SWOT تجزیہ آپ کو اپنی صورت حال کا ایک وسیع نظریہ فراہم کرتا ہے، جس سے اہداف اور حکمت عملی طے کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

2. بینچ مارکنگ

بینچ مارکنگ فرق کے تجزیہ کا ایک اور ٹول ہے۔ اس میں آپ کی کارکردگی کا دیگر اسی طرح کی تنظیموں کے معیارات سے موازنہ کرنا شامل ہے۔ یہ آپ کو یہ دیکھنے میں مدد کرتا ہے کہ آپ اپنے حریفوں یا ساتھیوں کے سلسلے میں کہاں کھڑے ہیں۔ اس بات کا مطالعہ کرنے سے کہ دوسرے کیا اچھا کر رہے ہیں، آپ یہ سیکھ سکتے ہیں کہ کس طرح بہتر بنایا جائے اور اپنے مقاصد کو زیادہ مؤثر طریقے سے کیسے حاصل کیا جائے۔

3. مائنڈ میپنگ

مائنڈ میپنگ ایک بصری ٹول ہے جو آپ کو اپنے خیالات اور خیالات کو منظم طریقے سے ترتیب دینے دیتا ہے۔ یہ ایک خاکہ بنانے کی طرح ہے جہاں آپ اپنی موجودہ حالت رکھتے ہیں۔ پھر، مرکز میں اور پھر متعلقہ پہلوؤں، اہداف اور اعمال کے ساتھ شاخیں نکالیں۔ اس سے آپ کو روابط، خلا اور مواقع زیادہ واضح طور پر دیکھنے میں مدد مل سکتی ہے۔

4. پی ای آر ٹی تکنیک

PERT پروگرام کی تشخیص اور جائزہ کی تکنیکوں کی نمائندگی کرتا ہے۔ یہ ایک پراجیکٹ مینجمنٹ انسٹرومنٹ کے طور پر کام کرتا ہے جو شیڈول کے مطابق کاموں کا اندازہ لگانے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ اس سے آپ کو یہ معلوم کرنے میں بھی مدد ملتی ہے کہ کسی پروجیکٹ کو مکمل کرنے میں کتنا وقت لگے گا۔ تنظیمیں اس ٹول کو کسی پروجیکٹ میں کاموں کو منظم کرنے کے لیے استعمال کرتی ہیں۔ ایک ہی وقت میں، ایک ٹائم ٹیبل قائم کریں جو مؤثر ٹاسک کوآرڈینیشن پر عملدرآمد کو فروغ دیتا ہے۔

5. فش بون ڈایاگرام

فش بون ڈایاگرام ایک اور خلا کے تجزیہ کا ٹول ہے جو آپ کی مدد کر سکتا ہے۔ یہ آپ کو کسی مخصوص مسئلے یا خلا کے پیچھے کی وجوہات کو دریافت کرنے دیتا ہے۔ تصور کریں کہ مچھلی کے "سر" پر مسئلہ کے ساتھ مچھلی کی ہڈی کی شکل کا خاکہ بنائیں اور ممکنہ وجوہات کی نمائندگی کرنے کے لیے "ہڈیوں" کو شاخیں بنائیں۔ وجوہات کو بصری طور پر نقشہ بنا کر، آپ دیکھ سکتے ہیں کہ اس فرق میں کون سے عوامل کارفرما ہو سکتے ہیں۔ اس طرح بنیادی مسائل کو حل کرنا آسان ہوجاتا ہے۔

6. نڈلر-تشمان ماڈل

Nadler-Tushman ماڈل کو اکثر سب سے زیادہ متحرک کے طور پر دیکھا جاتا ہے۔ یہ اس بات پر گہری نظر رکھتا ہے کہ کس طرح ایک کاروباری عمل دوسرے پر اثر انداز ہوتا ہے اور ان خلاء کی نشاندہی کرتا ہے جو تاثیر کو کم کر سکتے ہیں۔ یہ آپ کی تنظیم کے آپریشنل طریقہ کار پر ایک جامع تناظر پیش کرتا ہے۔ یہ ہر چیز کا احاطہ کرتا ہے جہاں سے یہ سب شروع ہوتا ہے (ان پٹ) جہاں تک یہ ختم ہوتا ہے (آؤٹ پٹ)۔

7. McKinsey 7S ماڈل

McKinsey 7s ماڈل ایک اور ٹول ہے جو کاروبار کے اندر سات اہم چیزوں کو چیک کرتا ہے۔ میک کینسی کنسلٹنگ فرم نے اسے بنایا۔ 7S فریم ورک یہ دیکھنے کا کام کرتا ہے کہ آیا کوئی کمپنی اپنے اہداف پر پورا اتر رہی ہے۔ مزید برآں، یہ ماڈل موجودہ اور مستقبل کی حیثیت کو جوڑتا ہے۔

حصہ 3۔ فرق کا تجزیہ کیسے کریں۔

اگر آپ سوچ رہے ہیں کہ خلا کا تجزیہ کیسے کیا جائے تو 4 آسان اقدامات ہیں جن پر آپ عمل کر سکتے ہیں۔ اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کی کمپنی یا صنعت کیا ہے، آپ ان اقدامات کا استعمال فرق کا تجزیہ کرنے کے لیے کر سکتے ہیں۔

مرحلہ #1۔ اپنی موجودہ حالت کا تعین کریں۔

اپنی موجودہ کاروباری حیثیت کا اندازہ لگا کر اور اچھی طرح سمجھ کر شروع کریں۔ ڈیٹا اکٹھا کریں اور اپنے وسائل کا جائزہ لیں۔ آخر میں، آپ کی صورتحال کی واضح تصویر قائم کرنے کے لیے اپنے موجودہ عمل کا جائزہ لیں۔ یہاں، آپ کو اپنے کاروباری مسئلے میں تعاون کرنے والے تمام متغیرات کی فہرست بنانے کی ضرورت ہے۔

مرحلہ #2۔ اپنی مطلوبہ ریاست کی وضاحت کریں۔

اپنے مطلوبہ نتائج کی وضاحت کریں یا آپ مستقبل میں کہاں رہنا چاہتے ہیں۔ آپ کی مطلوبہ حالت ٹھوس اور قابل حصول ہونی چاہیے۔ اس طرح، یہ مقصد کے لیے ایک واضح ہدف کے طور پر کام کرے گا۔ نیز، اس مرحلے میں، آپ کے پاس لامتناہی امکانات ہیں۔ لہذا، مستقبل میں اپنی مطلوبہ حالت پر اعلیٰ خواب دیکھیں۔

مرحلہ #3۔ خلا کی شناخت کریں۔

مرحلہ #4۔ ایکشن پلان تیار کریں۔

ایک بار جب آپ خلاء کی نشاندہی کر لیں تو ایک تفصیلی ایکشن پلان بنائیں۔ اسے ان اختلافات کو ختم کرنے کے لیے درکار مخصوص اقدامات کا خاکہ پیش کرنا چاہیے۔ یہ منصوبہ عملی اور قابل حصول ہونا چاہیے۔ لہذا، یہ خلا کو بند کرنے اور آپ کی مطلوبہ حالت تک پہنچنے میں آپ کی کوششوں میں مدد کر سکتا ہے۔

اب جب کہ آپ جانتے ہیں کہ خلا کا تجزیہ کیسے کرنا ہے، یہاں آپ کے حوالہ کے لیے ایک خاکہ ہے۔

فرق کا تفصیلی تجزیہ حاصل کریں۔.

خلا کے تجزیہ کا خاکہ رکھنے سے آپ کو اسے بہتر طور پر سمجھنے میں مدد ملتی ہے، ٹھیک ہے؟ یہ بہترین ڈایاگرام بنانے والے کی مدد کے بغیر ممکن نہیں ہوگا۔ MindOnMap. یہ فرق تجزیہ کرنے کے لیے سرفہرست انتخاب میں سے ایک ہے۔

MindOnMap ایک آن لائن ڈایاگرام بنانے والا ہے جس تک آپ مختلف مقبول براؤزرز تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ یہ ایک ایپ ورژن بھی پیش کرتا ہے جسے آپ اپنے ونڈوز یا میک پرسنل کمپیوٹر پر ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔ اس کا بدیہی انٹرفیس آپ کو آسانی کے ساتھ اپنی پسند کا خاکہ بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ مزید، MindOnMap کئی ترمیمی خاکے کے اختیارات فراہم کرتا ہے۔ اس کے ساتھ، آپ متن، شکلیں، لائنیں، رنگ بھرنے، اور مزید شامل کر سکتے ہیں۔ خلا کے تجزیہ کے خاکوں کے علاوہ، یہ دیگر ڈایاگرام کے اختیارات اور ٹیمپلیٹس پیش کرتا ہے۔ اس میں درخت کا نقشہ، تنظیمی چارٹ، فش بون ڈایاگرام وغیرہ شامل ہیں۔

اس کی نمایاں خصوصیات میں باہمی تعاون کی صلاحیتیں شامل ہیں۔ یہ آپ کو حقیقی وقت میں ٹیموں کے ساتھ مل کر کام کرنے کے قابل بناتا ہے۔ یہ مختلف ڈیٹا کے ذرائع کو بھی مربوط کر سکتا ہے، جس سے یہ کاروبار کے لیے ایک ورسٹائل حل ہے۔ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ کہاں ہیں اور جہاں آپ بننا چاہتے ہیں کے درمیان فرق کو ختم کر سکتے ہیں۔

حصہ 4. Gap Analysis کیا ہے کے بارے میں اکثر پوچھے گئے سوالات