تنظیمی چارٹ کیا ہے اور کیسے کام کرتے ہیں | ایک کیسے بنائیں؟

ایک تنظیم کے طور پر، تجارت یا اسٹیبلشمنٹ کے ڈھانچے کو دیکھنا ضروری ہے۔ یہ کمپنی کے سلسلہ کو سمجھ کر افرادی قوت کو مضبوط کرنا ہے۔ سب سے اہم بات یہ ہے کہ اگر کسی ادارے میں سینکڑوں ملازمین ہوں تو نگرانی کو پورا کرنا قدرے مشکل ہوگا۔ لیکن مناسب تنظیمی ڈھانچے کے ساتھ، ہم آہنگی کو تیز کرنا بہت آسان ہو جائے گا۔ اس وجہ سے، ایک تنظیمی چارٹ بنانے سے کاروبار کی کارکردگی کو بڑھانے میں مدد ملے گی۔ اس طرح، درجہ بندی کی شناخت کرنے سے کمانڈ کے سلسلے میں اضافہ ہوگا۔

• حصہ 1. ٹھیک ٹھیک ایک تنظیمی چارٹ کیا ہے؟
• حصہ 2۔ تنظیمی چارٹ کیسے استعمال کیے جاتے ہیں؟
• حصہ 3۔ سرفہرست 2 اچھی ساخت والے تنظیمی چارٹ بنانے والے
• حصہ 4۔ 7 تنظیمی چارٹ کی عام طور پر استعمال ہونے والی اقسام
• حصہ 5. تنظیمی چارٹس (FAQs) بنانے میں اچھی معلومات

حصہ 1. ٹھیک ٹھیک ایک تنظیمی چارٹ کیا ہے؟

درجہ بندی کا چارٹ یا تنظیمی چارٹ ایک خاکہ ہے جو کمپنی کے اندرونی نظام کی بصری ساخت کو ظاہر کرتا ہے۔ یہ تنظیم کے ساتھ ہر رکن کا تعلق ظاہر کرنا ہے۔ زیادہ کثرت سے، اس میں انفرادی کرداروں اور ذمہ داریوں کی مخصوص تفصیلات ہوتی ہیں۔ اگر کمپنی اچھی طرح سے قائم اور بہت بڑی ہے، تو آپ کو ہر گروپ کے تعلقات کو جاننے کے لیے فی شعبہ تقسیم نظر آئے گا۔ سب سے زیادہ استعمال ہونے والا چارٹ چارٹ کی 'حیرارکیکل' قسم ہے۔ یہ اعلیٰ ترین عہدے سے لے کر ان کے نیچے سب سے نیچے تک کے عہدیداروں کی درجہ بندی کو ظاہر کرتا ہے۔ استعمال شدہ چارٹس میں سے کچھ کمپنی آرگنائزیشن چارٹ، پروجیکٹ مینجمنٹ چارٹ، پروڈکٹ اپ ڈیٹ پلان، اور ڈیپارٹمنٹ آرگنائزیشن فلو چارٹس ہیں۔

حصہ 2۔ تنظیمی چارٹ کیسے استعمال کیے جاتے ہیں؟

تنظیمی چارٹ بنانے کے روایتی طریقے سے ہٹ کر، زیادہ تر کمپنیوں نے حال ہی میں اسے بنانے کا جدید طریقہ اپنایا ہے۔ کئی بار، وہ ڈیٹا کو تعاون اور مطابقت پذیر بنانے کے لیے کلاؤڈ بیس سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہیں۔ آرگنگرامس کے کچھ استعمال بنیادی طور پر کارپوریٹ استعمال کے لیے ہوتے ہیں۔ ایک تنظیم کے طور پر ایک خاص مقصد ہے کہ تنظیمی چارٹ کیوں استعمال کیے جاتے ہیں۔ ان میں سے پانچ ہیں۔ ذیل کے بعد کے متن کو پڑھیں۔

سپروائزری کمیونیکیشن کے ذریعے مواصلت کے نقطہ کی نشاندہی کریں۔

اس کے ذریعے ملازمین ایک کے ذریعے بات چیت کے نقطہ کی نشاندہی کر سکیں گے۔ تنظیمی بہاؤ چارٹ. اس کا مقصد صحیح لوگوں تک معلومات پہنچانا ہے۔ اس کا ایک اور فائدہ ہر رکن کا ہموار رابطہ ہے۔ اگر کسی کو معلوم ہو کہ کون سا شخص کس محکمے سے تعلق رکھتا ہے تو وہ آسانی سے اس پر بھروسہ کر سکتا ہے۔ ہر نام کے اوپر تصاویر شامل کرنے سے ایک دوسرے کے چہرے یاد رکھنے میں بھی مدد ملے گی۔

درجہ بندی کی تعمیر نو

فرض کریں کہ آپ کو کمپنی سے تعلق رکھنے والے لوگوں کو ہٹانے یا ان کی تشکیل نو کرنے، کرداروں کو تبدیل کرنے، اور فروغ دینے کی ضرورت ہے، تبدیلیوں کی نمائندگی کرنے کے لیے چارٹ بہترین ہیں۔ اس طرح، لوگوں کے لیے تعمیر نو کی طرف سے لائی گئی تبدیلیوں کو سمجھنا آسان ہو جائے گا۔

افرادی قوت کا انتظام

ورک فورس آرگنائزیشن کا چارٹ ایسے ملازمین کو ظاہر کرتا ہے جو نئے بھرتی کیے گئے ہیں، درخواستیں زیر التواء ہیں، اور انتظار کی فہرست میں شامل افراد کو مرتب کرتے ہیں۔ بنیادی طور پر، ریکروٹمنٹ ڈیپارٹمنٹ کو اس قسم کے چارٹس کو استعمال کرنے کی ضرورت ہے کیونکہ اسے ٹریک کرنا آسان ہے۔

انسانی وسائل کی منصوبہ بندی

جب کرداروں کو دوبارہ ترتیب دینے کی بات آتی ہے، تو یہ انسانی وسائل کی ٹیم کا کام ہے کہ وہ کمپنی کے ہر رکن کی تبدیلیوں یا عہدوں کو نافذ کرے۔ ادارے میں زیادہ تر لوگ HR ٹیم کی تنظیم پر بھروسہ کریں گے۔

جینالوجی گرام

آخر میں، جینالوجی گرام اکثر خاندان کے ہر فرد کے تعلق کو اوپر سے نیچے تک دکھانے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ اس چارٹ میں، آپ ذاتی معلومات شامل کر سکتے ہیں جیسے نام، سالگرہ، اور دیگر معلومات جو ادارہ اجازت دیتا ہے۔

حصہ 3۔ سرفہرست 2 اچھی ساخت والے تنظیمی چارٹ بنانے والے

کچھ کمپنیاں جو لچکدار کام کرنے کے ماحول اور مختلف ممالک کے دور دراز ملازمین پیش کرتی ہیں جب ہر کوئی اس تک رسائی حاصل کرتا ہے تو درجہ بندی کا خاکہ کارآمد معلوم ہوتا ہے۔ ہر ملازم کو ذہن سازی کرنے اور زیادہ نتیجہ خیز بننے کا موقع ملے گا۔ اس نے کہا، آرگنائزیشنل چارٹس بنانے میں کراس کولیب سب سے مؤثر طریقوں میں سے ایک ہے۔ آپ کلاؤڈ بیسڈ سافٹ ویئر کی فہرست کا بھی حوالہ دے سکتے ہیں جسے آپ تنظیمی چارٹ بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔

MindOnMap

ایک منفرد تنظیمی چارٹ بنانا مزہ آتا ہے۔ MindOnMap. دماغ کا نقشہ آپ کو اپنے خیالات کو حقیقت میں بدلنے میں مدد کرے گا۔ مزید، اسے بنانے میں آپ کو زیادہ تخلیقی بننے میں مدد کریں۔ ٹول کی رسائی اور مطابقت بلاشبہ لچکدار ہے۔ ویب پیج پر بغیر کسی ہچکچاہٹ کے کسی بھی براؤزر سے اس تک آن لائن رسائی حاصل کریں۔ تکنیکی یا نہیں، آپ اس آلے کو استعمال کرنے کے قابل ہو جائیں گے. اسے استعمال کرنے کے لیے آپ کو اس میں اچھا ہونا ضروری نہیں ہے۔ یہاں تک کہ ابتدائی بھی اسے کسی بھی وقت سیکھ سکتے ہیں۔ چاہے یہ پیشہ ورانہ یا ذاتی استعمال کے لیے ہو، یہ قابل اعتماد ہے۔ یہی وجہ ہے کہ یہ کسی بھی کمپنی یا تنظیم کے لیے مثالی ہے۔ بڑا یا چھوٹا، آپ آسانی سے تنظیمی چارٹ بنا سکتے ہیں۔ اس میں کچھ ریڈی میڈ ٹیمپلیٹس بھی ہیں جن پر آپ عمل کر کے ترمیم کر سکتے ہیں۔ اپنے اندر کی تخلیقی صلاحیتوں کو اجاگر کرنے کے لیے مزید خوبصورت شبیہیں شامل کریں۔ ہم آپ کو دکھائیں گے کہ اس ٹول کو بنانا اور اس تک رسائی حاصل کرنا کتنا آسان ہے۔ تنظیمی انتظامی چارٹ. نیچے دی گئی گائیڈ کے ذریعے پڑھیں۔

پاورپوائنٹ اسمارٹ آرٹ

کلاؤڈ بیسڈ سافٹ ویئر پر انحصار کرنے کے علاوہ، کیا آپ جانتے ہیں کہ مائیکروسافٹ پاورپوائنٹ میں ربن کی ایک خاص خصوصیت ہے جسے کہتے ہیں سمارٹ آرٹ؟ اگرچہ شامل ٹیمپلیٹس دوسروں کے مقابلے میں کم ہیں، پھر بھی معلومات کو دیکھنا اچھا ہے۔ خاص طور پر اگر آپ اس میں کوئی پریزنٹیشن دے رہے ہیں۔ تنظیم چارٹ تخلیق کار، آپ اسے آسانی سے شامل کر سکتے ہیں۔ ٹیمپلیٹس سادہ اور شامل کرنے میں آسان ہیں۔ اس کے علاوہ، ہر ٹیمپلیٹ قابل تدوین ہے، آپ ہر نوڈ، لائن، اور یہاں تک کہ اس فونٹ کا رنگ بھی تبدیل کر سکتے ہیں جسے آپ استعمال کریں گے۔ اگر آپ PPT کی خصوصیات کو بار بار براؤز نہیں کر رہے ہیں، تو آپ نے اسے محسوس کیا ہوگا۔ دریں اثنا، SmartArt تلاش کرنا اور استعمال کرنا آسان ہے۔ ذیل میں لکھی گئی ہدایات کا استعمال کرتے ہوئے درجہ بندی کا گراف بنانا شروع کریں۔

دوسری طرف، اگر آپ ٹیمپلیٹ سے پراعتماد یا مطمئن نہیں ہیں اور دیکھنا چاہتے ہیں کہ اس میں اور کیا ہے، تو یہاں تنظیمی چارٹس کی کچھ اقسام ہیں۔

حصہ 4۔ 7 تنظیمی چارٹ کی عام طور پر استعمال ہونے والی اقسام

درجہ بندی کا ڈھانچہ

ڈھانچے میں، درجہ بندی کی ساخت چارٹ کی تنظیمی قسم کے لیے سب سے مشہور ہے۔ اس ڈھانچے میں، ملازمین کو اعلیٰ سے ادنیٰ تک درجہ بندی کیا گیا ہے۔ اس کے علاوہ، ہر ملازم کو محکمے اور کام کے مطابق گروپ کیا جاتا ہے۔ اس میں HR، اکاؤنٹنگ، بھرتی، ایڈمن، اور کمپنی کا سب سے چھوٹا گروپ یا فرد شامل ہے۔ اس کے علاوہ، اگر آپ کی دوسرے ممالک کے ساتھ شراکت داری ہے تو آپ مختلف علاقوں کے ملازمین کو گروپ کر سکتے ہیں۔ اس کے علاوہ، اس ڈھانچے کا استعمال کرتے ہوئے نہ صرف لوگوں کی درجہ بندی کی جا سکتی ہے، یہاں تک کہ مصنوعات بھی۔ آپ پروڈکٹ کے مطابق اس میں شامل خدمات کے مطابق درجہ بندی کر سکتے ہیں۔

افقی یا فلیٹ ڈھانچہ

اسٹارٹ اپ یا چھوٹی تنظیمیں عام طور پر فلیٹ ڈھانچہ یا افقی ڈھانچہ استعمال کرتی ہیں۔ ایک وجہ یہ ہے کہ اس قسم کے ماڈل کے لیے ایک بڑی افرادی قوت کا خاکہ بنانا پیچیدہ ہوگا۔ چونکہ لے آؤٹ افقی ہے، ہر بار جب آپ نوڈ یا سب نوڈ شامل کرتے ہیں، تو یہ لمبائی کی سمت میں پھیلتا ہے۔ اگر آپ اس میں مزید اضافہ کریں گے تو یہ زبردست نظر آئے گا۔ نیز، سب سے آسان یا انتہائی ضروری محکمے کو دکھانے کے لیے درجہ بندی سے بہت کچھ ختم کر دیا گیا ہے جس میں لوگ جا سکتے ہیں۔

نیٹ ورک کا ڈھانچہ

پچھلے ڈھانچے کے مقابلے میں، یہ زیادہ پیچیدہ ہے۔ نیٹ ورک کا ڈھانچہ آپ کو مزید تفصیلی اور مخصوص اندرونی اور بیرونی شعبے دے گا۔ نیٹ ورک سٹرکچر سے متاثر سوشل نیٹ ورک کا ڈھانچہ کم درجہ بندی کا ہوتا ہے، اور بعض اوقات لوگوں کو یہ پیچیدہ لگتا ہے۔ تاہم، اگرچہ اس چارٹ کی بصری پیچیدگی اور وکندریقرت کو سمجھنا مشکل ہو سکتا ہے، لیکن یہ زیادہ معلوماتی ہے اور تنظیم پر زیادہ کنٹرول کو ظاہر کرتا ہے۔

میٹرکس کا ڈھانچہ

میٹرکس سٹرکچر، یا وہ گرڈ سٹرکچر کہتے ہیں۔ روایتی درجہ بندی کی ترجیح میں، یہ کافی لچکدار ہے۔ اس ڈھانچے میں، لوگوں کو درجہ بندی میں شامل کرنا ہاتھ سے اٹھایا جاتا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ ایک جیسی مہارت رکھنے والے لوگوں کو مختلف اسائنمنٹس پر لے جایا جاتا ہے۔ ایک ایک محکمے تک محدود نہیں ہے۔ اس کے بجائے، وہ کہیں بھی تفویض کرنے کے لیے لچکدار ہیں۔ نقطے والی لکیریں عام طور پر اس تعلق کو ظاہر کرنے کے لیے استعمال ہوتی ہیں جب لچکدار ملازمین کو کسی دوسرے محکمے سے جوڑتے ہیں۔

ڈویژنل ڈھانچہ

ایک ڈویژنل ڈھانچہ ایک کمپنی میں ایک ڈویژن کو بااختیار بنانے کے لیے ایک اچھی تجویز ہے۔ ایک بہت بڑی کارپوریشن اکثر اس چارٹ کو استعمال کرتی ہے۔ خاص طور پر اگر کمپنی کی کئی ذیلی کمپنیاں یا بہن کمپنیاں ہیں، تو ہر ڈویژن انفرادی طور پر کام کرتا ہے، ڈویژنوں کو ایک دوسرے سے آزاد بناتا ہے۔ ہر ڈویژن کی اپنی آپریشنل ٹیم ہوتی ہے، بشمول مارکیٹنگ، سیلز، آئی ٹی، بھرتی وغیرہ۔ کمپنی کی ضروریات کے مطابق چارٹ کا فوکس مختلف ہوتا ہے۔ عام طور پر، جس چیز کی ضرورت ہوتی ہے اسے ترجیح دی جاتی ہے۔ آپ تین قسم کے ڈویژنل ڈھانچے کا استعمال کر سکتے ہیں: مارکیٹ پر مبنی، پروڈکٹ پر مبنی، اور جغرافیائی بنیاد پر۔

لائن تنظیمی ڈھانچہ

لائن آرگنائزیشنل سٹرکچر org چارٹ کی سب سے عام اور پرانی شکل ہے۔ ساخت ایک عمودی بہاؤ ہے. درجہ بندی کے ڈھانچے کی طرح، تنظیم کو اختیار اور پوزیشن کے مطابق ترتیب دیا جاتا ہے، اوپر سے نیچے تک، نیچے سب سے کم درجہ والے ملازم تک۔ چونکہ یہ ایک خالص لائن ہے، اس لیے نوڈس کے علاوہ کوئی تخلیقی اور دیگر شبیہیں نہیں ہیں۔ صرف متن اور لائنیں استعمال کی جاتی ہیں۔ اسی لیے اسے تنظیمی لائن ڈرائنگ بھی کہا جاتا ہے کیونکہ یہ سیدھی ہے۔

ٹیم پر مبنی تنظیمی ڈھانچہ

کم درجہ بندی اور پوری تنظیم کے خلاصے کی طرح زیادہ۔ ڈھانچہ سی ای او، آپریشنل مینیجرز، منیجرز، پھر ٹیم لیڈرز سے شروع ہوتا ہے۔ اگرچہ انہیں ایک ٹیم کے طور پر درجہ بندی کیا گیا ہے، لیکن وہ انفرادی کرداروں کے پابند ہیں۔ ان دنوں، بہت سے کارپوریشنز کمپنی کی ساخت کے لیے ایک نیا طریقہ اپناتے ہیں، خاص طور پر جب کاروبار خدمات اور سپلائرز کے ساتھ معاملہ کرتے ہیں۔

حصہ 5. تنظیمی چارٹ (FAQs) بنانے میں معلومات جاننا اچھا ہے