کراس فنکشنل فلو چارٹ کیا ہے اور اسے آسانی سے کیسے بنایا جائے۔

ایک نظر میں، آپ کو کراس فنکشنل فلو چارٹ میں تقسیم نظر آئے گی جو سوئملین ڈایاگرام کی طرح دکھائی دیتی ہے۔ بظاہر، یہ فلو چارٹ کسی تنظیم میں متعدد محکموں کے فرائض اور ذمہ داریوں کو دیکھنے کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ لہذا، ایک سے زیادہ تقسیم. یہ ان کے متعلقہ محکموں میں لوگوں کے کردار کی بھی نمائندگی کرتا ہے۔ ہر شعبہ کے لیے ضروری ہے کہ وہ مشن کے اہم عمل اور مکمل کاموں کو انجام دے سکے۔

دوسرے لفظوں میں، یہ انکشاف کرتا ہے کہ کون کیا اور کب کرتا ہے ان حصوں میں جو افقی یا عمودی طور پر گرڈ یا سوئم لین کی طرح نظر آتے ہیں۔ ایک بنیادی فلو چارٹ سے زیادہ، یہ آپ کو تنظیم کے عمل میں اسٹیک ہولڈرز اور محکموں کے تعلقات کا ایک جائزہ فراہم کرتا ہے۔ کے بارے میں مزید جاننے کے لیے پوسٹ کو پڑھیں کراس فنکشنل فلو چارٹ اور اسے کیسے بنایا جائے.

• حصہ 1۔ کراس فنکشنل فلو چارٹ کیا ہے۔
• حصہ 2۔ کراس فنکشنل فلو چارٹس بنانے کے لیے نکات
• حصہ 3۔ کراس فنکشنل فلو چارٹس کیسے بنائیں
• حصہ 4۔ کراس فنکشنل فلو چارٹس بنانے سے متعلق اکثر پوچھے گئے سوالات

حصہ 1۔ کراس فنکشنل فلو چارٹ کیا ہے۔

اپنی تنظیم کے انتظامی عمل کی دستاویز کرنے سے پہلے، اس فلو چارٹ کے بارے میں جانکاری حاصل کرنا بہترین ہے۔ یہاں ہم کراس فنکشنل فلو چارٹ کے استعمال ہونے پر اس کے مقاصد اور فوائد کا احاطہ کریں گے۔

فائدہ اور مقصد

کراس فنکشنل فلو چارٹ کے بنیادی مقاصد میں سے ایک فرد، ٹیم، یا اسٹیک ہولڈر اور ان سے وابستہ ان کی ذمہ داریوں کی وضاحت کرنا ہے۔ مالیاتی نظم و نسق، HR، کسٹمر سروسز، اور عام کاروبار میں عمل کو تصور کرنا فائدہ مند ہو سکتا ہے۔ دوسری طرف، یہ قاری کو یہ بتانے کے لیے ایک مثال کے طور پر کام کرتا ہے کہ کون ہر مرحلے پر الجھن کو روکنے کے لیے کیا کرتا ہے۔

آخر میں، آپ صرف ایک نظر میں کسی تنظیم میں متعدد عملوں کا مکمل جائزہ حاصل کر سکتے ہیں۔ اب، آپ کو اپنی تنظیم کے عمل کو بیان کرنے کے لیے لمبے لمبے جملوں کا استعمال کرتے ہوئے وضاحت کرنے میں اتنا وقت لگانے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ کراس فنکشنل فلو چارٹس کا استعمال کرتے ہوئے زیادہ واضح طور پر بات کرنے کا انتظام کر سکتے ہیں، جو کہ اس کے فوائد میں سے ایک ہے۔

کراس فنکشنل فلو چارٹ کو کس صورتحال میں استعمال کیا جائے۔

ایک اور چیز جس کے بارے میں آپ کو جاننے کی ضرورت ہے وہ یہ ہے کہ کراس فنکشنل فلو چارٹس کس صورتحال میں استعمال ہوتے ہیں۔ جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے، یہ پورے ورک فلو اور کسی مخصوص تنظیم میں شامل اسٹیک ہولڈرز کا تجزیہ کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اس نے کہا، آپ اسے موجودہ افرادی قوت کی ضروریات کا اندازہ لگا کر اور تجزیہ کر کے پیداوار بڑھانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ اس کے علاوہ، تنظیم کی مستقبل کی ضروریات کے لئے ایڈجسٹمنٹ کرنے کے لئے.

مزید یہ کہ، آپ اسے ان تنظیموں کی نمائندگی کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں جو متعدد محکموں اور کوآپریٹو کاروباری عمل پر مشتمل ہوں۔ اس خاکہ کے ذریعے تنظیمیں مسائل کو جلد حل کر سکتی ہیں اور آسان ترین طریقے سے الجھنوں سے بچ سکتی ہیں۔ مجموعی طور پر، یہ کام کے معیار کو بڑھانے، پیداواری صلاحیت اور کارکردگی کو بڑھانے میں مدد کرتا ہے۔

حصہ 2۔ کراس فنکشنل فلو چارٹس بنانے کے لیے نکات

ایک کراس فنکشنل فلو چارٹ بنانے کے لیے پیچیدہ ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ یہ خاکہ باآسانی فنکشنل اکائیوں اور کاروباری عمل کے درمیان تعلق کو دکھا سکتا ہے۔ لیکن ایک جامع کراس فنکشنل فلو چارٹ ڈیزائن کرنے میں آپ کی مدد کرنے کے لیے، آپ نیچے دی گئی تجاویز کا حوالہ دے سکتے ہیں۔

◆ اپنے حوالہ کے لیے درکار تمام اہم عناصر کی فہرست بنائیں اور فلو چارٹ بناتے وقت الجھن سے بچیں۔

◆ اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر شعبہ کے لیبل یا کالم ہیڈر اور علامتوں میں درست ترمیم کی جائے۔

◆ شکلوں میں تبصرے شامل کرنا مددگار ثابت ہوگا جو یہ بتاتا ہے کہ کسی خاص کام کے لیے کون ذمہ دار ہے اور وہ کیا کرتے ہیں۔

◆ خاکہ کو ہر ممکن حد تک جامع بنانے کے لیے ضرورت کے مطابق زیادہ سے زیادہ شکلیں شامل کرنے میں ہچکچاہٹ محسوس نہ کریں۔

◆ اپنے فارمیٹ کو محفوظ کرتے وقت ایکسپورٹ فارمیٹ کو نوٹ کریں۔ اسے سب سے موزوں فارمیٹ میں محفوظ کرنا ضروری ہے جہاں آپ اسے دیکھنا چاہتے ہیں۔ یا جب خاکہ کی مستقبل میں ترمیم کے لیے۔

حصہ 3۔ کراس فنکشنل فلو چارٹس کیسے بنائیں

اگر آپ پہلی بار کراس فنکشنل فلو چارٹ بنا رہے ہیں، تو ایک سادہ اور استعمال میں آسان پروگرام جیسے MindOnMap آپ کی ضروریات کے مطابق ہونا چاہئے. یہ ٹول بنیادی کراس فنکشنل فلو چارٹ علامتوں اور شکلوں کے ساتھ آتا ہے جو آپ کی تنظیم کا ایک جامع کراس فنکشنل فلو چارٹ بنانے میں مدد کرے گا۔ اس کے ساتھ، آپ اسٹائل بنانے اور خاکے کو ڈیزائن کرنے میں بہت آسان بنانے والی تھیمز بھی لگا سکتے ہیں۔ اس کے اوپری حصے میں، آپ کو فونٹ کے انداز اور سائز میں ترمیم کرنے کی صلاحیت دی جاتی ہے۔ کراس فنکشنل فلو چارٹ بنانے کا طریقہ دکھانے کے لیے، براہ کرم نیچے دی گئی تفصیلی گائیڈ سے رجوع کریں۔

حصہ 4۔ کراس فنکشنل فلو چارٹس بنانے سے متعلق اکثر پوچھے گئے سوالات