موثر ٹائم مینجمنٹ کے لیے کام کا شیڈول کیسے بنایا جائے۔

ایک مینیجر کے طور پر، آپ کے پاس بلاشبہ کام کے نظام الاوقات تیار کرنے اور اپنے کارکنوں کے کام کے اوقات کی نگرانی کا کام ہے۔ اگرچہ یہ کوئی وقت طلب کام نہیں ہے، لیکن آپ کو اسے صحیح طریقے سے مکمل کرنا چاہیے اور ہم اس میں آپ کی رہنمائی کے لیے حاضر ہیں۔ لہذا، اگر آپ پوچھ رہے ہیں کہ اس کے ساتھ کہاں سے شروع کرنا ہے؟ آپ کے پاس شاید بہت سارے سوالات ہیں، خاص طور پر اگر آپ ٹیم مینجمنٹ میں نئے ہیں۔ ایک مثالی کام کے شیڈول کی تشکیل کے بارے میں خدشات۔ مزید کسی بحث کے بغیر، آئیے اب اس گائیڈ لائن کو شروع کریں جیسا کہ ہم آپ کو سکھاتے ہیں۔ کام کا شیڈول کیسے بنایا جائے۔ عام اور بہترین طریقوں سے۔

• حصہ 1۔ کام کا شیڈول کیوں بنائیں
• حصہ 2۔ کام کا شیڈول بنانے کا بہترین طریقہ
• حصہ 3۔ کام کے شیڈول کے لیے خاکے کیسے بنائیں
• حصہ 4۔ کام کے شیڈول کی اقسام
• حصہ 5۔ کام کا نظام الاوقات بنانے کے طریقہ کے بارے میں اکثر پوچھے گئے سوالات

حصہ 1۔ کام کا شیڈول کیوں بنائیں

ایک کامیاب کاروبار، بڑے یا چھوٹے کو چلانے کے لیے کام کا مستقل شیڈول بنانا اور اس پر عمل کرنا ضروری ہے۔ اس طرح، آپ کی ٹیم میں شامل ہر شخص سمجھتا ہے کہ ان سے کب کام کرنے کی توقع کی جاتی ہے۔ اس کے بعد آپ کی ٹیم کے اراکین اپنے کام کے شیڈول یا تجارتی ملازمین کی شفٹوں کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں تاکہ کام کی کمی یا کم عملہ کی شفٹوں سے بچا جا سکے۔ کام کا بہترین شیڈول آپ کی تنظیم کو مختلف فوائد فراہم کرتا ہے، بشمول:

• ملازمین کے کاروبار میں کمی: ملازمین سمجھتے ہیں کہ ان سے کب کام کرنے کی توقع کی جاتی ہے اور وہ اپنی رقم اور ذاتی زندگی کا مناسب طریقے سے انتظام کر سکتے ہیں۔ غیر منظم شیڈول پر کام کرتے وقت، محتاط منصوبہ بندی ضروری ہے۔
• ملازمین کی پیداواری صلاحیت کو بہتر بناتا ہے: سرگرمیوں کو مکمل کرنے کے لیے ٹائم ٹیبل طے کریں۔ کام کے نظام الاوقات صحت کے مسائل اور ملازمین کے دیر سے پہنچنے کے ساتھ مسائل کی نشاندہی کرنا بھی آسان بناتے ہیں۔
• کام اور زندگی کا توازن برقرار رکھنا: کام کا ایک غیر یقینی شیڈول بعض اوقات ملازمین کو بہت زیادہ کام کرنے اور اپنی ذاتی زندگیوں کو نظرانداز کرنے کا باعث بنتا ہے۔ بہتر شیڈولنگ کے طریقہ کار کی بدولت، ملازمین کو مزید کام کے بارے میں سوچنے کی ضرورت نہیں پڑے گی جب وہ گھڑی سے باہر ہیں۔

حصہ 2۔ کام کا شیڈول بنانے کا بہترین طریقہ

کام کا شیڈول بنانے کا مثالی طریقہ چند اہم عناصر پر مشتمل ہوتا ہے جو یقینی بناتے ہیں کہ یہ موثر ہے اور فرم اور اس کے ملازمین دونوں کے مطالبات کو پورا کرتا ہے۔ یہاں ایک عام طریقہ کار ہے۔

• اپنی ضروریات کو سمجھیں: کام کا بوجھ، ملازم کی دستیابی، اور کاروباری اوقات کا جائزہ لے کر شروع کریں۔ اس بات کا تعین کریں کہ کون سے گھنٹے سب سے زیادہ مصروف ہیں اور جن کو کم سے کم کوریج کی ضرورت ہے۔
• واضح توقعات قائم کریں: ہر ملازم کے کاموں، ذمہ داریوں، اور متوقع کام کے اوقات کی وضاحت کریں۔ یقینی بنائیں کہ ہر کوئی جانتا ہے کہ ان سے کیا توقع کی جاتی ہے۔
• شیڈولنگ ٹول استعمال کریں: شیڈولنگ کا استعمال کرتے ہوئے اپنا شیڈول بنائیں اور اس کا نظم کریں۔ ورک فلو سافٹ ویئر یا ٹولز جیسے Excel، MindOnMap، اور Word۔ یہ ٹولز پروسیس آٹومیشن اور غلطی کو کم کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔

حصہ 3۔ کام کے شیڈول کے لیے خاکے کیسے بنائیں

اس مضمون کے دوسرے حصے میں، ہم نے کام کا شیڈول بنانے کے بہترین طریقہ پر تبادلہ خیال کیا۔ تیسرے نکتے پر، ہمیں ایک بہترین شیڈولنگ ٹول استعمال کرنے کی یاد دہانی کرائی گئی۔ اس کے ساتھ، ٹیم نے آپ کے لیے بہترین ٹول تجویز کیا: ناقابل یقین MindOnMap. یہ ورسٹائل مائنڈ میپنگ ٹول ایسی خصوصیات پیش کرتا ہے جو آپ کو اپنے ورکنگ شیڈول ڈایاگرام کو آسانی سے ڈرانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

MindOnMap ناقابل یقین حد تک وسیع خصوصیات پیش کرتا ہے جو مختلف خاکے اور چارٹ بنانے میں ہماری مدد کر سکتے ہیں، جیسے کام کا شیڈول۔ اس سے ہمیں اپنے وقت کا انتظام کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ اس کے علاوہ، اگر آپ مینیجر ہیں، تو ہم اس ٹول کو اپنی ٹیم کے کام کے نظام الاوقات کو بصری طور پر دلکش انداز میں پیش کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ آئیے اب دیکھتے ہیں کہ یہ کیسے ممکن ہے۔

یہ آسان اقدامات آپ کو کام کے شیڈول کا بصری انداز دے سکتے ہیں۔ اب ہم دیکھ سکتے ہیں کہ یہ آلہ کارآمد ہے اور واقعی ہماری ضرورت کو دیکھنے میں ہماری مدد کر سکتا ہے۔ اگر آپ چاہیں تو ان ٹیمپلیٹس کو استعمال کریں اور اپنی مرضی کے مطابق کام کے شیڈول میں ترمیم کریں۔

حصہ 4۔ کام کے شیڈول کی اقسام

ہر فرم کے الگ الگ تقاضے ہوتے ہیں، اور نو سے پانچ کا شیڈول صرف کچھ لوگوں کے لیے موزوں ہے۔ وہ کاروبار جن کو 24 گھنٹے عملہ درکار ہوتا ہے یا جن کو حل کرنے کے لیے دیگر اہم مسائل ہوتے ہیں وہ پیداواری صلاحیت کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لیے اکثر شفٹوں کا استعمال کرتے ہیں۔ کی سب سے زیادہ مقبول اقسام ورک فلو کے نظام الاوقات ذیل میں کسی خاص ترتیب میں دکھایا گیا ہے:

ڈوپونٹ شفٹ شیڈول

Dupont شفٹ شیڈول پولیس اسٹیشنوں، صحت کی دیکھ بھال کی سہولیات، اور دیگر 24 گھنٹے کاروبار میں مقبول ہے۔ اس پلان میں چار الگ الگ ٹیمیں ہیں جو 12 گھنٹے کی دو شفٹوں میں کام کر رہی ہیں۔ دن اور رات کی شفٹیں چار ہفتوں کی گردش پر طے کی جاتی ہیں۔ چار ہفتوں کے دوران، ڈوپونٹ شیڈول پر عملہ مندرجہ ذیل کام کریں گے۔

• ایک دن کی چھٹی۔
• رات بھر کی تین شفٹیں۔
• تین دن کی چھٹی۔
• رات بھر کی چار شفٹیں۔
• تین دن کی چھٹی۔
• تین دن کی شفٹیں۔
• چار دن کی شفٹیں۔
• سات دن کی چھٹی۔

2-2-3 شیڈول

2-2-3 شیڈول ان شعبوں کے لیے بھی ایک مقبول انتخاب ہے جن کے لیے 24 گھنٹے عملہ درکار ہوتا ہے۔ یہ نظام ایک بتدریج، 28 دن کا گردشی چکر لگاتا ہے، جس میں ہر ملازم ہر روز 12 گھنٹے کی شفٹوں میں کام کرتا ہے۔ چار ٹیموں کا ایک عام شیڈول مندرجہ ذیل ہے۔

• دو دن کی شفٹیں۔
• دو دن کی چھٹی۔
• تین دن کی شفٹیں۔

کل وقتی کام کا شیڈول

کل وقتی کام کے شیڈول کے مطابق افراد کو روزانہ آٹھ سے دس گھنٹے کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، جس میں عام 40 سے 50 گھنٹے فی ہفتہ کام ہوتا ہے۔ ان کے طویل اوقات کے پیش نظر، کل وقتی ملازمین کو عام طور پر اپنے کام کی جگہ سے مختلف قسم کے فوائد حاصل ہوتے ہیں۔ ان میں اکثر ہیلتھ انشورنس، بیماری کی چھٹی اور ریٹائرمنٹ کے منصوبے شامل ہوتے ہیں۔

زیادہ تر کل وقتی نظام الاوقات میں ہر روز ایک ہی شفٹ شامل ہوتی ہے۔ شفٹیں مختلف ہوتی ہیں، لیکن ملازمین اکثر ہر ہفتے 34 سے 40 گھنٹے کام کرتے ہیں۔ غیر مستثنیٰ، کل وقتی ملازمین کو اوور ٹائم ادا کیا جاتا ہے جب وہ 40 گھنٹے سے زیادہ کام کرتے ہیں۔ تنخواہ دار ٹیم کے ارکان، اگرچہ زیادہ پیسے کما رہے ہیں، اوور ٹائم سے باہر ہیں۔

فری لانس کام کا شیڈول

کنٹریکٹ یا فری لانس کارکن فری لانس کام کے نظام الاوقات کا استعمال کرتے ہیں۔ یہ ملازمین اکثر پہلے سے طے شدہ شیڈول کے بغیر محنت کرتے ہیں جب تک کہ ان کے پروجیکٹ مکمل نہیں ہوجاتے۔ بعض صورتوں میں، حکومتیں کاروبار کو ہدایت دینے سے منع کرتی ہیں کہ فری لانس کب یا کہاں کام کرتا ہے۔

پارٹ ٹائم کام کا شیڈول

جز وقتی ملازم کے کام کے نظام الاوقات کل وقتی ملازم کے لیے مقام کی ضروریات کو پورا نہیں کرتے ہیں۔ ریاستہائے متحدہ میں، ملازمین کے پاس ہر ہفتے 30 یا اس سے کم گارنٹی والے گھنٹے ہوتے ہیں۔ ان کے کام کا شیڈول کبھی کبھار اضافی یا اضافی اوقات کو شامل کرنے کے لیے تبدیل ہو سکتا ہے۔

حصہ 5۔ کام کا نظام الاوقات بنانے کے طریقہ کے بارے میں اکثر پوچھے گئے سوالات