Ґрунтовне обговорення процесу управління закупівлями

Що таке процес закупівлі? Що ж, у бізнесі важливо знати про процес отримання та придбання послуг. Це велика частина успіху бізнесу. Отже, щоб дізнатися більше про цей процес, ви можете прочитати все з цієї статті. Ми надамо вам повне визначення процесу закупівлі, його етапи та загальні кроки. З цим приходьте сюди, оскільки ми пропонуємо всі дані, які вам потрібні щодо обговорення.

• Частина 1. Що таке процес закупівлі
• Частина 2. Види процесу закупівлі
• Частина 3. Етапи процесу закупівель
• Частина 4. Етапи процесу закупівель
• Частина 5. Поширені запитання про процес закупівель

Частина 1. Що таке процес закупівлі

Потік процесу закупівлі – це процес закупівлі та отримання послуг. Як правило, це для комерційних цілей. Це найбільше пов’язано з бізнесом, оскільки організації повинні вимагати придбання товарів або послуг. Крім того, він включає весь процес закупівлі, який важливий для організацій, аж до прийняття останнього та правильного рішення про закупівлю. Для управління процесом закупівель може знадобитися частина ресурсів організації. Крім того, процес закупівель може бути необхідним для зростання та успіху бізнесу. Якщо ви отримуєте послуги та товари, керуєте фінансами чи їх перевіряєте, ви берете участь у процесі закупівель. Чудове розуміння цього може допомогти вам досягти успіху у своїй професійній ролі. Крім того, це важливо для бізнесу, оскільки це один із факторів, який може впливати на прибуток, заощадження та витрати. Власне, бізнес оцінює процес закупівель. Це внесення змін і коригувань, необхідних для досягнення мети або завдання бізнесу. Його головна мета — досягти ефективності та цінності, захищаючи послуги та товари.

Частина 2. Види процесу закупівлі

1. Прямі закупівлі

Перший вид закупівлі - Пряма закупівля. Саме про отримання послуг, матеріалів і товарів організація може створити прибуток. Це через виробництво перепродажу або кінцевого продукту. Основна мета отримання цих предметів — покращити постійні відносини з іншими постачальниками та підприємствами. Таким чином вони можуть продовжувати навчатися та розвиватися.

2. Непрямі закупівлі

У непрямих закупівлях мова йде про отримання матеріалів, товарів і послуг, які використовуються всередині компанії. Це для підтримки щоденних операцій. Непрямі закупівлі включають канцелярське приладдя, швидкопсувні предмети, меблі та транспортні засоби. Крім того, цей вид закупівель передбачає придбання предметів, необхідних для повсякденної роботи.

3. Закупівля послуг

У цьому типі закупівель йдеться про отримання послуг, орієнтованих на людей. Залежно від організації, це можуть бути індивідуальні підрядники, юридичні фірми, наймані працівники, служби безпеки тощо. Мета отримання цих послуг також може включати заповнення прогалини в обслуговуванні та надання штату повного робочого часу.

4. Закупівля товарів

Good Procurement — це закупівля фізичних предметів. Однак це також може включати такі елементи, як підписки на програмне забезпечення. Ефективна закупівля товарів залежить від ефективних методів управління ланцюгом поставок.

Частина 3. 3 етапи процесу закупівель

Процес управління закупівлями складається з трьох основних етапів:

Стадія джерела

Цей етап включає визначення потреби в послугах або продуктах. Це також пошук потенційних постачальників.

Визначте потребу - Необхідно визначити потребу в послузі чи продукті. Це може бути викликано певним проектом для підвищення ефективності.

Шукайте пропозиції постачальників - Команда буде шукати потенційних постачальників. Пропозиція повинна містити дані про досвід постачальників, терміни, ціни та інше.

Виберіть Постачальник - Команда із закупівель вибере кваліфікованого постачальника.

Етап покупки

На цьому етапі він включає розміщення замовлення у вибраного постачальника. Йдеться про проведення переговорів щодо умов контракту.

Обговоріть положення та умови - Команда та постачальник обговорять умови. Він містить ціни, умови оплати, доставки та іншу важливу інформацію.

Керуйте замовленням на купівлю - Команда оброблятиме замовлення на закупівлю протягом усієї процедури виконання. Він передбачає моніторинг відправлення. Вона полягає в тому, щоб забезпечити відповідність послуги та продукту специфікаціям і вирішити будь-яку проблему.

Стадія прийому

Етап стосується отримання товарів і послуг. Етап також стосується перевірки якості та обробки платежу.

Отримання послуг і товарів - Коли продукти буде відвантажено, відділ перевірить їх, щоб переконатися, що це зазначено в замовленні на купівлю.

Процес оплати - Після перевірки товарів і послуг оплата буде оброблена.

Облік - Організація буде вести облік усього в процесі закупівлі. Ці записи корисні для цілей аудиту.

Частина 4. Етапи процесу закупівель

1. Визначте потреби

Процес починається з потреби в послугах і товарах. Це може бути внутрішня потреба, яка стосується матеріалів, необхідних для ведення бізнесу. Це також може бути зовнішній матеріал, який буде продавати організація. Цей крок також включає встановлення бюджету.

2. Вибір постачальників

Цей етап стосується пошуку постачальників. Це включає знання їхньої здатності пропонувати найкращу якість і вартість. При виборі постачальника мова не йде про його якісний товар. Ще одна річ, на яку слід звернути увагу, — це репутація постачальника.

Надіслати заявку на купівлю

Наступним кроком буде оформлення заявки на покупку. Щоб зробити покупку, необхідно отримати внутрішній дозвіл. Для цього потрібно скласти форму заявки на закупівлю та передати її до відділу, який відповідає за фінанси.

4. Зробіть замовлення на покупку

Коли заявку на купівлю вже схвалено, команда надішле замовлення на замовлення постачальнику. Він містить усі дані, необхідні постачальнику для доставки та виконання, а також умови оплати.

5. Отримання товарів і послуг

Після підтвердження замовлення на купівлю постачальник зможе надати замовлені послуги та товари.

6. Обробити рахунок-фактуру

Продавець надішле покупцеві рахунок-фактуру з описом того, що включає замовлення. Це також підтверджує продаж і належну оплату.

7. Оплата

Після отримання рахунка-фактури та замовлення команда відділу розрахунків з кредиторами обробить рахунок-фактуру для оплати.

8. Запис для аудиту

Після всього процесу важливо все записати для аудиту. Таким чином ви можете відстежувати все, включаючи бюджет, платежі та інші процеси.

Під час створення блок-схеми процесу закупівель важливо використовувати такий чудовий інструмент, як MindOnMap. Для розуміння процесу потрібні різні візуальні елементи. Він містить фігури, текст, малюнки та багато іншого. На щастя, MindOnMap може запропонувати все, що вам потрібно. Він також може запропонувати простий метод створення процесу. Більше того, інструмент може забезпечити найпростіший інтерфейс користувача. Таким чином, будь-хто може використовувати інструмент без будь-яких проблем. Крім того, ви можете зберегти остаточний процес закупівель у багатьох форматах. Ви можете зберегти результат у форматі JPG, PNG, PDF, а також у своєму обліковому записі MindOnMap. Отже, якщо ви шукаєте надійний інструмент для проведення процесу закупівель, найкраще розглянути можливість використання MindOnMap. Щоб отримати докладнішу інформацію, перегляньте навчальні посібники нижче.

Частина 5. Поширені запитання про процес закупівель