Як виконати аналіз прогалин простими та професійними способами
Аналіз прогалин — це процес визначення різниці між поточним станом і його майбутніми очікуваннями. Його головна мета – подолати розриви в бізнесі чи компаніях. Визначаючи ці прогалини, вони можуть створювати стратегії для покращення діяльності та продуктивності. Це може здатися складним, але це можна зробити за кілька простих кроків. У цьому посібнику дізнайтеся як зробити аналіз прогалин в Excel також. Окрім цього, ознайомтеся з іншим найкращим способом його виготовлення.
- Частина 1. Як виконати Gap Analysis
- Частина 2. Як створити діаграму Gap Analysis в Excel
- Частина 3. Як створити діаграму Gap Analysis в MindOnMap
- Частина 4. Поширені запитання про те, як проводити Gap Analysis
Частина 1. Як виконати Gap Analysis
У процесі проведення аналізу прогалин вам потрібно виконати лише 4 простих кроки. Але також зауважте, що кожна компанія має певну увагу в аналізі прогалин. Насправді ви можете провести аналіз прогалин відповідно до своїх потреб і вподобань.
Крок 1. Визначте поточну ситуацію.
Спочатку визначте, що є важливим у вашому бізнесі чи організації. Тоді ви повинні знати, де ви знаходитесь у поточний час. Цей підхід запобігає розширенню обсягу та забезпечує концентрацію вашого аналізу. Після цього вам потрібно зібрати дані, причому важливі конкретні. Можливо, доведеться багато зібрати, але тримайтеся. Чим більше ви збираєте, тим чіткішу картину вашого поточного стану ви побачите.
Крок 2. Визначаємо потрібний стан.
Кінцева мета аналізу прогалин — визначити ваше призначення та оцінити ваш процес на шляху до нього. Цей пункт призначення представляє ваші майбутні цілі, очікуваний стан і цілі. Якби все йшло за планом, у якому стані ви були б? Отже, переконайтеся, що ви вже визначилися з цим.
Крок 3. Проаналізуйте прогалини.
На даний момент ви знаєте свій поточний стан, бажаний і очікуваний стан. Прірва між цими двома – це те, що ви повинні подолати, щоб досягти своїх цілей. Оцініть ці прогалини та визначте корінь проблеми. На цьому кроці ви повинні бути дуже конкретними. Ви також можете поставити собі кілька питань, пов’язаних із вашим бізнесом, і відповісти на них чесно.
Крок 4. Подолайте розрив.
Після виконання трьох кроків настав час розробити плани дій. Ви повинні подолати розрив, який ви виявили, використовуючи стратегії. Ці стратегії можуть включати дії, розподіл ресурсів і складання планів для досягнення ваших цілей. Головне – зробити конкретні кроки, щоб усунути прогалини та рухатися до бажаного стану. Реалізація є критичною; в іншому випадку аналіз залишається теоретичним. І останнє, але не менш важливе, переконайтеся, що встановлено крайні терміни, щоб уникнути того, що ви не помічаєте та не звертаєте уваги.
Частина 2. Як створити діаграму Gap Analysis в Excel
Microsoft Excel — це інструмент для роботи з електронними таблицями, який дозволяє ефективно впорядковувати, аналізувати та візуалізувати дані. Також це популярний інструмент для створення різноманітних діаграм і графіків. До них входять діаграми аналізу прогалин, які необхідні підприємствам для виявлення розбіжностей між бажаними та фактичними результатами. У цьому посібнику ми розповімо вам про кроки, щоб створити діаграму аналізу прогалин у Excel.
По-перше, запустіть Microsoft Excel і відкрийте новий робочий аркуш. Ви будете використовувати цей робочий аркуш для побудови діаграми аналізу прогалин.
Введіть свої дані в робочий аркуш. Зазвичай у вас є стовпці для ваших критеріїв. Він включає в себе поточний стан і бажаний стан. Переконайтеся, що кожен набір даних знаходиться в окремому стовпці для ясності.
Тепер ви дізнаєтеся, як розраховувати аналіз прогалин для кожного критерію. Це можна зробити, віднявши значення поточного стану від потрібного значення стану. Можливості формул Excel роблять це обчислення швидким.
Далі виберіть обчислені значення розриву та стовпець критеріїв. Потім перейдіть до Вставка і виберіть відповідний тип гістограми або стовпчастої діаграми. Кластерна гістограма добре підходить для аналізу прогалин.
Налаштуйте свою діаграму, щоб зробити її більш інформативною. Додайте мітки даних, заголовки та мітки осей. Нарешті натисніть кнопку Файл та виберіть зберегти з меню, щоб зберегти свою роботу на комп’ютері.
Частина 3. Як створити діаграму Gap Analysis в MindOnMap
Щоб створити повну діаграму аналізу прогалин, MindOnMap це ваше остаточне рішення. Це програма для створення діаграм в Інтернеті, яка дозволяє з легкістю створювати будь-які візуальні презентації. Ви можете отримати доступ до платформи в різних браузерах, як-от Safari, Edge, Google Chrome тощо. Програма, яку можна завантажити, також доступна для таких операційних систем, як Mac і Windows. MindOnMap надає багато можливостей і функцій для редагування діаграм. За допомогою нього ви можете персоналізувати свою діаграму, додаючи фігури, текстові поля, лінії, кольорові заливки тощо. Ви також можете вставляти фотографії та посилання на свій розсуд. Мало того, він пропонує кілька варіантів шаблонів, з яких ви можете вибрати. Використовуючи його, ви також можете створювати діаграми риб’ячої кістки, організаційні діаграми, карти дерев і багато іншого.
Більше того, його видатні якості полягають у його можливостях для спільної роботи, що дозволяє працювати в режимі реального часу. Інша справа, він підтримує функцію автозбереження. Це означає, що після припинення роботи над інструментом усі внесені вами зміни залишаться без змін. Якщо вам цікаво дізнатися, як з ним можна провести аналіз прогалин, виконайте наведені нижче дії. Також перегляньте приклад діаграми аналізу прогалин.
Отримайте детальний аналіз прогалин.
Доступ онлайн або завантажте додаток
Для початку відвідайте офіційний веб-сайт MindOnMap щоб отримати доступ до головної сторінки. Звідти ви можете вибрати між Безкоштовне завантаження або Створити онлайн. Натисніть кнопку, яку хочете продовжити.
Безпечне завантаження
Безпечне завантаження
Виберіть макет блок-схеми
У головному інтерфейсі інструмента ви знайдете різні шаблони. Виберіть Блок-схема макет. У цьому посібнику ми використаємо шаблон блок-схеми для створення діаграми аналізу прогалин.
Налаштувати діаграму аналізу прогалин
Тепер почніть персоналізувати свою діаграму аналізу прогалин. Виберіть фігури, лінії, текстові поля та все, що вам потрібно для вашої діаграми.
Поділіться діаграмою
Щоб працювати зі своїми командами або колегами, скористайтеся функцією спільної роботи інструменту. Для цього натисніть Поділіться кнопку. Після цього встановіть Дійсний період і Пароль для посилення безпеки. Потім натисніть Копіювати посилання і поділіться ним.
Експортуйте діаграму
Після цього ви можете зберегти свою роботу. Зробіть це, натиснувши кнопку Експорт у верхньому правому куті. Нарешті виберіть потрібний формат файлу та зачекайте, поки процес завершиться. І ось воно!
Подальше читання
Частина 4. Поширені запитання про те, як проводити Gap Analysis
Які питання ставляться під час аналізу прогалин?
Питання в аналізі прогалин включають поточний стан, бажаний майбутній стан і визначення причин розриву. Приклади: «Які наші цілі?» «Яка наша поточна ефективність?» «Чому між ними є розрив?»
Як провести аналіз стратегічних прогалин?
Щоб провести аналіз стратегічних прогалин, виконайте наведені вище дії. Він включає оцінку вашого поточного стану, визначення цілей і виявлення прогалин. Нарешті, створіть стратегії для подолання цих прогалин і реалізуйте ці стратегії.
Як провести Gap-аналіз в охороні здоров'я?
Щоб провести аналіз прогалин у сфері охорони здоров’я, зберіть дані про поточну практику охорони здоров’я. Потім порівняйте їх із галузевими стандартами чи бажаними результатами. Далі визначте прогалини в продуктивності. Нарешті, впровадити стратегії для покращення процесів охорони здоров’я та догляду за пацієнтами.
Висновок
Підводячи підсумок, ви навчилися як зробити аналіз прогалин. Це також вважається вирішальним кроком на шляху до організаційного зростання та вдосконалення. Крім того, ви повинні знати два найкращі програми, які дозволяють створювати бажану діаграму. Однак, коли йдеться про настроювану діаграму, MindOnMap виділяється. Простий редактор діаграм, який підходить професіоналам і новачкам.
Створіть свою розумову карту, як вам подобається
