Як скласти робочий графік для ефективного розподілу часу
Як керівник, ви, безсумнівно, маєте завдання розробляти графіки роботи та контролювати робочий час своїх працівників. Хоча це завдання не вимагає багато часу, ви повинні виконати його правильно, і ми тут, щоб допомогти вам у цьому. Отже, якщо ви запитуєте, з чого почати? Можливо, у вас є багато запитань, особливо якщо ви новачок в управлінні командою. Занепокоєння щодо того, що є ідеальним графіком роботи. Без будь-яких подальших обговорень давайте почнемо цю інструкцію так, як ми вас навчаємо як скласти графік роботи загальними і найкращими способами.
- Частина 1. Навіщо складати графік роботи
- Частина 2. Найкращий спосіб скласти робочий графік
- Частина 3. Як складати схеми для графіка роботи
- Частина 4. Види графіка роботи
- Частина 5. Питання та відповіді про те, як скласти робочий графік
Частина 1. Навіщо складати графік роботи
Створення та дотримання постійного робочого графіка має важливе значення для ведення успішного бізнесу, великого чи малого. Таким чином кожен у вашій команді розуміє, коли від нього очікується робота. Тоді члени вашої команди можуть планувати свій робочий графік або змінювати працівників торгівлі наперед, щоб уникнути пропусків роботи або змін із нестачею персоналу. Оптимальний графік роботи забезпечує вашій організації різноманітні переваги, зокрема:
• Зниження плинності кадрів: Співробітники розуміють, коли від них очікується робота, і можуть належним чином розпоряджатися своїми грошима та особистим життям. Коли ви працюєте за ненормованим графіком, ретельне планування є важливим.
• Підвищує продуктивність співробітників: встановити графік виконання заходів. Графік роботи також полегшує виявлення проблем зі здоров’ям і проблем із запізненням працівників.
• Підтримання балансу між роботою та особистим життям: Невизначений робочий графік іноді призводить до того, що співробітники занадто багато працюють і нехтують своїм особистим життям. Завдяки вдосконаленим процедурам планування працівникам більше не доведеться думати про роботу, поки вони не працюють.
Частина 2. Найкращий спосіб скласти робочий графік
Ідеальний спосіб побудови робочого графіка включає в себе кілька важливих елементів, які забезпечують його ефективність і задовольняють вимоги як фірми, так і її співробітників. Ось звичайна процедура.
• Розуміння ваших потреб: Почніть з вивчення робочого навантаження, доступності співробітників і робочого часу. Визначте, які години найбільш завантажені, а які потребують найменшої кількості покриття.
• Встановіть чіткі очікування: Визначте завдання, обов’язки та очікуваний робочий час кожного працівника. Переконайтеся, що всі знають, чого від них очікують.
• Використовуйте інструмент планування: Створіть свій розклад і керуйте ним за допомогою планування програмне забезпечення робочого процесу або такі інструменти, як Excel, MindOnMap і Word. Ці інструменти можуть допомогти в автоматизації процесів і зменшенні помилок.
Частина 3. Як складати схеми для графіка роботи
У другій частині цієї статті ми обговорили, як найкраще скласти робочий графік. Щодо третього пункту, нам нагадали про використання чудового інструменту планування. На цьому команда рекомендує ідеальний інструмент для вас: неймовірний MindOnMap. Цей універсальний інструмент створення ментальних карт пропонує функції, які допоможуть вам легко намалювати діаграму робочого графіка.
MindOnMap пропонує неймовірно широкі можливості, які можуть допомогти нам створювати різні діаграми та діаграми, як-от робочий розклад. Це може допомогти нам керувати своїм часом. Крім того, якщо ви менеджер, ми можемо використовувати цей інструмент, щоб представити робочі графіки нашої команди у візуально привабливому підході. Давайте тепер подивимося, як це можливо.
Відкрийте програму MindOnMap на своєму комп’ютері. У його інтерфейсі натисніть кнопку «Новий» і виберіть Блок-схема.
Тепер ми можемо увійти в робочий простір. Будь ласка, клацніть потрібні фігури та розмістіть їх відповідно до бажаного дизайну.
Після цього додайте мітку кожної форми залежно від вашого робочого графіка. Потім завершіть його, вибравши Стилі та Тему перед натисканням зберегти кнопку.
Ці прості кроки можуть дати вам візуальне уявлення про робочий графік. Тепер ми бачимо, що цей інструмент ефективний і дійсно може допомогти нам візуалізувати те, що нам потрібно. Якщо хочете, скористайтеся цими шаблонами та відредагуйте робочий графік відповідно до свого бажання.
Частина 4. Види графіка роботи
Кожна фірма має свої вимоги, і графік з дев’ятої до п’ятої підходить лише деяким. Підприємства, яким потрібен цілодобовий персонал або які мають вирішити інші нагальні проблеми, часто використовують зміни, щоб максимально підвищити продуктивність. Найпопулярніші види графіки робочого процесу наведені нижче без певного порядку:
Розклад змін Дюпона
Графік зміни Dupont популярний серед поліцейських відділень, медичних закладів та інших цілодобових підприємств. У цьому плані чотири окремі команди працюють у дві зміни по 12 годин. Денні та нічні зміни розраховані на чотиритижневе чергування. Протягом чотирьох тижнів персонал за графіком Dupont працюватиме наступним чином.
• Один вихідний.
• Три нічні зміни
• Три дні відпочинку.
• Чотири нічні зміни
• Три дні відпочинку.
• Триденні зміни.
• Чотириденні зміни.
• Сім днів відпочинку.
2-2-3 Розклад
Графік 2-2-3 також є популярним вибором для секторів, де потрібен цілодобовий персонал. Ця система використовує поступовий 28-денний цикл ротації, коли кожен працівник працює 12-годинними змінами щодня. Типовий розклад для чотирьох команд виглядає наступним чином.
• Дводенні зміни.
• Два дні відпочинку.
• Триденні зміни.
Повний графік роботи
Графік повної зайнятості вимагає, щоб люди працювали від восьми до десяти годин на день, від 40 до 50 годин на тиждень. Враховуючи тривалий робочий день, штатні працівники зазвичай отримують різноманітні переваги на своєму робочому місці. Вони часто включають медичне страхування, лікарняні та пенсійні плани.
Більшість штатних розкладів включають ту саму зміну щодня. Зміни різні, але працівники часто працюють від 34 до 40 годин на тиждень. Не звільнені працівники, зайняті повний робочий день, оплачуються понаднормово, якщо вони працюють більше 40 годин. Наймані члени команди, хоча й заробляють більше грошей, виключені з понаднормової роботи.
Графік роботи фрілансера
Працівники за контрактом або позаштатні працівники використовують графіки позаштатної роботи. Ці працівники часто працюють без заздалегідь визначеного графіка, поки їхні проекти не будуть завершені. У деяких випадках уряди забороняють компаніям вказувати, коли або де працює фрілансер.
Неповний робочий день
Графіки роботи неповного робочого дня не відповідають вимогам місцезнаходження штатного працівника. У Сполучених Штатах працівники мають 30 або менше гарантованих годин на тиждень. Їх робочий графік може час від часу змінюватися, включаючи додаткові або навіть понаднормові години.
Частина 5. Питання та відповіді про те, як скласти робочий графік
Який графік роботи 5 4 9?
Робочий план 5-4-9 — це двотижневий стислий графік, у якому працівники працюють чотири 9-годинних дні та один 8-годинний день на першому тижні, потім чотири 9-годинних дні та один вихідний на другому тижні. Це означає один додатковий вихідний кожні два тижні.
Як скласти особистий графік роботи?
Щоб скласти індивідуальний робочий календар, спочатку визначте свої обов’язки та пріоритети. Встановіть свій робочий час, виділіть час на кожне завдання, робіть регулярні перерви та регулярно переглядайте свій графік, щоб внести необхідні корективи. Календарі та Excel можуть допомогти вам краще організувати свій розклад.
Чи є в Excel шаблон робочого графіка?
Так, Excel надає шаблони робочого графіка. Ви можете знайти їх, відкривши Excel, клацнувши Файл, потім збирається новий, і шукає графік роботи або тижневий розклад. Ви можете змінити ці шаблони відповідно до своїх робочих потреб.
Який ваш регулярний графік роботи?
Співробітники, які працюють повний робочий день, швидше за все, дотримуються звичайного графіка роботи, який зазвичай триває з понеділка по п’ятницю з 9 ранку до 5 вечора. Інші поширені графіки повного робочого дня включають роботу по 10 годин на день протягом чотирьох днів на тиждень або 6,5 годин на день протягом шести днів. днів на тиждень.
Який тижневий графік роботи?
Тижневий план роботи дозволяє менеджерам розподіляти часові проміжки між членами команди відповідно до потреб компанії та співробітників. Деякі факти, які слід враховувати під час складання тижневого розкладу, це максимальна тривалість зміни, періоди доступності персоналу, трафік і робоче навантаження.
Висновок
Це деталі, які ми повинні знати про наш робочий графік. Ми можемо побачити вище суть цього та найкращий спосіб його створення. Ось чому ми сподіваємося, що інструмент MindOnMap допоможе вам у вашому робочому графіку.
