Etkili Zaman Yönetimi İçin Çalışma Programı Nasıl Yapılır

Bir yönetici olarak, şüphesiz ki çalışma programları geliştirme ve çalışanlarınızın çalışma saatlerini izleme göreviniz var. Bu zaman alıcı bir görev olmasa da, bunu doğru bir şekilde tamamlamalısınız ve biz bu konuda size rehberlik etmek için buradayız. Peki, nereden başlayacağınızı soruyorsanız? Muhtemelen birçok sorunuz var, özellikle de ekip yönetimine yeni başladıysanız. İdeal bir çalışma programının neleri içerdiğine dair endişeler. Daha fazla tartışmadan, size öğretirken bu kılavuza başlayalım çalışma programı nasıl oluşturulur ortak ve en iyi şekillerde.

• Bölüm 1. Neden Bir Çalışma Programı Oluşturmalıyız?
• Bölüm 2. Bir Çalışma Programı Oluşturmanın En İyi Yolu
• Bölüm 3. Çalışma Programı için Diyagramlar Nasıl Çizilir
• Bölüm 4. Çalışma Programı Türleri
• Bölüm 5. Çalışma Programının Nasıl Oluşturulacağına İlişkin SSS

Bölüm 1. Neden Bir Çalışma Programı Oluşturmalıyız?

Başarılı bir işletmeyi, büyük veya küçük olsun, yönetmek için tutarlı bir çalışma programı oluşturmak ve buna uymak esastır. Bu şekilde, ekibinizdeki herkes ne zaman çalışması gerektiğini anlar. Ekip üyeleriniz daha sonra iş programlarını planlayabilir veya çalışanların vardiyalarını önceden değiştirebilir, böylece işi kaçırmaktan veya yetersiz personel bulundurmaktan kaçınabilirsiniz. Optimum çalışma programı, kuruluşunuza aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sağlar:

• Azaltılmış Çalışan Devir Oranı: Çalışanlar kendilerinden ne zaman çalışmalarının beklendiğini anlar ve paralarını ve kişisel hayatlarını uygun şekilde yönetebilirler. Düzensiz bir programda çalışırken dikkatli planlama esastır.
• Çalışan Verimliliğini Artırır: faaliyetlerin tamamlanması için zaman çizelgesi ayarlayın. Çalışma programları ayrıca sağlık sorunlarını ve çalışanların geç gelmesiyle ilgili sorunları belirlemeyi kolaylaştırır.
• İş-Yaşam Dengesini Korumak: Belirsiz bir çalışma programı bazen çalışanların çok fazla çalışmasına ve kişisel hayatlarını ihmal etmesine yol açar. İyileştirilmiş programlama prosedürleri sayesinde, çalışanlar mesai saatleri dışındayken artık iş hakkında düşünmek zorunda kalmayacaklar.

Bölüm 2. Bir Çalışma Programı Oluşturmanın En İyi Yolu

Bir çalışma programı oluşturmanın ideal yolu, verimli olmasını ve hem firmanın hem de çalışanlarının taleplerini karşılamasını sağlayan birkaç kritik unsuru içerir. İşte yaygın bir prosedür.

• İhtiyaçlarınızı Anlayın: İş yükünü, çalışanların müsaitliğini ve iş saatlerini inceleyerek başlayın. Hangi saatlerin en yoğun olduğunu ve hangilerinin en az kapsama alanı gerektirdiğini belirleyin.
• Net Beklentiler Belirleyin: Her çalışanın görevlerini, sorumluluklarını ve beklenen çalışma saatlerini tanımlayın. Herkesin kendilerinden ne beklendiğini bildiğinden emin olun.
• Bir Planlama Aracı Kullanın: Planlamayı kullanarak programınızı oluşturun ve yönetin iş akışı yazılımı veya Excel, MindOnMap ve Word gibi araçlar. Bu araçlar süreç otomasyonu ve hata azaltmada yardımcı olabilir.

Bölüm 3. Çalışma Programı için Diyagramlar Nasıl Çizilir

Bu makalenin ikinci bölümünde, bir çalışma programı oluşturmanın en iyi yolunu tartıştık. Üçüncü noktada, harika bir programlama aracı kullanmamız gerektiği hatırlatıldı. Bununla birlikte, ekip sizin için mükemmel aracı önerdi: inanılmaz MindOnMapBu çok yönlü zihin haritalama aracı, çalışma programı diyagramınızı kolayca çizmenize yardımcı olabilecek özellikler sunar.

MindOnMap, çalışma programı gibi farklı diyagramlar ve grafikler oluşturmamıza yardımcı olabilecek inanılmaz derecede geniş özellikler sunar. Zamanımızı yönetmemize yardımcı olabilir. Ayrıca, yöneticiyseniz, ekibimizin çalışma programlarını görsel olarak çekici bir yaklaşımla sunmak için bu aracı kullanabiliriz. Şimdi bunun nasıl mümkün olabileceğini görelim.

Bu basit adımlar size çalışma programının görselini verebilir. Artık aracın etkili olduğunu ve gerçekten neye ihtiyacımız olduğunu görselleştirmemize yardımcı olabileceğini görebiliriz. İsterseniz bu şablonları kullanın ve çalışma programını isteğinize göre düzenleyin.

Bölüm 4. Çalışma Programı Türleri

Her firmanın farklı gereksinimleri vardır ve dokuzdan beşe çalışma programı yalnızca bazıları için uygundur. 24 saatlik personel gerektiren veya çözülmesi gereken başka acil sorunları olan işletmeler, üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için sıklıkla vardiyaları kullanır. En popüler çalışma türleri iş akışı çizelgeleri Aşağıda belirli bir sıraya göre gösterilmemiştir:

Dupont Vardiya Programı

Dupont vardiya programı polis karakolları, sağlık tesisleri ve diğer 24 saatlik işletmeler arasında popülerdir. Bu planda iki 12 saatlik vardiyada çalışan dört ayrı ekip vardır. Gündüz ve gece vardiyaları dört haftalık bir rotasyonla planlanır. Dört hafta boyunca, Dupont programındaki personel aşağıdaki şekilde çalışacaktır.

• Bir gün izin.
• Üç gece vardiyası
• Üç gün izin.
• Dört gece vardiyası
• Üç gün izin.
• Üç günlük vardiyalar.
• Dört günlük vardiyalar.
• Yedi gün tatil.

2-2-3 Programı

2-2-3 programı, 24 saatlik personel gerektiren sektörler için de popüler bir seçimdir. Bu sistem, her çalışanın her gün 12 saatlik vardiyalarda çalıştığı kademeli, 28 günlük bir rotasyon döngüsü kullanır. Dört ekip için tipik bir program şu şekildedir.

• İki günlük vardiyalar.
• İki gün izin.
• Üç günlük vardiyalar.

Tam Zamanlı Çalışma Programı

Tam zamanlı bir çalışma programı, bireylerin haftada normal 40 ila 50 saat arasında değişen, günde sekiz ila on saat arasında çalışmasını gerektirir. Uzun çalışma saatleri göz önüne alındığında, tam zamanlı çalışanlar genellikle işyerlerinden çeşitli avantajlar alırlar. Bunlara sıklıkla sağlık sigortası, hastalık izni ve emeklilik planları dahildir.

Çoğu tam zamanlı program her gün aynı vardiyayı içerir. Vardiyalar değişir, ancak çalışanlar genellikle her hafta 34 ila 40 saat çalışır. Muafiyetsiz, tam zamanlı çalışanlara 40 saatten fazla çalıştıklarında fazla mesai ücreti ödenir. Maaşlı ekip üyeleri daha fazla para kazanmalarına rağmen fazla mesaiye dahil edilmezler.

Serbest Çalışma Programı

Sözleşmeli veya serbest çalışanlar serbest çalışma programlarını kullanır. Bu çalışanlar genellikle projeleri tamamlanana kadar önceden belirlenmiş bir program olmadan çalışırlar. Bazı durumlarda, hükümetler işletmelerin bir serbest çalışanın ne zaman veya nerede çalışacağını belirlemesini yasaklar.

Yarı Zamanlı Çalışma Programı

Yarı zamanlı çalışan çalışma programları, tam zamanlı bir çalışan için konumun gereksinimlerini karşılamaz. Amerika Birleşik Devletleri'nde, çalışanların haftada 30 veya daha az garantili saati vardır. Çalışma programları, ek veya hatta fazla mesai saatlerini içerecek şekilde zaman zaman değişebilir.

Bölüm 5. Çalışma Programının Nasıl Oluşturulacağına İlişkin SSS