โครงสร้างการแบ่งงานคืออะไรและจะสร้างได้อย่างไร
โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) มักใช้ใน การจัดการโครงการระบบจะมอบหมายงานให้กับทีมและปรับแต่งงานให้เหลือเฉพาะขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้สามารถดำเนินโครงการตามแผนได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่คุณรู้หรือไม่ว่าระบบนี้คืออะไรและใช้งานอย่างไร บทความนี้จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับระบบ WBS ใน 6 ประเด็น อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
- ส่วนที่ 1. ความหมายของ WBS
- ส่วนที่ 2 องค์ประกอบของ WBS
- ส่วนที่ 3 กรณีการใช้งาน WBS
- ส่วนที่ 4. เมื่อใดจึงควรใช้ WBS
- ส่วนที่ 5 ประโยชน์ของระบบ WBS
- ส่วนที่ 6 วิธีการสร้างแผนภูมิโครงสร้างการแบ่งงานโดยใช้ MindOnMap
- ส่วนที่ 7. คำถามที่พบบ่อย
ส่วนที่ 1. ความหมายของ WBS
โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure: WBS) เป็นเครื่องมือจัดการโครงการแบบภาพที่ช่วยทำให้โครงการขนาดใหญ่เรียบง่ายขึ้นโดยแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ ที่จัดการได้ง่ายขึ้น ทำให้ทีมต่างๆ สามารถระบุขอบเขต ต้นทุน และผลงานส่งมอบได้ง่ายขึ้น รวมถึงมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสมที่สุดกับงานนั้นๆ เครื่องมือนี้มักใช้ในการวางแผน จัดระเบียบ และติดตามความคืบหน้า โดยเป็นโครงร่างที่นำเสนอข้อมูลจากระดับสูงสุดไปยังระดับต่ำสุด โดยแต่ละงานจะเชื่อมโยงกับงานระดับสูงกว่า
ส่วนที่ 2 องค์ประกอบของ WBS
โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) คือโครงสร้างองค์กรแบบลำดับชั้นที่แบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อให้จัดการได้ง่ายขึ้น ประกอบด้วยองค์ประกอบหลักดังต่อไปนี้:
• ผลงานส่งมอบของโครงการ
ผลงานส่งมอบคือผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ลูกค้าจะได้รับเมื่อโครงการเสร็จสิ้น นอกจากนี้ ปริมาณงานทั้งหมดในระดับล่างของ WBS ควรเทียบเท่ากับผลรวมของงานในระดับที่สูงกว่า
• ลำดับชั้นที่ชัดเจน
ขอบเขตของโครงการของ WBS ควรเป็นลำดับชั้น โครงการขนาดใหญ่และขนาดเล็กภายใต้โครงการนั้นได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้
• ระดับของรายละเอียด
ระดับรายละเอียดใน WBS ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ แต่ไม่จำเป็นต้องละเอียดเกินไป มีไว้เพื่อประมาณขอบเขตที่แน่นอนของโครงการเท่านั้น
• พจนานุกรม WBS
พจนานุกรม WBS เป็นส่วนสำคัญของ WBS ที่ประกอบด้วยข้อมูลโครงการที่เกี่ยวข้องทั้งหมด และสามารถกำหนดองค์ประกอบ WBS ต่างๆ ได้ ช่วยชี้แจงขอบเขตของแต่ละงานและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีม
• แพ็คเกจงาน
แพ็คเกจงานเป็นหน่วยงานที่เล็กที่สุดใน WBS ช่วยให้สามารถแบ่งโครงการออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้ง่ายที่สุด จากนั้นจึงมอบหมายให้กับแผนกหรือสมาชิกในทีม
ส่วนที่ 3 กรณีการใช้งาน WBS
รูปภาพด้านบนเป็นกรณีการใช้งานโครงสร้างการแบ่งงานสำหรับการสร้างบ้าน ในภาพ องค์ประกอบระดับ 1 ได้แก่ ภายใน ฐานราก และภายนอก เป็นคำอธิบายผลงานส่งมอบ องค์ประกอบระดับ 2 เช่น ไฟฟ้า ขุด ฯลฯ ในแต่ละสาขาของ WBS ล้วนเป็นผลงานส่งมอบเฉพาะที่จำเป็นในการสร้างผลงานส่งมอบระดับ 1 ที่สอดคล้องกัน
โครงสร้างของ WBS จัดได้ดังนี้:
ระดับ 1: การก่อสร้างบ้าน
ระดับ 2:ภายใน,รากฐาน,ภายนอก.
ระดับ 3:งานไฟฟ้า งานขุด งานก่ออิฐ งานประปา งานติดตั้งเหล็ก งานตกแต่งอาคาร
ส่วนที่ 4. เมื่อใดจึงควรใช้ WBS
โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure: WBS) มักใช้ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ โดยมีสถานการณ์ต่างๆ มากมาย และตัวอย่างโดยละเอียดมีดังนี้:
• การกำหนดตารางกิจกรรม
ผู้วางแผนงานจำเป็นต้องพัฒนาตารางโครงการและ เส้นเวลา ก่อนที่งานจะเริ่มขึ้น จากนั้นพวกเขาจะต้องดำเนินการตามแผนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่างานจะดำเนินไปตามเวลา
• การจัดสรรทรัพยากรและงบประมาณ
เมื่อเริ่มต้นโครงการใหม่ นักวางแผนทรัพยากรจำเป็นต้องวางแผนทรัพยากรโครงการและจัดสรรงบประมาณที่เหมาะสมสำหรับโครงการ
• การประมาณต้นทุนโครงการเชิงพาณิชย์
นักวางแผนโครงการเชิงพาณิชย์จำเป็นต้องประมาณองค์ประกอบของกิจกรรมทั้งหมด โดยเฉพาะต้นทุนของโครงการ ก่อนที่จะเริ่มโครงการเชิงพาณิชย์ เพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
• การมอบหมายงานโครงการ
WBS สามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกทุกคนในโครงการขนาดใหญ่ ซึ่งจะเอื้อต่อการช่วยให้สมาชิกผลักดันโครงการให้ก้าวหน้าไปตามบทบาทของตน
• ติดตามความคืบหน้าของโครงการ
WBS ช่วยให้สมาชิกในทีมโครงการของบริษัททราบว่าใครทำอะไร เมื่อใด และช่วยให้สมาชิกในทีมได้รับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ
ส่วนที่ 5 ประโยชน์ของระบบ WBS
โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) มีประโยชน์หลายประการสำหรับ การจัดการโครงการ. มันช่วยให้คุณ:
1. พัฒนาตารางงานโครงการ และติดตามความคืบหน้าของโครงการ
2. มอบหมายงานให้แก่สมาชิกในทีมและอธิบายงานอย่างชัดเจน
3. ช่วยปรับปรุงการสื่อสารระหว่างทีมและบุคคล และช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นได้
4. ประมาณการต้นทุนโครงการ จัดสรรทรัพยากรด้านงบประมาณ และวางแผนอย่างบูรณาการ
5. ช่วยให้แบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ ได้ง่ายกว่าและบริหารจัดการสะดวกกว่า
ส่วนที่ 6 วิธีการสร้างแผนภูมิโครงสร้างการแบ่งงานโดยใช้ MindOnMap
MindOnMap เป็นเครื่องมือสร้างแผนที่ความคิดที่ใช้งานง่าย มีสถานการณ์ต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้งานได้ เช่น การจัดการโครงการ WBS นอกจากนี้ยังใช้งานได้กับหลายแพลตฟอร์ม คุณสามารถดาวน์โหลดได้บน Windows หรือ Mac และเข้าถึงได้ทางออนไลน์โดยตรงจากเบราว์เซอร์ใดก็ได้
ดาวน์โหลดอย่างปลอดภัย
ดาวน์โหลดอย่างปลอดภัย
คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีใช้เพื่อสร้างแผนภูมิสำหรับโครงสร้างการแบ่งงานมีด้านล่างนี้
เปิด MindOnMap เลือกปุ่มแรก ใหม่ ที่แผงด้านซ้าย จากนั้นคุณสามารถเลือกประเภทของแผนที่ความคิดที่คุณต้องการ เช่น แผนที่ความคิด แผนที่แผนภูมิองค์กร แผนที่ต้นไม้ หรือประเภทอื่นๆ ที่นี่ เราจะเลือก แผนผังองค์กร เป็นตัวอย่าง
คลิก แผนผังองค์กร (ล่าง) ปุ่มเพื่อเข้าสู่อินเทอร์เฟซที่สร้างขึ้น จากนั้นคลิกที่ปุ่ม หัวข้อกลาง ปุ่มและดับเบิลคลิกเพื่อเข้าสู่หัวข้อที่คุณต้องการสร้างสำหรับ WBS
การคลิกที่ หัวข้อ ปุ่มใต้ เพิ่มหัวข้อ ตัวเลือกในแถบด้านข้างด้านบนจะแสดงสาขาหนึ่งขึ้นมา และคลิกเพียงไม่กี่ครั้งก็จะแสดงสาขาหลายสาขาขึ้นมา ซึ่งคุณสามารถป้อนชื่อรองของ WBS ของคุณได้
จากนั้นหากคุณมีหัวข้อย่อยที่จะเพิ่ม ให้คลิกที่หัวข้อหลัก จากนั้นคลิก หัวข้อย่อย ปุ่ม สาขาย่อยที่อยู่ใต้หัวข้อหลักนั้นจะถูกขยายออก
หลังจากเสร็จสิ้น WBS ให้คลิกปุ่ม Save (บันทึก) ใต้ตัวเลือก Tools (เครื่องมือ) ในแถบด้านข้างด้านบนเพื่อบันทึก จากนั้นคุณสามารถคลิกไอคอนที่มุมขวาบนเพื่อส่งออกเป็นรูปภาพหรือรูปแบบไฟล์อื่น
คำเตือน:ผู้ใช้ฟรีสามารถส่งออกรูปภาพ JPG และ PNG คุณภาพทั่วไปพร้อมลายน้ำเท่านั้น
เคล็ดลับ:MindOnMap ยังมีฟังก์ชั่นเสริมอีกมากมายหากคุณต้องการ เช่น การแทรกภาพ ลิงก์ และความคิดเห็นโดยคลิก ภาพ, ลิงค์, และ ความคิดเห็น ปุ่มในแถบด้านข้างด้านบน; ธีมตัวเลือกสไตล์ในแถบด้านขวาช่วยให้คุณแก้ไขธีม สี รูปร่าง ฯลฯ ของกล่องได้อย่างอิสระ เค้าร่าง ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณดูตัวอย่างโครงสร้างทั้งหมดของแผนภูมิได้ นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติอื่นๆ อีกมากมายที่คุณสามารถสำรวจได้ด้วยตัวเอง!
ส่วนที่ 7. คำถามที่พบบ่อย
โครงสร้างการแบ่งงาน 5 วลี มีอะไรบ้าง?
โครงสร้างการแบ่งงานมี 5 ระยะ ได้แก่ การริเริ่ม การวางแผน การดำเนินการ การควบคุม และการปิดงาน
ตัวอย่างของ WBS คืออะไร?
ตัวอย่างเช่น งานก่อสร้างบ้าน แบ่งได้เป็น ไฟฟ้า ประปา งานขุด งานติดตั้งเหล็ก งานก่ออิฐ และงานตกแต่งอาคาร
ความแตกต่างระหว่าง WBS กับแผนโครงการคืออะไร?
WBS เป็นองค์ประกอบสำคัญของโครงการโดยรวม ในขณะที่แผนโครงการประกอบด้วยองค์ประกอบอื่นๆ ที่กว้างกว่า
บทสรุป
เราแน่ใจว่าบทความนี้จะทำให้คุณได้เรียนรู้ว่า WBS คืออะไรโดยละเอียด ตั้งแต่ความหมาย องค์ประกอบ กรณีการใช้งาน สถานการณ์ที่นำไปใช้ได้ และประโยชน์ต่างๆ ไปจนถึงวิธีการสร้าง WBS โดยทั่วไปแล้ว WBS มักใช้ในที่ทำงานเพื่อแบ่งโปรเจ็กต์ใหญ่ๆ ออกเป็นงานย่อยๆ ที่จัดการได้ง่ายขึ้น จากนั้นจึงแจกจ่ายให้กับสมาชิกในทีม หากคุณมักต้องสร้างแผนภูมิสำหรับโครงสร้างการแบ่งงาน MindOnMap เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับคุณ! แผนภูมินี้ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้เริ่มต้นมาก ลองใช้ดูสิ! แผนภูมินี้จะช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้น
