โครงสร้างการแบ่งงานฟรี (WBS): เทมเพลตและตัวอย่าง

คุณรู้หรือไม่ว่าโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) คืออะไร ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการโครงการ ผู้วางแผนงาน หรือผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ ใครก็ตามที่มีบทบาทในการดูแลและจำเป็นต้องวางแผนการแบ่งงานสำหรับโครงการ โครงสร้างการแบ่งงานจะช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้นอย่างแน่นอน บทความนี้จะแนะนำโครงสร้างการแบ่งงานโดยให้ข้อมูลบางส่วนแก่คุณ เทมเพลตและตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงาน เพื่อช่วยให้คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ WBS และวิธีนำไปใช้ในงานของคุณ หากคุณสนใจ โปรดอ่านต่อไปเพื่อทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ WBS!

• ส่วนที่ 1. เทมเพลตและตัวอย่าง WBS
• ส่วนที่ 2 วิธีการสร้างแผนภูมิด้วยเทมเพลต WBS
• ส่วนที่ 3. คำถามที่พบบ่อย

ส่วนที่ 1. เทมเพลตและตัวอย่าง WBS

โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Distribution Structure: WBS) คือระบบการจัดการโครงการที่แบ่งโครงการออกเป็นส่วนประกอบหรือภารกิจที่เล็กลงและจัดการได้ง่ายขึ้น มีประโยชน์มากมายในการใช้โครงสร้างนี้ ตัวอย่างเช่น สามารถเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ จัดสรรภารกิจได้ดีขึ้น และมุ่งเน้นไปที่ภารกิจเฉพาะสำหรับสมาชิกในทีมได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้โครงสร้างนี้เป็นครั้งแรก คุณอาจพบว่าการสร้างโครงสร้างนี้เป็นเรื่องยากเนื่องจากขาดประสบการณ์ หรือคุณอาจไม่ทราบว่าควรใช้เมื่อใด ดังนั้น เราจึงจัดเตรียมเทมเพลตและตัวอย่าง WBS บางส่วนไว้ด้านล่างเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง

แม่แบบ

ในส่วนนี้ เราจะแสดงรายการเทมเพลต WBS บางส่วนที่เครื่องมือต่างๆ จัดเตรียมไว้ให้ และจากส่วนนี้ คุณจะพบเทมเพลตที่เหมาะกับประเภท WBS ที่คุณต้องการสร้างอย่างแน่นอน

• เทมเพลต WBS ใน MindOnMap

MindOnMap เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายพร้อมอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ช่วยให้คุณลดความซับซ้อนของข้อมูลและช่วยให้คุณวาดไอเดียของคุณออกมาเป็นภาพได้ นอกจากนี้ ยังมีเทมเพลต WBS ฟรีมากมายหลายประเภท เช่น แผนที่องค์กร แผนที่ต้นไม้ แผนภูมิก้างปลา เป็นต้น คุณสามารถดาวน์โหลดได้ทั้งบน Windows และ Mac หรือจะใช้งานโดยตรงบนเบราว์เซอร์ใดก็ได้

• เทมเพลต WBS ใน PowerPoint

นอกจากการสร้างสไลด์โชว์แล้ว Microsoft PowerPoint ยังใช้สร้าง WBS ได้อีกด้วย นอกจากนี้ ผลิตภัณฑ์ MS ทั้งหมดยังมาพร้อมกับเทมเพลตกราฟิก SmartArt ซึ่งมีเทมเพลตสำหรับรายการ กระบวนการ วงจร ลำดับชั้น ความสัมพันธ์ รูปภาพ และอื่นๆ อีกมากมาย เราใช้ไดอะแกรมลำดับชั้นเป็นหลักในการสร้าง WBS แต่ตัวเลือกของไดอะแกรมเหล่านี้มีไม่มากนัก

• เทมเพลต WBS ใน EdrawMax

EdrawMax เป็นซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับ WBS ซึ่งก็เป็นตัวเลือกที่ดีเช่นกัน เนื่องจากสามารถรองรับแพลตฟอร์มต่างๆ ได้มากมาย เช่น Windows, Mac, Linux, iOS และ Android และยังใช้งานออนไลน์ได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม เทมเพลตบางส่วนจะต้องอัปเกรดเป็นเวอร์ชัน Pro ก่อนจึงจะใช้งานได้ และราคาอัปเกรดก็ค่อนข้างแพง

ตัวอย่าง

ในส่วนนี้เรามาดูสองสิ่ง โครงสร้างการแบ่งงาน ตัวอย่างจากอุตสาหกรรมและสาขาที่แตกต่างกันเพื่อให้คุณได้ทราบว่าอะไรเหมาะกับโครงการของคุณมากกว่า

• ตัวอย่าง WBS สำหรับการก่อสร้าง: การก่อสร้างบ้าน

ระบบ WBS มักใช้ในโครงการก่อสร้าง อย่างไรก็ตาม นอกจากความจำเป็นในการชี้แจงขั้นตอนการทำงานและการแบ่งงานแล้ว งบประมาณของระบบยังต้องได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบอีกด้วย

ส่วนต่างๆ ของการก่อสร้างบ้าน WBS มีดังนี้:

1. ภายใน

2. มูลนิธิ

3. ภายนอก

ดังที่แสดงไว้ด้านบน ตัวอย่าง WBS สำหรับการก่อสร้างนี้แสดงให้เห็นว่าระดับ 1 คือโครงการทั้งหมด: การก่อสร้างบ้าน ระดับ 2 เป็นส่วนสำคัญของโครงการ: ภายใน ฐานราก และภายนอก ระดับ 3 และสาขาย่อยด้านล่างเป็นผลงานส่งมอบหลักและรอง รวมถึงงานไฟฟ้า ประปา งานขุด งานติดตั้งเหล็ก งานก่ออิฐ และสาขาย่อยด้านไฟฟ้า ได้แก่ งานไฟฟ้าเบื้องต้น ติดตั้งและยุติการทำงาน เป็นต้น

• ตัวอย่าง WBS สำหรับธุรกิจ: การวิจัยการตลาด

เนื่องจากการวิจัยตลาดเป็นกิจกรรมทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการตลาดและการวิเคราะห์ จึงต้องใช้ WBS ในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลตลาดและแบ่งกลุ่มตลาดเพื่อช่วยให้บริษัทต่างๆ รักษาความได้เปรียบทางการแข่งขัน

ต่อไปนี้เป็นส่วนต่าง ๆ ของการวิจัยตลาด WBS

1. ระยะเริ่มต้น

2. ระยะการวางแผน

3. ระยะการดำเนินการ

4. ระยะปิดการขาย

ในตัวอย่าง WBS นี้ ระดับ 1 ซึ่งก็คือโครงการทั้งหมด คือ โครงการวิจัยตลาด ส่วนสำคัญ ระดับ 2 ประกอบด้วย ระยะเริ่มต้น ระยะวางแผน ระยะดำเนินการ และระยะปิดโครงการ และระดับ 3 ซึ่งก็คือผลงานส่งมอบหลักและรอง ได้แก่ ข้อกำหนด (การรวบรวมและวิเคราะห์) การพัฒนาแผนโครงการ และอื่นๆ

ส่วนที่ 2 วิธีการสร้างแผนภูมิด้วยเทมเพลต WBS

เชื่อกันว่าตอนนี้คุณคงทราบแล้วว่า WBS ประเภทใดที่เหมาะกับโครงการของคุณ ต่อไปเราจะมาดู MindOnMap ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นตัวอย่างในการสร้างโครงสร้างการแบ่งงาน

เคล็ดลับ: เมื่อใช้ MindOnMap ในการสร้างแผนภูมิ WBS คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกในตัวเพื่อปรับแต่งได้ เช่น ธีมของแผนภูมิ สีของกล่องข้อความ และสีพื้นหลัง ตลอดจนเค้าโครงของโครงสร้างแผนภูมิ และรูปแบบของเส้นในแผนภูมิ WBS ของคุณ เป็นต้น

ส่วนที่ 3. คำถามที่พบบ่อย