การอภิปรายอย่างละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการจัดการจัดซื้อจัดจ้าง

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร- ในธุรกิจจำเป็นต้องคำนึงถึงกระบวนการรับและซื้อบริการ เป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของธุรกิจ ดังนั้น หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการนี้ คุณสามารถอ่านทุกอย่างได้จากบทความนี้ เราจะให้คำจำกัดความที่สมบูรณ์ของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ขั้นตอน และขั้นตอนทั่วไป ด้วยเหตุนี้ มาที่นี่ในขณะที่เรานำเสนอข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเกี่ยวกับการสนทนา

• ส่วนที่ 1 กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร
• ส่วนที่ 2 ประเภทของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง
• ส่วนที่ 3 ขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง
• ส่วนที่ 4 ขั้นตอนกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง
• ส่วนที่ 5 คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ส่วนที่ 1 กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร

ขั้นตอนกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการจัดซื้อและรับบริการ โดยปกติแล้วจะเป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ มีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจมากที่สุดเนื่องจากองค์กรควรชักชวนให้ซื้อสินค้าหรือบริการ นอกจากนี้ยังรวมถึงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่นำไปสู่การตัดสินใจซื้อครั้งสุดท้ายและละเอียด กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างอาจต้องใช้ทรัพยากรส่วนหนึ่งขององค์กรในการจัดการ นอกจากนั้น กระบวนการจัดซื้อยังจำเป็นต่อการเติบโตและความสำเร็จของธุรกิจอีกด้วย หากคุณอยู่ในตำแหน่งในการรับบริการและสินค้า จัดการการเงิน หรือตรวจสอบ คุณจะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง การมีข้อมูลเชิงลึกที่ดีสามารถช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในบทบาททางวิชาชีพของคุณได้ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจเนื่องจากเป็นปัจจัยหนึ่งที่อาจส่งผลต่อผลกำไร การออม และการใช้จ่าย จริงๆแล้วธุรกิจต่างๆ กำลังประเมินกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง คือการเปลี่ยนแปลงและปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของธุรกิจ เป้าหมายหลักคือการบรรลุประสิทธิภาพและคุณค่าในขณะเดียวกันก็รักษาความปลอดภัยของบริการและสินค้า

ส่วนที่ 2 ประเภทของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

1. การจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง

การจัดซื้อประเภทแรกคือการจัดซื้อโดยตรง เป็นเรื่องเกี่ยวกับการรับบริการ วัสดุ และสินค้าที่องค์กรสามารถสร้างผลกำไรได้ มันคือการผลิตการขายต่อหรือผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย วัตถุประสงค์หลักของการได้รับสินค้าเหล่านี้คือเพื่อเพิ่มความสัมพันธ์อย่างต่อเนื่องกับซัพพลายเออร์และธุรกิจอื่นๆ ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถเรียนรู้และเติบโตต่อไปได้

2. การจัดซื้อจัดจ้างทางอ้อม

ในการจัดซื้อทางอ้อมเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดหาวัสดุ สินค้า และบริการที่ใช้ภายใน เพื่อรองรับการดำเนินงานในแต่ละวัน การจัดซื้อทางอ้อมเกี่ยวข้องกับเครื่องใช้สำนักงาน รายการที่เน่าเสียง่าย เฟอร์นิเจอร์ และยานพาหนะ นอกจากนี้ การจัดซื้อประเภทนี้เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานในแต่ละวัน

3. การจัดหาบริการ

ในการจัดซื้อจัดจ้างประเภทนี้ จะเน้นไปที่การรับบริการที่อิงจากผู้คน อาจรวมถึงผู้รับเหมาแต่ละราย สำนักงานกฎหมาย แรงงานชั่วคราว บริการรักษาความปลอดภัย และอื่นๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับองค์กร วัตถุประสงค์ของการได้รับบริการเหล่านี้ยังรวมถึงการเติมเต็มช่องว่างในการบริการและการให้เวลาพนักงานเต็มเวลาอีกด้วย

4. การจัดซื้อสินค้า

การจัดซื้อจัดจ้างที่ดีเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างรายการทางกายภาพ อย่างไรก็ตาม อาจเกี่ยวข้องกับรายการต่างๆ เช่น การสมัครรับข้อมูลซอฟต์แวร์ การจัดซื้อสินค้าที่มีประสิทธิผลต้องอาศัยหลักปฏิบัติในการจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ดี

ส่วนที่ 3 3 ขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ในกระบวนการจัดการการจัดซื้อจัดจ้างมีสามขั้นตอนหลัก:

ขั้นตอนการจัดหา

ขั้นตอนนี้รวมถึงการกำหนดความต้องการบริการหรือผลิตภัณฑ์ แต่ยังเกี่ยวกับการมองหาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพด้วย

ระบุความต้องการ - มีความจำเป็นต้องระบุความต้องการบริการหรือผลิตภัณฑ์ มันอาจจะถูกกระตุ้นโดยโครงการบางอย่างเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

แสวงหาข้อเสนอของซัพพลายเออร์ - ทีมงานจะค้นหาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ ข้อเสนอจะต้องเกี่ยวข้องกับข้อมูลเกี่ยวกับประสบการณ์ของซัพพลายเออร์ เงื่อนไข ราคา และอื่นๆ

เลือกซัพพลายเออร์ - ทีมงานจากฝ่ายจัดซื้อจะคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

ขั้นตอนการซื้อ

ในขั้นตอนนี้รวมถึงการสั่งซื้อสินค้ากับซัพพลายเออร์ที่เลือก เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเจรจาเงื่อนไขในสัญญา

หารือเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไข - ทีมงานและซัพพลายเออร์จะหารือเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไข รวมถึงราคา เงื่อนไขการชำระเงิน การจัดส่ง และข้อมูลที่สำคัญอื่นๆ

จัดการใบสั่งซื้อ - ทีมงานจะจัดการคำสั่งซื้อตลอดขั้นตอนการดำเนินการ มันเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการจัดส่ง เพื่อให้แน่ใจว่าบริการและผลิตภัณฑ์ตรงตามข้อกำหนดและแก้ไขปัญหาใดๆ

ขั้นตอนการรับ

เวทีเกี่ยวกับการรับสินค้าและบริการ ขั้นตอนนี้ยังเกี่ยวกับการตรวจสอบคุณภาพและการประมวลผลการชำระเงินอีกด้วย

รับบริการและสินค้า - เมื่อส่งสินค้าแล้ว แผนกจะตรวจสอบให้มั่นใจว่าได้ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ

ขั้นตอนการชำระเงิน - หลังจากตรวจสอบสินค้าและบริการแล้วจะดำเนินการชำระเงิน

บันทึกการรักษา - องค์กรจะเก็บบันทึกทุกอย่างในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง บันทึกเหล่านี้มีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ

ส่วนที่ 4 ขั้นตอนกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

1. กำหนดความต้องการ

กระบวนการเริ่มต้นด้วยความต้องการบริการและสินค้า อาจเป็นความต้องการภายในซึ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับวัสดุที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจ นอกจากนี้ยังอาจเป็นภายนอกซึ่งเป็นวัสดุที่องค์กรจะขาย ขั้นตอนนี้ยังรวมถึงการตั้งงบประมาณด้วย

2. การเลือกผู้ขาย

ขั้นตอนนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดหาผู้ขาย ซึ่งรวมถึงการรู้ถึงความสามารถในการนำเสนอคุณภาพและความคุ้มค่าที่ดีที่สุด ในการเลือกผู้ขายไม่ได้เกี่ยวกับสินค้าคุณภาพดี สิ่งที่ต้องพิจารณาอีกประการหนึ่งคือชื่อเสียงของผู้ขาย

ส่งใบขอซื้อ

ขั้นตอนต่อไปคือการส่งคำขอซื้อ จะต้องได้รับการอนุมัติภายในเพื่อทำการซื้อ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดทำแบบฟอร์มใบขอซื้อและส่งต่อไปยังแผนกที่รับผิดชอบด้านการเงิน

4. ทำการสั่งซื้อ

เมื่อใบขอซื้อได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานจะส่ง PO ไปยังผู้จัดจำหน่าย ประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ขายจำเป็นต้องส่งมอบและปฏิบัติตาม พร้อมด้วยเงื่อนไขการชำระเงิน

5. การได้รับสินค้าและบริการ

หลังจากยืนยันคำสั่งซื้อแล้ว ผู้ขายจะสามารถส่งมอบบริการและสินค้าที่สั่งซื้อได้

6. ดำเนินการใบแจ้งหนี้

ผู้ขายจะส่งใบแจ้งหนี้ให้ผู้ซื้อโดยอธิบายว่าคำสั่งซื้อรวมอะไรบ้าง นอกจากนี้ยังยืนยันการขายและการชำระเงินที่ครบกำหนด

7. การชำระเงิน

หลังจากได้รับใบแจ้งหนี้และได้รับคำสั่งซื้อแล้ว ทีมงานบัญชีเจ้าหนี้จะดำเนินการตามใบแจ้งหนี้เพื่อชำระเงิน

8. บันทึกการตรวจสอบ

หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการทั้งหมดแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกทุกอย่างเพื่อการตรวจสอบ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถติดตามทุกอย่าง รวมถึงงบประมาณ การชำระเงิน และกระบวนการอื่นๆ

เมื่อดำเนินการผังกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง สิ่งสำคัญคือต้องใช้เครื่องมือที่ยอดเยี่ยม เช่น MindOnMap- กระบวนการนี้ต้องการองค์ประกอบภาพที่หลากหลายเพื่อทำความเข้าใจกระบวนการ รวมถึงรูปร่าง ข้อความ การออกแบบ และอื่นๆ อีกมากมาย โชคดีที่ MindOnMap สามารถนำเสนอทุกสิ่งที่คุณต้องการได้ นอกจากนี้ยังสามารถนำเสนอวิธีการสร้างกระบวนการที่ง่ายอีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องมือนี้ยังมอบอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ตรงไปตรงมาที่สุดอีกด้วย ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกกระบวนการจัดซื้อขั้นสุดท้ายของคุณได้ในรูปแบบที่หลากหลาย คุณสามารถบันทึกเอาต์พุตเป็น JPG, PNG, PDF และในบัญชี MindOnMap ของคุณได้ ดังนั้น หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่เชื่อถือได้สำหรับดำเนินกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง วิธีที่ดีที่สุดคือพิจารณาใช้ MindOnMap สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูบทช่วยสอนด้านล่าง

ส่วนที่ 5 คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง