วิธีการสร้างตารางงานเพื่อการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

ในฐานะผู้จัดการ คุณมีหน้าที่ในการพัฒนาตารางการทำงานและติดตามเวลาทำงานของพนักงานอย่างไม่ต้องสงสัย แม้ว่านี่จะไม่ใช่ภารกิจที่ใช้เวลามาก แต่คุณต้องทำอย่างถูกต้อง และเราพร้อมให้คำแนะนำคุณในเรื่องนี้ ดังนั้น หากคุณกำลังถามว่าควรเริ่มต้นจากตรงไหน คุณอาจมีคำถามมากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเพิ่งเริ่มต้นทำงานด้านการจัดการทีม ข้อกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่ถือเป็นตารางการทำงานในอุดมคติ โดยไม่ต้องพูดคุยกันต่อ เรามาเริ่มแนวทางปฏิบัตินี้กันเลยดีกว่า ขณะที่เราสอนคุณ วิธีการสร้างตารางการทำงาน ในทางที่ธรรมดาและดีที่สุด

• ส่วนที่ 1 เหตุใดจึงต้องสร้างตารางการทำงาน
• ส่วนที่ 2 วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างตารางการทำงาน
• ส่วนที่ 3 การวาดแผนผังสำหรับตารางงาน
• ส่วนที่ 4. ประเภทตารางการทำงาน
• ส่วนที่ 5 คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับวิธีการสร้างตารางการทำงาน

ส่วนที่ 1 เหตุใดจึงต้องสร้างตารางการทำงาน

การสร้างและยึดตามตารางการทำงานที่สม่ำเสมอถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก วิธีนี้ทำให้ทุกคนในทีมของคุณเข้าใจว่าพวกเขาจะต้องทำงานเมื่อใด จากนั้นสมาชิกในทีมของคุณสามารถวางแผนตารางการทำงานหรือเปลี่ยนกะงานของพนักงานล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงการขาดงานหรือกะงานที่มีพนักงานไม่เพียงพอ ตารางการทำงานที่เหมาะสมที่สุดจะมอบประโยชน์ต่างๆ ให้กับองค์กรของคุณ ได้แก่:

- ลดการลาออกของพนักงาน: พนักงานเข้าใจว่าตนเองต้องทำงานเมื่อใด และสามารถจัดการเงินและชีวิตส่วนตัวได้อย่างเหมาะสม เมื่อทำงานตามตารางเวลาที่ไม่แน่นอน การวางแผนอย่างรอบคอบจึงมีความจำเป็น
- ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน: กำหนดตารางเวลาในการทำกิจกรรมต่างๆ ตารางการทำงานยังช่วยให้ระบุปัญหาสุขภาพและปัญหาของพนักงานที่มาสายได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
- การรักษาสมดุลระหว่างงานกับชีวิต: ตารางการทำงานที่ไม่แน่นอนบางครั้งทำให้พนักงานทำงานหนักเกินไปและละเลยชีวิตส่วนตัวของตนเอง ด้วยขั้นตอนการจัดตารางงานที่ได้รับการปรับปรุง พนักงานจะไม่ต้องคิดเรื่องงานอีกต่อไปเมื่อไม่ได้ทำงาน

ส่วนที่ 2 วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างตารางการทำงาน

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างตารางการทำงานต้องมีองค์ประกอบสำคัญสองสามประการเพื่อให้แน่ใจว่าตารางนั้นมีประสิทธิภาพและตอบสนองความต้องการของทั้งบริษัทและพนักงาน นี่คือขั้นตอนทั่วไป

- เข้าใจความต้องการของคุณ: เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบปริมาณงาน ความพร้อมของพนักงาน และชั่วโมงการทำงาน กำหนดว่าชั่วโมงใดที่มีคนพลุกพล่านที่สุดและชั่วโมงใดที่ต้องครอบคลุมน้อยที่สุด
- กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน: กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ และชั่วโมงการทำงานที่คาดหวังของพนักงานแต่ละคน ให้แน่ใจว่าทุกคนทราบว่ามีความคาดหวังอะไรจากพวกเขา
- ใช้เครื่องมือการจัดกำหนดการ: สร้างและจัดการตารางเวลาของคุณโดยใช้การกำหนดตารางเวลา ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ หรือเครื่องมือเช่น Excel, MindOnMap และ Word เครื่องมือเหล่านี้สามารถช่วยในเรื่องการทำงานอัตโนมัติและลดข้อผิดพลาดได้

ส่วนที่ 3 การวาดแผนผังสำหรับตารางงาน

ในส่วนที่สองของบทความนี้ เราได้พูดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างตารางการทำงาน ในประเด็นที่สาม เราได้รับการเตือนให้ใช้เครื่องมือจัดตารางงานที่ดี ด้วยเหตุนี้ ทีมงานจึงแนะนำเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบที่สุดสำหรับคุณ: MindOnMapเครื่องมือสร้างแผนผังความคิดอันหลากหลายนี้มีคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณวาดแผนผังตารางการทำงานได้อย่างง่ายดาย

MindOnMap นำเสนอฟีเจอร์มากมายที่ช่วยให้เราสร้างไดอะแกรมและแผนภูมิต่างๆ ได้ เช่น ตารางการทำงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้เราจัดการเวลาได้ นอกจากนี้ หากคุณเป็นผู้จัดการ เราก็สามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อนำเสนอตารางการทำงานของทีมในรูปแบบที่ดึงดูดสายตาได้ มาดูกันว่าจะทำได้อย่างไร

ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพตารางงานได้ชัดเจนขึ้น ตอนนี้เราจะเห็นได้ว่าเครื่องมือนี้มีประสิทธิภาพและช่วยให้เราเห็นภาพสิ่งที่เราต้องการได้อย่างชัดเจน หากต้องการ ให้ใช้เทมเพลตเหล่านี้และแก้ไขตารางงานตามความต้องการของคุณ

ส่วนที่ 4. ประเภทตารางการทำงาน

แต่ละบริษัทมีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน และตารางการทำงานตั้งแต่ 9.00 ถึง 17.00 น. นั้นเหมาะสำหรับบางบริษัทเท่านั้น ธุรกิจที่ต้องการพนักงานตลอด 24 ชั่วโมงหรือมีปัญหาเร่งด่วนอื่นๆ ที่ต้องแก้ไข มักจะใช้การทำงานเป็นกะเพื่อเพิ่มผลผลิตให้สูงสุด ประเภทการทำงานที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ตารางเวิร์กโฟลว์ ดังแสดงด้านล่างนี้โดยไม่เรียงลำดับใดๆ ทั้งสิ้น:

ตารางการทำงานกะของดูปองต์

ตารางการทำงานแบบผลัดของ Dupont เป็นที่นิยมในสถานีตำรวจ สถานพยาบาล และธุรกิจ 24 ชั่วโมงอื่นๆ แผนนี้ประกอบด้วยทีมงานที่แตกต่างกันสี่ทีมที่ทำงานกะละ 12 ชั่วโมง 2 กะ กะกลางวันและกะกลางคืนมีตารางการทำงานแบบผลัดกันสี่สัปดาห์ ตลอดสี่สัปดาห์ บุคลากรในตารางงานของ Dupont จะทำงานดังต่อไปนี้

• หยุด 1 วัน
• กะกลางคืน 3 กะ
• หยุดสามวัน
• กะกลางคืน 4 กะ
• หยุดสามวัน
• กะเวลา 3 วัน
• กะเวลา 4 วัน
• หยุด 7 วัน

ตาราง 2-2-3

ตารางการทำงานแบบ 2-2-3 ถือเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับภาคส่วนที่ต้องการพนักงานทำงานตลอด 24 ชั่วโมง ระบบนี้ใช้รอบการทำงานแบบค่อยเป็นค่อยไป 28 วัน โดยพนักงานแต่ละคนจะทำงานกะละ 12 ชั่วโมงต่อวัน ตารางการทำงานทั่วไปสำหรับ 4 ทีมมีดังนี้

• กะเวลา 2 วัน
• หยุดสองวัน
• กะเวลา 3 วัน

ตารางการทำงานเต็มเวลา

ตารางการทำงานแบบเต็มเวลากำหนดให้บุคคลต้องทำงานวันละ 8 ถึง 10 ชั่วโมง ซึ่งปกติแล้วพนักงานจะทำงาน 40 ถึง 50 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เมื่อพิจารณาจากชั่วโมงการทำงานที่ยาวนาน พนักงานแบบเต็มเวลาจึงมักได้รับสิทธิประโยชน์ต่างๆ จากที่ทำงาน ซึ่งมักรวมถึงประกันสุขภาพ วันลาป่วย และแผนเกษียณอายุ

ตารางการทำงานเต็มเวลาส่วนใหญ่มีการทำงานกะเดียวกันทุกวัน กะการทำงานจะแตกต่างกันไป แต่พนักงานมักจะทำงาน 34 ถึง 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ พนักงานเต็มเวลาที่ไม่ยกเว้นจะได้รับค่าล่วงเวลาเมื่อทำงานเกิน 40 ชั่วโมง สมาชิกในทีมที่มีเงินเดือนแม้จะได้รับเงินมากกว่า แต่ก็ไม่รวมอยู่ในค่าล่วงเวลา

ตารางการทำงานแบบฟรีแลนซ์

พนักงานสัญญาจ้างหรือฟรีแลนซ์ใช้ตารางงานฟรีแลนซ์ พนักงานเหล่านี้มักทำงานโดยไม่มีตารางงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจนกว่าโครงการจะเสร็จสิ้น ในบางกรณี รัฐบาลห้ามไม่ให้ธุรกิจกำหนดว่าฟรีแลนซ์จะทำงานเมื่อใดหรือที่ใด

ตารางการทำงานพาร์ทไทม์

ตารางการทำงานของพนักงานพาร์ทไทม์ไม่ตรงตามข้อกำหนดของสถานที่สำหรับพนักงานเต็มเวลา ในสหรัฐอเมริกา พนักงานมีชั่วโมงการทำงานที่รับประกันไม่เกิน 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ตารางการทำงานของพนักงานอาจเปลี่ยนแปลงเป็นครั้งคราวเพื่อรวมชั่วโมงเพิ่มเติมหรือแม้แต่ชั่วโมงล่วงเวลา

ส่วนที่ 5 คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับวิธีการสร้างตารางการทำงาน