Vad är arbetsfördelningsstrukturen och hur man skapar den
Work Breakdown Structure (WBS) används ofta i projektledning. Den tilldelar arbete till team och förfinar uppgifterna ytterligare till specifika steg, vilket kan slutföra projektplanen snabbare och mer effektivt. Men vet du vad det är och hur man använder det? Den här artikeln kommer att ge lite information om WBS i sex aspekter. Läs vidare för att lära dig mer.
- Del 1. Betydelsen av WBS
- Del 2. Elementen i WBS
- Del 3. Användningsfall av WBS
- Del 4. När ska WBS användas
- Del 5. Fördelarna med WBS
- Del 6. Hur man gör ett diagram för arbetsuppdelningsstruktur med hjälp av MindOnMap
- Del 7. Vanliga frågor
Del 1. Betydelsen av WBS
Work Breakdown Structure (WBS) är ett visuellt projekthanteringsverktyg som förenklar stora projekt genom att dela upp dem i mindre, mer hanterbara uppgifter. Detta gör det lättare för team att identifiera omfattning, kostnad och leveranser, samt tilldela uppgifter till de teammedlemmar som är mest lämpade för jobbet. Det här verktyget används vanligtvis för att planera, organisera och spåra framsteg. Det är en disposition som presenterar information från den högsta till den lägsta nivån, där varje uppgift är associerad med den ovanför.
Del 2. Elementen i WBS
Work Breakdown Structure (WBS) är en hierarkisk organisationsstruktur som bryter ner ett projekt i mindre och mer hanterbara delar. Den består av följande huvudelement:
• Projektleveranser.
Leveransen är den produkt eller tjänst som kunderna kommer att få vid slutförandet av projektet. Dessutom bör den totala mängden arbete i de lägre nivåerna av WBS motsvara summan av arbetet på de högre nivåerna.
• Rensa hierarki.
Projektomfattningen för WBS bör vara hierarkisk. Stora och små projekt nedan är tydligt definierade för att underlätta uppnåendet av målen.
• Detaljeringsgrad.
Detaljnivån i WBS beror på projektets storlek, men den behöver inte vara för detaljerad. Det är endast avsett att approximera den exakta projektets omfattning.
• WBS-ordbok.
WBS-ordboken är en viktig del av WBS som innehåller all relevant projektinformation och kan definiera de olika WBS-elementen. Det hjälper till att klargöra omfattningen av varje uppgift och teammedlemmarnas ansvar.
• Arbetspaket.
Arbetspaketet är den minsta arbetsenheten i WBS. Det gör att projektet kan delas upp i de mest hanterbara delarna och sedan tilldelas teamavdelningar eller medlemmar.
Del 3. Användningsfall av WBS
Bilden ovan är ett användningsfall för strukturuppdelning för att bygga ett hus. I bilden är nivå 1-elementen, Internt, Grundläggande och Externt, leveransbeskrivningar. Nivå 2-elementen, såsom Electrical, Excavate, etc., i varje gren av WBS, är alla unika leveranser som krävs för att skapa motsvarande nivå 1-leverans.
Strukturen för WBS är organiserad enligt följande:
Nivå 1: Byggande av ett hus.
Nivå 2: Internt, Foundation, Externt.
Nivå 3: El, Grävning, Murverk, VVS, Stålmontering, Byggnadsfinish.
Del 4. När ska WBS användas
Work Breakdown Structure (WBS) används ofta i början av ett projekt. Den har en mängd olika scenarier, och de detaljerade exemplen är som följer:
• Schemaläggning av evenemang.
Evenemangsplanerare behöver utveckla ett projektschema och tidslinjen innan evenemanget börjar. Sedan måste de göra stadiga framsteg enligt planen för att säkerställa att evenemanget körs i tid.
• Resurs- och budgetfördelning.
När man startar ett nytt projekt måste resursplanerare planera projektresurser och allokera en ordentlig budget för projektet.
• Kostnadsuppskattning av kommersiella projekt.
Kommersiella projektplanerare måste uppskatta alla aktivitetskomponenter, i första hand kostnaderna för projektet, innan det kommersiella projektet startar för att minska potentiell risk.
• Projektuppgiftsuppdrag.
WBS kan tilldela uppgifter till alla medlemmar i ett stort projekt, vilket bidrar till att hjälpa medlemmarna att föra projektet framåt i sina roller.
• Spårning av projektförlopp.
WBS tillåter medlemmar i ett företags projektteam att veta vem som gjorde vad och när när som helst och hjälper till att hålla teammedlemmarna uppdaterade om projektets framsteg.
Del 5. Fördelarna med WBS
Work Breakdown Structure (WBS) har många fördelar för projektledning. Det hjälper dig att:
1. Den utvecklar projektschemat och spårar projektets framsteg.
2. Den tilldelar arbetsuppgifter till teammedlemmarna och ger tydliga beskrivningar av uppgifterna.
3. Det förbättrar kommunikationen mellan team och individer och låter dem fokusera.
4. Den uppskattar projektkostnader, allokerar budgetresurser och planerar på ett integrerat sätt.
5. Det gör att projektet delas upp i mindre delar, vilket är enklare och lättare att hantera.
Del 6. Hur man gör ett diagram för arbetsuppdelningsstruktur med hjälp av MindOnMap
MindOnMap är en lättanvänd mind-mapping maker. Den har olika tillämpliga scenarier, inklusive WBS-projektledning. Dessutom är den kompatibel med flera plattformar. Du kan ladda ner den på Windows eller Mac och komma åt den direkt online från vilken webbläsare som helst.
Säker nedladdning
Säker nedladdning
Steg-för-steg-guiden om hur du använder den för att skapa ett diagram för struktur för arbetsuppdelning finns nedan.
Öppna MindOnMap, välj den första knappen Ny på den vänstra panelen, och sedan kan du välja vilken typ av tankekarta du vill ha, till exempel en tankekarta, org-diagramkarta, trädkarta eller annan typ. Här tar vi Org-diagram karta som ett exempel.
Klicka på Org-diagramkarta (ner) knappen för att komma in i det skapade gränssnittet. Klicka sedan på Centralt ämne och dubbelklicka för att ange ämnet du vill skapa för WBS.
Genom att klicka på Ämne knappen under Lägg till ämne alternativet i den övre sidofältet kommer att visa en gren av den, och några klick kommer att ta upp flera grenar, där du kan ange den sekundära titeln på din WBS.
Sedan, om du har underämnen att lägga till, klicka på huvudämnet och sedan på Underrubrik knapp, kommer mindre grenar under det huvudämnet att utökas.
När du har avslutat WBS klickar du på knappen Spara under alternativet Verktyg i det övre sidofältet för att spara det. Och sedan kan du klicka på ikonen i det övre högra hörnet för att exportera den som en bild eller annat filformat.
Påminnelse: Gratis användare kan exportera JPG- och PNG-bilder av vanliga kvalitet endast med vattenstämplar.
Tips: MindOnMap har också många extra funktioner om du behöver dem, som att infoga bilder, länkar och kommentarer genom att klicka på Bild, Länk, och Kommentarer knapp i den övre sidofältet; de Tema, Style-alternativet i den högra fältet låter dig fritt redigera rutans tema, färg, form, etc.; och den Översikt alternativet låter dig förhandsgranska hela diagrammets struktur. Dessutom finns det många andra funktioner som du kan utforska själv!
Del 7. Vanliga frågor
Vilka är de 5 fraserna i strukturen för arbetsuppdelning?
De 5 faserna i strukturen för arbetsnedbrytning består av initiering, planering, utförande, kontroll och avslutning.
Vad är ett exempel på en WBS?
Ta arbetet med att bygga ett hus som ett exempel. Det kan delas in i El, VVS, Grävning, Stålmontering, Murverk och Byggnadsfinish.
Vad är skillnaden mellan en WBS och en projektplan?
WBS är den kritiska komponenten i det övergripande projektet. Medan projektplanen innehåller andra bredare element.
Slutsats
Vi är säkra på att du genom den här artikeln måste ha lärt dig vad WBS är i detalj, från dess betydelse, element, användningsfall, tillämpliga scenarier och fördelar, till hur man gör det. Det används ofta på arbetsplatsen för att dela upp stora projekt i mindre och mer hanterbara uppgifter, som sedan kan distribueras till medlemmar i teamet. Om du ofta behöver skapa ett diagram för arbetsuppdelningsstruktur i arbetet är MindOnMap ett bra val för dig! Det är intuitivt och lätt att använda, vilket är mycket vänligt för nybörjare. Gör ett försök! Det kommer att göra ditt arbete lättare.
