En grundlig diskussion om inköpshanteringsprocessen

Vad är en upphandlingsprocess? Tja, i ett företag är det viktigt att vara medveten om processen för att erhålla och köpa tjänster. Det är en stor del av verksamhetens framgång. Så för att lära dig mer om denna process kan du läsa allt från den här artikeln. Vi kommer att ge dig den fullständiga definitionen av upphandlingsprocessen, dess stadier och allmänna steg. Med det, kom hit när vi erbjuder all information du behöver om diskussionen.

• Del 1. Vad är upphandlingsprocessen
• Del 2. Typer av upphandlingsprocesser
• Del 3. Stadier av upphandlingsprocessen
• Del 4. Steg i upphandlingsprocessen
• Del 5. Vanliga frågor om upphandlingsprocessen

Del 1. Vad är upphandlingsprocessen

Upphandlingsprocessflödet är en process för att köpa och erhålla tjänster. Vanligtvis är det i affärssyfte. Det är mest förknippat med företag eftersom organisationer bör begära köp av varor eller tjänster. Dessutom inkluderar det hela upphandlingsprocessen vilket är viktigt för organisationer som leder fram till det sista och fina inköpsbeslutet. Upphandlingsprocessen kan kräva en del av organisationens resurser att hantera. Utöver det kan upphandlingsprocessen vara nödvändig för verksamhetens tillväxt och framgång. Om du har möjlighet att skaffa tjänster och varor, hantera ekonomin eller se över dem, är du en del av upphandlingsprocessen. Att ha en stor insikt i det kan vägleda dig till att lyckas i din yrkesroll. Dessutom är det viktigt för företag eftersom det är en av de faktorer som kan påverka vinst, sparande och utgifter. Faktum är att företagen utvärderar upphandlingsprocessen. Det är att göra förändringar och justeringar som är nödvändiga för att uppnå målet eller målet för ett företag. Dess primära mål är att uppnå effektivitet och värde samtidigt som tjänster och varor säkras.

Del 2. Typer av upphandlingsprocesser

1. Direktupphandling

Den första typen av upphandling är direktupphandling. Det handlar om erhållande av tjänster, material och varor en organisation kan skapa vinst. Det är genom produktion av återförsäljning eller slutprodukt. Huvudsyftet med att få dessa varor är att förbättra pågående relationer med andra leverantörer och företag. På så sätt kan de fortsätta lära sig och växa.

2. Indirekt upphandling

I Indirekt upphandling handlar det om inhämtning av material, varor och tjänster som används internt. Det är för att stödja den dagliga verksamheten. Den indirekta upphandlingen omfattar kontorsmaterial, ömtåliga föremål, möbler och fordon. Dessutom innebär denna typ av upphandling inköp av varor som är nödvändiga för den dagliga verksamheten.

3. Tjänsteupphandling

I denna typ av upphandling tar man itu med erhållandet av personbaserade tjänster. Beroende på organisation kan det inkludera enskilda entreprenörer, advokatbyråer, betingad arbetskraft, säkerhetstjänster och mer. Syftet med att få dessa tjänster kan också innefatta att fylla tjänsteluckan och ge heltidsanställd personaltid.

4. Varuanskaffning

Den Goda Upphandlingen handlar om upphandling av fysiska föremål. Det kan dock också involvera saker som programvaruprenumerationer. En effektiv varuanskaffning förlitar sig på bra metoder för hantering av leveranskedjan.

Del 3. 3 stadier av upphandlingsprocessen

I Procurement Management Process har tre huvudsteg:

Inköpsstadiet

Detta steg inkluderar att fastställa behovet av tjänster eller produkter. Det handlar också om att leta efter potentiella leverantörer.

Identifiera ett behov – Det är nödvändigt att identifiera ett behov av en tjänst eller produkt. Det kan utlösas av ett visst projekt för att öka effektiviteten.

Sök efter förslag från leverantörer – Teamet kommer att söka potentiella leverantörer. Förslaget ska innehålla uppgifter om leverantörers erfarenhet, villkor, prissättning med mera.

Välj Leverantör – Teamet från upphandling kommer att välja den kvalificerade leverantören.

Inköpsstadiet

I detta skede inkluderar det att lägga en beställning hos den valda leverantören. Det handlar om att ha en förhandling om villkoren i kontraktet.

Diskutera villkoren – Teamet och leverantören kommer att diskutera villkoren. Det inkluderar prissättning, betalningsvillkor, leverans och mer viktig information.

Hantera inköpsordern - Teamet kommer att hantera inköpsordern under hela förfarandet. Det handlar om att övervaka försändelsen. Det är för att säkerställa att tjänsten och produkten uppfyller specifikationerna och lösa eventuella problem.

Mottagningsstadiet

Scenen handlar om att ta emot varor och tjänster. Stadiet handlar också om att kontrollera kvaliteten och behandla betalningen.

Skaffa tjänster och varor - När produkterna har skickats kommer avdelningen att kontrollera dem för att säkerställa att det står i inköpsordern.

Process för betalning - Efter inspektion av varorna och tjänsterna kommer betalningen att behandlas.

Journalföring – Organisationen kommer att föra register över allt i upphandlingsprocessen. Dessa register är användbara för revisionsändamål.

Del 4. Steg i upphandlingsprocessen

1. Bestäm behov

Processen börjar med ett behov av tjänster och varor. Det kan vara ett internt behov, som handlar om material som behövs för att driva verksamheten. Det kan också vara externt, vilket är det material som organisationen kommer att sälja. I detta steg ingår även att sätta en budget.

2. Välja leverantörer

Det här steget handlar om att köpa leverantörer. Det inkluderar att känna till deras förmåga att erbjuda bästa kvalitet och värde. När du väljer leverantör handlar det inte om dess goda kvalitetsprodukt. En annan sak att tänka på är säljarens rykte.

Skicka inköpsanmälan

Nästa steg är att lägga in en köpförfrågan. Det är för att få internt godkännande för att göra ett köp. Det handlar om att göra en inköpsrekvisitionsblankett och lämna den till den avdelning som ansvarar för ekonomin.

4. Gör inköpsorder

När inköpsrekvisitionen redan är godkänd kommer teamet att skicka in köpordern till leverantören. Den innehåller all data som leverantören behöver för att leverera och uppfylla, tillsammans med betalningsvillkoren.

5. Skaffa varor och tjänster

Efter bekräftelsen av inköpsordern kommer säljaren att kunna leverera de tjänster och varor som beställts.

6. Bearbeta faktura

Säljaren kommer att skicka en faktura till köparen som beskriver vad beställningen innehåller. Det bekräftar också försäljningen och förfallen betalning.

7. Betalning

Efter mottagande av faktura och beställning kommer leverantörsreskontrateamet att behandla fakturan för betalning.

8. Rekord för revision

Efter hela processen är det viktigt att registrera allt för revision. På så sätt kan du spåra allt, inklusive budget, betalningar och andra processer.

När du genomför ett flödesschema för upphandlingsprocessen är det viktigt att använda ett utmärkt verktyg som MindOnMap. Processen behöver olika visuella element för att förstå processen. Den innehåller former, text, mönster och många fler. Tack och lov kan MindOnMap erbjuda allt du behöver. Det kan också erbjuda en enkel metod för att skapa processen. Dessutom kan verktyget ge det mest enkla användargränssnittet. På så sätt kan vem som helst använda verktyget utan problem. Dessutom kan du spara din slutliga upphandlingsprocess i en mängd olika format. Du kan spara utdata till JPG, PNG, PDF och även på ditt MindOnMap-konto. Så om du letar efter ett pålitligt verktyg för att genomföra en upphandlingsprocess är det bäst att överväga att använda MindOnMap. För mer information, se handledningarna nedan.

Del 5. Vanliga frågor om upphandlingsprocessen