Gantt-diagram: Definition, fördelar med att använda det och hur man använder det

Om du behöver hjälp med att schemalägga, hantera och övervaka uppgifter eller projekt på rätt sätt kan du använda Gantt-diagram för att organisera dem. Om du inte är bekant med Gantt Chart kommer vi att diskutera med dig all nödvändig information som du behöver om Gantt Chart. Genom att läsa det här inlägget kommer du att känna till fördelarna och vad är ett Gantt-diagram.

• Del 1. Vad är ett Gantt-diagram
• Del 2. Vad Gantt-diagram används för
• Del 3. Alternativ för Gantt-diagram
• Del 4. Gantt Chart Makers
• Del 5. Vanliga frågor om vad ett Gantt-diagram är

Del 1. Vad är ett Gantt-diagram

Gantt-diagram används ofta i projektledning och är ett av de mest använda grafiska diagrammen för att presentera aktiviteter. Gantt-diagram används ofta för projekt inom tung industri, som att bygga dammar, vägar, motorvägar och broar. Det används också ofta i mjukvaruutveckling och byggnader. Många företag och företagare använder också denna visualisering för att planera sina mål. Men hur ser ett Gantt-diagram ut? Ett Gantt-diagram består av horisontella staplar med olika längder, som representerar projektets tidslinje, inklusive uppgiftssekvenser, varaktighet och start- och slutdatum för varje uppgift. De horisontella staplarna visar också hur mycket uppgiften görs.

Dessutom visar Gantt-diagram projektets tidslinje för att övervaka och schemalägga de planer och uppgifter du behöver utföra över tid. Och du kommer att se på vänster sida av Gantt-diagrammet listan över aktiviteter du kommer att göra, och högst upp på Gantt-diagrammet är tidsskalan. Kort sagt, Gantt-diagram är en tabell eller representation som visar dig vad som behöver göras på ett specifikt datum eller tid beroende på ditt schema.

Nu när du känner till Gantt-diagramdefinitionen, låt oss nu förstå vad Gantt-diagram används för.

Del 2. Vad Gantt-diagram används för

Gantt-diagram används alltid i olika branscher; även elever använder detta diagram. Till och med ett sekel efter att Gantt-diagrammet introducerades är det fortfarande allmänt använt och viktigt för många människor. 1999 var Gantt Chart ett av de mest använda hanteringsverktygen för projektschemaläggning och kontroll. Dess gränssnitt är enkelt, där den vertikala axeln är där du kan hitta uppgifterna, medan aktiviteten, tidsintervallen och varaktigheten visas på den horisontella axeln. Gantt-diagram används vanligtvis inom konstruktion, rådgivning, marknadsföring, tillverkning, HR, mjukvaruutveckling och evenemangsplanering. Några betydande fördelar med att använda Gantt-diagram är att det kan identifiera uppgifter du kan göra parallellt och de aktiviteter som inte kan startas eller avslutas förrän andra schemalagda uppgifter är slutförda.

Dessutom förhindrar Gantt-diagram potentiella flaskhalsar och identifierar de uppgifter som utesluts från projektets tidslinje. Den identifierar också slö arbetstid eller ytterligare tid för att slutföra en uppgift som inte får försena projektet och kritiska uppgifter som måste utföras i rätt tid. Gantt-diagram är också bra representationsdiagram för att hantera stora projekt av alla storlekar och typer. Med hjälp av ett Gantt-diagram vet du också vad du måste prioritera innan du gör de andra uppgifterna. Även om Gantt-diagrammet kan variera i komplexitet och djup, har det alltid dessa tre komponenter:

◆ Aktiviteter eller uppgifter som behöver göras på y-axeln.

◆ Förloppet för dina aktiviteter längs x-axeln (antingen toppen eller botten av diagrammet).

◆ Förloppsstaplarna representeras av de horisontella staplarna, som anger hur länge varje uppgift är schemalagd vid en given punkt.

Del 3. Alternativ för Gantt-diagram

Om du inte vill använda ett Gantt-diagram finns det också alternativ som du kan använda för att schemalägga dina uppgifter eller aktiviteter.

1. Listor

Listor är mångsidiga och kan användas för att skapa en struktur för arbetsnedbrytning. De är vanligtvis den bästa metoden när du behöver teamet för att prioritera uppgiftens prioriteringar. Dessutom kan du omedelbart ändra listan för att återspegla den mest kritiska informationen som behövs för att hålla dig på din väg. Trots skillnaderna liknar listorna Gantt-diagram; de är inte enstaka projektledningsverktyg. Men om du behöver spåra beroenden för ditt projekt är listor inte det bästa verktyget att använda.

2. Kanban-brädor

Kanban-brädor är den bästa representationen som visar en visuell pipeline för att hålla dina uppgifter på rätt spår. Det är en metod som används för projekt som inte behöver prioritera beroendestrategier. Men det som är bra med att använda den här metoden är att den kan hjälpa dig att begränsa ditt pågående arbete per arbetsflödesstatus. Kanban Boards innehåller ett kort (som representerar uppgiften) som rör sig genom varje kolumn (representerar arbetsflödesstatusen) från vänster till höger tills det når statusen KLAR. Dessutom är Kanban Boards bra för att hantera dessa projekt: Utföra underhållsförfrågningar, skapa innehåll i sociala medier, hantera en försäljningstratt, intervjua kandidater och spåra inventering.

3. Tidslinje

Med Timeline kan du fånga alla uppgifter i sekventiell ordning. Den här metoden kan se väldigt lik ut Gantt-diagram, men du kan skilja på beroendet av ett tvådimensionellt diagram. En tidslinje visar den kronologiska ordningen för uppgifter eller deadlines som du behöver göra. Dessutom är tidslinjen enkel att göra jämfört med andra tidshanteringsdiagram. Om du vill presentera en kort översikt över ditt projekts livscykel kan du använda Tidslinje för att visa det.

4. Whiteboards

Whiteboards är det bästa verktyget om du har brainstormingsessioner för att arbeta mer effektivt med ditt team. Om du bygger idéer och planer för ditt företag är Whiteboard ett måste att använda. Dessutom är fysiska whiteboardtavlor mycket användbara i en kontorsmiljö, speciellt när du vill implementera snabb problemlösning mellan individerna på ditt kontor. Och som Zab Evans, VD för ClickUp, sa: "Whiteboards är avgörande för teamsamarbete även när företag övergår till fjärr- eller hybridarbetsinställningar. Framväxten av kollaborativa whiteboardlösningar fyller tomrummet i hur avlägsna team diskuterar och genererar idéer. Med tanke på att den globala marknaden för interaktiva skrivtavlor förväntas nå $2,31 miljarder år 2025, är det uppenbart hur mycket använda dessa produkter är.”

5. Scrum Boards

Om du har omedelbara problem som du behöver lösa, Scrum Boards är det bästa verktyget att använda. Scrum Boards, även känd som Sprint Boards, är en visuell representation av den aktivitet som måste göras omedelbart. Med Scrum Boards kan du förbättra effektiviteten och kommunikationen för ditt team eftersom det säkerställer att alla arbetar med en uppgift som tilldelas varje person. Dessutom kan den identifiera de uppgifter som behöver slutföras och hålla reda på ett aktivt sprintprojekt. Scrum Boards listar projekten Att göra, Pågående och Klar

6. Tankekartor

Mind Maps eller Project Network Diagrams är bland de bästa alternativen för Gantt-diagram. Det är det perfekta verktyget för brainstorming och projektplanering. I mitten av en tankekarta kommer du att se huvudämnet eller den centrala idén. Och från den centrala idén dras linjer för att ansluta till andra relaterade idéer, vilket fortsätter och fortsätter. Mind maps är bra för brainstorming eftersom alla kan generera sina idéer utan att oroa sig för att trassla ihop sig. Du kan rita en tankekarta med hjälp av programvara eller ett papper. Många affärsmän använder också detta verktyg för att planera för sina projekt och mål.

Del 4. Gantt Chart Makers

Det finns massor av verktyg som du kan använda för att skapa ett Gantt-diagram. Men om du vill använda ett bekvämt verktyg vet vi det bästa programmet du kan använda. Du kan använda onlineverktyg för att skapa ett enkelt Gantt-diagram. Många människor föredrar att använda onlineverktyg eftersom det tillåter dem att spara utrymme på sina enheter.

1. TeamGantt

TeamGantt är listad bland den bästa mjukvaran för att skapa Gantt-diagram. Gantt Chart är onlineprogramvara som du kan använda på alla webbläsare, som Google och Safari. Detta verktyg gör det möjligt för användare att visualisera och skapa projektplaner som de kan uppdatera var de än är. Gantt-diagramtillverkare har ett lättanvänt gränssnitt, vilket gör det till ett användarvänligt verktyg. Dess enkla dra-och-släpp-plattform tillåter team att kommunicera och uppdatera projektets framsteg i realtid. Med TeamGantt kan team planera snabbare, resurser mer effektivt och enkelt hantera scheman. Dessutom är det ett imponerande verktyg för att hålla jämna steg med projektdeadlines och aktiviteter. TeamGantt har också en funktion där team kan hålla koll på alla projekt från en enda skärm, kallad portföljvy. TeamGantt är dock inte gratis att använda. Du måste köpa den baserat på planpreferensen du gillar.

2. Instagantt

Om du vill skapa ett Gantt-diagram online är Instagantt ett bra verktyg att använda. Instagantt erbjuder ett imponerande sätt att skapa ett Gantt-diagram. Den har ett intuitivt användargränssnitt, och precis som verktyget ovan är det ett användarvänligt verktyg. Och nyligen har Instagantt lagt till fördelen med sömlös integration, vilket gör att verktyget kan integreras med andra välkända plattformar, som Asana. Dessutom kan det här verktyget hjälpa dig mycket att förenkla saker utan att lägga till många funktioner för att skapa ett Gantt-diagram. Ett bakslag med detta verktyg är att du kan uppleva en långsam laddningsprocess eftersom det är ett onlineverktyg.

Rekommendation: Chart Maker - MindOnMap

Innan du använder andra verktyg för att skapa Gantt-diagram kan du enkelt använda MindOnMap att göra diagram. MindOnMap är också ett onlineverktyg som du kan använda för att skapa tankekartor, diagram och diagram. MindOnMap är från början ett Mind Mapping-verktyg, men det som är bra med det är att det har många funktioner och mindmapping-diagram som du kan använda för olika ändamål. Detta verktyg kan skapa diagram, Organisationsdiagram, Venn Diagram, Swim Lane Diagrams och mer. Den har också gratisgjorda mallar som du kan använda gratis.

Dessutom är MindOnMap gratis och säkert att använda. Med hjälp av symbolindikatorerna kan du också använda ikoner, flaggor och symbolikoner för att göra ditt diagram tydligare. Detta onlineverktyg låter dig också exportera ditt projekt i PNG, JPG, SVG, PDF och fler format.

Del 5. Vanliga frågor om vad ett Gantt-diagram är