Hur man gör ett arbetsschema för effektiv tidshantering

Som chef har du utan tvekan jobbet att ta fram arbetsscheman och övervaka dina arbetares arbetstider. Även om detta inte är en tidskrävande uppgift måste du slutföra den korrekt och vi är här för att vägleda dig med det. Så om du frågar var du ska börja med det? Du har förmodligen många frågor, särskilt om du är ny inom teamledning. Oro för vad som är ett idealiskt arbetsschema. Utan ytterligare diskussion, låt oss nu börja denna riktlinje som vi lär dig hur man skapar ett arbetsschema på gemensamma och bästa sätt.

• Del 1. Varför skapa ett arbetsschema
• Del 2. Bästa sättet att skapa ett arbetsschema
• Del 3. Hur man ritar diagram för arbetsschema
• Del 4. Typer av arbetsschema
• Del 5. Vanliga frågor om hur man skapar arbetsschema

Del 1. Varför skapa ett arbetsschema

Att skapa och följa ett konsekvent arbetsschema är avgörande för att driva ett framgångsrikt företag, stort som litet. På så sätt förstår alla i ditt team när de förväntas arbeta. Dina teammedlemmar kan sedan planera sina arbetsscheman eller byta anställdas skift i förväg för att undvika att missa arbete eller underbemannade skift. Det optimala arbetsschemat ger din organisation olika fördelar, inklusive:

• Minskad personalomsättning: Anställda förstår när de förväntas arbeta och kan hantera sina pengar och privatliv på lämpligt sätt. När du arbetar med ett oregelbundet schema är noggrann planering viktigt.
• Förbättrar de anställdas produktivitet: sätta en tidsplan för att slutföra aktiviteter. Arbetsscheman gör det också lättare att identifiera hälsoproblem och problem med anställda som kommer för sent.
• Att upprätthålla balans mellan arbete och liv: Ett osäkert arbetsschema leder ibland till att anställda arbetar för mycket och slarvar med sitt privatliv. Tack vare förbättrade schemaläggningsprocedurer behöver anställda inte längre tänka på arbetet medan de är lediga.

Del 2. Bästa sättet att skapa ett arbetsschema

Det idealiska sättet att konstruera ett arbetsschema innefattar några kritiska element som säkerställer att det är effektivt och uppfyller kraven från både företaget och dess anställda. Här är en vanlig procedur.

• Förstå dina behov: Börja med att undersöka arbetsbelastningen, personalens tillgänglighet och öppettider. Bestäm vilka timmar som är mest trafikerade och vilka som kräver minst täckning.
• Ställ in tydliga förväntningar: Definiera varje anställds uppgifter, ansvar och förväntade arbetstider. Se till att alla vet vad som förväntas av dem.
• Använd ett schemaläggningsverktyg: Skapa och hantera ditt schema med hjälp av schemaläggning arbetsflödesprogramvara eller verktyg som Excel, MindOnMap och Word. Dessa verktyg kan hjälpa till med processautomatisering och felminskning.

Del 3. Hur man ritar diagram för arbetsschema

I den andra delen av den här artikeln diskuterade vi det bästa sättet att skapa ett arbetsschema. På den tredje punkten blev vi påminda om att använda ett utmärkt schemaläggningsverktyg. Med det rekommenderade teamet det perfekta verktyget för dig: det otroliga MindOnMap. Detta mångsidiga mind-mapping-verktyg erbjuder funktioner som kan hjälpa dig att enkelt rita ditt arbetsschema.

MindOnMap erbjuder otroligt breda funktioner som kan hjälpa oss att skapa olika diagram och diagram, som ett arbetsschema. Det kan hjälpa oss att hantera vår tid. Dessutom, om du är chef, kan vi använda det här verktyget för att presentera arbetsscheman för vårt team på ett visuellt tilltalande sätt. Låt oss nu se hur det kan vara möjligt.

Dessa enkla steg kan ge dig en bild av arbetsschemat. Vi kan nu se att verktyget är effektivt och verkligen kan hjälpa oss att visualisera vad vi behöver. Om du vill, använd dessa mallar och redigera arbetsschemat i enlighet med din vilja.

Del 4. Typer av arbetsschema

Varje företag har olika krav, och schemat nio till fem är bara lämpligt för vissa. Företag som kräver 24-timmarsbemanning eller har andra akuta problem att lösa använder ofta skift för att maximera produktiviteten. De mest populära typerna av arbetsflödesscheman visas nedan i ingen speciell ordning:

Dupont skiftschema

Duponts skiftschema är populärt bland polisstationer, sjukvårdsinrättningar och andra 24-timmarsföretag. Denna plan har fyra distinkta team som arbetar två 12-timmarsskift. Dag- och nattskift är schemalagda på fyra veckors rotation. Under fyra veckor kommer personal på ett Dupont-schema att arbeta enligt följande.

• En ledig dag.
• Tre övernattningsskift
• Tre dagars ledigt.
• Fyra övernattningsskift
• Tre dagars ledigt.
• Tredagarsskift.
• Fyradagarsskift.
• Sju dagar ledigt.

2-2-3 Schema

2-2-3-schemat är också ett populärt val för sektorer som kräver 24-timmarsbemanning. Detta system använder en gradvis 28-dagars rotationscykel, där varje anställd arbetar 12-timmarsskift varje dag. Ett typiskt schema för fyra lag ser ut som följer.

• Tvådagarsskift.
• Två dagars ledigt.
• Tredagarsskift.

Heltidsarbetsschema

Ett heltidsarbetsschema kräver att individer arbetar mellan åtta och tio timmar per dag, från normala 40 till 50 timmar per vecka. Med tanke på deras långa arbetstid får heltidsanställda vanligtvis en mängd olika fördelar från sin arbetsplats. Dessa inkluderar ofta sjukförsäkring, sjukskrivning och pensionsplaner.

De flesta heltidsscheman inkluderar samma skift varje dag. Skiften varierar, men anställda arbetar ofta 34 till 40 timmar varje vecka. Heltidsanställda som inte är undantagna får övertidsersättning när de arbetar mer än 40 timmar. Avlönade lagmedlemmar, även om de tjänar mer pengar, är uteslutna från övertid.

Frilansarbetsschema

Kontrakts- eller frilansarbetare använder frilansarbetsscheman. Dessa anställda arbetar ofta utan ett förutbestämt schema tills deras projekt är slutförda. I vissa fall förbjuder regeringar företag att styra när eller var en frilansare arbetar.

Deltidsarbetsschema

Arbetsscheman för deltidsanställda uppfyller inte platsens krav för en heltidsanställd. I USA har anställda 30 eller färre garanterade timmar per vecka. Deras arbetsschema kan ibland ändras för att införliva ytterligare eller till och med övertidstimmar.

Del 5. Vanliga frågor om hur man skapar arbetsschema