Dôkladná diskusia o procese riadenia obstarávania

Čo je proces obstarávania? Nuž, v podnikaní je nevyhnutné poznať proces získavania a nákupu služieb. Je to veľká časť úspechu firmy. Ak sa chcete dozvedieť viac o tomto procese, môžete si prečítať všetko z tohto článku. Poskytneme vám úplnú definíciu procesu obstarávania, jeho fáz a všeobecných krokov. S tým poďte sem, pretože ponúkame všetky údaje, ktoré o diskusii potrebujete.

• Časť 1. Čo je to proces obstarávania
• Časť 2. Typy procesu obstarávania
• Časť 3. Etapy procesu obstarávania
• Časť 4. Kroky procesu obstarávania
• Časť 5. Často kladené otázky o procese obstarávania

Časť 1. Čo je to proces obstarávania

Tok procesu obstarávania je proces nákupu a získania služieb. Spravidla ide o obchodné účely. Najviac sa spája s podnikaním, pretože organizácie by mali žiadať o nákup tovaru alebo služieb. Navyše zahŕňa celý proces obstarávania, ktorý je dôležitý pre organizácie, ktoré vedú k poslednému a správnemu rozhodnutiu o nákupe. Proces obstarávania môže vyžadovať riadenie časti zdrojov organizácie. Okrem toho môže byť proces obstarávania nevyhnutný pre rast a úspech podniku. Ak ste v pozícii získavania služieb a tovarov, spravovania financií alebo ich kontroly, ste súčasťou procesu obstarávania. Skvelý prehľad o tom vás môže viesť k úspechu vo vašej profesionálnej úlohe. Okrem toho je to dôležité pre podnikanie, pretože je to jeden z faktorov, ktoré môžu ovplyvniť zisk, úspory a výdavky. V skutočnosti podniky hodnotia proces obstarávania. Ide o vykonanie zmien a úprav potrebných na dosiahnutie cieľa alebo cieľa podnikania. Jeho prvoradým cieľom je dosiahnuť efektivitu a hodnotu pri zabezpečení služieb a tovarov.

Časť 2. Typy procesu obstarávania

1. Priame obstarávanie

Prvým typom obstarávania je priame obstarávanie. Ide o získanie služieb, materiálov a tovarov, z ktorých môže organizácia vytvárať zisk. Je to prostredníctvom výroby ďalšieho predaja alebo konečného produktu. Hlavným účelom získania týchto položiek je posilniť prebiehajúce vzťahy s inými dodávateľmi a podnikmi. Takto sa môžu ďalej učiť a rásť.

2. Nepriame obstarávanie

V nepriamom obstarávaní ide o získavanie materiálov, tovarov a služieb používaných interne. Ide o podporu každodennej prevádzky. Nepriame obstarávanie zahŕňa kancelárske potreby, predmety podliehajúce skaze, nábytok a vozidlá. Okrem toho tento typ obstarávania zahŕňa nákupy položiek, ktoré sú potrebné pre každodennú prevádzku.

3. Obstarávanie služieb

Pri tomto type obstarávania sa zaoberá získavaním služieb pre ľudí. V závislosti od organizácie môže zahŕňať individuálnych dodávateľov, právnické firmy, prípadnú pracovnú silu, bezpečnostné služby a ďalšie. Účelom získania týchto služieb môže byť aj vyplnenie medzery v službách a poskytnutie pracovného času zamestnancom na plný úväzok.

4. Obstarávanie tovaru

Dobré obstarávanie je o obstarávaní fyzických predmetov. Môže to však zahŕňať aj položky ako predplatné softvéru. Efektívne obstarávanie tovaru sa opiera o skvelé postupy riadenia dodávateľského reťazca.

Časť 3. 3 Fázy procesu obstarávania

Proces riadenia obstarávania má tri hlavné fázy:

Fáza získavania zdrojov

Táto fáza zahŕňa určenie potreby služieb alebo produktov. Je to aj o hľadaní potenciálnych dodávateľov.

Identifikujte potrebu - Je potrebné identifikovať potrebu služby alebo produktu. Môže to byť vyvolané určitým projektom na zvýšenie efektívnosti.

Vyhľadajte ponuku dodávateľov - Tím bude hľadať potenciálnych dodávateľov. Návrh musí obsahovať údaje týkajúce sa skúseností dodávateľov, podmienok, cien a podobne.

Vyberte dodávateľa - Tím z obstarávania vyberie kvalifikovaného dodávateľa.

Fáza nákupu

V tejto fáze zahŕňa zadanie objednávky u vybraného dodávateľa. Ide o vyjednávanie o podmienkach zmluvy.

Diskutujte o podmienkach - Tím a dodávateľ prediskutujú podmienky. Obsahuje cenu, platobné podmienky, doručenie a ďalšie dôležité informácie.

Spravujte objednávku - Tím bude spracovávať objednávku počas celého procesu plnenia. Zahŕňa sledovanie zásielky. Je to zabezpečiť, aby služba a produkt spĺňali špecifikácie a vyriešili akýkoľvek problém.

Prijímacia fáza

Fáza je o prijímaní tovarov a služieb. Etapa je aj o kontrole kvality a spracovaní platby.

Získajte služby a tovar - Po odoslaní produktov ich oddelenie skontroluje, aby sa ubezpečilo, že je to uvedené v objednávke.

Proces platby - Po skontrolovaní tovaru a služieb bude platba spracovaná.

Evidencia - Organizácia bude viesť záznamy o všetkom v procese obstarávania. Tieto záznamy sú užitočné na účely auditu.

Časť 4. Kroky procesu obstarávania

1. Určiť potreby

Proces začína potrebou služieb a tovaru. Môže ísť o internú potrebu, ktorá sa týka materiálu potrebného na chod podniku. Môže byť aj externý, čo je materiál, ktorý bude organizácia predávať. Tento krok zahŕňa aj nastavenie rozpočtu.

2. Výber predajcov

Táto fáza sa týka získavania dodávateľov. Zahŕňa to poznanie ich schopnosti ponúknuť najlepšiu kvalitu a hodnotu. Pri výbere predajcu nejde o jeho kvalitný produkt. Ďalšia vec, ktorú treba zvážiť, je povesť predajcu.

Odoslať požiadavku na nákup

Ďalším krokom je zadanie žiadosti o nákup. Na uskutočnenie nákupu je potrebné získať interný súhlas. Ide o vytvorenie formulára žiadosti o nákup a jeho odovzdanie oddeleniu, ktoré je zodpovedné za financie.

4. Urobte objednávku

Keď je už požiadavka na nákup schválená, tím odošle objednávku predajcovi. Obsahuje všetky údaje, ktoré musí predajca dodať a splniť, spolu s platobnými podmienkami.

5. Získavanie tovarov a služieb

Po potvrdení objednávky bude predávajúci schopný dodať objednané služby a tovar.

6. Spracovať faktúru

Predávajúci zašle kupujúcemu faktúru s popisom obsahu objednávky. Zároveň potvrdzuje predaj a splatnú platbu.

7. Platba

Po obdržaní faktúry a objednávky spracuje tím účtovníkov faktúru na platbu.

8. Záznam pre audit

Po celom procese je dôležité všetko zaznamenať pre audit. Týmto spôsobom môžete sledovať všetko vrátane rozpočtu, platieb a ďalších procesov.

Pri vykonávaní vývojového diagramu procesu obstarávania je dôležité použiť vynikajúci nástroj, ako je MindOnMap. Proces potrebuje rôzne vizuálne prvky na pochopenie procesu. Obsahuje tvary, text, vzory a mnoho ďalších. Našťastie, MindOnMap môže ponúknuť všetko, čo potrebujete. Môže tiež ponúknuť jednoduchý spôsob vytvorenia procesu. A čo viac, tento nástroj môže poskytnúť najjednoduchšie používateľské rozhranie. Týmto spôsobom môže každý nástroj používať bez akýchkoľvek problémov. Okrem toho si môžete uložiť svoj konečný proces obstarávania v širokej škále formátov. Výstup si môžete uložiť vo formáte JPG, PNG, PDF a tiež na svoj účet MindOnMap. Ak teda hľadáte spoľahlivý nástroj na vykonávanie procesu obstarávania, je najlepšie zvážiť použitie MindOnMap. Ďalšie podrobnosti nájdete v nižšie uvedených tutoriáloch.

Časť 5. Často kladené otázky o procese obstarávania