Ako si vytvoriť pracovný rozvrh pre efektívne riadenie času
Ako manažér máte nepochybne za úlohu vytvárať pracovné plány a sledovať pracovný čas vašich pracovníkov. Aj keď nejde o časovo náročnú úlohu, musíte ju splniť správne a my sme tu, aby sme vás s tým previedli. Ak sa teda pýtate, kde s tým začať? Pravdepodobne máte veľa otázok, najmä ak ste novým manažérom tímu. Obavy z toho, čo predstavuje ideálny pracovný rozvrh. Bez ďalšej diskusie začnime s týmto usmernením tak, ako vás to učíme ako vytvoriť pracovný plán spoločnými a najlepšími spôsobmi.
- Časť 1. Prečo vytvoriť pracovný plán
- Časť 2. Najlepší spôsob, ako vytvoriť pracovný plán
- Časť 3. Ako kresliť schémy pre pracovný plán
- Časť 4. Druhy pracovného plánu
- Časť 5. Často kladené otázky o tom, ako vytvoriť pracovný plán
Časť 1. Prečo vytvoriť pracovný plán
Vytvorenie a dodržiavanie konzistentného pracovného harmonogramu je nevyhnutné pre úspešné podnikanie, veľké alebo malé. Týmto spôsobom každý vo vašom tíme chápe, kedy sa od neho očakáva, že bude pracovať. Členovia vášho tímu si potom môžu naplánovať svoje pracovné plány alebo vymeniť zmeny zamestnancov vopred, aby sa vyhli zmeškaniu práce alebo nedostatočným pracovným zmenám. Optimálny pracovný rozvrh poskytuje vašej organizácii rôzne výhody vrátane:
• Znížená fluktuácia zamestnancov: Zamestnanci rozumejú, kedy sa od nich očakáva, že budú pracovať, a môžu primerane spravovať svoje peniaze a osobný život. Pri nepravidelnom rozvrhu je dôležité starostlivé plánovanie.
• Zvyšuje produktivitu zamestnancov: stanoviť časový harmonogram na dokončenie činností. Pracovné plány tiež uľahčujú identifikáciu zdravotných problémov a problémov s neskorým príchodom zamestnancov.
• Udržiavanie rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom: Neistý pracovný rozvrh niekedy vedie k tomu, že zamestnanci pracujú príliš veľa a zanedbávajú svoj osobný život. Vďaka vylepšeným postupom plánovania už zamestnanci nebudú musieť myslieť na prácu, keď sú mimo pracovného času.
Časť 2. Najlepší spôsob, ako vytvoriť pracovný plán
Ideálny spôsob zostavenia pracovného harmonogramu zahŕňa niekoľko kritických prvkov, ktoré zabezpečia, že bude efektívny a uspokojí požiadavky firmy aj jej zamestnancov. Tu je bežný postup.
• Pochopte svoje potreby: Začnite skúmaním pracovného zaťaženia, dostupnosti zamestnancov a pracovnej doby. Zistite, ktoré hodiny sú najviac vyťažené a ktoré vyžadujú najmenej pokrytia.
• Nastavte jasné očakávania: Definujte úlohy, zodpovednosti a očakávaný pracovný čas každého zamestnanca. Uistite sa, že každý vie, čo sa od neho očakáva.
• Použite nástroj plánovania: Vytvorte a spravujte svoj plán pomocou plánovania workflow softvér alebo nástroje ako Excel, MindOnMap a Word. Tieto nástroje môžu pomôcť pri automatizácii procesov a redukcii chýb.
Časť 3. Ako kresliť schémy pre pracovný plán
V druhej časti tohto článku sme rozobrali najlepší spôsob vytvorenia pracovného harmonogramu. V treťom bode sme boli upozornení na použitie skvelého nástroja na plánovanie. Na základe toho vám tím odporučil dokonalý nástroj: neuveriteľné MindOnMap. Tento všestranný nástroj na mapovanie mysle ponúka funkcie, ktoré vám pomôžu jednoducho nakresliť diagram pracovného plánu.
MindOnMap ponúka neuveriteľne široké funkcie, ktoré nám môžu pomôcť vytvárať rôzne diagramy a grafy, napríklad pracovný rozvrh. Môže nám to pomôcť spravovať si čas. Okrem toho, ak ste manažér, môžeme tento nástroj použiť na prezentáciu pracovných harmonogramov nášho tímu vo vizuálne príťažlivom prístupe. Pozrime sa teraz, ako je to možné.
Otvorte v počítači softvér MindOnMap. V jeho rozhraní kliknite na tlačidlo Nový a vyberte si Vývojový diagram.
Teraz môžeme vstúpiť do pracovného priestoru. Kliknite na požadované tvary a usporiadajte ich podľa preferovaného dizajnu.
Potom pridajte štítok každého tvaru v závislosti od vášho pracovného plánu. Potom ho dokončite výberom štýlov a motívu pred kliknutím na Uložiť tlačidlo.
Tieto jednoduché kroky vám môžu poskytnúť vizuálnu predstavu o rozvrhu práce. Teraz vidíme, že tento nástroj je efektívny a skutočne nám môže pomôcť predstaviť si, čo potrebujeme. Ak chcete, použite tieto šablóny a upravte si rozvrh práce podľa svojej vôle.
Časť 4. Druhy pracovného plánu
Každá firma má odlišné požiadavky a rozvrh deväť až päť je vhodný len pre niektorých. Firmy, ktoré vyžadujú 24-hodinový personál alebo majú iné naliehavé problémy na riešenie, často využívajú zmeny na maximalizáciu produktivity. Najpopulárnejšie druhy harmonogramy pracovných postupov sú zobrazené nižšie bez konkrétneho poradia:
Rozvrh zmien spoločnosti Dupont
Rozvrh zmien spoločnosti Dupont je populárny medzi policajnými stanicami, zdravotníckymi zariadeniami a ďalšími 24-hodinovými podnikmi. Tento plán má štyri odlišné tímy pracujúce v dvoch 12-hodinových zmenách. Denné a nočné zmeny sú naplánované na štvortýždňovú rotáciu. Počas štyroch týždňov bude personál podľa plánu spoločnosti Dupont pracovať nasledovne.
• Jeden deň voľna.
• Tri nočné zmeny
• Tri dni voľna.
• Štyri nočné zmeny
• Tri dni voľna.
• Trojdňové zmeny.
• Štvordňové zmeny.
• Sedem dní voľna.
Rozpis 2-2-3
Rozvrh 2-2-3 je tiež obľúbenou voľbou pre sektory, ktoré vyžadujú 24-hodinový personál. Tento systém využíva postupný 28-dňový rotačný cyklus, pričom každý zamestnanec pracuje každý deň na 12-hodinové zmeny. Typický rozpis pre štyri tímy vyzerá takto.
• Dvojdňové zmeny.
• Dva dni voľna.
• Trojdňové zmeny.
Rozvrh práce na plný úväzok
Pracovný rozvrh na plný úväzok vyžaduje, aby jednotlivci pracovali osem až desať hodín denne, v rozsahu od 40 do 50 hodín týždenne. Vzhľadom na dlhý pracovný čas zamestnanci na plný úväzok zvyčajne dostávajú na svojom pracovisku rôzne výhody. Tieto často zahŕňajú zdravotné poistenie, nemocenskú dovolenku a dôchodkové plány.
Väčšina rozvrhov na plný úväzok zahŕňa každý deň rovnakú zmenu. Zmeny sú rôzne, ale zamestnanci často pracujú 34 až 40 hodín týždenne. Zamestnanci na plný úväzok, ktorí nie sú oslobodení, sú platení za nadčasy, ak odpracujú viac ako 40 hodín. Platení členovia tímu, hoci zarábajú viac peňazí, sú z nadčasov vylúčení.
Rozvrh práce na voľnej nohe
Zmluvní pracovníci alebo pracovníci na voľnej nohe využívajú rozvrhy práce na voľnej nohe. Títo zamestnanci často pracujú bez vopred stanoveného harmonogramu, kým sa ich projekty nedokončia. V niektorých prípadoch vlády zakazujú podnikom riadiť, kedy alebo kde pracuje nezávislý pracovník.
Rozvrh práce na čiastočný úväzok
Pracovné plány zamestnancov na čiastočný úväzok nespĺňajú požiadavky miesta na zamestnanca na plný úväzok. V Spojených štátoch majú zamestnanci garantovaných 30 alebo menej hodín týždenne. Ich pracovný rozvrh sa môže príležitostne zmeniť, aby zahŕňal ďalšie hodiny alebo dokonca nadčasové hodiny.
Časť 5. Často kladené otázky o tom, ako vytvoriť pracovný plán
Aký je pracovný harmonogram 5 4 9?
Pracovný plán 5-4-9 je dvojtýždňový komprimovaný rozvrh, v ktorom zamestnanci pracujú štyri 9-hodinové dni a jeden 8-hodinový deň v prvom týždni, potom štyri 9-hodinové dni a jeden deň voľna v druhom týždni. To znamená jeden deň voľna navyše každé dva týždne.
Ako si vytvorím osobný pracovný plán?
Ak chcete zostaviť prispôsobený pracovný kalendár, najprv si určte svoje povinnosti a priority. Nastavte si pracovný čas, prideľte si čas na každú úlohu, robte si pravidelné prestávky a pravidelne kontrolujte svoj rozvrh, aby ste urobili potrebné úpravy. Kalendáre a Excel vám môžu pomôcť lepšie si rozvrhnúť.
Má Excel šablónu pracovného plánu?
Áno, Excel poskytuje šablóny pracovného plánu. Môžete ich nájsť otvorením Excelu kliknutím Súbor, potom prejdite na Novýa hľadať rozvrh práce alebo týždenný rozvrh. Tieto šablóny môžete zmeniť tak, aby vyhovovali vašim pracovným požiadavkám.
Aký je váš pravidelný pracovný režim?
Zamestnanci na plný úväzok sa s najväčšou pravdepodobnosťou riadia konvenčným pracovným rozvrhom, ktorý zvyčajne trvá od pondelka do piatku od 9:00 do 17:00. Ďalšie bežné rozvrhy na plný úväzok zahŕňajú prácu 10 hodín denne počas štyroch dní v týždni alebo 6,5 hodiny denne počas šiestich hodín. dní v týždni.
Aký je týždenný pracovný režim?
Týždenný pracovný plán umožňuje manažérom rozdeliť časové úseky medzi členov tímu tak, aby vyhovovali potrebám spoločnosti a zamestnancov. Niektoré skutočnosti, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri zostavovaní týždenného plánu, sú maximálna dĺžka zmeny, obdobia dostupnosti personálu, premávka a pracovné zaťaženie.
Záver
Toto sú podrobnosti, ktoré potrebujeme vedieť o našom pracovnom pláne. Vyššie vidíme jej podstatu a najlepší spôsob, ako ju vytvoriť. Preto dúfame, že vám nástroj MindOnMap pomôže s vaším pracovným plánom.
