Čo je to štruktúra rozpisu práce a ako ju vytvoriť
Work Breakdown Structure (WBS) sa bežne používa v projektový manažment. Prideľuje prácu tímom a ďalej spresňuje úlohy do konkrétnych krokov, ktoré môžu plán projektu dokončiť rýchlejšie a efektívnejšie. Viete však, čo to je a ako ho používať? Tento článok poskytne niektoré informácie o WBS v šiestich aspektoch. Čítajte ďalej a dozviete sa viac.
- Časť 1. Význam WBS
- Časť 2. Prvky WBS
- Časť 3. Prípady použitia WBS
- Časť 4. Kedy použiť WBS
- Časť 5. Výhody WBS
- Časť 6. Ako vytvoriť tabuľku pre štruktúru rozpisu práce pomocou MindOnMap
- Časť 7. Často kladené otázky
Časť 1. Význam WBS
Work Breakdown Structure (WBS) je vizuálny nástroj na riadenie projektov, ktorý zjednodušuje veľké projekty ich rozdelením na menšie, lepšie zvládnuteľné úlohy. Tímom to uľahčuje identifikáciu rozsahu, nákladov a výstupov, ako aj priraďovanie úloh členom tímu, ktorí sú pre danú prácu najvhodnejší. Tento nástroj sa zvyčajne používa na plánovanie, organizovanie a sledovanie pokroku. Je to osnova, ktorá prezentuje informácie od najvyššej po najnižšiu úroveň, pričom každá úloha je spojená s tou nad ňou.
Časť 2. Prvky WBS
Work Breakdown Structure (WBS) je hierarchická organizačná štruktúra, ktorá rozdeľuje projekt na menšie a lepšie zvládnuteľné časti. Pozostáva z týchto hlavných prvkov:
• Výstupy projektu.
Výstupom je produkt alebo služba, ktorú zákazníci dostanú po dokončení projektu. Okrem toho by celkový objem práce na nižších úrovniach WBS mal byť ekvivalentný súčtu práce na vyšších úrovniach.
• Jasná hierarchia.
Rozsah projektu WBS by mal byť hierarchický. Veľké a malé projekty nižšie sú jasne definované, aby sa uľahčilo dosiahnutie cieľov.
• Úroveň detailov.
Úroveň podrobností vo WBS závisí od veľkosti projektu, ale nemusí byť príliš podrobná. Má len priblížiť presný rozsah projektu.
• Slovník WBS.
Slovník WBS je dôležitou súčasťou WBS, ktorá obsahuje všetky relevantné informácie o projekte a môže definovať rôzne prvky WBS. Pomáha objasniť rozsah každej úlohy a zodpovednosti členov tímu.
• Pracovné balíky.
Pracovný balík je najmenšou jednotkou práce vo WBS. Umožňuje rozčleniť projekt na najviac zvládnuteľné časti a následne prideliť tímovým oddeleniam alebo členom.
Časť 3. Prípady použitia WBS
Vyššie uvedený obrázok je prípad použitia štruktúry rozdelenia práce na stavbu domu. Na obrázku sú prvky úrovne 1, interné, základne a externé, popisy dodávky. Prvky úrovne 2, ako napríklad Electrical, Excavate, atď., v každej vetve WBS, sú všetky jedinečné produkty potrebné na vytvorenie zodpovedajúceho produktu úrovne 1.
Štruktúra WBS je organizovaná takto:
Úroveň 1: Stavba domu.
Úroveň 2: Vnútorné, Nadácia, Vonkajšie.
Úroveň 3: Elektrické, výkopové, murárske práce, inštalatérske práce, montáže ocele, stavebné úpravy.
Časť 4. Kedy použiť WBS
Work Breakdown Structure (WBS) sa často používa na začiatku projektu. Má rôzne scenáre a podrobné príklady sú nasledovné:
• Plánovanie udalostí.
Plánovači udalostí musia vypracovať harmonogram projektu a časovej osi pred začiatkom podujatia. Potom musia robiť stály pokrok podľa plánu, aby sa zabezpečilo, že podujatie prebehne načas.
• Prideľovanie zdrojov a rozpočtu.
Pri spustení nového projektu musia plánovači zdrojov naplánovať zdroje projektu a prideliť projektu správny rozpočet.
• Odhad nákladov komerčných projektov.
Plánovači komerčných projektov musia pred začatím komerčného projektu odhadnúť všetky zložky činnosti, predovšetkým náklady na projekt, aby sa znížilo potenciálne riziko.
• Zadanie projektovej úlohy.
WBS môže prideľovať úlohy všetkým členom veľkého projektu, čo pomáha členom posunúť projekt vpred v ich úlohách.
• Sledovanie pokroku projektu.
WBS umožňuje členom projektového tímu spoločnosti kedykoľvek vedieť, kto čo a kedy urobil, a pomáha členom tímu informovať o pokroku projektu.
Časť 5. Výhody WBS
Work Breakdown Structure (WBS) má mnoho výhod projektový manažment. Pomáha vám:
1. Vyvíja harmonogram projektu a sleduje priebeh projektu.
2. Členom tímu prideľuje úlohy a poskytuje jasné popisy úloh.
3. Zlepšuje komunikáciu medzi tímami a jednotlivcami a umožňuje im sústrediť sa.
4. Odhaduje náklady projektu, prideľuje rozpočtové zdroje a plánuje integrovaným spôsobom.
5. Vďaka tomu je projekt rozdelený na menšie časti, čo je jednoduchšie a ľahšie spravovateľné.
Časť 6. Ako vytvoriť tabuľku pre štruktúru rozpisu práce pomocou MindOnMap
MindOnMap je ľahko použiteľný tvorca máp mysle. Má rôzne použiteľné scenáre vrátane riadenia projektov WBS. Navyše je kompatibilný s multiplatformami. Môžete si ho stiahnuť na Windows alebo Mac a priamo k nemu pristupovať online z akéhokoľvek prehliadača.
Bezpečné sťahovanie
Bezpečné sťahovanie
Nižšie je uvedený podrobný návod, ako ho použiť na vytvorenie grafu štruktúry rozpisu práce.
Otvorte MindOnMap, vyberte prvé tlačidlo Nový na ľavom paneli a potom si môžete vybrať požadovaný typ myšlienkovej mapy, napríklad myšlienkovú mapu, organizačnú mapu, stromovú mapu alebo iný typ. Tu si vezmeme Mapa organizačnej schémy ako príklad.
Kliknite na Mapa organizačnej schémy (dole) tlačidlo pre vstup do vytvoreného rozhrania. Potom kliknite na Ústredná téma a dvojitým kliknutím zadajte tému, ktorú chcete vytvoriť pre WBS.
Kliknutím na Téma tlačidlo pod Pridať tému možnosť v hornom postrannom paneli zobrazí jednu jeho vetvu a niekoľko kliknutí vyvolá niekoľko vetiev, kde môžete zadať sekundárny názov svojho WBS.
Potom, ak máte podtémy na pridanie, kliknite na hlavnú tému a potom na Podtéma rozbalia sa menšie vetvy pod touto Hlavnou témou.
Po dokončení WBS kliknite na tlačidlo Uložiť pod možnosťou Nástroje v hornom bočnom paneli, aby ste ho uložili. Potom môžete kliknúť na ikonu v pravom hornom rohu a exportovať ju ako obrázok alebo iný formát súboru.
Pripomenutie: Bezplatní používatelia môžu exportovať obrázky JPG a PNG bežnej kvality iba s vodotlačou.
Tipy: MindOnMap má tiež mnoho ďalších funkcií, ak ich potrebujete, ako je vkladanie obrázkov, odkazov a komentárov kliknutím na Obrázok, Odkaz, a Komentáre tlačidlo v hornom bočnom paneli; a Téma, Možnosť štýlu v pravej lište vám umožňuje voľne upravovať motív, farbu, tvar atď. a Obrys umožňuje zobraziť náhľad celej štruktúry grafu. Okrem toho existuje mnoho ďalších funkcií, ktoré môžete preskúmať sami!
Časť 7. Často kladené otázky
Akých je 5 fráz štruktúry rozpisu práce?
5 fáz štruktúry rozpisu práce pozostáva zo začatia, plánovania, vykonania, kontroly a ukončenia.
Aký je príklad WBS?
Vezmite si ako príklad prácu na stavbu domu. Dá sa rozdeliť na elektrinu, inštalatérske práce, výkopové práce, montáže ocele, murárske práce a dokončovacie práce.
Aký je rozdiel medzi WBS a projektovým plánom?
WBS je kritickým komponentom celého projektu. Zatiaľ čo plán projektu obsahuje ďalšie širšie prvky.
Záver
Sme si istí, že prostredníctvom tohto článku ste sa museli podrobne dozvedieť, čo je WBS, od jeho významu, prvkov, prípadov použitia, použiteľných scenárov a výhod až po to, ako ho vytvoriť. Bežne sa používa na pracovisku na rozdelenie veľkých projektov na menšie a lepšie zvládnuteľné úlohy, ktoré potom možno rozdeliť medzi členov tímu. Ak často potrebujete v práci vytvoriť graf štruktúry rozpisu práce, MindOnMap je pre vás dobrou voľbou! Je intuitívny a ľahko sa používa, čo je veľmi priateľské pre začiatočníkov. Skúste to! Uľahčí vám to prácu.
Vytvorte si myšlienkovú mapu, ako sa vám páči
