Как составить график работы для эффективного управления временем

Как менеджер, вы, несомненно, должны разрабатывать графики работы и контролировать рабочее время ваших сотрудников. Хотя это не отнимает много времени, вы должны выполнить ее правильно, и мы здесь, чтобы помочь вам в этом. Итак, если вы спрашиваете, с чего начать? У вас, вероятно, есть много вопросов, особенно если вы новичок в управлении командой. Опасения относительно того, что представляет собой идеальный график работы. Без дальнейших обсуждений, давайте сейчас начнем это руководство, поскольку мы обучаем вас как составить график работы общими и наилучшими способами.

• Часть 1. Зачем создавать график работы
• Часть 2. Лучший способ составить график работы
• Часть 3. Как рисовать диаграммы для графика работы
• Часть 4. Виды графика работы
• Часть 5. Часто задаваемые вопросы о том, как составить график работы

Часть 1. Зачем создавать график работы

Создание и соблюдение последовательного рабочего графика имеет важное значение для успешного ведения бизнеса, большого или малого. Таким образом, каждый в вашей команде понимает, когда от него ждут работы. Затем члены вашей команды могут планировать свои рабочие графики или обмениваться сменами сотрудников заранее, чтобы избежать пропусков работы или нехватки персонала. Оптимальный рабочий график обеспечивает вашей организации различные преимущества, в том числе:

• Снижение текучести кадров: Сотрудники понимают, когда от них ждут работы, и могут управлять своими деньгами и личной жизнью соответствующим образом. При работе по нерегулярному графику тщательное планирование имеет важное значение.
• Повышает производительность труда сотрудников: установите график выполнения мероприятий. Графики работы также облегчают выявление проблем со здоровьем и проблем с опозданиями сотрудников.
• Поддержание баланса между работой и личной жизнью: Неопределенный рабочий график иногда приводит к тому, что сотрудники работают слишком много и пренебрегают личной жизнью. Благодаря улучшенным процедурам планирования, сотрудникам больше не придется думать о работе в нерабочее время.

Часть 2. Лучший способ составить график работы

Идеальный способ построения рабочего графика включает несколько критических элементов, которые гарантируют его эффективность и удовлетворение потребностей как фирмы, так и ее сотрудников. Вот общая процедура.

• Поймите свои потребности: Начните с изучения рабочей нагрузки, доступности сотрудников и рабочих часов. Определите, какие часы наиболее загружены и какие требуют наименьшего объема покрытия.
• Установите четкие ожидания: Определите задачи, обязанности и ожидаемые рабочие часы каждого сотрудника. Убедитесь, что все знают, что от них ожидается.
• Используйте инструмент планирования: Создавайте и управляйте своим расписанием с помощью планирования программное обеспечение рабочего процесса или инструменты, такие как Excel, MindOnMap и Word. Эти инструменты могут помочь в автоматизации процессов и сокращении ошибок.

Часть 3. Как рисовать диаграммы для графика работы

Во второй части этой статьи мы обсудили лучший способ создания рабочего графика. В третьем пункте нам напомнили использовать отличный инструмент для планирования. С этим команда порекомендовала вам идеальный инструмент: невероятный MindOnMapЭтот универсальный инструмент для создания ментальных карт предлагает функции, которые помогут вам легко составить схему рабочего графика.

MindOnMap предлагает невероятно широкий функционал, который может помочь нам создавать различные диаграммы и графики, например, график работы. Он может помочь нам управлять нашим временем. Кроме того, если вы менеджер, то мы можем использовать этот инструмент для представления графиков работы нашей команды в визуально привлекательном виде. Давайте теперь посмотрим, как это возможно.

Эти простые шаги могут дать вам визуальное представление о рабочем графике. Теперь мы видим, что инструмент эффективен и действительно может помочь нам визуализировать то, что нам нужно. Если хотите, используйте эти шаблоны и редактируйте рабочий график по своему усмотрению.

Часть 4. Виды графика работы

У каждой фирмы свои требования, и график с девяти до пяти подходит только некоторым. Предприятия, которым требуется круглосуточная работа персонала или которые решают другие неотложные проблемы, часто используют смены для максимизации производительности. Самые популярные типы графики рабочего процесса показаны ниже в произвольном порядке:

График смен Дюпона

График смен Дюпона популярен среди полицейских участков, медицинских учреждений и других круглосуточных предприятий. Этот план предусматривает работу четырех отдельных команд, работающих в две 12-часовые смены. Дневные и ночные смены запланированы на четырехнедельную ротацию. В течение четырех недель персонал по графику Дюпона будет работать следующим образом.

• Один выходной.
• Три ночные смены
• Три выходных дня.
• Четыре ночные смены
• Три выходных дня.
• Трехдневные смены.
• Четырехдневные смены.
• Семь выходных дней.

Расписание 2-2-3

График 2-2-3 также популярен в секторах, где требуется 24-часовой персонал. Эта система использует постепенный 28-дневный цикл ротации, при котором каждый сотрудник работает 12-часовые смены каждый день. Типичный график для четырех команд выглядит следующим образом.

• Двухдневные смены.
• Два выходных.
• Трехдневные смены.

Полный рабочий график

График работы на полный рабочий день требует от людей работать от восьми до десяти часов в день, в диапазоне от обычных 40 до 50 часов в неделю. Учитывая их долгие часы, сотрудники на полный рабочий день обычно получают множество преимуществ от своего рабочего места. К ним часто относятся медицинская страховка, больничные и пенсионные планы.

Большинство графиков полной занятости включают одну и ту же смену каждый день. Смены различаются, но сотрудники часто работают от 34 до 40 часов в неделю. Не освобожденным от оплаты сотрудникам полной занятости выплачиваются сверхурочные, если они работают более 40 часов. Члены команды, получающие зарплату, хотя и зарабатывают больше денег, не подлежат сверхурочным.

График работы фрилансера

Контрактные или внештатные работники используют графики работы внештатных сотрудников. Эти сотрудники часто работают без заранее определенного графика, пока их проекты не будут завершены. В некоторых случаях правительства запрещают компаниям указывать, когда и где работать внештатным сотрудникам.

Неполный рабочий график

Графики работы сотрудников с частичной занятостью не соответствуют требованиям местоположения для штатных сотрудников. В Соединенных Штатах у сотрудников есть 30 или менее гарантированных часов в неделю. Их рабочий график может время от времени меняться, чтобы включать дополнительные или даже сверхурочные часы.

Часть 5. Часто задаваемые вопросы о том, как составить график работы