O discuție amănunțită despre procesul de management al achizițiilor

Ce este un proces de achiziții? Ei bine, într-o afacere, este esențial să fii conștient de procesul de obținere și achiziție de servicii. Este o mare parte a succesului afacerii. Deci, pentru a afla mai multe despre acest proces, puteți citi totul din acest articol. Vă vom oferi definiția completă a procesului de achiziție, etapele acestuia și pașii generali. Cu asta, vino aici, deoarece oferim toate datele de care ai nevoie despre discuție.

• Partea 1. Ce este procesul de achiziție
• Partea 2. Tipuri de proces de achiziții
• Partea 3. Etapele procesului de achiziție
• Partea 4. Etapele procesului de achiziție
• Partea 5. Întrebări frecvente despre procesul de achiziție

Partea 1. Ce este procesul de achiziție

Fluxul procesului de achiziții este un proces de achiziție și obținere de servicii. De obicei, este în scopuri comerciale. Este asociat cel mai mult cu afaceri, deoarece organizațiile ar trebui să solicite achiziționarea de bunuri sau servicii. În plus, include întregul proces de achiziție, care este important pentru organizații care duc la ultima și bună decizie de cumpărare. Procesul de achiziții poate necesita o parte din resursele organizației pentru a fi gestionate. În plus, procesul de achiziție poate fi necesar pentru creșterea și succesul afacerii. Dacă vă aflați în situația de a obține servicii și bunuri, de a gestiona finanțele sau de a le revizui, faceți parte din procesul de achiziție. Având o perspectivă excelentă asupra acestuia, vă poate ghida pentru a reuși în rolul dvs. profesional. Mai mult, este important pentru afaceri, deoarece este unul dintre factorii care pot afecta profitul, economiile și cheltuielile. De fapt, companiile evaluează procesul de achiziție. Este de a face modificări și ajustări necesare pentru atingerea scopului sau obiectivului unei afaceri. Scopul său principal este acela de a obține eficiență și valoare în timp ce asigură servicii și bunuri.

Partea 2. Tipuri de proces de achiziții

1. Achiziții directe

Primul tip de achiziție este achiziția directă. Este vorba despre obținerea de servicii, materiale și bunuri pe care o organizație poate crea profit. Este prin producția de revânzare sau de produs final. Scopul principal al obținerii acestor articole este de a îmbunătăți relațiile continue cu alți furnizori și companii. În acest fel, ei pot continua să învețe și să se dezvolte.

2. Achiziții indirecte

În Achizițiile Indirecte, este vorba despre obținerea de materiale, bunuri și servicii utilizate intern. Este pentru a sprijini operațiunile zilnice. Achiziția indirectă implică rechizite de birou, articole perisabile, mobilier și vehicule. În plus, acest tip de achiziție implică achiziții de articole care sunt necesare pentru operațiunile de zi cu zi.

3. Achiziții de servicii

În acest tip de achiziție, se abordează obținerea de servicii bazate pe oameni. În funcție de organizație, aceasta poate include contractori individuali, firme de avocatură, forță de muncă contingentă, servicii de securitate și multe altele. Scopul obținerii acestor servicii poate include, de asemenea, completarea lipsei de servicii și acordarea de timp pentru personal cu normă întreagă.

4. Achiziții de bunuri

Good Procurement se referă la achiziționarea de articole fizice. Cu toate acestea, poate implica și elemente precum abonamente la software. O achiziție eficientă de bunuri se bazează pe practici excelente de management al lanțului de aprovizionare.

Partea 3. 3 etape ale procesului de achiziții

Procesul de management al achizițiilor are trei etape principale:

Etapa de aprovizionare

Această etapă include determinarea nevoii de servicii sau produse. Este, de asemenea, despre căutarea potenţialilor furnizori.

Identificați o nevoie - Este necesar să se identifice o nevoie pentru un serviciu sau produs. Poate fi declanșat de un anumit proiect pentru a spori eficiența.

Căutați propunerea furnizorilor - Echipa va cauta potentiali furnizori. Propunerea trebuie să includă date referitoare la experiența furnizorilor, termeni, prețuri și multe altele.

Selectați Furnizor - Echipa de achizitii va selecta furnizorul calificat.

Etapa de achiziție

În această etapă, include plasarea unei comenzi la furnizorul selectat. Este vorba despre a avea o negociere asupra termenilor contractului.

Discutați Termenii și Condițiile - Echipa și furnizorul vor discuta termenii și condițiile. Acesta include prețul, condițiile de plată, livrarea și informații mai importante.

Gestionați comanda de achiziție - Echipa se va ocupa de comanda de cumpărare pe toată durata procedurii de onorare. Implica monitorizarea transportului. Este pentru a se asigura că serviciul și produsul respectă specificațiile și rezolvă orice problemă.

Etapa de primire

Etapa este despre primirea de bunuri și servicii. Etapa este și despre verificarea calității și procesarea plății.

Obțineți Servicii și Bunuri - Cand produsele au fost expediate, departamentul le va verifica pentru a se asigura ca este conturat in comanda de achizitie.

Procesul de plată - Dupa inspectarea bunurilor si serviciilor, plata va fi procesata.

Păstrarea înregistrărilor - Organizația va ține o evidență a tot ceea ce se află în procesul de achiziție. Aceste înregistrări sunt utile în scopuri de audit.

Partea 4. Etapele procesului de achiziție

1. Determinați nevoile

Procesul începe cu o nevoie de servicii și bunuri. Poate fi o nevoie internă, care se referă la materialele necesare pentru a conduce afacerea. Poate fi și extern, care este materialul pe care organizația îl va vinde. Acest pas include și stabilirea unui buget.

2. Alegerea furnizorilor

Această etapă este despre aprovizionarea furnizorilor. Include cunoașterea capacității lor de a oferi cea mai bună calitate și valoare. Atunci când alegeți un furnizor, nu este vorba despre produsul său de bună calitate. Un alt lucru de luat în considerare este reputația vânzătorului.

Trimiteți cererea de achiziție

Următorul pas este să introduceți o cerere de cumpărare. Este pentru a obține aprobarea internă pentru a face o achiziție. Aceasta presupune realizarea unui formular de cerere de achiziție și transmiterea acestuia către departamentul responsabil de finanțe.

4. Efectuați comanda de achiziție

Când cererea de achiziție este deja aprobată, echipa va trimite OP-ul vânzătorului. Conține toate datele pe care vânzătorul trebuie să le livreze și să le îndeplinească, împreună cu termenii de plată.

5. Obținerea de Bunuri și Servicii

După confirmarea comenzii de cumpărare, vânzătorul va putea livra serviciile și bunurile comandate.

6. Procesați factura

Vânzătorul va trimite cumpărătorului o factură care descrie ce include comanda. De asemenea, confirmă vânzarea și plata datorată.

7. Plata

După primirea facturii și a comenzii primite, echipa de conturi de plătit va procesa factura pentru plată.

8. Înregistrare pentru audit

După întregul proces, este important să înregistrați totul pentru audit. În acest fel, puteți urmări totul, inclusiv bugetul, plățile și alte procese.

Atunci când efectuați o diagramă flux a procesului de achiziție, este important să utilizați un instrument excelent, cum ar fi MindOnMap. Procesul are nevoie de diverse elemente vizuale pentru a înțelege procesul. Include forme, text, desene și multe altele. Din fericire, MindOnMap vă poate oferi tot ce aveți nevoie. De asemenea, poate oferi o metodă ușoară de creare a procesului. În plus, instrumentul poate oferi cea mai simplă interfață de utilizator. În acest fel, oricine poate folosi instrumentul fără nicio luptă. Mai mult, puteți salva procesul final de achiziție într-o gamă largă de formate. Puteți salva rezultatul în JPG, PNG, PDF și, de asemenea, în contul dvs. MindOnMap. Deci, dacă sunteți în căutarea unui instrument de încredere pentru desfășurarea unui proces de achiziție, cel mai bine este să luați în considerare utilizarea MindOnMap. Pentru mai multe detalii, consultați tutorialele de mai jos.

Partea 5. Întrebări frecvente despre procesul de achiziție