Cum să faci un program de lucru pentru un management eficient al timpului

În calitate de manager, aveți, fără îndoială, sarcina de a dezvolta programul de lucru și de a monitoriza programul de lucru al lucrătorilor dumneavoastră. Deși aceasta nu este o sarcină care necesită timp, trebuie să o finalizați corect și suntem aici pentru a vă ghida în acest sens. Deci, dacă vă întrebați de unde să începeți cu asta? Probabil că aveți o mulțime de întrebări, mai ales dacă sunteți nou în managementul echipei. Preocupări cu privire la ceea ce constituie un program de lucru ideal. Fără alte discuții, permiteți-ne acum să începem acest ghid, așa cum vă învățăm cum să creezi un program de lucru în moduri comune și cele mai bune.

• Partea 1. De ce să creați un program de lucru
• Partea 2. Cel mai bun mod de a crea un program de lucru
• Partea 3. Cum să desenezi diagrame pentru programul de lucru
• Partea 4. Tipuri de program de lucru
• Partea 5. Întrebări frecvente despre Cum să creați un program de lucru

Partea 1. De ce să creați un program de lucru

Crearea și respectarea unui program de lucru consistent este esențială pentru a conduce o afacere de succes, mare sau mică. În acest fel, toată lumea din echipa ta înțelege când se așteaptă să lucreze. Membrii echipei dvs. își pot planifica din timp programul de lucru sau pot schimba schimburile angajaților din timp pentru a evita pierderea serviciului sau schimburile cu personal insuficient. Programul optim de lucru oferă organizației dumneavoastră diverse beneficii, inclusiv:

• Cifra de afaceri redusă a angajaților: Angajații înțeleg când se așteaptă să lucreze și își pot gestiona banii și viața personală în mod corespunzător. Când lucrați pe un program neregulat, o planificare atentă este esențială.
• Îmbunătățește productivitatea angajaților: stabiliți un orar pentru finalizarea activităților. Programele de lucru facilitează, de asemenea, identificarea problemelor de sănătate și a problemelor cu angajații care sosesc cu întârziere.
• Menținerea echilibrului dintre viața profesională și viața privată: Un program de lucru incert îi duce uneori la angajații să lucreze prea mult și să-și neglijeze viața personală. Datorită procedurilor îmbunătățite de programare, angajații nu vor mai fi nevoiți să se gândească la muncă în timp ce nu au ceas.

Partea 2. Cel mai bun mod de a crea un program de lucru

Modul ideal de a construi un program de lucru presupune câteva elemente critice care asigură că acesta este eficient și satisface atât cerințele firmei, cât și ale angajaților săi. Iată o procedură comună.

• Înțelege-ți nevoile: Începeți prin a examina volumul de muncă, disponibilitatea angajaților și programul de lucru. Determinați care ore sunt cele mai aglomerate și care necesită cea mai mică acoperire.
• Setați așteptări clare: Definiți sarcinile, responsabilitățile și orele de lucru așteptate ale fiecărui angajat. Asigurați-vă că toată lumea știe ce se așteaptă de la ei.
• Utilizați un instrument de programare: Creați și gestionați-vă programul folosind programarea software pentru fluxul de lucru sau instrumente precum Excel, MindOnMap și Word. Aceste instrumente pot ajuta la automatizarea proceselor și la reducerea erorilor.

Partea 3. Cum să desenezi diagrame pentru programul de lucru

În a doua parte a acestui articol, am discutat cel mai bun mod de a crea un program de lucru. În al treilea punct, ni s-a reamintit să folosim un instrument excelent de programare. Cu asta, echipa a recomandat instrumentul perfect pentru tine: incredibilul MindOnMap. Acest instrument versatil de cartografiere mentală oferă caracteristici care vă pot ajuta să vă desenați cu ușurință diagrama programului de lucru.

MindOnMap oferă caracteristici incredibil de largi care ne pot ajuta să creăm diferite diagrame și diagrame, cum ar fi un program de lucru. Ne poate ajuta să ne gestionăm timpul. În plus, dacă sunteți manager, atunci putem folosi acest instrument pentru a prezenta programul de lucru al echipei noastre într-o abordare atrăgătoare din punct de vedere vizual. Să vedem acum cum poate fi posibil.

Acești pași simpli vă pot oferi o imagine vizuală a programului de lucru. Acum putem vedea că instrumentul este eficient și ne poate ajuta cu adevărat să vizualizăm ceea ce avem nevoie. Dacă doriți, utilizați aceste șabloane și editați programul de lucru în conformitate cu voința dvs.

Partea 4. Tipuri de program de lucru

Fiecare firmă are cerințe distincte, iar programul de la nouă la cinci este potrivit doar pentru unii. Companiile care necesită personal 24 de ore din 24 sau au alte probleme stringente de rezolvat folosesc frecvent schimburile pentru a maximiza productivitatea. Cele mai populare tipuri de programele fluxului de lucru sunt prezentate mai jos, fără o anumită ordine:

Programul schimburilor Dupont

Programul de ture Dupont este popular printre secțiile de poliție, unitățile de asistență medicală și alte companii de 24 de ore pe zi. Acest plan are patru echipe distincte care lucrează în două ture de 12 ore. Turele de zi și de noapte sunt programate pe o rotație de patru săptămâni. Peste patru săptămâni, personalul cu program Dupont va lucra după cum urmează.

• O zi liberă.
• Trei ture de noapte
• Trei zile libere.
• Patru ture de noapte
• Trei zile libere.
• Ture de trei zile.
• Ture de patru zile.
• Șapte zile libere.

Program 2-2-3

Programul 2-2-3 este, de asemenea, o alegere populară pentru sectoarele care necesită personal 24 de ore. Acest sistem folosește un ciclu de rotație gradual, de 28 de zile, fiecare angajat lucrând în ture de 12 ore în fiecare zi. Un program tipic pentru patru echipe este următorul.

• Ture de două zile.
• Două zile libere.
• Ture de trei zile.

Program de lucru cu normă întreagă

Un program de lucru cu normă întreagă necesită ca indivizii să lucreze între opt și zece ore pe zi, variind de la 40 până la 50 de ore pe săptămână. Având în vedere orele lor lungi, angajații cu normă întreagă beneficiază de obicei de o varietate de avantaje de la locul lor de muncă. Acestea includ frecvent asigurări de sănătate, concedii medicale și planuri de pensionare.

Majoritatea programelor cu normă întreagă includ aceeași tură în fiecare zi. Schimburile variază, dar angajații lucrează adesea între 34 și 40 de ore în fiecare săptămână. Angajații care nu sunt scutiți, cu normă întreagă, sunt plătiți cu ore suplimentare atunci când lucrează mai mult de 40 de ore. Membrii echipei salariați, deși câștigă mai mulți bani, sunt excluși de la orele suplimentare.

Program de lucru independent

Lucrătorii contractuali sau independenți utilizează programe de lucru independente. Acești angajați lucrează adesea fără un program prestabilit până când proiectele lor sunt finalizate. În anumite cazuri, guvernele interzic companiilor să dirijeze când sau unde lucrează un freelancer.

Program de lucru cu fracțiune de normă

Programele de lucru ale angajaților cu normă parțială nu îndeplinesc cerințele locației pentru un angajat cu normă întreagă. În Statele Unite, angajații au 30 sau mai puține ore garantate pe săptămână. Programul lor de lucru se poate schimba ocazional pentru a include ore suplimentare sau chiar ore suplimentare.

Partea 5. Întrebări frecvente despre Cum să creați un program de lucru