Revisão da metodologia Kanban, princípios, usos e como criá-la

Muitas empresas usam Kanban para atingir seus objetivos. Alguns podem não estar familiarizados com isso, mas Kanban vem moldando indústrias há décadas. Portanto, é uma apresentação visual do fluxo de trabalho ou gerenciamento de projetos. Tornou-se popular porque as pessoas o consideram mais atraente e intuitivo. Se você é novo nisso, você veio ao post certo. Aqui, conheça a definição de Kanban, seus princípios, usos, prós e contras. Além disso, ensinaremos como fazer um quadro Kanban.

• Parte 1. O que é Kanban
• Parte 2. Princípios do Kanban
• Parte 3. Usos do Kanban
• Parte 4. Prós e Contras do Kanban
• Parte 5. Como fazer um quadro Kanban
• Parte 6. Perguntas frequentes sobre o que é Kanban

Parte 1. O que é Kanban

Kaban é uma estrutura ágil de gerenciamento de projetos usada para visualizar o fluxo de trabalho. Tudo começou no Japão no final da década de 1940. Kanban é uma palavra japonesa que significa quadro visual ou cartão que você vê. A Toyota foi quem desenvolveu e aplicou a fabricação just-in-time. Assim, enfatiza a melhoria contínua e a flexibilidade no gerenciamento de tarefas. Além disso, limita o trabalho em espera e travado. Ao limitá-los, é fácil detectar gargalos no pipeline de entrega de uma equipe. Isso garante que eles não retardem o processo nem interrompam o fluxo. Kanban é popular entre equipes de engenharia, produtos e desenvolvimento de software. No entanto, seja qual for a equipe em que você esteja, você pode usar o fluxo Kanban. Se você estiver interessado em estabelecer um fluxo de trabalho dinâmico e flexível, esta é uma opção adequada.

Parte 2. Princípios do Kanban

Um Kanban tem seus próprios princípios para gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho. Portanto, existem 4 princípios fundamentais que o Kanban usa. Os seguintes são:

1. Comece com o fluxo de trabalho existente.

Ao contrário dos métodos Agile mais estruturados como o Scrum, o Kanban adapta os processos existentes da sua equipe. Kanban é um fluxo de trabalho versátil que você pode implementar no que já está usando.

2. Concorde em buscar mudanças graduais.

Grandes mudanças podem atrapalhar sua equipe. Agora, o novo sistema pode não funcionar se você tentar mudar tudo de uma vez. Com isso, o Kanban entende isso. Como resultado, incentiva a melhoria contínua e a realização de mudanças passo a passo. Portanto, comece com ajustes pequenos e incrementais para refinar o processo de sua equipe.

3. Respeite as funções, responsabilidades e métodos atuais.

O Kanban não determina funções específicas da equipe, ao contrário de outros métodos. Conseqüentemente, ele se integra perfeitamente à estrutura e aos processos atuais de sua equipe. Além disso, seus métodos atuais podem ter aspectos valiosos. Assim, pode ser um prejuízo tentar mudar tudo em um único dia.

4. Promova a liderança de todos os membros da equipe.

O gerenciamento de projetos Kanban reconhece que uma mudança pode originar-se de um membro da equipe, não apenas daqueles que ocupam posições de liderança. Com o Kanban, os membros da equipe são incentivados a contribuir e debater novas ideias. O objetivo é melhorar o processo. Ao mesmo tempo, os membros da equipe podem liderar as novas iniciativas.

Parte 3. Usos do Kanban

Os usuários podem utilizar o Kanban de diferentes maneiras. Abaixo estão algumas das maneiras populares de usar esse gerenciamento de projetos.

Gestão de inventário

Kanban ajuda a gerenciar quantos itens você tem, como mantimentos em uma loja. Quando os itens ficam baixos, você pede mais para manter um estoque equilibrado.

Organização de Tarefas

Semelhante a uma lista de tarefas, o Kanban ajuda a gerenciar tarefas. Você pode ver o que precisa ser feito, o que está em andamento e o que foi concluído. Dessa forma, você torna o trabalho mais organizado.

Acompanhamento de projetos

Para grandes projetos, o Kanban mantém você no caminho certo. Ajuda você a visualizar o que falta fazer, o que está em andamento e o que foi concluído. Assim, você pode finalizar projetos com mais eficiência.

Otimização do Fluxo de Trabalho

Em uma fábrica, o Kanban garante uma produção tranquila. Quando uma parte termina, sinaliza para iniciar a próxima. Assim, auxilia na redução de atrasos e na manutenção do fluxo do processo.

Suporte ao cliente

Kanban ajuda as equipes de atendimento ao cliente a priorizar as solicitações. Eles podem ver o que precisa de atenção, o que está sendo trabalhado e o que foi resolvido. Assim, permite que você torne o suporte ao cliente mais eficiente.

Parte 4. Prós e Contras do Kanban

Prós do Kanban

◆ Clareza de tarefas

A configuração de tarefas em um quadro Kanban torna mais fácil ver o que sua equipe precisa fazer para levar o projeto adiante. Com os cartões Kanban, você fornece à sua equipe as informações necessárias para suas tarefas.

◆ Visão geral do status

Verificar o progresso da sua equipe no quadro Kanban reduz a necessidade de verificar constantemente se há atualizações. Você pode ver rapidamente quais tarefas estão em andamento e quais estão concluídas.

◆ Eficiência da equipe

O gerenciamento de projetos Kanban ajuda sua equipe a ver o fluxo de trabalho, definir prioridades e identificar problemas rapidamente. Isso faz com que sua equipe trabalhe melhor porque todos se concentram nas coisas certas, na hora certa.

◆ Concentre-se e evite o esgotamento

Kanban ajuda a gerenciar a atenção da sua equipe, evitando desperdício de tempo e energia. Mesmo que você não trabalhe com materiais físicos como na fabricação, é preciso lembrar que tempo e energia são recursos limitados. O esgotamento pode acontecer se não for bem gerenciado, levando a um trabalho de qualidade inferior.

Contras do Kanban

◆ Cronograma do Projeto

Kanban é simples, mas carece de cronogramas e prazos detalhados. Torna difícil prever quando as tarefas serão concluídas e quando todo o projeto será concluído. A estimativa torna-se um desafio se o seu quadro Kanban for sua única ferramenta.

◆ Limites de Complexidade

Os quadros Kanban funcionam bem, desde que não sejam muito complicados para a equipe. Ao gerenciar grandes projetos, considere usar raias para adicionar camadas de organização. Sem a manutenção adequada, um quadro kanban complexo pode prejudicar a eficiência da sua equipe.

◆ São necessárias atualizações regulares

Para aproveitar ao máximo o Kanban, você deve manter seus quadros atualizados. Assim, exige disciplina de você e de sua equipe.

Parte 5. Como fazer um quadro Kanban

O que é um quadro Kanban? Na verdade, é uma ferramenta para visualizar o fluxo de trabalho. Para criar um quadro Kanban, você precisa de uma ferramenta confiável que ofereça tudo o que você precisa. Com isso, utilize a melhor plataforma para criar uma, a MindOnMap. Abaixo está um exemplo de quadro Kanban feito com esta ferramenta.

Obtenha um quadro Kanban detalhado.

MindOnMap é uma ferramenta gratuita baseada na web projetada para desenhar suas ideias de maneira mais fácil e profissional. Você pode acessá-lo em navegadores modernos, como Google Chrome, Edge, Safari e muito mais. Agora você também pode baixar a versão do aplicativo no seu Windows ou Mac. Ele também oferece vários modelos, como mapa de árvore, fluxograma, diagrama de espinha de peixe e assim por diante. Além disso, você pode usar os ícones e elementos fornecidos para criar seu gráfico. A inserção de links e imagens está disponível para tornar seu trabalho mais intuitivo.

Além do mais, você pode usar o MindOnMap em vários cenários. Com ele você pode fazer mapas de relacionamento, plano de trabalho ou de vida, gerenciamento de projetos e muito mais. A característica notável é que oferece um recurso de colaboração. Permitindo assim que você colabore com suas equipes, colegas e organização. Por fim, possui função de salvamento automático, evitando qualquer perda de dados no seu trabalho. Agora comece a criar seu gráfico Kanban com MindOnMap.

Parte 6. Perguntas frequentes sobre o que é Kanban