Como fazer um cronograma de trabalho para uma gestão eficaz do tempo
Como gerente, você, sem dúvida, tem a tarefa de desenvolver cronogramas de trabalho e monitorar as horas de trabalho dos seus funcionários. Embora esta não seja uma tarefa demorada, você deve concluí-la corretamente e estamos aqui para orientá-lo com isso. Então, se você está se perguntando por onde começar com isso? Você provavelmente tem muitas perguntas, especialmente se você é novo em gerenciamento de equipe. Preocupações sobre o que constitui um cronograma de trabalho ideal. Sem mais discussões, vamos agora começar esta diretriz enquanto ensinamos a você como criar um cronograma de trabalho de maneiras comuns e melhores.
- Parte 1. Por que criar um cronograma de trabalho
- Parte 2. Melhor maneira de criar um cronograma de trabalho
- Parte 3. Como desenhar diagramas para cronograma de trabalho
- Parte 4. Tipos de Horário de Trabalho
- Parte 5. Perguntas frequentes sobre como criar um cronograma de trabalho
Parte 1. Por que criar um cronograma de trabalho
Criar e aderir a um cronograma de trabalho consistente é essencial para administrar um negócio de sucesso, grande ou pequeno. Dessa forma, todos na sua equipe entendem quando devem trabalhar. Os membros da sua equipe podem então planejar seus cronogramas de trabalho ou trocar turnos de funcionários com antecedência para evitar faltas ao trabalho ou turnos com falta de pessoal. O cronograma de trabalho ideal fornece à sua organização vários benefícios, incluindo:
• Redução da rotatividade de funcionários: Os funcionários entendem quando se espera que trabalhem e podem administrar seu dinheiro e sua vida pessoal apropriadamente. Ao trabalhar em um horário irregular, um planejamento cuidadoso é essencial.
• Melhora a produtividade dos funcionários: defina um cronograma para concluir as atividades. Os cronogramas de trabalho também facilitam a identificação de problemas de saúde e problemas com funcionários chegando atrasados.
• Manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional: Um cronograma de trabalho incerto às vezes leva os funcionários a trabalharem demais e negligenciarem suas vidas pessoais. Graças aos procedimentos de agendamento aprimorados, os funcionários não terão mais que pensar no trabalho enquanto estiverem fora do horário.
Parte 2. Melhor maneira de criar um cronograma de trabalho
A maneira ideal de construir um cronograma de trabalho envolve alguns elementos críticos que garantem que ele seja eficiente e satisfaça as demandas tanto da empresa quanto de seus funcionários. Aqui está um procedimento comum.
• Entenda suas necessidades: Comece examinando a carga de trabalho, a disponibilidade dos funcionários e o horário comercial. Determine quais horas são mais ocupadas e quais exigem a menor quantidade de cobertura.
• Defina expectativas claras: Defina as tarefas, responsabilidades e horas de trabalho esperadas de cada funcionário. Certifique-se de que todos saibam o que é esperado deles.
• Use uma ferramenta de agendamento: Crie e gerencie sua agenda usando o agendamento software de fluxo de trabalho ou ferramentas como Excel, MindOnMap e Word. Essas ferramentas podem auxiliar na automação de processos e redução de erros.
Parte 3. Como desenhar diagramas para cronograma de trabalho
Na segunda parte deste artigo, discutimos a melhor maneira de criar um cronograma de trabalho. No terceiro ponto, fomos lembrados de usar uma ótima ferramenta de agendamento. Com isso, a equipe recomendou a ferramenta perfeita para você: o incrível MindOnMap. Esta ferramenta versátil de mapeamento mental oferece recursos que podem ajudar você a desenhar seu diagrama de cronograma de trabalho facilmente.
O MindOnMap oferece recursos incrivelmente amplos que podem nos ajudar a criar diferentes diagramas e gráficos, como um cronograma de trabalho. Ele pode nos ajudar a gerenciar nosso tempo. Além disso, se você for o gerente, podemos usar esta ferramenta para apresentar os cronogramas de trabalho da nossa equipe em uma abordagem visualmente atraente. Vamos ver agora como isso pode ser possível.
Abra o software MindOnMap no seu computador. Na sua interface, clique no botão Novo e escolha Fluxograma.
Agora, podemos entrar no espaço de trabalho. Clique gentilmente nas Formas que você quer e organize-as de acordo com o design que você preferir.
Depois disso, adicione o rótulo de cada forma dependendo do seu horário de trabalho. Depois, finalize escolhendo os Estilos e Tema antes de clicar no Salvar botão.
Essas etapas simples podem lhe dar um visual do cronograma de trabalho. Agora podemos ver que a ferramenta é eficaz e pode realmente nos ajudar a visualizar o que precisamos. Se quiser, use esses modelos e edite o cronograma de trabalho de acordo com sua vontade.
Parte 4. Tipos de Horário de Trabalho
Cada empresa tem requisitos distintos, e o horário das nove às cinco só é adequado para algumas. Empresas que exigem pessoal 24 horas ou têm outros problemas urgentes para resolver frequentemente usam turnos para maximizar a produtividade. Os tipos mais populares de cronogramas de fluxo de trabalho são mostrados abaixo sem nenhuma ordem específica:
Horário de turnos da Dupont
O cronograma de turnos Dupont é popular entre delegacias de polícia, unidades de saúde e outros negócios 24 horas. Este plano tem quatro equipes distintas trabalhando em dois turnos de 12 horas. Os turnos diurnos e noturnos são programados em uma rotação de quatro semanas. Ao longo de quatro semanas, o pessoal em um cronograma Dupont trabalhará da seguinte forma.
• Um dia de folga.
• Três turnos noturnos
• Três dias de folga.
• Quatro turnos noturnos
• Três dias de folga.
• Turnos de três dias.
• Turnos de quatro dias.
• Sete dias de folga.
Cronograma 2-2-3
O cronograma 2-2-3 também é uma escolha popular para setores que exigem pessoal 24 horas. Este sistema emprega um ciclo de rotação gradual de 28 dias, com cada funcionário trabalhando em turnos de 12 horas por dia. Um cronograma típico para quatro equipes é o seguinte.
• Turnos de dois dias.
• Dois dias de folga.
• Turnos de três dias.
Horário de trabalho em tempo integral
Um cronograma de trabalho em tempo integral exige que os indivíduos trabalhem entre oito e dez horas por dia, variando das normais 40 a 50 horas por semana. Dadas suas longas horas, os funcionários em tempo integral normalmente recebem uma variedade de vantagens de seu local de trabalho. Estas frequentemente incluem seguro saúde, licença médica e planos de aposentadoria.
A maioria dos horários de tempo integral inclui o mesmo turno todos os dias. Os turnos variam, mas os funcionários geralmente trabalham de 34 a 40 horas por semana. Funcionários não isentos de tempo integral recebem horas extras quando trabalham mais de 40 horas. Membros assalariados da equipe, embora ganhem mais dinheiro, são excluídos das horas extras.
Horário de trabalho freelancer
Trabalhadores contratados ou autônomos utilizam horários de trabalho autônomos. Esses funcionários geralmente trabalham sem um horário pré-determinado até que seus projetos sejam concluídos. Em certos casos, os governos proíbem as empresas de direcionar quando ou onde um autônomo trabalha.
Horário de trabalho de meio período
Os horários de trabalho de funcionários de meio período não atendem aos requisitos do local para um funcionário de período integral. Nos Estados Unidos, os funcionários têm 30 ou menos horas garantidas por semana. O horário de trabalho deles pode mudar ocasionalmente para incorporar horas adicionais ou até mesmo horas extras.
Parte 5. Perguntas frequentes sobre como criar um cronograma de trabalho
Qual é o horário de trabalho 5 4 9?
O plano de trabalho 5-4-9 é um cronograma comprimido de duas semanas em que os funcionários trabalham quatro dias de 9 horas e um dia de 8 horas na primeira semana, depois quatro dias de 9 horas e um dia de folga na segunda semana. Isso significa um dia extra de folga a cada duas semanas.
Como posso criar um cronograma de trabalho pessoal?
Para construir um calendário de trabalho personalizado, primeiro identifique suas tarefas e prioridades. Defina seu horário de trabalho, reserve um tempo para cada tarefa, faça pausas regulares e revise sua agenda regularmente para fazer quaisquer ajustes necessários. Calendários e Excel podem ajudar você a organizar melhor sua agenda.
O Excel tem um modelo de cronograma de trabalho?
Sim, o Excel fornece modelos de cronograma de trabalho. Você pode localizá-los abrindo o Excel, clicando Arquivo, então indo para Novo, e procurando por horário de trabalho ou cronograma semanal. Você pode alterar esses modelos para atender às suas necessidades de trabalho.
Qual é seu horário de trabalho regular?
Funcionários em tempo integral são mais propensos a seguir o horário de trabalho convencional, que normalmente vai de segunda a sexta, das 9h às 17h. Outros horários comuns de tempo integral incluem trabalhar 10 horas por dia, quatro dias por semana, ou 6,5 horas por dia, seis dias por semana.
Qual é o cronograma de trabalho semanal?
Um plano de trabalho semanal permite que os gerentes dividam os intervalos de tempo entre os membros da equipe para atender às necessidades da empresa e dos funcionários. Alguns fatos a serem considerados ao fazer um cronograma semanal são a duração máxima do turno, os períodos de disponibilidade da equipe, o trânsito e a carga de trabalho.
Conclusão
Esses são os detalhes que precisamos saber sobre nossa agenda de trabalho. Podemos ver acima a essência dela e a melhor maneira de criar uma. É por isso que esperamos que a ferramenta MindOnMap possa ajudar você com sua agenda de trabalho.
