Dokładna dyskusja na temat procesu zarządzania zakupami

Co to jest proces zaopatrzenia? Cóż, w biznesie istotna jest świadomość procesu pozyskiwania i zakupu usług. To duża część sukcesu firmy. Aby dowiedzieć się więcej o tym procesie, możesz przeczytać wszystko z tego artykułu. Podamy Ci pełną definicję procesu Zakupów, jego etapów i ogólnych kroków. W związku z tym przyjdź tutaj, ponieważ oferujemy wszystkie potrzebne dane na temat dyskusji.

• Część 1. Czym jest proces zakupowy
• Część 2. Rodzaje procesów zakupowych
• Część 3. Etapy procesu zakupowego
• Część 4. Etapy procesu zakupowego
• Część 5. Często zadawane pytania dotyczące procesu zakupowego

Część 1. Czym jest proces zakupowy

Przebieg procesu zakupowego to proces zakupu i uzyskiwania usług. Zwykle służy to celom biznesowym. Jest to najbardziej kojarzone z biznesem, ponieważ organizacje powinny zabiegać o zakup towarów lub usług. Ponadto obejmuje cały proces zaopatrzenia, który jest ważny dla organizacji, aż do ostatniej i trafnej decyzji zakupowej. Proces zaopatrzenia może wymagać zarządzania częścią zasobów organizacji. Oprócz tego proces zakupów może być niezbędny dla rozwoju i sukcesu firmy. Jeśli zajmujesz się pozyskiwaniem usług i towarów, zarządzaniem finansami lub ich przeglądaniem, jesteś częścią procesu zakupowego. Posiadanie doskonałego wglądu w to może pomóc Ci odnieść sukces w swojej roli zawodowej. Co więcej, jest to ważne dla biznesu, ponieważ jest jednym z czynników, które mogą mieć wpływ na zyski, oszczędności i wydatki. W rzeczywistości firmy oceniają proces zamówień. Polega na wprowadzeniu zmian i dostosowań niezbędnych do osiągnięcia celu lub zadania przedsiębiorstwa. Jej głównym celem jest osiągnięcie efektywności i wartości przy jednoczesnym zabezpieczeniu usług i towarów.

Część 2. Rodzaje procesów zakupowych

1. Zamówienia bezpośrednie

Pierwszym rodzajem zamówień są zamówienia bezpośrednie. Chodzi o uzyskanie usług, materiałów i towarów, które organizacja może generować zysk. Odbywa się to poprzez produkcję produktu końcowego lub odsprzedaży. Głównym celem zdobycia tych artykułów jest wzmocnienie bieżących relacji z innymi dostawcami i firmami. W ten sposób mogą kontynuować naukę i rozwój.

2. Zamówienia pośrednie

W zamówieniach pośrednich chodzi o pozyskanie materiałów, towarów i usług wykorzystywanych wewnętrznie. Ma wspierać codzienne funkcjonowanie. Zamówienia pośrednie obejmują materiały biurowe, przedmioty łatwo psujące się, meble i pojazdy. Dodatkowo tego typu zakupy obejmują zakupy przedmiotów niezbędnych do codziennej działalności.

3. Zakupy usług

W tego rodzaju zamówieniach chodzi o uzyskanie usług opartych na ludziach. W zależności od organizacji może to obejmować indywidualnych wykonawców, kancelarie prawne, pracowników tymczasowych, usługi ochroniarskie i nie tylko. Celem uzyskania tych usług może być także uzupełnienie luki w usługach i zapewnienie pracownikom pełnego etatu.

4. Zakup Towarów

Dobre zamówienia dotyczą zakupu przedmiotów fizycznych. Może jednak obejmować również takie elementy, jak subskrypcje oprogramowania. Efektywne zaopatrzenie w towary opiera się na doskonałych praktykach zarządzania łańcuchem dostaw.

Część 3. 3 Etapy procesu zakupowego

W procesie zarządzania zakupami wyróżnia się trzy główne etapy:

Etap pozyskiwania

Ten etap obejmuje określenie zapotrzebowania na usługi lub produkty. Chodzi także o poszukiwanie potencjalnych dostawców.

Zidentyfikuj potrzebę - Konieczne jest zidentyfikowanie zapotrzebowania na usługę lub produkt. Może zostać wywołany przez określony projekt w celu zwiększenia wydajności.

Poszukaj propozycji dostawców - Zespół będzie szukał potencjalnych dostawców. Oferta musi zawierać dane dotyczące doświadczenia dostawców, warunków, cen i nie tylko.

Wybierz dostawcę - Zespół ds. zakupów wybierze kwalifikowanego dostawcę.

Etap zakupów

Na tym etapie polega to na złożeniu zamówienia u wybranego dostawcy. Chodzi o negocjacje w sprawie warunków umowy.

Omów Warunki - Zespół i dostawca omówią warunki. Zawiera cenę, warunki płatności, dostawę i inne ważne informacje.

Zarządzaj zamówieniem zakupu - Zespół zajmie się zamówieniem przez całą procedurę realizacji. Wiąże się to z monitorowaniem przesyłki. Ma to na celu zapewnienie, że usługa i produkt spełniają specyfikacje i rozwiązują każdy problem.

Etap odbioru

Etap polega na otrzymaniu dóbr i usług. Na tym etapie sprawdzana jest także jakość i realizacja płatności.

Zdobądź usługi i towary - Po wysłaniu produktów dział sprawdzi je, aby upewnić się, że jest to określone w zamówieniu.

Proces płatności - Po sprawdzeniu towarów i usług płatność zostanie zrealizowana.

Ewidencjonowanie - Organizacja będzie prowadzić rejestr wszystkich etapów procesu zamówień. Zapisy te są przydatne do celów audytu.

Część 4. Etapy procesu zakupowego

1. Określ potrzeby

Proces rozpoczyna się od zapotrzebowania na usługi i towary. Może to być potrzeba wewnętrzna, która dotyczy materiałów potrzebnych do prowadzenia działalności. Może być również zewnętrzny, czyli materiał, który organizacja będzie sprzedawać. Ten krok obejmuje również ustalenie budżetu.

2. Wybór dostawców

Ten etap dotyczy pozyskiwania dostawców. Obejmuje to znajomość ich możliwości oferowania najlepszej jakości i wartości. Przy wyborze dostawcy nie kierujemy się dobrą jakością produktu. Kolejną rzeczą do rozważenia jest reputacja dostawcy.

Prześlij żądanie zakupu

Następnym krokiem jest złożenie wniosku o zakup. Chodzi o uzyskanie wewnętrznej zgody na dokonanie zakupu. Wiąże się to ze sporządzeniem formularza zapotrzebowania na zakup i przekazaniem go do działu odpowiedzialnego za finanse.

4. Złóż zamówienie

Gdy zapotrzebowanie na zakup zostanie już zatwierdzone, zespół prześle zamówienie zakupu do dostawcy. Zawiera wszystkie dane, które dostawca musi dostarczyć i spełnić, wraz z warunkami płatności.

5. Uzyskanie towarów i usług

Po potwierdzeniu zamówienia Sprzedawca będzie mógł dostarczyć zamówione usługi i towary.

6. Przetwarzaj fakturę

Sprzedawca prześle kupującemu fakturę opisującą zawartość zamówienia. Potwierdza także sprzedaż i wymagalność zapłaty.

7. Płatność

Po otrzymaniu faktury i zamówienia zespół ds. rozliczeń rozliczeniowych przetworzy fakturę w celu zapłaty.

8. Zapis do audytu

Po całym procesie ważne jest, aby zapisać wszystko w celu audytu. W ten sposób możesz śledzić wszystko, łącznie z budżetem, płatnościami i innymi procesami.

Podczas prowadzenia schematu procesu zakupowego ważne jest, aby skorzystać z doskonałego narzędzia, takiego jak MindOnMap. Aby zrozumieć proces, potrzebne są różne elementy wizualne. Zawiera kształty, tekst, projekty i wiele innych. Na szczęście MindOnMap może zaoferować wszystko, czego potrzebujesz. Może również oferować łatwą metodę tworzenia procesu. Co więcej, narzędzie zapewnia najprostszy interfejs użytkownika. W ten sposób każdy może korzystać z narzędzia bez żadnych problemów. Co więcej, możesz zapisać swój końcowy proces zakupowy w szerokiej gamie formatów. Możesz zapisać wynik w formacie JPG, PNG, PDF, a także na swoim koncie MindOnMap. Jeśli więc szukasz niezawodnego narzędzia do przeprowadzenia procesu zakupowego, najlepiej rozważyć skorzystanie z MindOnMap. Więcej szczegółów znajdziesz w tutorialach poniżej.

Część 5. Często zadawane pytania dotyczące procesu zakupowego