Przegląd metodologii Kanban, zasady, zastosowania i sposób jej tworzenia

Wiele firm wykorzystuje Kanban do osiągnięcia swoich celów. Niektórzy mogą nie być o tym zaznajomieni, ale Kanban kształtuje branże od dziesięcioleci. Jest to więc wizualna prezentacja przepływu pracy lub zarządzania projektami. Stało się popularne, ponieważ ludzie uważają je za bardziej atrakcyjne i intuicyjne. Jeśli jesteś w tym nowy, trafiłeś we właściwy post. Tutaj poznasz definicję Kanbana, jej zasady, zastosowania, zalety i wady. Co więcej, nauczymy Cię, jak zrobić tablicę Kanban.

• Część 1. Czym jest Kanban
• Część 2. Zasady Kanbana
• Część 3. Zastosowania Kanbana
• Część 4. Plusy i minusy Kanbana
• Część 5. Jak zrobić tablicę Kanban
• Część 6. Często zadawane pytania na temat tego, czym jest Kanban

Część 1. Czym jest Kanban

Kaban to zwinny framework do zarządzania projektami, który służy do wizualizacji przepływu pracy. Zaczęło się w Japonii pod koniec lat czterdziestych XX wieku. Kanban to japońskie słowo oznaczające tablicę wizualną lub kartę, którą widzisz. To Toyota opracowała i zastosowała technologię produkcji just-in-time. Tym samym kładzie nacisk na ciągłe doskonalenie i elastyczność w zarządzaniu zadaniami. Poza tym ogranicza pracę w zawieszeniu i zatrzymaniu. Ograniczając je, łatwo jest wykryć wąskie gardła w rurociągu dostaw zespołu. Dzięki temu nie spowalniają procesu ani nie zakłócają przepływu. Kanban jest popularny wśród zespołów inżynieryjnych, zajmujących się produktami i oprogramowaniem. Jednak niezależnie od tego, w jakim zespole jesteś, możesz korzystać z przepływu Kanban. Jeśli interesuje Cię stworzenie dynamicznego i elastycznego przepływu pracy, jest to odpowiednia opcja.

Część 2. Zasady Kanbana

Kanban ma swoje własne zasady zarządzania i usprawniania przepływu pracy. Istnieją zatem 4 podstawowe zasady, którymi kieruje się Kanban. Poniżej znajdują się:

1. Rozpocznij od istniejącego przepływu pracy.

W przeciwieństwie do bardziej ustrukturyzowanych metod Agile, takich jak Scrum, Kanban dostosowuje istniejące procesy Twojego zespołu. Kanban to wszechstronny przepływ pracy, który możesz wdrożyć do tego, czego już używasz.

2. Zgódź się na stopniowe zmiany.

Duże zmiany mogą zakłócić pracę Twojego zespołu. Nowy system może nie działać, jeśli spróbujesz zmienić wszystko na raz. Dzięki temu Kanban to rozumie. Dzięki temu zachęca do ciągłego doskonalenia i wprowadzania zmian krok po kroku. Zacznij więc od małych i stopniowych zmian, aby udoskonalić proces swojego zespołu.

3. Szanuj obecne role, obowiązki i metody.

Kanban nie narzuca konkretnych ról zespołowych, w przeciwieństwie do innych metod. Dzięki temu płynnie integruje się z obecną strukturą i procesami zespołu. Co więcej, Twoje obecne metody mogą mieć cenne aspekty. Dlatego próba zmiany wszystkiego w ciągu jednego dnia może ponieść stratę.

4. Wspieraj przywództwo ze strony wszystkich członków zespołu.

Kierownictwo projektu Kanban zdaje sobie sprawę, że zmiana może pochodzić od członka zespołu, a nie tylko od tych na najwyższych stanowiskach. Dzięki Kanban członkowie zespołu są zachęcani do wnoszenia wkładu i burzy mózgów na temat nowych pomysłów. Celem tego jest usprawnienie procesu. Jednocześnie członkowie zespołu mogą przewodzić nowym inicjatywom.

Część 3. Zastosowania Kanbana

Użytkownicy mogą wykorzystywać Kanban na różne sposoby. Poniżej znajdują się niektóre z popularnych sposobów wykorzystania tego zarządzania projektami.

Zarządzanie zapasami

Kanban pomaga w zarządzaniu liczbą posiadanych artykułów, np. artykułów spożywczych w sklepie. Kiedy zapasy się wyczerpują, zamawiasz więcej, aby zachować równowagę w magazynie.

Organizacja zadań

Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia, Kanban pomaga zarządzać zadaniami. Możesz zobaczyć, co należy zrobić, co jest w toku i co zostało ukończone. Dzięki temu praca będzie lepiej zorganizowana.

Śledzenie projektu

W przypadku dużych projektów Kanban utrzymuje Cię na właściwej drodze. Pomaga w wizualizacji tego, co pozostało do zrobienia, co jest w toku i co zostało zakończone. Dzięki temu możesz efektywniej kończyć projekty.

Optymalizacja przepływu pracy

W fabryce Kanban zapewnia płynną produkcję. Kiedy jedna część się zakończy, sygnalizuje rozpoczęcie następnej. Pomaga więc w zmniejszeniu opóźnień i utrzymaniu płynności procesu.

Obsługa klienta

Kanban pomaga zespołom obsługi klienta ustalać priorytety żądań. Widzą, co wymaga uwagi, nad czym się pracuje i co zostało rozwiązane. Dzięki temu możesz zwiększyć efektywność obsługi klienta.

Część 4. Plusy i minusy Kanbana

Plusy Kanbana

◆ Przejrzystość zadań

Konfigurowanie zadań na tablicy Kanban ułatwia sprawdzenie, co zespół musi zrobić, aby posunąć projekt do przodu. Dzięki kartom Kanban zapewniasz swojemu zespołowi informacje potrzebne do wykonywania zadań.

◆ Stan w skrócie

Sprawdzanie postępów zespołu na tablicy Kanban zmniejsza potrzebę ciągłego sprawdzania jego dostępności. Możesz szybko sprawdzić, które zadania są w toku, a które już zakończone.

◆ Wydajność zespołu

Zarządzanie projektami Kanban pomaga Twojemu zespołowi zobaczyć przepływ pracy, ustalić priorytety i szybko wykryć problemy. Dzięki temu Twój zespół pracuje lepiej, ponieważ wszyscy skupiają się na właściwych rzeczach we właściwym czasie.

◆ Koncentracja i unikanie wypalenia zawodowego

Kanban pomaga zarządzać uwagą Twojego zespołu, zapobiegając marnowaniu czasu i energii. Nawet jeśli nie pracujesz z materiałami fizycznymi, jak w procesie produkcyjnym, musisz pamiętać, że czas i energia to ograniczone zasoby. Wypalenie może się zdarzyć, jeśli nie jest dobrze zarządzane, co prowadzi do gorszej jakości pracy.

Wady Kanbana

◆ Harmonogram projektu

Kanban jest prosty, ale brakuje mu szczegółowych harmonogramów i ram czasowych. Utrudnia to przewidzenie, kiedy zadania zostaną wykonane i kiedy zakończy się cały projekt. Szacowanie staje się wyzwaniem, jeśli jedynym narzędziem jest tablica Kanban.

◆ Granice złożoności

Tablice Kanban sprawdzają się dobrze, o ile nie stają się zbyt skomplikowane dla zespołu. Zarządzając dużymi projektami, rozważ użycie torów przepływu w celu dodania warstw organizacji. Bez odpowiedniej konserwacji złożona tablica Kanban może obniżyć wydajność Twojego zespołu.

◆ Potrzebne regularne aktualizacje

Aby w pełni wykorzystać Kanban, musisz aktualizować swoje tablice. Wymaga to zatem dyscypliny od Ciebie i Twojego zespołu.

Część 5. Jak zrobić tablicę Kanban

Co to jest tablica Kanban? W rzeczywistości jest to narzędzie do wizualizacji przepływu pracy. Do stworzenia tablicy Kanban potrzebne jest niezawodne narzędzie, które oferuje wszystko, czego potrzebujesz. Dzięki temu użyj najlepszej platformy, aby ją stworzyć, tj MindOnMap. Poniżej przykład tablicy Kanban wykonanej za pomocą tego narzędzia.

Uzyskaj szczegółową tablicę Kanban.

MindOnMap to bezpłatne narzędzie internetowe zaprojektowane tak, aby rysować pomysły w łatwiejszy i bardziej profesjonalny sposób. Możesz uzyskać do niego dostęp w nowoczesnych przeglądarkach, takich jak Google Chrome, Edge, Safari i innych. Teraz możesz pobrać wersję aplikacji na komputer z systemem Windows lub Mac. Oferuje także różne szablony, takie jak mapa drzewa, schemat blokowy, diagram rybiej ości i tak dalej. Poza tym możesz używać dostarczonych ikon i elementów do tworzenia wykresu. Aby praca była bardziej intuicyjna, możliwe jest wstawianie linków i obrazów.

Co więcej, MindOnMap możesz wykorzystać w kilku scenariuszach. Dzięki niemu możesz to zrobić mapy relacji, plan pracy lub życia, zarządzanie projektami i nie tylko. Godną uwagi cechą jest to, że oferuje funkcję współpracy. Dzięki temu możesz współpracować z zespołami, współpracownikami i organizacją. Wreszcie posiada funkcję automatycznego zapisywania, która zapobiega utracie danych podczas pracy. Teraz rozpocznij tworzenie wykresu Kanban za pomocą MindOnMap.

Część 6. Często zadawane pytania na temat tego, czym jest Kanban