Jak stworzyć harmonogram pracy dla efektywnego zarządzania czasem

Jako menedżer, niewątpliwie masz za zadanie opracowywanie harmonogramów pracy i monitorowanie godzin pracy swoich pracowników. Chociaż nie jest to zadanie czasochłonne, musisz je wykonać poprawnie, a my jesteśmy tutaj, aby Cię w tym poprowadzić. Więc jeśli pytasz, od czego zacząć? Prawdopodobnie masz wiele pytań, szczególnie jeśli jesteś nowy w zarządzaniu zespołem. Obawy dotyczące tego, co stanowi idealny harmonogram pracy. Bez dalszej dyskusji, zacznijmy teraz tę wytyczną, ponieważ uczymy Cię jak stworzyć harmonogram pracy w sposób powszechny i najlepszy.

• Część 1. Dlaczego warto stworzyć harmonogram pracy
• Część 2. Najlepszy sposób na stworzenie harmonogramu pracy
• Część 3. Jak rysować diagramy dla harmonogramu pracy
• Część 4. Rodzaje harmonogramów pracy
• Część 5. Często zadawane pytania dotyczące tworzenia harmonogramu pracy

Część 1. Dlaczego warto stworzyć harmonogram pracy

Tworzenie i przestrzeganie spójnego harmonogramu pracy jest niezbędne do prowadzenia udanego biznesu, dużego lub małego. W ten sposób każdy w Twoim zespole rozumie, kiedy oczekuje się od niego pracy. Członkowie Twojego zespołu mogą następnie zaplanować swoje harmonogramy pracy lub zamienić się zmianami pracowników z wyprzedzeniem, aby uniknąć pominięcia pracy lub niedoboru personelu. Optymalny harmonogram pracy zapewnia Twojej organizacji różne korzyści, w tym:

• Zmniejszona rotacja pracowników: Pracownicy rozumieją, kiedy oczekuje się od nich pracy i mogą odpowiednio zarządzać swoimi pieniędzmi i życiem osobistym. Podczas pracy w nieregularnym harmonogramie, staranne planowanie jest niezbędne.
• Zwiększa produktywność pracowników: ustal harmonogram wykonywania czynności. Harmonogramy pracy ułatwiają również identyfikację problemów zdrowotnych i problemów związanych z spóźnianiem się pracowników.
• Utrzymanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym: Niepewny harmonogram pracy czasami prowadzi do tego, że pracownicy pracują za dużo i zaniedbują swoje życie osobiste. Dzięki ulepszonym procedurom planowania pracownicy nie będą już musieli myśleć o pracy, gdy są poza godzinami pracy.

Część 2. Najlepszy sposób na stworzenie harmonogramu pracy

Idealny sposób na skonstruowanie harmonogramu pracy obejmuje kilka krytycznych elementów, które zapewniają jego wydajność i spełnienie wymagań zarówno firmy, jak i jej pracowników. Oto typowa procedura.

• Zrozum swoje potrzeby: Zacznij od zbadania obciążenia pracą, dostępności pracowników i godzin pracy. Określ, które godziny są najbardziej oblegane i które wymagają najmniejszego pokrycia.
• Ustal jasne oczekiwania: Określ zadania, obowiązki i oczekiwane godziny pracy każdego pracownika. Upewnij się, że każdy wie, czego się od niego oczekuje.
• Użyj narzędzia do planowania: Utwórz i zarządzaj swoim harmonogramem za pomocą harmonogramu oprogramowanie do obsługi przepływu pracy lub narzędzia takie jak Excel, MindOnMap i Word. Te narzędzia mogą pomóc w automatyzacji procesów i redukcji błędów.

Część 3. Jak rysować diagramy dla harmonogramu pracy

W drugiej części tego artykułu omówiliśmy najlepszy sposób tworzenia harmonogramu pracy. W punkcie trzecim przypomniano nam, aby używać świetnego narzędzia do planowania. W związku z tym zespół polecił idealne narzędzie dla Ciebie: niesamowite MindOnMapTo wszechstronne narzędzie do tworzenia map myśli oferuje funkcje, które pomogą Ci łatwo narysować diagram harmonogramu pracy.

MindOnMap oferuje niezwykle szerokie funkcje, które mogą pomóc nam tworzyć różne diagramy i wykresy, takie jak harmonogram pracy. Może pomóc nam zarządzać naszym czasem. Ponadto, jeśli jesteś menedżerem, możemy użyć tego narzędzia, aby przedstawić harmonogramy pracy naszego zespołu w wizualnie atrakcyjnym podejściu. Zobaczmy teraz, jak to jest możliwe.

Te proste kroki mogą dać ci wizualizację harmonogramu pracy. Teraz możemy zobaczyć, że narzędzie jest skuteczne i może naprawdę pomóc nam zwizualizować to, czego potrzebujemy. Jeśli chcesz, użyj tych szablonów i edytuj harmonogram pracy zgodnie ze swoją wolą.

Część 4. Rodzaje harmonogramów pracy

Każda firma ma różne wymagania, a harmonogram pracy od dziewiątej do piątej jest odpowiedni tylko dla niektórych. Firmy, które wymagają całodobowej obsługi personelu lub mają inne pilne problemy do rozwiązania, często stosują zmiany, aby zmaksymalizować produktywność. Najpopularniejsze typy harmonogramy przepływu pracy są pokazane poniżej w dowolnej kolejności:

Harmonogram zmian Dupont

Harmonogram zmianowy Dupont jest popularny wśród posterunków policji, placówek służby zdrowia i innych firm działających 24 godziny na dobę. Ten plan obejmuje cztery odrębne zespoły pracujące na dwóch 12-godzinnych zmianach. Zmiany dzienne i nocne są zaplanowane w czterotygodniowej rotacji. Przez cztery tygodnie personel w harmonogramie Dupont będzie pracował w następujący sposób.

• Jeden dzień wolny.
• Trzy zmiany nocne
• Trzy dni wolnego.
• Cztery zmiany nocne
• Trzy dni wolnego.
• Zmiany trzydniowe.
• Zmiany czterodniowe.
• Siedem dni wolnego.

Harmonogram 2-2-3

Harmonogram 2-2-3 jest również popularnym wyborem dla sektorów, które wymagają 24-godzinnej obsady. Ten system wykorzystuje stopniowy, 28-dniowy cykl rotacji, w którym każdy pracownik pracuje na 12-godzinnych zmianach każdego dnia. Typowy harmonogram dla czterech zespołów wygląda następująco.

• Zmiany dwudniowe.
• Dwa dni wolnego.
• Zmiany trzydniowe.

Pełny etat

Pełny etat wymaga od osób pracy od ośmiu do dziesięciu godzin dziennie, od normalnych 40 do 50 godzin tygodniowo. Biorąc pod uwagę długie godziny pracy, pracownicy zatrudnieni na pełen etat zazwyczaj otrzymują szereg korzyści w miejscu pracy. Często obejmują one ubezpieczenie zdrowotne, urlop chorobowy i plany emerytalne.

Większość grafików na pełen etat obejmuje tę samą zmianę każdego dnia. Zmiany są różne, ale pracownicy często pracują od 34 do 40 godzin tygodniowo. Pracownicy pełnoetatowi, którzy nie są zwolnieni z obowiązku pracy, otrzymują wynagrodzenie za nadgodziny, gdy pracują ponad 40 godzin. Członkowie zespołu otrzymujący pensję, mimo że zarabiają więcej pieniędzy, są wyłączeni z nadgodzin.

Harmonogram pracy freelancera

Pracownicy kontraktowi lub freelancerzy korzystają z harmonogramów pracy freelancerów. Ci pracownicy często pracują bez ustalonego harmonogramu, dopóki ich projekty nie zostaną ukończone. W niektórych przypadkach rządy zabraniają firmom kierowania czasem i miejscem pracy freelancera.

Harmonogram pracy w niepełnym wymiarze godzin

Harmonogramy pracy pracowników na część etatu nie spełniają wymagań lokalizacji dla pracowników na pełen etat. W Stanach Zjednoczonych pracownicy mają zagwarantowane 30 lub mniej godzin tygodniowo. Ich harmonogram pracy może czasami ulec zmianie, aby uwzględnić dodatkowe godziny lub nawet nadgodziny.

Część 5. Często zadawane pytania dotyczące tworzenia harmonogramu pracy