Een grondige discussie over het inkoopbeheerproces

Wat is een inkoopproces? Welnu, in een bedrijf is het essentieel om op de hoogte te zijn van het proces van het verkrijgen en kopen van diensten. Het is een groot deel van het succes van het bedrijf. Dus als u meer over dit proces wilt weten, kunt u alles uit dit artikel lezen. Wij geven u de volledige definitie van het inkoopproces, de fasen en algemene stappen. Kom daarmee hier, want we bieden alle gegevens die je nodig hebt over de discussie.

• Deel 1. Wat is het inkoopproces
• Deel 2. Soorten inkoopprocessen
• Deel 3. Fasen van het inkoopproces
• Deel 4. Stappen van het inkoopproces
• Deel 5. Veelgestelde vragen over het inkoopproces

Deel 1. Wat is het inkoopproces

De inkoopprocesstroom is een proces van het kopen en verkrijgen van diensten. Meestal is dit voor zakelijke doeleinden. Het wordt het meest geassocieerd met het bedrijfsleven, omdat organisaties de aankoop van goederen of diensten moeten vragen. Bovendien omvat het het hele inkoopproces, wat belangrijk is voor organisaties in de aanloop naar de laatste en juiste aankoopbeslissing. Het inkoopproces kan een deel van de middelen van de organisatie vereisen om te beheren. Daarnaast kan het inkoopproces noodzakelijk zijn voor de groei en het succes van het bedrijf. Als u diensten en goederen moet verkrijgen, de financiën moet beheren of controleren, maakt u deel uit van het inkoopproces. Als u er een goed inzicht in heeft, kunt u succesvol zijn in uw professionele rol. Bovendien is het belangrijk voor het bedrijfsleven, omdat het een van de factoren is die van invloed kunnen zijn op de winst, de besparingen en de uitgaven. Eigenlijk beoordelen bedrijven het inkoopproces. Het is het aanbrengen van veranderingen en aanpassingen die nodig zijn om het doel of de doelstelling van een bedrijf te bereiken. Het primaire doel is om efficiëntie en waarde te bereiken en tegelijkertijd diensten en goederen veilig te stellen.

Deel 2. Soorten inkoopprocessen

1. Rechtstreekse inkoop

Het eerste type inkoop is directe inkoop. Het gaat om het verkrijgen van diensten, materialen en goederen waarmee een organisatie winst kan maken. Het is door de productie van wederverkoop of eindproduct. Het belangrijkste doel van het verkrijgen van deze artikelen is het versterken van de voortdurende relaties met andere leveranciers en bedrijven. Zo kunnen ze blijven leren en groeien.

2. Indirecte inkoop

Bij indirecte inkoop gaat het om de verkrijging van materialen, goederen en diensten die intern worden gebruikt. Het is ter ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden. Bij de indirecte inkoop gaat het om kantoorartikelen, bederfelijke artikelen, meubilair en voertuigen. Bovendien omvat dit type inkoop de aankoop van artikelen die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

3. Inkoop van diensten

Bij dit soort aanbestedingen gaat het om het verkrijgen van op mensen gebaseerde diensten. Afhankelijk van de organisatie kan het gaan om individuele contractanten, advocatenkantoren, tijdelijke arbeidskrachten, veiligheidsdiensten en meer. Het doel van het verkrijgen van deze diensten kan ook het opvullen van de leemte in de dienstverlening omvatten en het geven van tijd aan fulltime personeel.

4. Goedereninkoop

De Goede Inkoop gaat over de inkoop van fysieke artikelen. Het kan echter ook gaan om zaken als softwareabonnementen. Een effectieve inkoop van goederen is afhankelijk van goede supply chain-managementpraktijken.

Deel 3. 3 Fasen van het inkoopproces

In Procurement Management kent het proces drie hoofdfasen:

De sourcingfase

Deze fase omvat het bepalen van de behoefte aan diensten of producten. Het gaat ook om het zoeken naar potentiële leveranciers.

Identificeer een behoefte - Het is noodzakelijk om de behoefte aan een dienst of product te identificeren. Het kan worden veroorzaakt door een bepaald project om de efficiëntie te verbeteren.

Zoek het voorstel van leveranciers - Het team gaat op zoek naar potentiële leveranciers. Het voorstel moet gegevens bevatten over de ervaring van leveranciers, voorwaarden, prijzen en meer.

Leverancier selecteren - Het inkoopteam selecteert de gekwalificeerde leverancier.

De aankoopfase

In deze fase omvat het het plaatsen van een bestelling bij de geselecteerde leverancier. Het gaat om het onderhandelen over de voorwaarden van het contract.

Bespreek de algemene voorwaarden - Het team en de leverancier bespreken de voorwaarden. Het bevat de prijzen, betalingsvoorwaarden, levering en nog veel meer belangrijke informatie.

Beheer de inkooporder - Het team zal de inkooporder gedurende de gehele afhandelingsprocedure afhandelen. Het gaat om het monitoren van de zending. Het is om ervoor te zorgen dat de service en het product aan de specificaties voldoen en elk probleem op te lossen.

De ontvangende fase

Het podium gaat over het ontvangen van goederen en diensten. De fase gaat ook over het controleren van de kwaliteit en het verwerken van de betaling.

Diensten en goederen verkrijgen - Wanneer de producten zijn verzonden, controleert de afdeling deze om er zeker van te zijn dat dit in de inkooporder staat vermeld.

Proces voor betaling - Na inspectie van de goederen en diensten wordt de betaling verwerkt.

Record houden - De organisatie houdt tijdens het inkoopproces alles bij. Deze gegevens zijn nuttig voor auditdoeleinden.

Deel 4. Stappen van het inkoopproces

1. Bepaal behoeften

Het proces begint met de behoefte aan diensten en goederen. Het kan een interne behoefte zijn, die gaat over materialen die nodig zijn om het bedrijf te runnen. Het kan ook extern zijn, dat wil zeggen het materiaal dat de organisatie gaat verkopen. Deze stap omvat ook het instellen van een budget.

2. Leveranciers kiezen

Deze fase gaat over het sourcen van leveranciers. Het omvat ook het kennen van hun vermogen om de beste kwaliteit en waarde te bieden. Bij het kiezen van een leverancier gaat het niet om het product van goede kwaliteit. Een ander ding om te overwegen is de reputatie van de verkoper.

Aankoopaanvraag indienen

De volgende stap is het indienen van een aankoopaanvraag. Het is bedoeld om interne goedkeuring te krijgen om een aankoop te doen. Hierbij wordt een inkoopaanvraagformulier gemaakt en doorgegeven aan de afdeling die verantwoordelijk is voor de financiën.

4. Maak een inkooporder

Wanneer de inkoopaanvraag al is goedgekeurd, dient het team de inkooporder in bij de leverancier. Het bevat alle gegevens die de leverancier moet leveren en vervullen, samen met de betalingsvoorwaarden.

5. Het verkrijgen van goederen en diensten

Na de bevestiging van de bestelling kan de verkoper de bestelde diensten en goederen leveren.

6. Factuur verwerken

De verkoper stuurt de koper een factuur waarin wordt beschreven wat de bestelling omvat. Het bevestigt ook de verkoop en de verschuldigde betaling.

7. Betaling

Nadat de ontvangst van de factuur en de bestelling zijn ontvangen, zal het crediteurenteam de factuur in behandeling nemen voor betaling.

8. Opnemen voor audit

Na het hele proces is het belangrijk om alles vast te leggen voor audit. Zo kun je alles volgen, inclusief het budget, betalingen en andere processen.

Bij het uitvoeren van een stroomschema voor het inkoopproces is het belangrijk om een uitstekend hulpmiddel te gebruiken, zoals MindOnMap. Het proces heeft verschillende visuele elementen nodig om het proces te begrijpen. Het bevat vormen, tekst, ontwerpen en nog veel meer. Gelukkig kan MindOnMap alles bieden wat je nodig hebt. Het kan ook een eenvoudige methode bieden om het proces te creëren. Bovendien kan de tool de meest eenvoudige gebruikersinterface bieden. Zo kan iedereen de tool zonder problemen gebruiken. Bovendien kunt u uw definitieve inkoopproces in een groot aantal formaten opslaan. U kunt de uitvoer opslaan in JPG, PNG, PDF en ook in uw MindOnMap-account. Als u dus op zoek bent naar een betrouwbare tool voor het uitvoeren van een inkoopproces, kunt u het beste MindOnMap overwegen. Zie de onderstaande tutorials voor meer informatie.

Deel 5. Veelgestelde vragen over het inkoopproces