Hoe maak je een werkschema voor effectief tijdsbeheer

Als manager heeft u ongetwijfeld de taak om werkschema's te ontwikkelen en de werkuren van uw werknemers te bewaken. Hoewel dit geen tijdrovende taak is, moet u het correct uitvoeren en wij zijn hier om u daarbij te begeleiden. Dus, als u zich afvraagt waar u daarmee moet beginnen? U hebt waarschijnlijk veel vragen, vooral als u nieuw bent in teammanagement. Zorgen over wat een ideaal werkschema inhoudt. Laten we nu, zonder verdere discussie, beginnen met deze richtlijn terwijl we u leren hoe maak je een werkschema op gemeenschappelijke en beste manieren.

• Deel 1. Waarom een werkschema maken?
• Deel 2. De beste manier om een werkschema te maken
• Deel 3. Hoe u diagrammen tekent voor een werkschema
• Deel 4. Soorten werkschema's
• Deel 5. Veelgestelde vragen over het maken van een werkschema

Deel 1. Waarom een werkschema maken?

Het maken en naleven van een consistent werkschema is essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf, groot of klein. Op deze manier weet iedereen in uw team wanneer er van hen verwacht wordt dat ze werken. Uw teamleden kunnen vervolgens hun werkschema's plannen of werknemersdiensten van tevoren ruilen om te voorkomen dat ze werk missen of dat er te weinig personeel is. Het optimale werkschema biedt uw organisatie verschillende voordelen, waaronder:

• Minder personeelsverloop: Werknemers begrijpen wanneer er van hen verwacht wordt dat ze werken en kunnen hun geld en privéleven op de juiste manier beheren. Bij het werken op een onregelmatig schema is zorgvuldige planning essentieel.
• Verbetert de productiviteit van werknemers: stel een tijdschema in voor het voltooien van activiteiten. Werkschema's maken het ook gemakkelijker om gezondheidsproblemen en problemen met werknemers die te laat komen te identificeren.
• Het behouden van een goede balans tussen werk en privéleven: Een onzeker werkschema leidt er soms toe dat werknemers te veel werken en hun privéleven verwaarlozen. Dankzij verbeterde planningsprocedures hoeven werknemers niet langer na te denken over werk als ze niet werken.

Deel 2. De beste manier om een werkschema te maken

De ideale manier om een werkschema op te stellen, omvat een paar kritische elementen die ervoor zorgen dat het efficiënt is en voldoet aan de eisen van zowel het bedrijf als zijn werknemers. Hier is een veelvoorkomende procedure.

• Begrijp uw behoeften: Begin met het onderzoeken van de werklast, beschikbaarheid van werknemers en kantooruren. Bepaal welke uren het drukst zijn en welke de minste dekking vereisen.
• Stel duidelijke verwachtingen: Definieer de taken, verantwoordelijkheden en verwachte werkuren van elke werknemer. Zorg ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
• Gebruik een planningstool: Maak en beheer uw schema met behulp van planning workflow-software of tools zoals Excel, MindOnMap en Word. Deze tools kunnen helpen bij procesautomatisering en foutreductie.

Deel 3. Hoe u diagrammen tekent voor een werkschema

In het tweede deel van dit artikel bespraken we de beste manier om een werkschema te maken. Bij het derde punt werden we eraan herinnerd om een geweldige planningstool te gebruiken. Daarmee raadde het team de perfecte tool voor u aan: de ongelooflijke MindOnMapDeze veelzijdige mindmappingtool biedt functies waarmee u eenvoudig een diagram van uw werkschema kunt tekenen.

MindOnMap biedt ongelooflijk brede functies die ons kunnen helpen verschillende diagrammen en grafieken te maken, zoals een werkschema. Het kan ons helpen onze tijd te beheren. Bovendien, als u de manager bent, dan kunnen we deze tool gebruiken om de werkschema's van ons team op een visueel aantrekkelijke manier te presenteren. Laten we nu eens kijken hoe dat mogelijk is.

Deze eenvoudige stappen kunnen u een visueel beeld geven van het werkschema. We kunnen nu zien dat de tool effectief is en ons echt kan helpen visualiseren wat we nodig hebben. Als u wilt, kunt u deze sjablonen gebruiken en het werkschema naar eigen inzicht bewerken.

Deel 4. Soorten werkschema's

Elk bedrijf heeft zijn eigen vereisten en het negen-tot-vijf-schema is alleen geschikt voor sommigen. Bedrijven die 24-uurs personeel nodig hebben of andere dringende problemen moeten oplossen, gebruiken vaak shifts om de productiviteit te maximaliseren. De populairste soorten werkstroomschema's worden hieronder in willekeurige volgorde weergegeven:

Dupont-dienstrooster

Het Dupont-dienstrooster is populair bij politiebureaus, zorginstellingen en andere 24-uursbedrijven. Dit plan heeft vier afzonderlijke teams die twee 12-uursdiensten werken. Dag- en nachtdiensten worden gepland in een rotatie van vier weken. Gedurende vier weken zal personeel op een Dupont-schema als volgt werken.

• Één dag vrij.
• Drie nachtdiensten
• Drie dagen vrij.
• Vier nachtdiensten
• Drie dagen vrij.
• Driedaagse diensten.
• Vierdaagse diensten.
• Zeven vrije dagen.

2-2-3 Schema

Het 2-2-3-schema is ook een populaire keuze voor sectoren die 24-uurs personeelsbezetting nodig hebben. Dit systeem hanteert een geleidelijke rotatiecyclus van 28 dagen, waarbij elke werknemer elke dag 12-uursdiensten draait. Een typisch schema voor vier teams ziet er als volgt uit.

• Tweedaagse diensten.
• Twee vrije dagen.
• Driedaagse diensten.

Voltijds werkrooster

Een fulltime werkschema vereist dat personen tussen de acht en tien uur per dag werken, variërend van de normale 40 tot 50 uur per week. Gezien hun lange uren ontvangen fulltime werknemers doorgaans een verscheidenheid aan voordelen van hun werkplek. Deze omvatten vaak ziektekostenverzekering, ziekteverlof en pensioenregelingen.

De meeste fulltime schema's omvatten elke dag dezelfde dienst. Diensten variëren, maar werknemers werken vaak 34 tot 40 uur per week. Niet-vrijgestelde fulltime werknemers krijgen overuren betaald als ze meer dan 40 uur werken. Salaris teamleden, hoewel ze meer geld verdienen, zijn uitgesloten van overuren.

Freelance werkrooster

Contract- of freelancewerkers maken gebruik van freelancewerkroosters. Deze werknemers werken vaak zonder een vooraf vastgesteld rooster totdat hun projecten zijn afgerond. In bepaalde gevallen verbieden overheden bedrijven om te bepalen wanneer of waar een freelancer werkt.

Deeltijdwerkrooster

Werkroosters van parttimewerknemers voldoen niet aan de vereisten van de locatie voor een fulltimewerknemer. In de Verenigde Staten hebben werknemers 30 of minder gegarandeerde uren per week. Hun werkrooster kan af en toe veranderen om extra of zelfs overuren op te nemen.

Deel 5. Veelgestelde vragen over het maken van een werkschema