Hoe maak je een werkschema voor effectief tijdsbeheer

Jade Morales29 september 2024Hoe

Als manager heeft u ongetwijfeld de taak om werkschema's te ontwikkelen en de werkuren van uw werknemers te bewaken. Hoewel dit geen tijdrovende taak is, moet u het correct uitvoeren en wij zijn hier om u daarbij te begeleiden. Dus, als u zich afvraagt waar u daarmee moet beginnen? U hebt waarschijnlijk veel vragen, vooral als u nieuw bent in teammanagement. Zorgen over wat een ideaal werkschema inhoudt. Laten we nu, zonder verdere discussie, beginnen met deze richtlijn terwijl we u leren hoe maak je een werkschema op gemeenschappelijke en beste manieren.

Werkschema maken

Deel 1. Waarom een werkschema maken?

Het maken en naleven van een consistent werkschema is essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf, groot of klein. Op deze manier weet iedereen in uw team wanneer er van hen verwacht wordt dat ze werken. Uw teamleden kunnen vervolgens hun werkschema's plannen of werknemersdiensten van tevoren ruilen om te voorkomen dat ze werk missen of dat er te weinig personeel is. Het optimale werkschema biedt uw organisatie verschillende voordelen, waaronder:

Minder personeelsverloop: Werknemers begrijpen wanneer er van hen verwacht wordt dat ze werken en kunnen hun geld en privéleven op de juiste manier beheren. Bij het werken op een onregelmatig schema is zorgvuldige planning essentieel.
Verbetert de productiviteit van werknemers: stel een tijdschema in voor het voltooien van activiteiten. Werkschema's maken het ook gemakkelijker om gezondheidsproblemen en problemen met werknemers die te laat komen te identificeren.
Het behouden van een goede balans tussen werk en privéleven: Een onzeker werkschema leidt er soms toe dat werknemers te veel werken en hun privéleven verwaarlozen. Dankzij verbeterde planningsprocedures hoeven werknemers niet langer na te denken over werk als ze niet werken.

Deel 2. De beste manier om een werkschema te maken

De ideale manier om een werkschema op te stellen, omvat een paar kritische elementen die ervoor zorgen dat het efficiënt is en voldoet aan de eisen van zowel het bedrijf als zijn werknemers. Hier is een veelvoorkomende procedure.

Beste manier om een werkschema te maken

Begrijp uw behoeften: Begin met het onderzoeken van de werklast, beschikbaarheid van werknemers en kantooruren. Bepaal welke uren het drukst zijn en welke de minste dekking vereisen.
Stel duidelijke verwachtingen: Definieer de taken, verantwoordelijkheden en verwachte werkuren van elke werknemer. Zorg ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
Gebruik een planningstool: Maak en beheer uw schema met behulp van planning workflow-software of tools zoals Excel, MindOnMap en Word. Deze tools kunnen helpen bij procesautomatisering en foutreductie.

Deel 3. Hoe u diagrammen tekent voor een werkschema

In het tweede deel van dit artikel bespraken we de beste manier om een werkschema te maken. Bij het derde punt werden we eraan herinnerd om een geweldige planningstool te gebruiken. Daarmee raadde het team de perfecte tool voor u aan: de ongelooflijke MindOnMapDeze veelzijdige mindmappingtool biedt functies waarmee u eenvoudig een diagram van uw werkschema kunt tekenen.

MindOnMap biedt ongelooflijk brede functies die ons kunnen helpen verschillende diagrammen en grafieken te maken, zoals een werkschema. Het kan ons helpen onze tijd te beheren. Bovendien, als u de manager bent, dan kunnen we deze tool gebruiken om de werkschema's van ons team op een visueel aantrekkelijke manier te presenteren. Laten we nu eens kijken hoe dat mogelijk is.

1

Open de MindOnMap-software op uw computer. Klik in de interface op de knop Nieuw en kies Stroomdiagram.

Mindonmap-stroomdiagramtool
2

Nu kunnen we de werkruimte betreden. Klik op de vormen die u wilt en rangschik ze volgens het ontwerp dat u verkiest.

Mindonmap Voeg Vormen Toe Voor Werkschema
3

Voeg daarna het label van elke vorm toe, afhankelijk van uw werkschema. Maak het vervolgens af door de stijlen en het thema te kiezen voordat u op de knop klikt. Opslaan knop.

Mindonmap Werkschema

Deze eenvoudige stappen kunnen u een visueel beeld geven van het werkschema. We kunnen nu zien dat de tool effectief is en ons echt kan helpen visualiseren wat we nodig hebben. Als u wilt, kunt u deze sjablonen gebruiken en het werkschema naar eigen inzicht bewerken.

Deel 4. Soorten werkschema's

Elk bedrijf heeft zijn eigen vereisten en het negen-tot-vijf-schema is alleen geschikt voor sommigen. Bedrijven die 24-uurs personeel nodig hebben of andere dringende problemen moeten oplossen, gebruiken vaak shifts om de productiviteit te maximaliseren. De populairste soorten werkstroomschema's worden hieronder in willekeurige volgorde weergegeven:

Dupont-dienstrooster

Het Dupont-dienstrooster is populair bij politiebureaus, zorginstellingen en andere 24-uursbedrijven. Dit plan heeft vier afzonderlijke teams die twee 12-uursdiensten werken. Dag- en nachtdiensten worden gepland in een rotatie van vier weken. Gedurende vier weken zal personeel op een Dupont-schema als volgt werken.

Dupont-dienstrooster

• Één dag vrij.
• Drie nachtdiensten
• Drie dagen vrij.
• Vier nachtdiensten
• Drie dagen vrij.
• Driedaagse diensten.
• Vierdaagse diensten.
• Zeven vrije dagen.

2-2-3 Schema

Het 2-2-3-schema is ook een populaire keuze voor sectoren die 24-uurs personeelsbezetting nodig hebben. Dit systeem hanteert een geleidelijke rotatiecyclus van 28 dagen, waarbij elke werknemer elke dag 12-uursdiensten draait. Een typisch schema voor vier teams ziet er als volgt uit.

2-2-3 Schema

• Tweedaagse diensten.
• Twee vrije dagen.
• Driedaagse diensten.

Voltijds werkrooster

Een fulltime werkschema vereist dat personen tussen de acht en tien uur per dag werken, variërend van de normale 40 tot 50 uur per week. Gezien hun lange uren ontvangen fulltime werknemers doorgaans een verscheidenheid aan voordelen van hun werkplek. Deze omvatten vaak ziektekostenverzekering, ziekteverlof en pensioenregelingen.

De meeste fulltime schema's omvatten elke dag dezelfde dienst. Diensten variëren, maar werknemers werken vaak 34 tot 40 uur per week. Niet-vrijgestelde fulltime werknemers krijgen overuren betaald als ze meer dan 40 uur werken. Salaris teamleden, hoewel ze meer geld verdienen, zijn uitgesloten van overuren.

Volledige werktijd

Freelance werkrooster

Contract- of freelancewerkers maken gebruik van freelancewerkroosters. Deze werknemers werken vaak zonder een vooraf vastgesteld rooster totdat hun projecten zijn afgerond. In bepaalde gevallen verbieden overheden bedrijven om te bepalen wanneer of waar een freelancer werkt.

Freelance werkrooster

Deeltijdwerkrooster

Werkroosters van parttimewerknemers voldoen niet aan de vereisten van de locatie voor een fulltimewerknemer. In de Verenigde Staten hebben werknemers 30 of minder gegarandeerde uren per week. Hun werkrooster kan af en toe veranderen om extra of zelfs overuren op te nemen.

Deeltijdwerkrooster

Deel 5. Veelgestelde vragen over het maken van een werkschema

Wat is het 5 4 9 werkschema?

Het 5-4-9 werkplan is een gecomprimeerd schema van twee weken waarin werknemers vier dagen van 9 uur en één dag van 8 uur werken in de eerste week, daarna vier dagen van 9 uur en één dag vrij in de tweede week. Dit betekent één extra dag vrij per twee weken.

Hoe maak ik een persoonlijk werkschema?

Om een aangepaste werkkalender te maken, moet u eerst uw taken en prioriteiten identificeren. Stel uw werkuren in, reserveer tijd voor elke opdracht, neem regelmatig pauzes en bekijk uw schema regelmatig om de nodige aanpassingen te doen. Kalenders en Excel kunnen u helpen uw schema beter in te delen.

Heeft Excel een werkroostersjabloon?

Ja, Excel biedt werkschema-sjablonen. U kunt deze vinden door Excel te openen, te klikken op Bestand, en dan naar Nieuwen op zoek naar werkschema of wekelijks schemaU kunt deze sjablonen aanpassen aan uw werkvereisten.

Wat is uw normale werkschema?

Fulltimewerknemers volgen meestal het conventionele werkschema, dat doorgaans loopt van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur. Andere veelvoorkomende fulltimeschema's zijn onder meer 10 uur per dag werken gedurende vier dagen in de week of 6,5 uur per dag werken gedurende zes dagen in de week.

Wat is het wekelijkse werkschema?

Een wekelijks werkplan stelt managers in staat om tijdslots te verdelen onder teamleden om aan de behoeften van het bedrijf en de werknemers te voldoen. Enkele feiten om te overwegen bij het maken van een wekelijks schema zijn maximale dienstlengte, periodes van beschikbaarheid van personeel, verkeer en werklast.

Conclusie

Dit zijn de details die we moeten weten over ons werkschema. We kunnen hierboven de essentie ervan zien en de beste manier om er een te maken. Daarom hopen we dat de MindOnMap-tool u kan helpen met uw werkschema.

Mindmap maken

Maak je mindmap zoals je wilt

MindOnMap

Een eenvoudig te gebruiken mindmapping-maker om uw ideeën visueel online te tekenen en creativiteit te inspireren!

Maak je mindmap
MindOnMap uses cookies to ensure you get the best experience on our website. Privacy Policy Got it!
Top