Cara Membuat Jadual Kerja untuk Pengurusan Masa yang Berkesan

Sebagai pengurus, anda sudah pasti mempunyai tugas untuk membangunkan jadual kerja dan memantau waktu kerja pekerja anda. Walaupun ini bukan tugas yang memakan masa, anda mesti menyelesaikannya dengan betul dan kami di sini untuk membimbing anda dengannya. Jadi, jika anda bertanya di mana untuk bermula dengan itu? Anda mungkin mempunyai banyak soalan, terutamanya jika anda baru dalam pengurusan pasukan. Kebimbangan mengenai apa yang membentuk jadual kerja yang ideal. Tanpa sebarang perbincangan lanjut, mari kita mulakan garis panduan ini semasa kami mengajar anda cara membuat jadual kerja dengan cara yang sama dan terbaik.

• Bahagian 1. Mengapa Buat Jadual Kerja
• Bahagian 2. Cara Terbaik untuk Membuat Jadual Kerja
• Bahagian 3. Cara Melukis Gambarajah untuk Jadual Kerja
• Bahagian 4. Jenis Jadual Kerja
• Bahagian 5. Soalan Lazim tentang Cara Membuat Jadual Kerja

Bahagian 1. Mengapa Buat Jadual Kerja

Mencipta dan mematuhi jadual kerja yang konsisten adalah penting untuk menjalankan perniagaan yang berjaya, besar atau kecil. Dengan cara ini, semua orang dalam pasukan anda memahami bila mereka dijangka bekerja. Ahli pasukan anda kemudiannya boleh merancang jadual kerja mereka atau menukar syif pekerja lebih awal daripada masa untuk mengelakkan kehilangan kerja atau syif kekurangan kakitangan. Jadual kerja optimum menyediakan organisasi anda dengan pelbagai faedah, termasuk:

• Mengurangkan Pusing Ganti Pekerja: Pekerja memahami bila mereka dijangka bekerja dan boleh menguruskan wang dan kehidupan peribadi mereka dengan sewajarnya. Apabila bekerja pada jadual yang tidak teratur, perancangan yang teliti adalah penting.
• Meningkatkan Produktiviti Pekerja: menetapkan jadual untuk menyiapkan aktiviti. Jadual kerja juga memudahkan untuk mengenal pasti isu dan masalah kesihatan dengan pekerja yang tiba lewat.
• Mengekalkan Keseimbangan Kerja-Kehidupan: Jadual kerja yang tidak menentu kadangkala menyebabkan pekerja bekerja terlalu banyak dan mengabaikan kehidupan peribadi mereka. Terima kasih kepada prosedur penjadualan yang lebih baik, pekerja tidak perlu lagi memikirkan tentang kerja semasa mereka berada di luar waktu.

Bahagian 2. Cara Terbaik untuk Membuat Jadual Kerja

Cara yang ideal untuk membina jadual kerja memerlukan beberapa elemen kritikal yang memastikan ia cekap dan memenuhi permintaan kedua-dua firma dan pekerjanya. Berikut adalah prosedur biasa.

• Fahami Keperluan Anda: Mulakan dengan memeriksa beban kerja, ketersediaan pekerja dan waktu perniagaan. Tentukan waktu yang paling sibuk dan yang memerlukan jumlah perlindungan yang paling sedikit.
• Tetapkan Jangkaan Jelas: Tentukan tugas, tanggungjawab dan jam kerja yang dijangkakan setiap pekerja. Pastikan semua orang tahu apa yang diharapkan daripada mereka.
• Gunakan Alat Penjadualan: Cipta dan urus jadual anda menggunakan penjadualan perisian aliran kerja atau alatan seperti Excel, MindOnMap dan Word. Alat ini boleh membantu dengan automasi proses dan pengurangan ralat.

Bahagian 3. Cara Melukis Gambarajah untuk Jadual Kerja

Dalam bahagian kedua artikel ini, kami membincangkan cara terbaik untuk membuat jadual kerja. Pada titik ketiga, kami diingatkan untuk menggunakan alat penjadualan yang hebat. Dengan itu, pasukan mengesyorkan alat yang sempurna untuk anda: yang luar biasa MindOnMap. Alat pemetaan minda serba boleh ini menawarkan ciri yang boleh membantu anda melukis rajah jadual kerja anda dengan mudah.

MindOnMap menawarkan ciri yang sangat luas yang boleh membantu kami mencipta rajah dan carta yang berbeza, seperti jadual kerja. Ia boleh membantu kita menguruskan masa kita. Di samping itu, jika anda pengurus, maka kami boleh menggunakan alat ini untuk membentangkan jadual kerja pasukan kami dalam pendekatan yang menarik secara visual. Mari kita lihat sekarang bagaimana ia boleh dilakukan.

Langkah mudah ini boleh memberi anda gambaran jadual kerja. Kini kami dapat melihat bahawa alat itu berkesan dan benar-benar boleh membantu kami memvisualisasikan perkara yang kami perlukan. Jika anda mahu, gunakan templat ini dan edit jadual kerja mengikut kehendak anda.

Bahagian 4. Jenis Jadual Kerja

Setiap firma mempunyai keperluan yang berbeza, dan jadual sembilan hingga lima hanya sesuai untuk sesetengahnya. Perniagaan yang memerlukan kakitangan 24 jam atau mempunyai isu mendesak lain untuk diselesaikan kerap menggunakan syif untuk memaksimumkan produktiviti. Jenis yang paling popular jadual aliran kerja ditunjukkan di bawah tanpa susunan tertentu:

Jadual Anjakan Dupont

Jadual syif Dupont popular di kalangan balai polis, kemudahan penjagaan kesihatan dan perniagaan 24 jam yang lain. Pelan ini mempunyai empat pasukan berbeza yang bekerja dua syif 12 jam. Syif siang dan malam dijadualkan pada giliran empat minggu. Lebih empat minggu, kakitangan dalam jadual Dupont akan berfungsi seperti berikut.

• Cuti sehari.
• Tiga syif semalaman
• Cuti tiga hari.
• Empat syif semalaman
• Cuti tiga hari.
• Syif tiga hari.
• Syif empat hari.
• Cuti tujuh hari.

2-2-3 Jadual

Jadual 2-2-3 juga merupakan pilihan popular untuk sektor yang memerlukan kakitangan 24 jam. Sistem ini menggunakan kitaran putaran 28 hari secara beransur-ansur, dengan setiap pekerja bekerja syif 12 jam setiap hari. Jadual biasa untuk empat pasukan adalah seperti berikut.

• Syif dua hari.
• Cuti dua hari.
• Syif tiga hari.

Jadual Kerja Sepenuh masa

Jadual kerja sepenuh masa memerlukan individu bekerja antara lapan hingga sepuluh jam sehari, antara 40 hingga 50 jam biasa seminggu. Memandangkan masa kerja mereka yang panjang, pekerja sepenuh masa biasanya menerima pelbagai kelebihan dari tempat kerja mereka. Ini selalunya termasuk insurans kesihatan, cuti sakit, dan pelan persaraan.

Kebanyakan jadual sepenuh masa termasuk syif yang sama setiap hari. Anjakan berbeza-beza, tetapi pekerja selalunya bekerja 34 hingga 40 jam setiap minggu. Pekerja sepenuh masa yang tidak dikecualikan dibayar lebih masa apabila mereka bekerja lebih daripada 40 jam. Ahli pasukan bergaji, walaupun memperoleh lebih banyak wang, dikecualikan daripada kerja lebih masa.

Jadual Kerja Bebas

Pekerja kontrak atau bebas menggunakan jadual kerja bebas. Pekerja ini sering bekerja tanpa jadual yang telah ditetapkan sehingga projek mereka siap. Dalam kes tertentu, kerajaan melarang perniagaan daripada mengarahkan bila atau tempat pekerja bebas bekerja.

Jadual Kerja Sambilan

Jadual kerja pekerja sambilan tidak memenuhi keperluan lokasi untuk pekerja sepenuh masa. Di Amerika Syarikat, pekerja mempunyai 30 atau kurang jam terjamin setiap minggu. Jadual kerja mereka kadangkala mungkin berubah untuk menggabungkan tambahan atau lebih masa.

Bahagian 5. Soalan Lazim tentang Cara Membuat Jadual Kerja